在“度”與“量”中尋求平衡

摘 要

首先分析了我國檔案開放工作現(xiàn)狀，指出其中的癥結(jié)與難點，緊接著根據(jù)城建檔案管理的工作實際，對專業(yè)檔案的開放利用進(jìn)行了研究，分析造成目前檔案開放工作狀況的主要原因，最后通過工作中的經(jīng)驗積累，給出在目前看來操作簡單切實可行的解決辦法，旨在提高全社會對檔案的認(rèn)知與認(rèn)同，切實推進(jìn)檔案開放工作的穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞

檔案開放 現(xiàn)狀分析 信息公開 對策研究

Abstract Firstly， the paper analyses the current situation of archives opening work in China， points out the crux and difficulty of it， and then， according to the actual work of urban construction archives management， studies the opening and utilization of professional archives. It also analyses the main reasons for the current situation of archives opening work. Finally， through the accumulation of experience in the work， it gives simple and feasible solutions to the current situation to enhance the whole society's awareness and recognition of archives and effectively promote the steady development of archives opening.

Keyword archives opening; current situation analysis; information opening; countermeasures research

檔案開放30余年，我國檔案信息資源15%[1]24不到的開放率在英美國家60%以上的數(shù)值面前略顯蒼白，如何在開放工作中掌握開放的度，深入發(fā)掘檔案信息資源，在保護(hù)檔案前提下盡可能提高檔案利用率一直是開放工作的討論焦點。檔案開放是檔案工作的最終目的，也是實現(xiàn)檔案價值的必經(jīng)之路，束之高閣的檔案只能是工作總結(jié)上一串串生硬的數(shù)字，只有走出庫房，為社會公眾所服務(wù)，才能體現(xiàn)檔案工作的意義，實現(xiàn)檔案的自身價值。檔案開放與保密工作相互依賴，缺一不可，如何在確保檔案安全和符合相關(guān)規(guī)定的前提下發(fā)掘檔案信息資源，提供利用，需要控制好檔案開放與保密之間“度”的問題，維持開放與保密之間的平衡。

一、我國目前檔案開放現(xiàn)狀分析

我國檔案事業(yè)起步晚，發(fā)展歷程中積累的經(jīng)驗尚未完善，在檔案日常管理工作中遇到問題不可避免，檔案開放工作中遇到的問題，目前主要有以下三種。

1.檔案開放相關(guān)法律缺失，規(guī)定籠統(tǒng)。若從1952年中國人民大學(xué)創(chuàng)辦了檔案專修班，1955年在專修科的基礎(chǔ)上成立了中國人民大學(xué)歷史檔案系開始算起，中國檔案事業(yè)的發(fā)展僅僅走過了半個世紀(jì)的光陰，和自然科學(xué)等古老學(xué)科相比，在快速發(fā)展的年輕歷程中，檔案類相關(guān)法律剛剛脫胎于形式上的法律法規(guī)，有時無法和實踐工作完美融合。雖然《檔案法》第十九條明確規(guī)定：國家各級檔案館保管的檔案資源，自形成之日起30年后向社會開放。但同時也規(guī)定：經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)、文化類檔案向社會開放時間可少于30年。從此條規(guī)定看來，30年只是一個基本限制，部分可提前開放，但縱觀《檔案法》卻未對可提前開放的檔案給出明確的界限劃分，并且對于可提前開放的具體時間期限及操作措施也未作詳細(xì)說明，在實際操作中，只落得理論上的一席規(guī)定，缺乏實際操作性。法律層面的模糊性，直接導(dǎo)致操作層面的難度增大，檔案館從安全性及自身利益的需求出發(fā)，延長保管期限的情況基本已成定局。

然而公民利用檔案的需求不會因操作層面的缺失而降低，隨著物質(zhì)文化生活水平的不斷提升，公民法律知識也在不斷加強，“我家需要裝修，我來看看原始施工圖紙，看看承重墻的分布”;“我覺得小區(qū)物業(yè)侵占了我們的公共區(qū)域，我想看看規(guī)劃局的核準(zhǔn)圖樣”等等這樣一系列的檔案利用需求在穩(wěn)步增長，檔案開放與保密工作之間的矛盾沖突不斷涌現(xiàn)。2001年，無錫市水利局退休工程師陳先生將無錫市檔案館訴諸法庭，爭論的焦點就在于陳先生認(rèn)為其需查閱“1985—1987年期間市農(nóng)機水利局與市財政局會簽的關(guān)于農(nóng)補周轉(zhuǎn)金文件原稿及相關(guān)的紀(jì)要”屬于《檔案法》規(guī)定的可提前開放檔案，而檔案館層面以不符合開放規(guī)定拒查。這是一個檔案從業(yè)人員熟悉到不能再熟悉的案例，雖然此案以原告的撤訴不了了之，但是背后隱射的卻是檔案開放領(lǐng)域的不和諧發(fā)展?fàn)顩r。

2.公民對檔案認(rèn)識模糊，利用檔案需求表達(dá)不明。

（1）隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，雖然每年前往檔案館利用檔案的人員呈逐漸上升趨勢，但是和龐大的人口基數(shù)相比，只是極為少數(shù)的一部分?！?·9檔案宣傳活動”中，詢問率最高的問題都圍繞在“你們單位干嘛的？”“我們?nèi)ツ銈兡悄芨陕?？”上。樸實無華的語氣中流露的是對檔案館的陌生，透露的是對檔案開放工作的認(rèn)知缺乏。根據(jù)相關(guān)資料，90%以上的社會公民一生都不會了解檔案館，不會查閱利用檔案。在他們的傳統(tǒng)觀念中，檔案館和“保密”“封閉”等字眼掛鉤，是黨和國家存放機要文件的場所，和公民日常生活是脫節(jié)的。每當(dāng)公民在檔案館查閱到所需資料時，眼神中流露的是震驚，是不可思議，是難以置信。在他們的主觀意識中，和百姓生活息息相關(guān)的檔案是不可能被檔案館所保存的。

（2）在這種利用率較低的社會大環(huán)境下，即便因為這樣或那樣的原因，社會公眾會想到利用檔案維護(hù)相關(guān)權(quán)利，但是，隔行如隔山，許多閱檔人面對工作人員信息檢索過程中的各種專業(yè)詢問時，經(jīng)常是一頭霧水，對于需查詢的目標(biāo)檔案無法明確表述。從通俗層面上說，在檔案開放過程中，檔案機構(gòu)只是“搬運工”，只能將相關(guān)檔案從庫房里呈現(xiàn)到利用者面前，至于如何在紛繁復(fù)雜的各類檔案信息資源中定位到所需檔案完全取決于閱檔人自身的需求表達(dá)與信息辨別能力。然而檔案利用者不是全才，偌大的館藏檔案尤其是科技檔案等專業(yè)檔案之于利用者完全是陌生的專業(yè)領(lǐng)域：圖紙讀不懂;專業(yè)的條文條款不理解等等，檔案利用需求表達(dá)能力的欠缺與檔案甄別能力的缺乏儼然已成為制約檔案開放率提高的瓶頸?！皺n案館未保存”與“利用者查不到”是完全不同的概念，然而現(xiàn)實中，利用者往往混為一談。由于對檔案館缺乏了解，“檔案館是階級的產(chǎn)物”這種誤解根深蒂固，社會大眾極易將檔案館放在自己的對立面滋生猜疑與不滿，極易引發(fā)檔案開放工作的社會矛盾。

（3）如今城市發(fā)展日新月異，瞬息萬變，建筑單體在建設(shè)期間與交付使用時，存在信息差異的情況，如工程建設(shè)期間習(xí)慣以組團(tuán)號或者工程期號加數(shù)字的形式賦予樓棟名稱，如A1棟，D組團(tuán)5號樓等，當(dāng)房屋進(jìn)入銷售期間，這種命名規(guī)則基本都會被廢止，以另一種簡明易懂的規(guī)則命名;又如建設(shè)單位在工程建設(shè)期間往往以地塊名等方式賦予項目名稱，但是進(jìn)入銷售階段后，定會從各方考慮，為其斟酌取之一便于社會大眾接受的案名。無論哪種變更，基本都發(fā)生在檔案移交進(jìn)館之后，和檔案整理工作相獨立，這種變更導(dǎo)致的信息不對稱使得最為重要的檢索途徑——項目名稱變成了制約查全率和查準(zhǔn)率的掣肘。社會公眾站在他的角度能夠獲取到的和信息檔案館在政府層面獲取的信息存在鮮明的不對稱性，這種現(xiàn)象普遍存在于專門檔案領(lǐng)域，嚴(yán)重制約了檔案開放工作的良性發(fā)展。

3.檔案館解密鑒定與開放工作的矛盾存在。檔案的鑒定工作是一項極其復(fù)雜的工作，需要建立在熟習(xí)檔案內(nèi)容與價值的基礎(chǔ)上。然而根據(jù)我國檔案工作架構(gòu)與業(yè)務(wù)關(guān)系，各級各類檔案館是檔案的保管機構(gòu)而非生成機構(gòu)，從檔案開放層面來說，無論是實體調(diào)閱還是電子調(diào)閱，工作人員只負(fù)責(zé)提供檔案，檔案館永遠(yuǎn)都是保管者的身份，從未參與檔案的形成，自然無法對檔案內(nèi)容進(jìn)行解釋與說明?；诖?，首先鑒定工作落于各級各類檔案機構(gòu)肩上是否合理就有待商榷。其次，加之檔案開放相關(guān)法律的相關(guān)解釋條款的不確定性，勢必將檔案館完全置于一個尷尬的地步，一份檔案是否解密可開放完全是檔案從業(yè)人員的主觀判斷，檔案館層面擁有過多的自由裁量權(quán)，裁量權(quán)的漫溢對應(yīng)的是越權(quán)的責(zé)任[2]18，從明哲保身的角度考慮，檔案館為規(guī)避相關(guān)風(fēng)險，秉承“多做多錯，少做少錯”的主觀想法會盡量推遲檔案的開放時間，影響檔案價值的及時發(fā)揮。

二、新時期檔案開放工作策略分析

前進(jìn)的道路上總會布滿荊棘，我們總在前行中積累經(jīng)驗。針對目前的日益高漲的閱檔需求，檔案開放是大勢所趨，我們也在不斷研究，為改善困境而努力。

1.完善法律法規(guī)，加快相關(guān)司法解釋的制度制定?？刹僮餍允俏覈鴻n案事業(yè)相關(guān)法律亟待解決的問題。重視并加強檔案法律法規(guī)的配套建設(shè)迫在眉睫。提綱挈領(lǐng)的指導(dǎo)性法律工作中固然需要，但是，根據(jù)實際，依托檔案基本法而細(xì)化制定的規(guī)章及細(xì)則同樣不可忽視。美國國會于1996年通過《信息自由法案》，而后從20世紀(jì)70年代到90年代，又先后六次發(fā)布《美國公民運用〈信息自由法案〉指南》，全面肯定了開放公共信息的原則，同時又細(xì)化了法案并使之成為現(xiàn)代社會的一項基本原則，增強了法律細(xì)則在實際工作中的可操作性[3]40。中國目前信息公開方面已正式頒布《政府信息公開條例》等相關(guān)提綱挈領(lǐng)性的文件，基于此，我們亦可效仿美國，在條例規(guī)定的基礎(chǔ)上，根據(jù)各類檔案自身的特點，制定相應(yīng)的檔案利用規(guī)劃，細(xì)化現(xiàn)有的檔案保管期限表，明確不同檔案的具體開放準(zhǔn)則與措施，化理論性的指導(dǎo)意見為可落實的具體方案，使檔案法律法規(guī)日趨體系化、完整化，提高實際可操作性。

2.加強檔案開放工作的前期準(zhǔn)備工作。檔案能否開放利用取決于檔案是否已降密解密。檔案鑒定工作作為檔案開放工作的重要環(huán)節(jié)，各級各類檔案館需根據(jù)館藏特點，以相關(guān)法律法規(guī)為基石，對待開放檔案進(jìn)行鑒定，明確并剔除不適宜開放的部分內(nèi)容。日積月累，形成符合本單位工作實際的開放范圍。對于其中不能確定的相關(guān)文件，可提請專業(yè)人士或檔案的形成部門進(jìn)行審查，提出專業(yè)的鑒定意見，最終由館室領(lǐng)導(dǎo)終審，確定可開放的檔案和暫不適宜開放的檔案范圍。正如筆者所在單位，由于隸屬關(guān)系，保管有大量城市規(guī)劃管理檔案，秉承“審查結(jié)果社會公開、審批過程有條件公開”的大原則，基本能夠確定檔案公開的范圍，遇到模棱兩可的檔案，檔案的形成部門——市規(guī)劃和資源管理局會就公開與否給與專業(yè)的審查意見。這樣的鑒定程序既保證了公民查閱檔案的權(quán)利，發(fā)揮了檔案的查考價值，同時也為檔案資源的安全性保駕護(hù)航。

3.轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，提高檔案利用率。傳統(tǒng)檔案工作將重心圍繞在如何保管好館藏檔案上，“重藏輕用，秘而不宣”的觀念根深蒂固，更傾向于將檔案密封在庫房深處，作為對外宣傳的資本。檔案開放工作局限在“你來我查”“你要我找”的被動局面上，開放的形式單一，深度不足。然而處于信息流包裹的今天，在提供服務(wù)方面，完全可在傳統(tǒng)服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，結(jié)合社會公眾的閱檔需求，利用新興媒介，如互聯(lián)網(wǎng)、新聞媒體等渠道主動出擊，向社會公眾揭示本館可供開放的檔案信息， “檔案館開放日”就是一個很好的選擇，讓公眾深入館室，了解檔案館，認(rèn)識檔案館;絕大多數(shù)檔案館都有社會大眾感興趣的“鎮(zhèn)館之寶”，社會重視程度越大說明其可挖掘的信息資源越豐富，但是，這些檔案一般形成年代久遠(yuǎn)，保存現(xiàn)狀令人堪憂，檔案編研工作便是解決開放與保管之間矛盾的最好方法，對于歷史檔案與珍品檔案，絕大部分都已經(jīng)邁過了30年的保密期，匯編檔案利用率較高的相關(guān)檔案信息資源，編撰出版，以成果的形式進(jìn)行信息傳送，使公眾在無形中接受了檔案信息資源的熏陶，既簡化了檔案開放的成本又提升了珍貴檔案信息資源的價值。

本館所藏鐘山風(fēng)景區(qū)的相關(guān)建筑施工圖紙，一直是南京老市民和建筑學(xué)專業(yè)人才感興趣的相關(guān)資料，但是受檔案自身等條件制約，不可能每位利用人都能實現(xiàn)實體調(diào)閱，針對高漲的利用需求，我館聯(lián)合相關(guān)部門編輯出版相關(guān)檔案，疏通其內(nèi)部脈絡(luò)，編研出版了《中山陵檔案—陵墓建筑》分冊，打破了利用的地點與內(nèi)容限制，社會公眾甚至在書店便能利用到相關(guān)檔案，既保護(hù)了檔案實體又能夠滿足利用需求;隨著各類社交軟件的流行，檔案館可以逐步開展檔案推送服務(wù)，將最新的編研專題項目定期、主動向社會大眾及特定人群推送，以這種主動提供服務(wù)的方式，有針對性地提高檔案的利用率。針對社會大眾與檔案館之間的信息不對稱情況，GIS地圖查詢系統(tǒng)和微信、各類app查檔應(yīng)運而生并不斷完善，運用二維（三維）地圖的方式展示館藏檔案，能有效打破阻礙在檔案館與公眾之間的信息隔閡，大幅提高查全（準(zhǔn)）率。社會大眾檔案利用意識的提高能有效刺激檔案利用工作的開展，檔案館愈加意識到開放工作對于社會大眾的重要性，愈加會積極落實開放工作，逐漸將工作重心從傳統(tǒng)的重館藏轉(zhuǎn)移到重服務(wù)上。

參考文獻(xiàn)

[1]楊霞.我國綜合檔案館檔案開放與利用情況綜述[J].北京檔案，2009（2）.

[2]吳海琰.談?wù)剻n案開放鑒定工作中的幾個具體問題[J].北京檔案，2013（11）.

[3]張林華. 檔案開放利用中的若干法律問題思考[J].檔案學(xué)研究，2011（1）.

作者簡介：趙靜，南京市城市建設(shè)檔案館館員，全日制本科，研究方向為城建檔案整理著錄與開放。