會議室管理與維護

合思琦 郭映秋 戴芳 湯洋

摘要：會議室管理和維護是行政部門的基礎性工作，是保障會議能夠順利進行的重要條件。本文就會議室管理中存在的問題提出了一些必要措施，從思想上抓落實，從實踐中總結經驗，提高工作效率，使會議室得到最大程度的利用。

關鍵詞：企業(yè);會議室;管理;維護;措施

會議室是一個企業(yè)討論問題、接待訪客、做出決策、專題報告、大型活動等的重要場所。會議室代表著一個企業(yè)的形象，所以會議室管理人員需具備較強的責任心和持久的耐心，需要對會議管理工作流程有熟悉的了解，對會議中的突發(fā)事件及時采取應對措施，以此維護會議的正常進行，在思想覺悟上要有較高的進步意識，時刻本著為客戶服務，做好會議室管理，使有限的資源得到最大的利用。

一、會議室中存在的問題

（一）監(jiān)管漏洞

隨著市場的迅速發(fā)展，會議室的使用頻率也隨之加大，為提高會議室的使用頻率，企業(yè)實現(xiàn)了線上預定以此提高使用頻率（客戶只需在OA系統(tǒng)上填寫提交會議時間、地點、參會人數(shù)、設備使用、會場布置等詳細內容后經過審批即可使用）但同時也帶來了不必要的麻煩。一些部門在沒經過申請的情況下私自使用會議室，嚴重造成沒經過審批流程的會議室和經過審批流程的會議室在使用在時間上發(fā)生沖突，給監(jiān)管部門造成嚴重的管理漏洞，同時也損害了雙方客戶的時間利益，給企業(yè)造成不良影響。

（二）操作不當

會議室的設備使用者未經過專業(yè)培訓，不詢問，不按使用流程，自行使用會議室設備導致會議室設備出現(xiàn)故障，投影打不開、話筒不傳聲、多次斷電等情況，嚴重縮短了會議室設備的使用壽命。出現(xiàn)問題時未及時報告管理人員，未及時處理設備故障，從而影響了會議室的后續(xù)使用效率。

（三）未及時溝通

會議室的使用應該有著嚴謹?shù)氖褂昧鞒?，但因為使用者與管理者未能及時溝通，直接導致后續(xù)工作的進展力度難度加大，在會議室的使用過程中因為人員的配備，材料的準備不充分直接阻礙會議順利進行甚至中間出現(xiàn)卡場的窘況。

二、如何維護和改善會議室管理的改善措施

建立健全的會議室管理制度，本著為為民服務的宗旨，做好基礎工作，加強對會議室的監(jiān)管力度，加強對使用者的培訓管理，整體提高所有會議室管理人員的責任感。

（一）每個部門如需使用會議室時必須通過OA系統(tǒng)提交申請，經過管理人員審批后方可使用以此避免會議室的使用沖突提高使用頻率。若企業(yè)臨時重大會議與其他會議發(fā)生沖突，應以大局為重，由管理人員進行協(xié)調安排，如有預約發(fā)生變更，應及時通知管理人員，以便進行相應的安排。

（二）會議室使用流程的專業(yè)培訓，包括設備的使用流程，及日常的維護工作。提高使用者的設備操作水平，定期對員工如何使用設施設備進行培訓和學習，規(guī)范地操作設備，編寫操作流程供他人參考，降低使用中因不正當操作導致的設備故障，增加設備的使用壽命，可制作專門的溫馨提示卡并貼在開關處，提醒使用人員操作對應注意的事項，了解各設備的正確操作流程。專人檢查每次會議結束后會議室的使用情況。檢查項目包括：電器設備是否處于關閉狀態(tài)，門窗是否關閉，桌椅是否還原，做好會議室下次使用的維護工作。在無會期間，應及會議室的日常維護工作，如設備檢查和衛(wèi)生情況，電池充電、設備維護、及時清掃地面、茶杯清洗與消毒、桌椅擺放整潔等工作的常態(tài)化保持會議室的及時使用狀況。提高會議室的使用頻率，實現(xiàn)會議室管理的規(guī)范化、合理化是每個會議室工作人員義不容辭的責任。

（三）加強溝通交流，確保出現(xiàn)問題是能及時溝通解決。聽取對方意見，做到有問題及時處理，做好會前準備工作。工作人員應每天登陸OA預約系統(tǒng)查看會議室使用情況，根據(jù)會議要求、會議室時間、參會人員、是否需要使用設備，并及時安排人員布置會議室;會前調試多媒體，檢查投影、話筒等其他設備是否能正常使用;準備好茶水，提前燒水，并根據(jù)要求選擇杯子類型，確保參會人員就座時及時上茶，使會議能夠正常、高效地進行。

（四）定期更新設備軟件，定期請售后人員調試機器，檢查設備是否正常，有效地減少故障的概率，最大限度地保證會議能夠正常有序地進行，保證設備能高效運行;同時定期檢查桌椅是否有損壞情況，并及時更新處理。請專業(yè)人員定期進行維護修理;建立會議室設備維修記錄，記錄每臺設備的放置地點、型號、購買日期、故障時間、故障現(xiàn)象、維修日期更新零件部分及費用。確保會議室有一個良好的環(huán)境。不斷地積累維護維修經驗，從而提高設備的利用率。

（五）管理人員應協(xié)助并培訓相關會議室工作人員對會場的熟悉度和會議使用相關物品，在會議中如有突發(fā)情況應冷靜處理，加強與他人溝通，確保由于問題時能夠及時解決，不影響會議室的使用。

三、結語

會議室管理是一份看似簡單卻復雜的工作，如何正確使用會議室、如何對會議室嚴格把關、科學合理的監(jiān)督等工作是一項任重而道遠的莊重工作。會議室管理員需帶領相關工作人員做到會前認真準備，會中及時處理突發(fā)事件，會后認真檢查會議室設施設備，與相關部門相互配合，各盡其責，保障會議順利進行，從而不斷地提高所有會議室工作人員的責任心和團隊的整體素質。

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作者簡介：

合思琦，郭映秋，戴芳，湯洋，中國醫(yī)學科學院醫(yī)學生物學研究所，云南昆明。