電子文件全數(shù)字管理評(píng)估工具解析與啟示

代林序 張玉潔 馬艾 周文泓

摘 要

電子文件管理評(píng)估工作是電子文件全數(shù)字管理的重要組成部分，對(duì)提升管理能力、促進(jìn)數(shù)字轉(zhuǎn)型具有重要意義。本文對(duì)美國(guó)和澳大利亞電子文件全數(shù)字管理工作中運(yùn)用的評(píng)估工具，從設(shè)置目的、評(píng)估方法和評(píng)估內(nèi)容角度進(jìn)行解析，依據(jù)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型關(guān)鍵要素框架進(jìn)行對(duì)比分析，從對(duì)評(píng)估工作提高認(rèn)識(shí)、評(píng)估工作符合戰(zhàn)略規(guī)劃、評(píng)估工具要素完備的角度提出啟示。

關(guān)鍵詞

電子文件 文件管理 數(shù)字轉(zhuǎn)型 評(píng)估

Abstract The evaluation of electronic records management is an important part of the full digital management of electronic records， and is of great significance to improve management ability and promote digital transformation. This paper analyzes the evaluation tools used in the full digital management of electronic records in the United States and Australia from the perspective of setting objectives， evaluation methods and evaluation content， and makes a comparative analysis according to the framework of key elements of the digital transformation. It puts forward some enlightenment from the perspective of enhancing the understanding of evaluation work， keeping the evaluation work in line with the strategic planning and completing evaluation tools.

Keyword electronic records; records management; digital transformation; evaluation

一、引言

實(shí)現(xiàn)電子文件全數(shù)字管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求對(duì)機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃、人員配置、技術(shù)支撐等工作進(jìn)行綜合考慮，運(yùn)用評(píng)估工具開(kāi)展評(píng)估工作是監(jiān)督考核電子文件全數(shù)字管理的重要手段之一。評(píng)估工具用于明晰機(jī)構(gòu)對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)程度和運(yùn)用效果，以此明確機(jī)構(gòu)數(shù)字轉(zhuǎn)型的工作狀況、管理能力及其優(yōu)勢(shì)與不足，從而為今后的戰(zhàn)略調(diào)整和工作實(shí)踐提供依據(jù)。

各國(guó)已逐步開(kāi)展電子文件管理評(píng)估工作，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（下稱(chēng)NARA）要求各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)每年依據(jù)問(wèn)題模版對(duì)機(jī)構(gòu)文件管理工作進(jìn)行自我評(píng)估，并提交相關(guān)報(bào)告[1];澳大利亞國(guó)家檔案館通過(guò)Check-up Plus這一基于網(wǎng)絡(luò)的調(diào)查工具了解評(píng)估各政府機(jī)構(gòu)的信息和文件管理能力[2];我國(guó)在《國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》中亦提出要開(kāi)展電子文件管理監(jiān)督檢查工作，加強(qiáng)對(duì)重要任務(wù)、重點(diǎn)事項(xiàng)的監(jiān)督檢查管理，并在《國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》任務(wù)分解表中明確提出要發(fā)布電子文件管理評(píng)價(jià)體系標(biāo)準(zhǔn)[3]。當(dāng)前我國(guó)電子文件管理評(píng)估工作尚缺先例，僅在數(shù)字檔案館建設(shè)評(píng)估中涉及部分電子文件管理內(nèi)容，如《遼寧省市級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)情況測(cè)評(píng)細(xì)則》中對(duì)檔案館電子文件收集工作和系統(tǒng)建設(shè)情況提出考核要求[4]，但此類(lèi)測(cè)評(píng)涉及電子文件管理環(huán)節(jié)較少，調(diào)查范圍有限。相比之下，我國(guó)電子文件管理評(píng)估工作在體系建設(shè)、工具開(kāi)發(fā)等方面都亟待提升和發(fā)展。

在理論研究方面，關(guān)于電子文件管理評(píng)估的探討已有一定成果，主要包括四個(gè)層面研究：（1）針對(duì)于電子文件某一方面進(jìn)行的評(píng)估研究，如電子文件風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估[5]、信息安全評(píng)估[6]、管理系統(tǒng)評(píng)估[7]等;（2）針對(duì)于某一領(lǐng)域進(jìn)行的電子文件管理評(píng)估研究，如軍隊(duì)電子文件管理評(píng)估體系構(gòu)建[8]、企業(yè)電子文件管理評(píng)估研究[9]等;（3）基于國(guó)外電子文件管理評(píng)估的案例研究[10]、對(duì)比研究[11]等;（4）對(duì)電子文件管理國(guó)際評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的研究、解析[12]等。如何構(gòu)建科學(xué)、有效的評(píng)估體系是研究的重點(diǎn)，這些研究顯示了電子文件管理評(píng)估對(duì)于改善電子文件管理現(xiàn)狀，明確電子文件管理工作發(fā)展方向的重要作用。然而，相關(guān)研究數(shù)量較少，研究深度不足，且隨著國(guó)際上電子文件全數(shù)字管理的發(fā)展以及我國(guó)對(duì)單軌制的提倡，目前對(duì)于電子文件管理評(píng)估的研究不能滿(mǎn)足全數(shù)字管理實(shí)踐提出的要求，缺乏對(duì)全數(shù)字管理現(xiàn)狀的深入調(diào)查與分析，評(píng)估體系的構(gòu)建需進(jìn)一步改善。

由此，本文將以美國(guó)和澳大利亞在電子文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型工作中運(yùn)用的評(píng)估工具為例，對(duì)評(píng)估工具的關(guān)鍵要素、組織邏輯、具體內(nèi)容進(jìn)行解析和研究，并得出評(píng)估工具的制定特點(diǎn)與共性，以期為電子文件全數(shù)字管理評(píng)估工作提供經(jīng)驗(yàn)。

二、美澳電子文件全數(shù)字管理評(píng)估工具概覽

1.美國(guó)。

（1）評(píng)估目的。實(shí)現(xiàn)全數(shù)字管理成為了美國(guó)文件管理的重要發(fā)展方向，在《政府文件管理指令（M-12-18）》中明確指出美國(guó)聯(lián)邦各機(jī)構(gòu)要盡可能充分地消除紙質(zhì)文件并使用電子文件保存，該指令建立了一個(gè)嚴(yán)格的文件管理框架，向聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提出了三大要求：一是各機(jī)構(gòu)需要設(shè)立一名高級(jí)機(jī)構(gòu)官員（SAO），領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、審查機(jī)構(gòu)的文件管理實(shí)踐;二是對(duì)于聯(lián)邦政府文件的重要組成部分——電子郵件，各機(jī)構(gòu)需要盡可能以電子格式管理、保存永久和臨時(shí)的電子郵件;三是各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)需進(jìn)行文件管理政策、實(shí)踐的改革，盡可能實(shí)現(xiàn)以電子格式管理永久電子文件。NARA針對(duì)三個(gè)要求分別制定了文件管理高級(jí)機(jī)構(gòu)官員（SAORM）評(píng)估工具、聯(lián)邦電子郵件管理評(píng)估工具、機(jī)構(gòu)文件管理自評(píng)工具，并且該指令要求每個(gè)高級(jí)機(jī)構(gòu)官員均需向NARA提供一份年度報(bào)告，說(shuō)明機(jī)構(gòu)在實(shí)現(xiàn)該指令的目標(biāo)和NARA確定的其他重要舉措方面取得的成就或進(jìn)展。根據(jù)各評(píng)估工具，NARA可以對(duì)機(jī)構(gòu)的實(shí)踐情況進(jìn)行審查，完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析等工作。

（2）評(píng)估方法。針對(duì)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的三項(xiàng)評(píng)估都是采用NARA向各機(jī)構(gòu)提供如何提交反饋的指示，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)自行向NARA報(bào)告的方式來(lái)開(kāi)展的。文件管理高級(jí)機(jī)構(gòu)官員評(píng)估工具，針對(duì)SAORM為實(shí)現(xiàn)文件全數(shù)字管理目標(biāo)所做的工作情況進(jìn)行了調(diào)查評(píng)估，為此NARA提供了一個(gè)八個(gè)問(wèn)題的模板，旨在從高級(jí)管理人員的角度向那些擁有SAORM的機(jī)構(gòu)收集信息。聯(lián)邦電子郵件管理評(píng)估工具根據(jù)成功管理電子郵件的成熟度模型，評(píng)估各機(jī)構(gòu)電子郵件管理政策和實(shí)踐。成熟度模型提供了五個(gè)設(shè)想問(wèn)題，這些問(wèn)題是對(duì)四個(gè)領(lǐng)域——政策、系統(tǒng)、提供利用和處置的漸進(jìn)式描述。該評(píng)估使用在線(xiàn)調(diào)查工具發(fā)布，機(jī)構(gòu)選擇最能描述電子郵件管理當(dāng)前狀態(tài)的級(jí)別，并獲得一個(gè)成熟度數(shù)字評(píng)分。機(jī)構(gòu)文件管理自評(píng)工具是根據(jù)文件管理法規(guī)和規(guī)章中為正確管理文件和信息提供的框架制定的，遵守這一框架能夠促進(jìn)各機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)可問(wèn)責(zé)性、透明性和可訪問(wèn)性。NARA使用在線(xiàn)調(diào)查工具收集各機(jī)構(gòu)對(duì)一組計(jì)分和非計(jì)分問(wèn)題的回答，機(jī)構(gòu)將會(huì)獲得評(píng)分，且NARA會(huì)選定一部分回答進(jìn)行有效性驗(yàn)證以確定機(jī)構(gòu)回答問(wèn)題的準(zhǔn)確性，了解機(jī)構(gòu)如何解釋這些問(wèn)題。

（3）評(píng)估內(nèi)容。NARA對(duì)本國(guó)各政府機(jī)構(gòu)的文件管理通過(guò)三個(gè)工具對(duì)以下方面進(jìn)行評(píng)估。①SAORM評(píng)估工具。NARA在這一評(píng)估工具中設(shè)立了八個(gè)問(wèn)題供SAORM回答，包括四個(gè)方面：一是評(píng)估對(duì)象范圍，要求填寫(xiě)該評(píng)估涉及到的組織范圍和SAORM的管轄范圍;二是全數(shù)字管理的實(shí)踐情況，要求闡述機(jī)構(gòu)對(duì)永久保存的電子文件實(shí)施全數(shù)字管理的程度和具體措施，以及機(jī)構(gòu)是否對(duì)模擬載體文件進(jìn)行數(shù)字化;三是機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略和組織支撐，要求闡述機(jī)構(gòu)改革規(guī)劃和信息資源管理規(guī)劃，是否考慮到文件管理需求、機(jī)構(gòu)文件管理工作是否有戰(zhàn)略指導(dǎo)和資源支撐、各高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是否了解自身文件管理責(zé)任;四是對(duì)NARA政策或支撐條件等方面的建議。②聯(lián)邦電子郵件管理評(píng)估工具。對(duì)于機(jī)構(gòu)電子郵件管理情況，聯(lián)邦電子郵件管理評(píng)估工具從政策、電子郵件系統(tǒng)、訪問(wèn)利用和處置四個(gè)方面進(jìn)行評(píng)估：在政策方面，評(píng)估涉及與機(jī)構(gòu)電子郵件賬戶(hù)歸屬權(quán)、郵件形成、傳輸、提供利用、處置等各環(huán)節(jié)相關(guān)的政策的制定落實(shí)，如是否開(kāi)展員工培訓(xùn)，利益相關(guān)者參與政策制定的程度，政策落實(shí)情況的回顧審查。在電子郵件系統(tǒng)方面，機(jī)構(gòu)需要考慮電子郵件管理系統(tǒng)的狀況以及電子郵件全數(shù)字管理合規(guī)性、電子郵件管理系統(tǒng)責(zé)任人的工作情況。在訪問(wèn)利用方面，機(jī)構(gòu)需要考量電子文件獲取權(quán)限的設(shè)置和電子郵件的可檢索性。在處置方面，機(jī)構(gòu)需要明確是否有經(jīng)NARA批準(zhǔn)的文件處置方案，及文件處置方案完備程度、文件處置方案落實(shí)程度、員工對(duì)自己承擔(dān)的文件管理責(zé)任的了解程度。③文件管理自評(píng)工具。這份評(píng)估工具通過(guò)五個(gè)大方向、118個(gè)問(wèn)題對(duì)機(jī)構(gòu)文件管理是否符合法定和監(jiān)管的要求進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。這五個(gè)方向分別是：文件管理工作活動(dòng)，具體調(diào)查問(wèn)題可以分為三個(gè)部分：一是組織結(jié)構(gòu)部分;二是政策部分;三是培訓(xùn)部分。文件管理工作監(jiān)督和合規(guī)性保證，涉及機(jī)構(gòu)文件管理工作有效內(nèi)部控制、機(jī)構(gòu)文件管理方案回顧審查、電子文件管理工作績(jī)效考核、對(duì)機(jī)構(gòu)重要文件的管理方法、響應(yīng)《信息自由法》的工作開(kāi)展、聯(lián)邦文件和信息管理計(jì)劃成熟度模型使用情況。文件處置涉及機(jī)構(gòu)保管方案的制定維護(hù)和實(shí)施情況、永久文件移交給NARA的落實(shí)程度、高級(jí)官員文件處理方法、文件存儲(chǔ)地點(diǎn)是否合規(guī)四個(gè)要點(diǎn)。接下來(lái)一個(gè)方向是對(duì)文件管理中的電子文件管理進(jìn)行調(diào)查評(píng)估，主要是機(jī)構(gòu)在保護(hù)電子文件的可靠性、真實(shí)性、完整性、可用性、內(nèi)容完整、背景充實(shí)、結(jié)構(gòu)規(guī)范方面作出的努力。最后一部分是財(cái)務(wù)與員工統(tǒng)計(jì)，對(duì)機(jī)構(gòu)目前的員工組成情況和機(jī)構(gòu)文件管理的運(yùn)營(yíng)成本進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，并詢(xún)問(wèn)了機(jī)構(gòu)對(duì)NARA的其他建議。

2.澳大利亞。

（1）評(píng)估目的。2010年，澳大利亞聯(lián)邦政府發(fā)布《開(kāi)放政府公告》，要求澳大利亞國(guó)家檔案館（下稱(chēng)NAA）領(lǐng)導(dǎo)政府機(jī)關(guān)向數(shù)字信息實(shí)踐轉(zhuǎn)型，確保可靠的信息治理以促進(jìn)政府更加開(kāi)放、透明。利用評(píng)估工具衡量澳大利亞政府機(jī)構(gòu)在信息和數(shù)據(jù)管理方面的成熟度和績(jī)效，以支持政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型日程，促進(jìn)政府工作高效，評(píng)估機(jī)構(gòu)向完全數(shù)字信息管理過(guò)渡的情況，為高級(jí)工作人員提供機(jī)會(huì)，使其了解機(jī)構(gòu)在信息和數(shù)據(jù)管理方面的成熟程度。對(duì)信息和數(shù)據(jù)管理方面進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于政府機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，能夠提高機(jī)構(gòu)對(duì)成熟的、最佳的信息管理實(shí)踐的認(rèn)識(shí)，找出提高機(jī)構(gòu)信息管理績(jī)效的途徑，為接下來(lái)的步驟設(shè)置優(yōu)先級(jí)，以提高信息管理的成熟度;對(duì)于NAA來(lái)說(shuō)，幫助其規(guī)劃未來(lái)提供的服務(wù)，如轉(zhuǎn)移、數(shù)字化和保存，向各機(jī)構(gòu)提供更加實(shí)用的信息管理咨詢(xún)。

（2）評(píng)估方法。Check-up Plus主要采用問(wèn)卷調(diào)查法，問(wèn)卷內(nèi)容根據(jù)信息管理標(biāo)準(zhǔn)的原則從機(jī)構(gòu)及其環(huán)境、信息管理實(shí)踐、信息的管理權(quán)限及作為國(guó)家檔案保存的文件的管理、信息管理的成本與效率四個(gè)方面來(lái)制定，問(wèn)卷題目由選擇題、填空題、量表、問(wèn)答題四種類(lèi)型構(gòu)成，由于量表類(lèi)型的題目要求對(duì)其架構(gòu)的構(gòu)成因素作出明確的定義，因此Check-up Plus中對(duì)很少、有時(shí)、經(jīng)常、通常、總是五個(gè)量度進(jìn)行了具體的說(shuō)明，闡釋了量度標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)描述。調(diào)查由ORIMA Research代表NAA進(jìn)行，該調(diào)查可在各政府機(jī)構(gòu)內(nèi)被創(chuàng)建成為任何用戶(hù)均可訪問(wèn)，在提交期內(nèi)，多名工作人員可進(jìn)行查閱調(diào)查，并可對(duì)提交前的答復(fù)進(jìn)行編輯和更新。為了輔助評(píng)估的順利進(jìn)行，Check-up Plus中進(jìn)行了很詳細(xì)的評(píng)估說(shuō)明：在操作方面，提供了如何獲取調(diào)查文件、操作指南、提交程序、調(diào)查完成時(shí)間等，幫助填寫(xiě)者理解如何完成該調(diào)查;在信息提示方面，提供指標(biāo)說(shuō)明、注釋、名詞解釋、提供更加完整信息的網(wǎng)頁(yè)鏈接、聯(lián)系方式等，盡可能幫助填寫(xiě)者解決調(diào)查過(guò)程中遇到的問(wèn)題;在權(quán)限方面，提供了誰(shuí)應(yīng)完成調(diào)查、誰(shuí)應(yīng)提交調(diào)查、調(diào)查是否保密、隱私說(shuō)明等幫助填寫(xiě)者明確自己權(quán)限，保護(hù)自己合法權(quán)益。

（3）評(píng)估內(nèi)容。Check-up Plus通過(guò)46個(gè)問(wèn)題對(duì)機(jī)構(gòu)的文件管理情況進(jìn)行調(diào)查與評(píng)估，涉及了四個(gè)方面：一是機(jī)構(gòu)及其環(huán)境，共11題，主要調(diào)查機(jī)構(gòu)概況，即機(jī)構(gòu)及其工作人員的相關(guān)信息;操作環(huán)境，包括機(jī)構(gòu)地理位置及海外信息資產(chǎn)情況;機(jī)構(gòu)是否受到了政府變革的影響，及機(jī)構(gòu)在信息管理方面存在的問(wèn)題。該部分主要目的是收集關(guān)于機(jī)構(gòu)及其環(huán)境的信息，劃定評(píng)估的機(jī)構(gòu)及信息資產(chǎn)的范圍，以更好地分析國(guó)家信息管理發(fā)展的整體情況。二是信息管理實(shí)踐，該節(jié)為本次評(píng)估的重點(diǎn)，共14題，主要涉及信息管理實(shí)踐中信息的治理、信息的創(chuàng)建與生成、信息的可互操作性、以數(shù)字方式存儲(chǔ)和保存信息以及信息的處置等五項(xiàng)內(nèi)容。①信息的治理，涉及澳大利亞信息管理標(biāo)準(zhǔn)原則1（系統(tǒng)地管理業(yè)務(wù)信息），主要調(diào)查機(jī)構(gòu)的信息治理戰(zhàn)略、措施、機(jī)制，及信息風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)開(kāi)展情況等。②信息的創(chuàng)建與生成，涉及信息管理標(biāo)準(zhǔn)原則2（創(chuàng)建必要的業(yè)務(wù)信息），主要調(diào)查機(jī)構(gòu)信息的創(chuàng)建與捕獲、信息保存和管理的系統(tǒng)、數(shù)字信息的管理情況，以及機(jī)構(gòu)在實(shí)施最佳做法時(shí)遇到的困難。為使機(jī)構(gòu)更好地理解各個(gè)選項(xiàng)，NAA在選項(xiàng)中提供了最佳做法的實(shí)例，利于各機(jī)構(gòu)對(duì)照評(píng)估各項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)展情況。③業(yè)務(wù)信息可供使用和重利用，主要調(diào)查機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)中心情況、使用各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)描述信息的情況、信息資產(chǎn)質(zhì)量的維護(hù)方式、信息訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置等。④以數(shù)字方式存儲(chǔ)和保存信息，涉及到信息管理標(biāo)準(zhǔn)原則4（業(yè)務(wù)信息被適當(dāng)?shù)卮鎯?chǔ)和保存）和原則7（業(yè)務(wù)信息保存在信息可以得到適當(dāng)管理的系統(tǒng)中），主要調(diào)查機(jī)構(gòu)以數(shù)字形式保存、轉(zhuǎn)換和遷移信息和元數(shù)據(jù)，并保證信息在需要時(shí)可被獲取、使用和理解的情況。⑤信息的處置，包括信息的銷(xiāo)毀和轉(zhuǎn)移，涉及到信息管理標(biāo)準(zhǔn)原則5（明確信息保存時(shí)長(zhǎng)）和原則6（業(yè)務(wù)信息被負(fù)責(zé)地銷(xiāo)毀或轉(zhuǎn)移），主要調(diào)查機(jī)構(gòu)信息的識(shí)別、銷(xiāo)毀和轉(zhuǎn)移情況，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的識(shí)別與處置功能配置情況，及針對(duì)不同種類(lèi)文件的處置方式調(diào)查，如機(jī)構(gòu)中的RNA（作為國(guó)家檔案保存的文件）的識(shí)別與管理等。三是信息的管理權(quán)限及RNA的管理，共14題，具體調(diào)查問(wèn)題可以分為三個(gè)部分：機(jī)構(gòu)文件管理權(quán)限范圍，包括機(jī)構(gòu)核心業(yè)務(wù)信息與文件的比例及信息銷(xiāo)毀活動(dòng)開(kāi)展?fàn)顩r，并附有一份文件銷(xiāo)毀保證聲明;RNA數(shù)量，調(diào)查了機(jī)構(gòu)的數(shù)字聲像文件、實(shí)體聲像文件、數(shù)字信息文件及實(shí)體文件的數(shù)量，及機(jī)構(gòu)的對(duì)RNA數(shù)量判定的確信程度及不確信的原因;RNA向國(guó)家檔案館的轉(zhuǎn)移情況，涉及機(jī)構(gòu)的RNA轉(zhuǎn)移計(jì)劃，并為計(jì)劃轉(zhuǎn)移的機(jī)構(gòu)提供了關(guān)于待轉(zhuǎn)移文件的類(lèi)型、數(shù)量和規(guī)模的在線(xiàn)表單，并建議機(jī)構(gòu)在實(shí)施轉(zhuǎn)移前對(duì)文件進(jìn)行判定和解密工作。四是信息管理的成本與效率，共11題，主要調(diào)查機(jī)構(gòu)管理信息的形式（內(nèi)包和外包），涉及機(jī)構(gòu)信息的外包情況、外包服務(wù)種類(lèi)、外包原因及外包費(fèi)用，并要求機(jī)構(gòu)說(shuō)明實(shí)體文件的數(shù)量情況及管理費(fèi)用、數(shù)字信息的管理成本及成本計(jì)算方法等。

三、美澳電子文件全數(shù)字管理評(píng)估工具解析

本文以馮惠玲教授等提出的文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型關(guān)鍵要素[13]為框架，結(jié)合美澳兩國(guó)文件管理評(píng)估工具實(shí)際內(nèi)容，從戰(zhàn)略框架、體制、能力與責(zé)任、業(yè)務(wù)、系統(tǒng)五個(gè)維度對(duì)評(píng)估工具進(jìn)行解析，以此提取其共性之處。

1.全數(shù)字管理戰(zhàn)略框架的全局性和有效性。文件全數(shù)字管理戰(zhàn)略框架包含兩個(gè)層面含義：一是文件管理作為機(jī)構(gòu)整體發(fā)展戰(zhàn)略框架中的一部分內(nèi)容，為機(jī)構(gòu)文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型工作引導(dǎo)方向;二是機(jī)構(gòu)專(zhuān)門(mén)針對(duì)文件管理制定的戰(zhàn)略框架，包括具體的文件全數(shù)字管理工作路線(xiàn)圖、時(shí)間表以及需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)等。美國(guó)SAORM評(píng)估工具中考察了官員們?cè)趹?zhàn)略規(guī)劃及方向上的工作情況，包括是否為文件管理項(xiàng)目提供戰(zhàn)略規(guī)劃以及是否將文件管理計(jì)劃置于機(jī)構(gòu)內(nèi)部戰(zhàn)略性地位等，并考察了機(jī)構(gòu)官員在信息資源管理工作上是否按照美國(guó)管理預(yù)算辦公室的要求將文件管理工作作為信息管理的一部分。澳大利亞Check-up Plus在評(píng)估機(jī)構(gòu)信息治理工作時(shí)，考察機(jī)構(gòu)是否全面實(shí)施信息治理，是否在整個(gè)機(jī)構(gòu)中強(qiáng)調(diào)或闡明信息治理的作用和責(zé)任，是否制定涵蓋所有信息資產(chǎn)管理的戰(zhàn)略、政策、程序，是否按照領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)要求制定相關(guān)政策等。

2.注重機(jī)構(gòu)內(nèi)文件管理權(quán)責(zé)劃分。文件管理體制是指文件管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)劃分、報(bào)告制度和監(jiān)督控制等，例如明確負(fù)責(zé)文件管理工作的部門(mén)、各部門(mén)之間的職責(zé)分工安排、文件管理工作的匯報(bào)制度是什么等，建立健全的文件管理體制有利于促進(jìn)機(jī)構(gòu)各部門(mén)之間統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，共同推進(jìn)電子文件全數(shù)字管理的進(jìn)展。在權(quán)責(zé)劃分方面，美國(guó)RMSA評(píng)估工具提出了十個(gè)評(píng)估問(wèn)題，包括機(jī)構(gòu)是否設(shè)有專(zhuān)門(mén)的文件管理高級(jí)官員、下設(shè)的部門(mén)中是否明確自己的文件管理職責(zé)等。Check-up Plus則調(diào)查各機(jī)構(gòu)是否設(shè)立正式的信息治理機(jī)制，如建立信息治理委員會(huì)，同時(shí)也對(duì)各機(jī)構(gòu)是否傳達(dá)、明確機(jī)構(gòu)各部門(mén)文件管理職責(zé)進(jìn)行提問(wèn)。

3.關(guān)注員工隊(duì)伍建設(shè)。在提升員工數(shù)字技能方面，兩國(guó)評(píng)估工具都考察機(jī)構(gòu)是否通過(guò)培訓(xùn)等方式使員工提升數(shù)字管理技能。澳大利亞Check-up Plus考察機(jī)構(gòu)是否讓每個(gè)員工都有渠道接受訓(xùn)練，以提升與職位相關(guān)的現(xiàn)代信息管理能力和風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí);美國(guó)RMSA中則專(zhuān)設(shè)一個(gè)板塊，調(diào)查機(jī)構(gòu)是否按照機(jī)構(gòu)政策和指令文件開(kāi)展員工培訓(xùn)尤其是對(duì)高級(jí)官員、新進(jìn)員工的培訓(xùn)，以及培訓(xùn)所覆蓋數(shù)字文件類(lèi)型是否廣泛。在責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)方面，兩國(guó)評(píng)估工具中都詢(xún)問(wèn)了是否讓機(jī)構(gòu)每位員工了解自己的文件管理責(zé)任。RMSA中調(diào)查了機(jī)構(gòu)是否將文件管理方法、職責(zé)意義通過(guò)簡(jiǎn)報(bào)提供給高級(jí)官員，使其了解文件管理作用和責(zé)任;在Check-up Plus中，機(jī)構(gòu)則需要描述每個(gè)員工對(duì)自身信息管理責(zé)任的認(rèn)識(shí)水平。由于兩國(guó)工作組織方式差異，RMSA側(cè)重獲取機(jī)構(gòu)官員在上任或離職時(shí)進(jìn)行文件管理簡(jiǎn)報(bào)、明確高級(jí)官員責(zé)任情況，而Check-up Plus的問(wèn)題則是面向所有員工。

4.文件管理系統(tǒng)納入重點(diǎn)。系統(tǒng)是數(shù)字文件管理基礎(chǔ)平臺(tái)和必備條件，文件管理系統(tǒng)建設(shè)直接影響文件管理效率和工作方法。兩國(guó)評(píng)估中都有對(duì)系統(tǒng)的考察，涉及兩方面。一是系統(tǒng)符合文件管理需求程度，即管理系統(tǒng)是否依照各項(xiàng)規(guī)定實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建、保存、管理等功能。RMSA調(diào)查了機(jī)構(gòu)是否確保將文件管理功能納入電子信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和實(shí)施，以及系統(tǒng)符合美國(guó)《電子檔案管理規(guī)定》《信息自由法案》和其他行政指令的情況。二是文件管理系統(tǒng)自動(dòng)處理能力，即通過(guò)系統(tǒng)功能完善精簡(jiǎn)人工勞動(dòng)、提高管理效率的程度。這方面澳大利亞Check-up Plus較詳細(xì)地調(diào)查了機(jī)構(gòu)文件管理系統(tǒng)自動(dòng)化創(chuàng)造信息、處置信息和全流程自動(dòng)化程度，而美國(guó)RMSA則調(diào)查了電子郵件自動(dòng)分類(lèi)率等指標(biāo)。

5.圍繞業(yè)務(wù)實(shí)踐的全程管控。電子文件的全數(shù)字管理，要求機(jī)構(gòu)在文件管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行有效的控制，以保證文件的數(shù)字連續(xù)性。美國(guó)和澳大利亞在對(duì)機(jī)構(gòu)電子文件全數(shù)字管理情況進(jìn)行評(píng)估時(shí)，特別關(guān)注了機(jī)構(gòu)是否借助系統(tǒng)和云存儲(chǔ)等技術(shù)對(duì)電子文件管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)——文件的創(chuàng)建/捕獲環(huán)節(jié)、保存環(huán)節(jié)、利用環(huán)節(jié)、處置環(huán)節(jié)，進(jìn)行自動(dòng)化的管理，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息的連續(xù)性。例如，文件創(chuàng)建/捕獲環(huán)節(jié)，美國(guó)在對(duì)機(jī)構(gòu)電子郵件管理情況的評(píng)估中，詢(xún)問(wèn)機(jī)構(gòu)的電子郵件系統(tǒng)是否支持電子郵件的生成和保存，在RMSA中調(diào)查了機(jī)構(gòu)是否有保證機(jī)構(gòu)電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性的文件保存方案，是否關(guān)注網(wǎng)頁(yè)文件的捕獲，并調(diào)查機(jī)構(gòu)以電子形式創(chuàng)建和管理文件的情況;澳大利亞Check-up Plus關(guān)注機(jī)構(gòu)是否創(chuàng)建和捕獲完整、準(zhǔn)確、可靠的信息，并使其得到有效的管理和控制，是否借助數(shù)字系統(tǒng)和工具使信息創(chuàng)造的過(guò)程自動(dòng)化，確保機(jī)構(gòu)以電子形式創(chuàng)建和保管文件。

四、啟示

1.重視評(píng)估工作以推動(dòng)文件全數(shù)字管理的發(fā)展。雖然我國(guó)對(duì)單軌制轉(zhuǎn)型的研究起步較早，但是在實(shí)際工作中的發(fā)展程度卻不夠理想，傳統(tǒng)的文件管理體制、機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程等都是阻礙轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要因素。美澳兩國(guó)都認(rèn)識(shí)到了評(píng)估工作對(duì)于推動(dòng)電子文件全數(shù)字管理的價(jià)值和作用。NARA指出，評(píng)估是對(duì)一個(gè)或多個(gè)文件管理項(xiàng)目進(jìn)行檢查或?qū)徍耍蕴岣呶募珨?shù)字管理有效性，并確保文件管理項(xiàng)目遵守適用的法律和法規(guī)。評(píng)估的作用包括改進(jìn)文件管理實(shí)踐、政策和程序，以及提供后續(xù)管理實(shí)踐的建議。NAA認(rèn)為，評(píng)估工作能夠調(diào)查機(jī)構(gòu)電子文件全數(shù)字管理的進(jìn)展，以支持澳大利亞聯(lián)邦政府的數(shù)字轉(zhuǎn)型進(jìn)程，讓高層管理人員有機(jī)會(huì)了解機(jī)構(gòu)在信息、數(shù)據(jù)管理方面的成熟度。因此，在戰(zhàn)略規(guī)劃的層面強(qiáng)調(diào)評(píng)估工作的重要性，將各機(jī)構(gòu)、部門(mén)的電子文件全數(shù)字管理情況納入評(píng)估體系中，跟進(jìn)具體的工作實(shí)踐及進(jìn)展，明確轉(zhuǎn)型過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，有助于持續(xù)推進(jìn)轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2.開(kāi)展評(píng)估工作滿(mǎn)足國(guó)家電子文件管理規(guī)劃的要求。評(píng)估工作與電子文件發(fā)展規(guī)劃提出的要求密切結(jié)合，前端指導(dǎo)和后端監(jiān)督相互配合才能實(shí)現(xiàn)其推動(dòng)作用。美國(guó)《政府文件管理指令（M-12-18）》要求聯(lián)邦機(jī)構(gòu)設(shè)立一名SAO，領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、審查機(jī)構(gòu)的文件管理實(shí)踐，盡可能以電子格式管理、保存永久和臨時(shí)的電子郵件，并且進(jìn)行文件管理政策、實(shí)踐的改革，實(shí)現(xiàn)以電子格式管理永久電子文件。NARA即針對(duì)這三個(gè)要求制定了SAORM評(píng)估工具、聯(lián)邦電子郵件管理評(píng)估工具、機(jī)構(gòu)文件管理自評(píng)工具。Check-up Plus的評(píng)估內(nèi)容及結(jié)構(gòu)符合澳大利亞信息管理標(biāo)準(zhǔn)以及ISO標(biāo)準(zhǔn)15489.1（2017）—文件管理的關(guān)鍵概念和原則中的要求。我國(guó)需要制定與完善電子文件全數(shù)字管理戰(zhàn)略及標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)一步指導(dǎo)轉(zhuǎn)型實(shí)踐的同時(shí)作為評(píng)估工作開(kāi)展的依據(jù)，更好地通過(guò)評(píng)估工作來(lái)確保各機(jī)構(gòu)或部門(mén)對(duì)戰(zhàn)略標(biāo)準(zhǔn)的遵從，促進(jìn)轉(zhuǎn)型的持續(xù)進(jìn)行。

3.編制評(píng)估工具覆蓋文件全數(shù)字管理關(guān)鍵要素。評(píng)估工具具體內(nèi)容編制需涉及電子文件全數(shù)字管理的戰(zhàn)略框架、體制建設(shè)、數(shù)字技能、業(yè)務(wù)實(shí)踐、系統(tǒng)等關(guān)鍵要素。我國(guó)在評(píng)估工具的實(shí)際制定工作中需考慮評(píng)估機(jī)構(gòu)是否制定全面的全數(shù)字管理戰(zhàn)略框架，以分析其對(duì)于電子文件全數(shù)字管理工作的定位、目標(biāo)、規(guī)劃;評(píng)估是否建立有效的文件管理體制，明確權(quán)責(zé)劃分，從組織層面了解機(jī)構(gòu)所提供的轉(zhuǎn)型保障;評(píng)估機(jī)構(gòu)是否培養(yǎng)員工文件全數(shù)字管理的能力，這是轉(zhuǎn)型工作開(kāi)展的基礎(chǔ);評(píng)估機(jī)構(gòu)是否改進(jìn)業(yè)務(wù)流程及環(huán)節(jié)，是否進(jìn)行文件管理、保存系統(tǒng)的規(guī)劃部署，以適應(yīng)轉(zhuǎn)型需求。各要素之間相互聯(lián)系，通過(guò)對(duì)各個(gè)關(guān)鍵要素的評(píng)估，更能夠明確且全面地反映實(shí)踐現(xiàn)狀，評(píng)估結(jié)果更有價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1] National Archives.Federal Records Management [EB/OL].[2018-08-01]. https：//www.archives.gov/records-mgmt/resources.

[2]National Archives of Australia. Check-up PLUS 2018 [EB/OL].[2019-02-11].http：//www.naa.gov.au/information-management/check-up/.

[3]國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃[J]. 檔案與社會(huì)，2017（5）：7-10.

[4]遼寧省檔案館.2013年度市級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)情況測(cè)評(píng)細(xì)則（試行）[EB/OL].[2013-07-22]. http：//www.lndangan.gov.cn/lnsdaj/ywxtzq/xzzq/content/ff8080813f3b9e28014003fc192f1c1d.html.

[5]劉越男，張寧.電子文件風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估——基于中外專(zhuān)家調(diào)查結(jié)果的比較研究[J].中國(guó)檔案，2006（11）：25-28.

[6]張健.電子文件信息安全管理評(píng)估體系研究[J].檔案學(xué)通訊，2011（4）：65-69.

[7]蔣術(shù)，鄧鵬.關(guān)于電子文件管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)指標(biāo)的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)世界，2014（8）：26-27.

[8]楊安蓮.略論軍隊(duì)電子文件管理評(píng)估體系的構(gòu)建[J].檔案學(xué)通訊，2010（3）：55-59.

[9]顧周東. 企業(yè)電子文件管理能力測(cè)評(píng)研究[D].鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院，2017.

[10]王寧.澳大利亞國(guó)家檔案館業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件管理評(píng)估框架研究[J].檔案學(xué)通訊，2018（2）：91-96.

[11]陳琿夏，傅榮校.英、美、加、澳文件管理評(píng)估體系比較研究[J].浙江檔案，2013（8）：18-22.

[12]朝樂(lè)門(mén).基于CMMI的組織機(jī)構(gòu)電子文件管理能力成熟度模型的研究[J].蘭臺(tái)世界，2009（4）：13-14.

[13]馮惠玲，劉越男，馬林青. 文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型：關(guān)鍵要素識(shí)別與推進(jìn)策略分析[J]. 檔案學(xué)通訊，2017（3）：4-11.