高職院校檔案規(guī)范化管理實(shí)證研究

摘 要

隨著高職教育的發(fā)展，高職院校的各項(xiàng)工作都得到了長(zhǎng)足的進(jìn)步，檔案工作作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，也得到了前所未有的關(guān)注和重視，而對(duì)于由行業(yè)轉(zhuǎn)為地方管理的高職院校來說，檔案規(guī)范化建設(shè)起步較晚，因經(jīng)驗(yàn)較少，重視程度不夠，資金不足等原因存在諸多問題。以遼寧金融職業(yè)學(xué)院為例，分析了高職院校檔案工作普遍存在的問題，并有針對(duì)性地提出了解決措施，以期對(duì)存在同樣問題的高職院校提供借鑒。

關(guān)鍵詞

高職院校 檔案管理 規(guī)范化 實(shí)證研究

Abstract Empirical research on the standardized management of archives in higher vocational colleges empirical research on the standardized management of archives in higher vocational colleges with the development of higher vocational education，the work of higher vocational colleges has made great progress. As an important part of school management，archival work has received unprecedented attention and attention，and has been turned from industry to for local vocational colleges，the standardization of archival work started late，and there are many problems due to less experience，insufficient attention，and insufficient funds.Taking Liaoning finance vocational college as an example，this paper analyzes the problems existing in the archives work of higher vocational colleges，and proposes solutions in a targeted manner，in order to provide reference for higher vocational colleges with the same problems.

Keyword Higher vocational colleges; archives management; normalization;empiric research

檔案工作是高校管理工作的重要組成部分，對(duì)于本科院校來說，檔案管理工作已經(jīng)具備比較完備的體系和流程，但是對(duì)于我們這些由行業(yè)轉(zhuǎn)為地方管理的高職院校來說，檔案規(guī)范化建設(shè)起步較晚，因經(jīng)驗(yàn)較少，重視程度不夠，資金不足等原因存在著一系列問題。而隨著高職教育的飛速發(fā)展，高職院校的各項(xiàng)工作都在如火如荼地開展中，檔案的重要性也日益凸顯，做好檔案工作既是順應(yīng)高職院校的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)又可以提供檔案信息為高職院校的各項(xiàng)工作服務(wù)，從而推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展。

一、遼寧金融職業(yè)學(xué)院檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施

1.檔案管理工作中存在的問題。（1）檔案管理制度不健全。遼寧金融職業(yè)學(xué)院前身是隸屬于中國(guó)人民銀行的遼寧銀行學(xué)校、遼寧省金融職工大學(xué)，屬于行業(yè)辦學(xué)。2002年后轉(zhuǎn)制成為遼寧省教育廳主管的高等職業(yè)院校。主管部門和學(xué)校層次的變化，使得學(xué)校各項(xiàng)工作的運(yùn)行機(jī)制和模式發(fā)生了重大改變，檔案工作同樣也面臨著變革。轉(zhuǎn)制后的很長(zhǎng)一段時(shí)間，檔案的管理制度一直沿用行業(yè)辦學(xué)時(shí)期的管理制度，但舊有的管理制度不能適應(yīng)新的管理體制和模式，不能很好地指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作。（2）檔案收集不完整，形式不規(guī)范、整理不系統(tǒng)。長(zhǎng)期以來，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度不夠，沒有配備專職的檔案管理人員。有些部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱，在工作中不注重對(duì)重要材料的保存，或是出于本部門方便利用等原因不向檔案館移交，檔案收集不齊全、不完整的現(xiàn)象普遍存在。能夠收集上來的檔案材料形式不夠規(guī)范，很多材料存在沒有公章、沒有形成日期等問題，導(dǎo)致檔案材料缺乏真實(shí)性和嚴(yán)肅性，同時(shí)檔案分類不夠科學(xué)，整理得不夠規(guī)范，還有一小部分檔案沒有得到及時(shí)整理，給檔案的查找和利用帶來不便。（3）檔案工作信息化程度低，主要是手工操作的方式。檔案信息化缺少必要的硬件和軟件支持，沒有配備專門的檔案信息化管理軟件，除了利用計(jì)算機(jī)打印目錄外，其他工作環(huán)節(jié)包括收集整理、檢索利用等均采取手工方式，工作任務(wù)重，容易出錯(cuò)，檔案利用效率低，檔案作用難以充分發(fā)揮。

2.遼寧金融職業(yè)學(xué)院在檔案管理中采取的有效措施。（1）建立健全檔案管理體制。新一屆學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視檔案工作，始終把檔案工作作為學(xué)院的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作來抓，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)管理。2014年成立了檔案館，掛靠于黨政辦公室下，具體負(fù)責(zé)管理黨群、行政、教學(xué)、財(cái)務(wù)、基建、人事等方面檔案，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理全校檔案工作，具有檔案資料的管理、存儲(chǔ)、編研和提供利用以及對(duì)全校各部門的檔案工作行使監(jiān)督、指導(dǎo)的職能。建立和完善了由分管校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、專職檔案員和各部門兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。目前檔案館有專職檔案員兩人，皆為檔案學(xué)專業(yè)碩士畢業(yè)生，分別負(fù)責(zé)綜合檔案管理和人事檔案管理。各部門均配備了政治素質(zhì)過硬、思想和文化素質(zhì)較高的同志從事兼職檔案工作。兼職檔案員隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)年輕化，基本都具備本科以上學(xué)歷。（2）加大投入，改善檔案管理硬軟件條件。2014年10月，綜合大樓正式投入使用，檔案館硬件條件得到大幅提升。在學(xué)校辦公設(shè)施緊張的情況下，學(xué)校為檔案館安排了200多平方米的檔案用房，設(shè)有獨(dú)立的綜合檔案庫(kù)房和人事檔案專用庫(kù)房，從根本上解決了原來檔案庫(kù)房緊張的問題。檔案全部實(shí)現(xiàn)密集架管理，專門配備了包括實(shí)物檔案展柜、防磁柜、底圖柜、去濕機(jī)、加濕機(jī)、監(jiān)控設(shè)備等在內(nèi)的檔案保護(hù)設(shè)施，改善了檔案管理?xiàng)l件，夯實(shí)了檔案發(fā)展基礎(chǔ)。2018年年底配備了清華紫光的網(wǎng)絡(luò)版檔案信息化管理軟件，為每個(gè)部門開設(shè)端口，實(shí)現(xiàn)雙軌制歸檔，并計(jì)劃2019年開展檔案全文數(shù)字化工作。（3）規(guī)范檔案材料形式。近年來檔案館規(guī)范了檔案材料形式，要求文字性材料結(jié)尾處有落款和日期，表格性材料標(biāo)明制表人和制表日期，并均需加蓋公章，很大程度上解決了檔案材料形式不規(guī)范的問題。（4）制定檔案查借閱制度。按照檔案工作的要求，2014年學(xué)校制定了《檔案館檔案查（借）閱制度》，制度規(guī)定查借閱檔案必須詳細(xì)填寫《檔案查（借）閱審批表》，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可查借閱，該制度自2014年10月8日起執(zhí)行，自執(zhí)行以來檔案館嚴(yán)格按照要求履行查借閱程序，從而規(guī)范了學(xué)校檔案查借閱流程，提高了檔案提供利用的規(guī)范性。（5）積極開展文件資料檔案利用服務(wù)。為學(xué)校的中心工作服務(wù)，為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的動(dòng)力所在。檔案館曾多次為教學(xué)科研、組織人事、職稱評(píng)審、財(cái)務(wù)審查、畢業(yè)生就業(yè)、編史修志、落實(shí)政策、綜合樓建設(shè)、確定房屋產(chǎn)權(quán)等工作提供了翔實(shí)的檔案依據(jù)，均收到了良好的效果，從而使檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用越來越明顯。（6）完善檔案網(wǎng)站建設(shè)。在校園網(wǎng)上建立了專門的檔案網(wǎng)頁(yè)，用于發(fā)布檔案信息。網(wǎng)頁(yè)欄目?jī)?nèi)容充實(shí)，設(shè)置了業(yè)務(wù)指南、檔案法規(guī)、規(guī)章制度、資源下載、工作動(dòng)態(tài)等欄目，將有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度和工作動(dòng)態(tài)及時(shí)發(fā)布到檔案網(wǎng)頁(yè)上。一方面用于指導(dǎo)各部門歸檔工作，提高歸檔工作水平;另一方面幫助廣大師生了解檔案知識(shí)和檔案法律，增強(qiáng)師生檔案意識(shí)。（7）加強(qiáng)檔案編研和宣傳工作。6月9日是國(guó)際檔案日，每逢國(guó)際檔案日，檔案館均開展了國(guó)際檔案日宣傳活動(dòng)，旨在增強(qiáng)全校師生的檔案意識(shí)，提升檔案工作服務(wù)學(xué)校的能力。同時(shí)加強(qiáng)編研，檔案館編寫了2012—2018年學(xué)校年鑒及大事記，并向全校師生提供編研成果，提高全校師生的檔案意識(shí)。

二、當(dāng)前高職院校檔案管理中普遍存在的問題

1.學(xué)校檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案工作不夠重視。領(lǐng)導(dǎo)和教職工把大部分精力都用在了教學(xué)和科研上，認(rèn)為檔案工作就是單純的收集材料、保管材料、查閱材料而已，缺少對(duì)檔案和檔案工作重要性的正確認(rèn)識(shí)，沒有將檔案工作納入到學(xué)校的議事日程和整體發(fā)展規(guī)劃，缺少對(duì)檔案工作必要的人、財(cái)、物支持。在日常的工作中，教職工對(duì)教學(xué)、科研和管理中產(chǎn)生的材料疏于收集、整理和歸檔，只有在教學(xué)評(píng)估或是上級(jí)部門檢查時(shí)才會(huì)突擊收集、整理檔案材料，評(píng)估檢查結(jié)束后又恢復(fù)到從前的狀態(tài)，這種現(xiàn)象主要是由于檔案意識(shí)不強(qiáng)造成的。

2.檔案信息化程度不高。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，能滿足檔案信息快速、準(zhǔn)確、及時(shí)檢索的需要。目前，一些高職院校的檔案工作仍停留在手工操作層面，沒有配備專業(yè)的檔案信息系統(tǒng)，只有檔案目錄的輸入和打印由計(jì)算機(jī)完成，其他環(huán)節(jié)如收集整理、查找利用等仍然采用傳統(tǒng)的手工方式。檔案全文數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化檢索和利用等現(xiàn)代化管理、利用方式距現(xiàn)實(shí)較遠(yuǎn)。傳統(tǒng)的方式直觀，但是任務(wù)量大、效率不高、無法對(duì)信息進(jìn)行快速查找和利用，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作的新要求。

3.檔案收集不齊全不完整。在高職院校檔案管理工作中收集是最難的環(huán)節(jié)之一。巧婦難為無米之炊，沒有各部門的基礎(chǔ)文件資料，檔案部門的工作難以進(jìn)行。有些部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱，在工作中不注重對(duì)重要材料的保存，或是出于本部門方便利用等原因不向檔案部門移交，檔案收集不齊全不完整的現(xiàn)象普遍存在。收集難的問題并不是遼寧金融職業(yè)學(xué)院獨(dú)有的情況，這種現(xiàn)象可以說是高職院校檔案工作的通病，也是高職院校檔案工作最難以解決的問題之一。

4.檔案管理人員素質(zhì)不高，且缺少專職的檔案管理人員。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，有自己的理論體系和工作原則、方法。如歸檔的時(shí)間、整理的技巧、鑒定的方法、利用的方式等，這些都是檔案管理人員必須掌握的專業(yè)知識(shí)和技能。但是，在高職院校中，大部分檔案管理人員都是非檔案專業(yè)科班出身，同時(shí)檔案部門往往掛靠在辦公室下，檔案管理人員不僅要從事檔案工作，還要從事辦公室的相關(guān)工作，名義上是專職檔案員，實(shí)則是多面手，把很多精力放在了辦公室的繁瑣業(yè)務(wù)上，導(dǎo)致檔案工作做不專、做不強(qiáng)。

三、加強(qiáng)高職院校檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.加強(qiáng)檔案收集工作，提高學(xué)校整體檔案意識(shí)。要想解決檔案收集難的問題，關(guān)鍵還是在于學(xué)校整體檔案意識(shí)的提高，讓每一位職工都明白檔案的重要意義，變“要我交材料”為“我要交材料”。就實(shí)際工作而言，各部門要想在歸檔中較好地完成任務(wù)，僅靠兼職檔案員一個(gè)人，很難完成，尤其是業(yè)務(wù)口多的部門，更需要部門領(lǐng)導(dǎo)的整體部署和協(xié)調(diào)，將重要材料及時(shí)歸檔并按時(shí)向檔案館移交，使檔案館能夠收集到齊全完整的檔案材料。

2.開展檔案信息化建設(shè)，探索電子文件歸檔模式。配備信息化所必備的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備與相應(yīng)設(shè)施。購(gòu)買網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理與利用。運(yùn)用檔案管理軟件開展檔案目錄數(shù)據(jù)錄入工作，完成館藏檔案的案卷和卷內(nèi)目錄錄入，建立案卷級(jí)和卷內(nèi)目錄級(jí)檢索數(shù)據(jù)庫(kù);對(duì)重要的、易損毀檔案、資料進(jìn)行全文掃描，建立重要文件全文查詢數(shù)據(jù)庫(kù)。逐步開展電子文件網(wǎng)上歸檔工作，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案歸檔雙軌制，各部門兼職檔案員利用檔案管理軟件進(jìn)行網(wǎng)上立卷和電子文檔的邏輯歸檔，并通過雙軌制歸檔實(shí)現(xiàn)電子檔案全文信息的物理歸檔。同時(shí)，還要打造高職院校檔案信息共享平臺(tái)，通過信息交換與共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)分散異構(gòu)檔案資源的無縫連接[1]53，共享檔案資源。

3.完善檔案管理制度，確保制度落到實(shí)處。要健全檔案管理的相關(guān)制度，從制度上規(guī)范檔案的管理行為，保障檔案工作有章可循、有規(guī)可依，避免出現(xiàn)隨意性和盲目性。應(yīng)該根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等國(guó)家有關(guān)檔案的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校的具體情況，制定一套符合學(xué)校實(shí)際的、行之有效的檔案管理制度體系，明晰工作職責(zé)和任務(wù)，將檔案工作納入部門和相關(guān)人員的年度考核，并引入獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案工作表現(xiàn)與評(píng)優(yōu)評(píng)先和職稱評(píng)審掛鉤，激發(fā)檔案管理人員的熱情和積極性。

4.加強(qiáng)檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)。要想提高檔案管理的質(zhì)量，必須要提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。應(yīng)該從源頭做起，通過學(xué)校公開招聘設(shè)置專職檔案員崗位，選用那些有檔案專業(yè)教育背景的、素質(zhì)高的、責(zé)任心強(qiáng)的人員來?yè)?dān)任學(xué)校專職檔案工作，或加大人才培養(yǎng)力度，開辟檔案干部上升渠道，從內(nèi)部培養(yǎng)檔案管理干部，鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，參加業(yè)務(wù)交流與培訓(xùn)，鍛煉其業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合工作能力[2]30。

檔案建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱巨、持續(xù)發(fā)展的系統(tǒng)工程，檔案管理是一種認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、事無巨細(xì)的專業(yè)工作。隨著高職院校教育教學(xué)改革的不斷深入，檔案的重要性日益凸顯，要提高對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和信息化，使檔案成為高職院校取之不盡、用之不竭的資源寶庫(kù)，為高等職業(yè)教育的發(fā)展和學(xué)校的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王卓.以信息公開為主旨的高職院校檔案管理與服務(wù)探析[J].蘭臺(tái)世界，2017（10）.

[2]姜波.高職院校檔案管理的問題與對(duì)策[D].西南財(cái)經(jīng)大學(xué)，2014.

作者簡(jiǎn)介：魏曉琳，遼寧金融職業(yè)學(xué)院檔案館員，碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理。