電子商務(wù)檔案管理現(xiàn)狀反思及優(yōu)化方式探尋

葉瓊花

摘要：科技在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，各個(gè)領(lǐng)域都要緊跟時(shí)代步伐，在新的社會(huì)形勢(shì)影響下，檔案管理的問(wèn)題也凸顯出來(lái)，電子商務(wù)檔案在大數(shù)據(jù)的影響下數(shù)量激增，隨之而來(lái)的是工作人員們的工作難度和工作量急劇增大。而科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了電子商務(wù)檔案管理的智能化發(fā)展，電子商務(wù)檔案的管理可以方便簡(jiǎn)單地應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，所以研究電子商務(wù)檔案管理的優(yōu)化方式對(duì)于我們有重要意義。

關(guān)鍵詞：電子商務(wù)檔案;檔案管理;現(xiàn)狀;優(yōu)化方式

社會(huì)科技的進(jìn)步是電子科學(xué)技術(shù)發(fā)展的基石，現(xiàn)今的圖像數(shù)字技術(shù)發(fā)展使得檔案記錄工作內(nèi)容更加包羅萬(wàn)象。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是電子檔案的前身，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所記錄的只有表格文字等具有單一性，而進(jìn)步的電子商務(wù)檔案的內(nèi)容則可以包括數(shù)字、圖像，音頻在內(nèi)的各種數(shù)據(jù)，甚至可以儲(chǔ)存在同一個(gè)文件里面，能呈現(xiàn)多種多樣的表達(dá)效果，多種數(shù)據(jù)集合起來(lái)可以反映出最真實(shí)的商務(wù)活動(dòng)情況，而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體可以快速的對(duì)客戶信息進(jìn)行收集管理。電子商務(wù)檔案逐步優(yōu)化的一個(gè)標(biāo)志就是有效地做到對(duì)信息的收集、整理并再現(xiàn)。

一、電子商務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）電子商務(wù)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)不夠明顯

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案用來(lái)記錄信息內(nèi)容與要面臨很多問(wèn)題，例如人工資源浪費(fèi)，員工們的工作效率得不到保障等。電子商務(wù)檔案則與紙質(zhì)檔案管理想必可以克服這些困難，主要可分為以下三個(gè)原因（1）電子商務(wù)檔案以互聯(lián)網(wǎng)為基本傳播媒介，相關(guān)信息資源依靠電子計(jì)算機(jī)處理獲得，具有便于處理、直觀性等特點(diǎn)。（2）電子商務(wù)檔案的效率明顯高出紙質(zhì)檔案，21世紀(jì)的一大特征就是數(shù)字信息化，而電子商務(wù)檔案則正好具有較快的傳播速度，并且在電子設(shè)備處理的幫助下十分方便快捷。（3）同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)手段不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用的紙質(zhì)材料不便于保存，且在漫漫時(shí)間長(zhǎng)河里會(huì)消弭殆盡。而電子商務(wù)檔案則通過(guò)數(shù)字信息存儲(chǔ)，具有儲(chǔ)存內(nèi)容時(shí)間長(zhǎng)、儲(chǔ)存速度快，效率高等優(yōu)勢(shì)。但從目前商務(wù)局檔案管理工作來(lái)看，電子商務(wù)檔案的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到足夠的重視，需要積極利用發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)來(lái)為檔案管理服務(wù)。

（二）電子商務(wù)檔案管理和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展銜接不夠緊密

電子商務(wù)網(wǎng)站用電子信息網(wǎng)絡(luò)媒體作為傳播媒介，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行存儲(chǔ)工作并且利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理。不斷建設(shè)傳統(tǒng)電子商務(wù)檔案并對(duì)檔案信息進(jìn)行智能化。智能化電子商務(wù)檔案是傳統(tǒng)電子商務(wù)檔案的進(jìn)步與發(fā)展，計(jì)算機(jī)科技大大推動(dòng)了工作效率的提高，淘汰以傳統(tǒng)記錄方式為載體。電子商務(wù)檔案的儲(chǔ)藏信息是應(yīng)用了計(jì)算機(jī)二進(jìn)制的方式存儲(chǔ)，傳播方式以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，在管理方式應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理很多地方已經(jīng)開(kāi)始建設(shè)以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為媒介的智能化電子商務(wù)檔案，與傳統(tǒng)化電子商務(wù)檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)以及紙質(zhì)檔案的某些方面相比具有很大優(yōu)勢(shì)。如今的電子商務(wù)檔案管理，與迅速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展銜接明顯不夠緊密，明顯體現(xiàn)出滯后的現(xiàn)象。

（三）電子商務(wù)檔案檢索智能化進(jìn)度較慢

當(dāng)今社會(huì)是信息化、全球化的時(shí)代，全球化也是電子信息科學(xué)與技術(shù)的主流趨勢(shì)，電子商務(wù)檔案的建設(shè)與發(fā)展在新時(shí)期迎來(lái)了新挑戰(zhàn)，這也是新的機(jī)遇。智能化電子商務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化以互聯(lián)網(wǎng)為傳播工具，這意味著電子商務(wù)檔案的儲(chǔ)藏信息與知識(shí)可以變得在人民群眾中更加普及，你可以足不出戶就能了解到你想了解的事情。電子信息檢索的智能化是社會(huì)發(fā)展的需要，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展可以給予電子商務(wù)檔案信息檢索這項(xiàng)功能，特別是圖像信息檢索的智能化研發(fā)，為電子商務(wù)檔案信息應(yīng)用檢索的智能化開(kāi)辟了廣闊的空間。但電子商務(wù)檔案檢索方面，智能化程度不高，進(jìn)度較慢，容易與科技和發(fā)展脫鉤，嚴(yán)重阻礙了智能化的發(fā)展。全球性電子商務(wù)活動(dòng)的活躍，使得電子商務(wù)檔案越發(fā)體現(xiàn)出全球化趨勢(shì)以及系統(tǒng)分布、語(yǔ)言復(fù)雜、交易方法多樣等特征。為此，智能且更便捷的檢索工具勢(shì)必成為當(dāng)今用戶的普遍選擇。隨著時(shí)代發(fā)展科技進(jìn)步，智能化電子商務(wù)檔案也進(jìn)行了自我發(fā)展和改進(jìn)，智能化電子商務(wù)檔案成為時(shí)代潮流。

二、電子商務(wù)案管理優(yōu)化具體方式

（一）凸顯電子商務(wù)檔案的科技優(yōu)勢(shì)

電子商務(wù)檔案的智能化對(duì)傳統(tǒng)的電子商務(wù)檔案建設(shè)來(lái)說(shuō)具有獨(dú)立性，電子商務(wù)檔案的智能化建設(shè)過(guò)程非常依賴高科技技術(shù)，它的基礎(chǔ)就是智能化的電子設(shè)備和電子技術(shù)，電子商務(wù)檔案的智能化建設(shè)需要相關(guān)電子科學(xué)技術(shù)的支持。在當(dāng)前的信息資源進(jìn)行智能化的過(guò)程中，大部分采用海量存儲(chǔ)技術(shù)，信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、資源智能化和智能便捷性是數(shù)字館數(shù)據(jù)化應(yīng)當(dāng)具有的特征?？梢愿鶕?jù)不同的科技依托，極大的發(fā)揮電子商務(wù)檔案的科技優(yōu)勢(shì)，依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)不同信息進(jìn)行收集歸類處理。在信息資源進(jìn)行智能化的過(guò)程中，采用海量存儲(chǔ)技術(shù)是目前信息資源進(jìn)行智能化的存儲(chǔ)手段，信息模數(shù)轉(zhuǎn)化技術(shù)使檔案的信息智能化，技術(shù)主要依靠計(jì)算機(jī)二進(jìn)制，大數(shù)據(jù)下，對(duì)設(shè)備的存儲(chǔ)技術(shù)也是一個(gè)要求。在信息管理系統(tǒng)中運(yùn)用相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，電子商務(wù)檔案智能化建設(shè)中的一項(xiàng)重要技術(shù)就是在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中利用及儲(chǔ)存相關(guān)的信息。應(yīng)用智能存儲(chǔ)技術(shù)，可以使得系統(tǒng)的更新更快、虛擬磁盤的配置更好、容量的擴(kuò)充變更加容易輕松。

（二）建立電子商務(wù)檔案管理智能化平臺(tái)

電子商務(wù)檔案應(yīng)用智能化具體涵蓋客戶關(guān)系管理、商情分析預(yù)測(cè)以及營(yíng)銷策劃層面的智能化。客戶檔案是電子商務(wù)檔案之中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，電子商務(wù)的儲(chǔ)存數(shù)據(jù)非常多且雜，包括地理文化信息以及人文社科，因此，電子商務(wù)檔案的智能化建設(shè)的科學(xué)性是必不可少的。電子商務(wù)檔案智能化建設(shè)應(yīng)當(dāng)注重的兩個(gè)方面：對(duì)于用戶獲取信息平臺(tái)的管理和現(xiàn)有的智能化信息處理。對(duì)于電子商務(wù)檔案的智能化管理模式與傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式之間的矛盾調(diào)和。對(duì)于文件信息的處理方式是否能處理好相似文件的智能化設(shè)備等，這些都是在電子商務(wù)檔案智能化建設(shè)中不能避免且值得去深思的問(wèn)題，這些問(wèn)題也體現(xiàn)出了更具科學(xué)性的檔案智能化。

（三）電子商務(wù)檔案的安全性應(yīng)當(dāng)進(jìn)行科學(xué)技術(shù)化管理來(lái)保障。

沒(méi)有規(guī)矩何以成方圓，電子商務(wù)檔案中重視的問(wèn)題之一便是信息安全，信息的安全性、保密性應(yīng)有相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)章制度來(lái)保護(hù)隱私安全，這樣才能使我們的信息安全得到保障。知識(shí)管理取代傳統(tǒng)電子商務(wù)管理，為管理模式帶來(lái)新活力。為電子商務(wù)的智能化提供了理論依據(jù)。對(duì)知識(shí)存儲(chǔ)和保護(hù)提供了強(qiáng)有力的支持，從不同角度去實(shí)踐，總結(jié)并不斷改善傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)的不便。形成科學(xué)的，有安全保障的新型智能化電子商務(wù)檔案管理。不斷完善相應(yīng)的價(jià)值體系是電子商務(wù)檔案的知識(shí)管理的重中之重。智能化信息數(shù)據(jù)分析處理系統(tǒng)滿足了當(dāng)前進(jìn)行企業(yè)商業(yè)實(shí)踐的綜合需要，同時(shí)還能持續(xù)地完成向廣大市場(chǎng)、不同客戶的學(xué)習(xí)和借鑒，這不但優(yōu)化了企業(yè)商業(yè)管理流程，同時(shí)為管理人員提供了管理制定方案的新策略。

三、結(jié)語(yǔ)

電子商務(wù)檔案在時(shí)代的大背景下應(yīng)運(yùn)而生，由于電子商務(wù)時(shí)代的來(lái)臨致使許多大型的商務(wù)活動(dòng)都離不開(kāi)數(shù)字文件。而各個(gè)企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展離不開(kāi)這些數(shù)據(jù)文件，它們對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要意義。電子商務(wù)檔案離不開(kāi)科學(xué)管理和大數(shù)據(jù)下相關(guān)信息的收集，而既要收集整理基本數(shù)據(jù)信息，又要保證信息的安全性和有效性是電子商務(wù)檔案管理的重點(diǎn)難點(diǎn)。因此，電子商務(wù)檔案管理走向智能化是科技產(chǎn)物也是時(shí)代所需。

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