事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化分析

劉卿

摘 要：檔案是一個單位發(fā)展歷史的反映，為單位的發(fā)展提供科學的依據(jù)。文章主要闡述了事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的重要的作用和意義。分析認為，事業(yè)單位檔案管理要厘清檔案管理工作中存在的問題，進行科學的優(yōu)化，從而促進事業(yè)單位各項工作的順利開展。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;優(yōu)化措施

前言

檔案管理就是收集、整理、保管檔案信息，進而開展服務活動的總稱，檔案管理工作比較復雜，需要對檔案進行收集、整理、保管、編制、檢索、統(tǒng)計等。當前社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，事業(yè)單位的改革也不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理信息和內容也逐漸增多，科學的檔案管理能夠使人們更加直觀的查閱檔案信息，促進工作效率的提升。但是目前事業(yè)單位檔案管理工作中還存在著一定的問題，需要采取有效的措施加以優(yōu)化和改進。

1 事業(yè)單位檔案管理狀況

事業(yè)單位中缺乏科學完善的檔案管理體系，檔案管理制度不夠規(guī)范，事業(yè)單位的檔案管理人員在進行工作時無據(jù)可循，檔案資料的收集范圍不夠明確，歸檔工作不能按照規(guī)定進行，保存管理等雜亂無章，嚴重影響檔案管理的效率以及效果。有些事業(yè)單位即使有檔案管理制度，但是在實際工作中沒有有效落實，存在著很大的隨意性，執(zhí)行力度不夠，檔案管理制度的權威性不強。近年來，計算機網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展與普及，計算機網(wǎng)絡技術的應用提高了人們的信息處理效率，已經(jīng)被廣泛地應用到社會生產生活中。但是對于事業(yè)單位來講，計算機網(wǎng)絡技術沒有被科學合理地應用到檔案管理工作中，檔案管理依舊是人工操作，錯誤率比較高。同時，事業(yè)單位檔案管理的工作地點也比較簡陋，檔案室建設陳舊落后，辦公環(huán)境差，缺少檔案管理的保護措施，對于檔案的收集、整理、保管等工作是極為不利的。檔案管理人員的素質能力是影響檔案管理效果的重要因素，但是很多事業(yè)單位對于檔案工作的專業(yè)性關注程度不足，檔案管理工作中，工作人員的專業(yè)性不強，一些工作人員甚至沒有接受到專業(yè)的教育培訓，對于檔案管理的知識了解不多。工作中存在著消極散漫，應付了事的現(xiàn)象，檔案管理的效率大為降低。同時檔案管理工作隊伍的穩(wěn)定性不強，人員變動比較頻繁，使得當管理穩(wěn)定性也受到極大的影響。

2 檔案管理優(yōu)化措施

2.1樹立新理念，構建科學體系 ?事業(yè)單位的檔案管理工作要實現(xiàn)高效、科學的發(fā)展就需要有完善的檔案管理制度，這是事業(yè)單位檔案管理工作開展的前提和基礎。將檔案工作列入到領導議事日程和單位發(fā)展規(guī)劃、計劃管理及科技、教學管理中。檔案工作明確以一位單位的領導分管，及時解決檔案工作中的問題。建立與單位工作相適應的綜合檔案資料管理機構，是直屬的獨立職能部門。單位各種載體的檔案進行統(tǒng)一的管理，檔案管理機構需要發(fā)揮自己的監(jiān)督指導作用，形成單位檔案管理網(wǎng)絡。文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作列入有關人員崗位責任制，納入有關工作程序并作為考核干部工作實績的內容之一。文件形成單位實行予立卷制度。制定文件材料的歸檔范圍。建立檔案的接收整理、修改補充、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度。

2.2引進現(xiàn)代管理方式 ?當前科學技術快速發(fā)展，檔案管理工作的開展也需要積極使用現(xiàn)代化的信息技術，促進事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升?，F(xiàn)階段已經(jīng)有很多事業(yè)單位對現(xiàn)代化、信息化的檔案管理方式提高了重視程度，并在積極創(chuàng)建信息化的檔案管理模式。將計算機技術應用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。檔案管理工作的信息化管理，就是要實現(xiàn)人工到計算機操作的轉變，提高管理效率的提升。配備復印設備，使用計算機管理檔案，進行檢索、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)對比分析等工作，采用縮微復制技術管理或保管檔案。積極開展多種形式的檔案信息咨詢服務。積極開展檔案的宣傳工作，配合單位中心工作舉辦展覽陳列等。

2.3強化專業(yè)技能 ?檔案管理人員是檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質能力對于事業(yè)單位檔案管理的效果有著極為重要的影響。根據(jù)檔案管理工作實際需要，配備檔案專職人員，具有大專以上學識水平的人員占檔案管理人員總數(shù)的50%以上;其中至少有一名為檔案專業(yè)畢業(yè)。具有中級專業(yè)技術職務的人員占30%以上，其中至少有一名為高級專業(yè)技術職務;受過檔案專業(yè)培訓的人員達到90%以上。檔案管理人員在職稱及福利上享受與科技管理人員同等待遇。檔案人員做到熱情主動、及時提供檔案信息變被動為主動服務。

2.4強化內部設施建設 ?事業(yè)單位需要對檔案管理室進行優(yōu)化建設，有適應工作需要的檔案專用庫房辦公室和閱覽室，保證檔案管理室的干凈、整潔，有符合標準的檔案裝具和必要的設備，做好防火防盜工作。給水、排水以及雨水管不應該從檔案室穿越，檔案室內不能設置消防栓。檔案室應避免日光的直射，使用人工照明時需要選擇防爆燈，避免長時間用電發(fā)生火災。同時，還需要保證檔案室內的溫度、濕度以及通風。檔案庫房的溫度應該控制在14℃-24℃，濕度在45%-60%，并安裝濕度測量儀器，隨時掌握濕度變化，并進行調節(jié)。

結語

檔案管理工作對于事業(yè)單位來說至關重要，因此相關單位必須將重點放在檔案管理工作上，加強統(tǒng)一認識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實施、提高檔案管理人員的素質水平、實施檔案管理一體化、做好相關的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，以及加大對檔案信息化建設的力度，從而達到提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]韓馨葉.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索[J].產業(yè)與科技論壇，2013（09）：217-218.

[2]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務，2012（13）：116+119.

（作者單位：山東省單縣發(fā)展和改革局）