企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理探索與實踐

楊嬋 周彬

摘 要

企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的原始記錄。隨著社會信息化的發(fā)展，電子文件在軌道行業(yè)中應(yīng)用越來越多，所起作用越來越重要。隨之而來對軌道行業(yè)的檔案工作提出了新課題，而企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理的迫切需求也對行業(yè)主管部門提出了新的要求。

關(guān)鍵詞

電子文件歸檔 電子檔案管理 企業(yè)檔案 軌道行業(yè)

Abstract Enterprise Archives are the original records formed in business management activities. With the development of social informatization， electronic documents are increasingly used in the track industry， and their role is becoming more and more important. As a result， new issues have been raised for the archival work of the rail industry， and the urgent need for enterprise electronic document filing and electronic file management has also placed new demands on industry authorities.

Keyword Electronic Documents Filing Electronic Archives Management

一、概述

隨著社會的發(fā)展，各種信息化技術(shù)不斷涌現(xiàn)，云計算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的出現(xiàn)不斷推動和改變著各行各業(yè)的生態(tài)，也不斷推動各行各業(yè)信息化的不斷向前發(fā)展。檔案行業(yè)作為一個歷久彌新的傳統(tǒng)行業(yè)，在信息化的浪潮中，也呈現(xiàn)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新之勢。數(shù)字檔案館（室）、電子文件歸檔與電子檔案管理越來越成為檔案行業(yè)大發(fā)展的又一個推動力。

企業(yè)作為市場經(jīng)濟的主體，需要不斷反饋市場的信息，簡化內(nèi)部運營，不斷提高效率來應(yīng)對市場變化，而信息化程度的高低則直接決定了一個企業(yè)的工作效率，由此各個企業(yè)都不斷提高各自的信息化水平，各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等都是各個企業(yè)信息化的重點。信息化程度提高直接的成果就是實現(xiàn)了無紙化辦公，從管理檔案實體到管理檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到互聯(lián)網(wǎng)，由此減少了運營成本，提高了工作效率。其固然也帶來了企業(yè)競爭力的提升，但是對于企業(yè)檔案工作人員來說，無紙化辦公意味著接收對象的變化，從以往紙質(zhì)檔案變?yōu)楦鱾€業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA、人事、財務(wù)等系統(tǒng)直接生成的各種電子文件或數(shù)據(jù)庫文件，企業(yè)檔案工作人員無論從接收條件、接收辦法、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、利用檢索等諸多方面都面臨著挑戰(zhàn)與機遇。

企業(yè)檔案工作重點從紙質(zhì)檔案的收集、整理、保存和利用，逐步過渡到對企業(yè)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)的收集、整理、保存與利用。由此需要借助一系列信息化手段應(yīng)對環(huán)境與要求的變化。而數(shù)字檔案館（室）、電子文件歸檔與電子檔案管理等技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的出現(xiàn)正好為解決以上問題提出了思路與解決方案。

為幫助企業(yè)解決信息化條件下企業(yè)檔案工作的開展，2016年國家檔案局在全國范圍內(nèi)開展了企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，天津軌道交通集團有限公司成為首批試點單位之一。在試點開展之初，企業(yè)檔案信息化工作有一系列問題需要解決，而試點工作恰好為企業(yè)檔案信息化工作提供了突破的契機，并最終通過了國家檔案局的驗收，成為全國第三家通過驗收的試點單位。

二、企業(yè)檔案信息化中面臨的問題

天津地鐵籌建于20世紀(jì)的60年代末70年代初，集團現(xiàn)有檔案可以追溯到1970年4月7日開工建設(shè)的天津地鐵1號線。近半個世紀(jì)以來，在企業(yè)的多次重組整合過程中，各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員始終保持高度負(fù)責(zé)任的態(tài)度，盡最大能力保持了檔案的完整。目前集團業(yè)務(wù)涵蓋軌道交通建設(shè)、運營、資源開發(fā)及物業(yè)管理等。在建設(shè)過程中企業(yè)檔案面臨以下問題。

1.時間跨度長，從20世紀(jì)70年代一直延續(xù)至今。

2.檔案種類日益繁多，除了文書檔案、財務(wù)檔案外，還有地鐵、鐵路工程建設(shè)各個階段形成的前期、施工、監(jiān)理、竣工驗收等基建檔案以及科研檔案，運營管理過程中形成的運營管理、設(shè)備維修檔案，資源開發(fā)過程中形成的長投企業(yè)、房屋租賃相關(guān)的管理類檔案等。

3.數(shù)量多，電子檔案占比高。隨著業(yè)務(wù)不斷發(fā)展和信息化建設(shè)的發(fā)展，以安全質(zhì)量全面受控、工程建設(shè)全面提速、提高網(wǎng)絡(luò)化運營管理水平為目標(biāo)。工程項目檔案資料是集團最重要的信息。集團在發(fā)展過程中，逐漸積累了大量的圖紙和文檔等，是集團最為寶貴的財富;對電子圖檔進行有效的管理，提高CAD圖紙等工程項目的使用效率，是達到安全質(zhì)量全面受控和提高工程建設(shè)和工作效率的一個重要途徑。

4.隨著電子圖紙等工程資料的不斷積累、計算機技術(shù)發(fā)展以及用戶對檔案檢索、利用要求的提高，對工程項目檔案的管理尤其是對在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下面向生產(chǎn)建設(shè)、動態(tài)的圖文檔缺乏高效的管理和控制手段，包括共享環(huán)境下的圖檔組織結(jié)構(gòu)定義和管理、圖檔的安全性、一致性和版本管理、圖檔內(nèi)容的快速瀏覽、快速索引和查詢、電子數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化有序共享等方面，只能是在低水平上的重復(fù)應(yīng)用，最寶貴的電子信息資料得不到及時利用，最核心的項目圖紙數(shù)據(jù)庫、協(xié)同工作還基本處于初級階段，信息共享不暢。由此造成集團的工程項目信息資源容易丟失或得不到很好的利用，建設(shè)運營等信息資源處于分散管理的狀態(tài)，存在極大的安全隱患。同時檔案管理部門在對電子圖文資料的收集、歸檔、分類、查詢、綜合管理、權(quán)限控制、資源再利用等等方面，存在手工錄入數(shù)據(jù)量大、效率低下、容易出錯等問題;對歷史積累下來的大量紙質(zhì)項目資料缺乏信息化的管理方式，集團各部門以及下屬各單位對于檔案資源的使用管理方面缺乏規(guī)范。

三、措施

針對以上需求，企業(yè)首先按照需求構(gòu)建系統(tǒng)模型，按照國家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，構(gòu)建適合于軌道行業(yè)的電子檔案管理模型，由于電子檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)信息化過程中首先搭建的管理平臺，在模型構(gòu)建中，不但要考慮自身業(yè)務(wù)模型，還要考慮與辦公系統(tǒng)以及以后建立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，企業(yè)知識管理平臺的搭建等?？紤]到二級子公司的檔案業(yè)務(wù)需求，在平臺搭建中充分考慮多全宗情況。

通過模型搭建，完成企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程的梳理、數(shù)據(jù)流向邏輯圖的描繪以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的確定。業(yè)務(wù)流程在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中居核心地位，是構(gòu)建系統(tǒng)的基礎(chǔ)。實際工作中，通過搭建系統(tǒng)模型，對企業(yè)總部、二級子公司的業(yè)務(wù)流向進行充分調(diào)研與訪談，并在此基礎(chǔ)上形成業(yè)務(wù)流程，根據(jù)企業(yè)未來需求以及信息化要求，對業(yè)務(wù)流程進行重新構(gòu)建。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建立的依據(jù)與基礎(chǔ)，確定哪些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要建立，需要做以下動作：（1）梳理企業(yè)現(xiàn)存標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確立哪些可用，哪些需要修訂，哪些需要廢止。（2）根據(jù)國家檔案局試點要求，確認(rèn)哪些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，尤其是技術(shù)規(guī)范需要建立，作為企業(yè)檔案工作，基礎(chǔ)工作一般來說比較扎實，但受條件和觀念所限，信息化工作開展一般較晚，技術(shù)類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一般空缺較大。這部分也是在企業(yè)檔案信息化工作中需要重點開展和解決的問題。（3）觀念問題。企業(yè)檔案信息化工作一般輕標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，重實際工作。這樣在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定中，要反復(fù)灌輸制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的重要性，并結(jié)合具體系統(tǒng)建設(shè)工作予以說明，從根本上轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案工作人員思路。

作為改變傳統(tǒng)先開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、再開發(fā)檔案系統(tǒng)舊有模式的一種嘗試，在企業(yè)信息化過程中，采取先開發(fā)檔案系統(tǒng)、再開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的新模式，從根本上解決檔案系統(tǒng)后開發(fā)所帶來的接口標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)類型不統(tǒng)一、接收難、利用難的問題，確立了檔案系統(tǒng)作為企業(yè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)總集合平臺的地位與作用。

軌道交通集團作為城市軌道的建設(shè)者，工程建設(shè)項目電子文件和企業(yè)內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件是企業(yè)電子文件的兩大來源，這兩種電子文件在企業(yè)收集整理過程中針對不同檔案的不同特征，分門別類制訂相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并在系統(tǒng)中根據(jù)不同的需求，從收、管、存、用四個方面分別進行設(shè)定，建立不同的接口標(biāo)準(zhǔn)、各自的電子文件的歸檔范圍、歸檔過程、歸檔存儲格式、四性校驗以及元數(shù)據(jù)管理。

針對集團總部與下屬子公司檔案整體布局整體管理的情況和要求，在數(shù)據(jù)分布中采取分布式共享模式。所產(chǎn)生的電子檔案集中于集團的云平臺，而操作與權(quán)限按所屬全宗分布于集團及下屬分子公司，并采用分級權(quán)限，形成集團整體檔案管理，并形成集團總部與各分、子公司電子檔案管理的既分散又集中的兼容模式。

地鐵工程建設(shè)參建單位眾多，作業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較差，人員更換頻繁。為提高整卷質(zhì)量，給所有參建單位配置了離線客戶端——工程建設(shè)項目采集工具。并且在這個采集工具中鑲嵌了工程檔案預(yù)立卷功能，規(guī)范了元數(shù)據(jù)的采集、檔案分類、編目、排序、編制檔號等業(yè)務(wù)。

基于企業(yè)信息化云架構(gòu)，構(gòu)建虛擬VPN網(wǎng)絡(luò)，使檔案人員和利用人員可以隨時隨地訪問檔案系統(tǒng)，并提供查詢利用。利用集團已經(jīng)架設(shè)的私有云模式，依托等保三級的軟硬件防護手段，電子檔案管理系統(tǒng)可以在任何范圍內(nèi)向登錄VPN的用戶提供在線查詢利用服務(wù)，極大地拓展了檔案應(yīng)用的范圍和場景，擺脫傳統(tǒng)檔案查詢模式下時間和地域的限制，施工、維護人員可以隨時在現(xiàn)場通過權(quán)限網(wǎng)絡(luò)查詢電子檔案系統(tǒng)中儲存的各種軌道施工、維修等信息，為企業(yè)業(yè)務(wù)拓展提供了極大的便利，初步具備了企業(yè)知識管理平臺的功能。

四、效果

1.引入CAD圖文智能處理技術(shù)，提升了工程建設(shè)項目CAD文件的歸檔效率。利用圖文識別技術(shù)，自動快速采集圖紙圖簽元數(shù)據(jù)信息，自動形成目錄數(shù)據(jù)，并完成原文掛接，實現(xiàn)CAD圖文檔案智能化的自動歸檔。系統(tǒng)中存儲的工程建設(shè)項目CAD電子文件的元數(shù)據(jù)信息可以快速查詢，且在B/S端可以快速瀏覽圖文。

2.創(chuàng)新軌道集團工程建設(shè)檔案的歸檔全流程。針對軌道交通工程檔案對接難、著錄難的問題，集團在系統(tǒng)建設(shè)過程中管理前置，將制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)融入到系統(tǒng)中，規(guī)范了元數(shù)據(jù)的采集、檔案分類、編目、排序、編制檔號等業(yè)務(wù)，采用“四同步”的方法，實現(xiàn)事前指導(dǎo)、事中檢查、事后把關(guān)、全面監(jiān)控的管理模式。

3.以點帶面，檔案系統(tǒng)在各項業(yè)務(wù)中的終端平臺作用初步顯現(xiàn)。課題研究不僅能提升集團工程建設(shè)檔案管理水平，還會帶動其他主營業(yè)務(wù)模塊檔案信息化發(fā)展。集團以檔案系統(tǒng)開發(fā)為契機，同步開展對人力、財務(wù)、合同管理三項業(yè)務(wù)研究開展配套業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以滿足系統(tǒng)間對接為重點，形成多功能、多業(yè)務(wù)流、信息采集多渠道的集團大數(shù)據(jù)平臺，使業(yè)務(wù)部門和決策部門能夠及時獲取關(guān)鍵信息，便于檔案利用，為集團各項業(yè)務(wù)提供有效支持，進一步增強檔案服務(wù)軌道交通發(fā)展的作用。

五、問題及改進

1.CAD識別系統(tǒng)作為國內(nèi)相關(guān)領(lǐng)域的前沿技術(shù)應(yīng)用，在成功應(yīng)用并服務(wù)于檔案系統(tǒng)的同時，也存在一些問題，如進一步提高識別率和兼容率，提高查詢速度以及快速建立起企業(yè)圖文檔案資源庫，系統(tǒng)利用圖檔識別和理解專利技術(shù)，使繁瑣工作簡單化，自動提取圖紙內(nèi)部的各種信息加以利用，實現(xiàn)數(shù)量龐大的圖文資料自動地進行組織、結(jié)構(gòu)定義、歸檔、分類、智能查詢、檢索、版本控制，保證圖紙的一致性、快速瀏覽。系統(tǒng)大幅度提高設(shè)計人員和檔案人員的圖文檔案管理效率，極大地減少用于管理的數(shù)據(jù)錄入量。同時系統(tǒng)對傳統(tǒng)的底圖、藍圖、圖書、光盤、設(shè)備等各種實物、檔案進行全面管理，完全符合國家對檔案管理的相關(guān)要求。

2.進一步延伸離線客戶端的應(yīng)用。由于一些施工單位原有自己的電子檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，為進一步提高效率，嘗試進一步開發(fā)接口與施工單位原有的電子檔案管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，把離線客戶端從前端檔案管理軟件向前端接口軟件轉(zhuǎn)變，進一步拓展電子檔案移交接收的新模式（如果建設(shè)單位開發(fā)接口成功，是否可以考慮對設(shè)計單位也采用這種模式，那就可以解決版本等問題）。

3.進一步集成挖掘室存檔案價值，從保存到利用、從成果管理轉(zhuǎn)變?yōu)閮r值管理，將企業(yè)所有顯性知識進行一體化管理。優(yōu)化搜索、推送以及智能化整理等功能，開發(fā)在線編研、在線推送、知識管理等功能，嘗試建立企業(yè)知識管理平臺。

隨著社會的發(fā)展，信息化技術(shù)的推動，檔案事業(yè)也不斷前進，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然。在企業(yè)檔案信息化過程中，電子文件歸檔和電子檔案管理是核心內(nèi)容，是企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)前提。通過試點項目的建設(shè)和推動，建立了集團統(tǒng)一的電子文件（檔案）管理系統(tǒng)，初步形成了集團層面的知識管理平臺，把“死檔案”變成了“活檔案”，充分發(fā)揮了檔案的價值，不但在企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理上作出了積極探索，取得了成效，并且在檔案如何進一步利用上也為全市企業(yè)檔案信息化工作作出了探索。