新時(shí)代檔案管理工作的問(wèn)題與策略探討

崔廣林

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展，給檔案管理的發(fā)展提供了新的方向與要求。對(duì)于任何一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，檔案都是其歷史工作與發(fā)展情況的直接體現(xiàn)。因此，在新的時(shí)代背景下，相關(guān)的檔案管理人員必須要努力提高檔案管理工作的規(guī)范性。基于此，本文首先將分析新時(shí)代檔案管理工作中存在的問(wèn)題，然后提出新時(shí)代檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案管理工作;問(wèn)題;策略

0 引言

近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度持續(xù)加快，在這個(gè)過(guò)程中，社會(huì)環(huán)境也發(fā)生了巨大的改變，從而促使現(xiàn)代辦公技術(shù)在社會(huì)各行各業(yè)中都得到了廣泛應(yīng)用。為了能夠更好地適應(yīng)持續(xù)變化的社會(huì)環(huán)境，所有的檔案管理部門(mén)都應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念與管理模式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并按照自身的實(shí)際情況采取合理的策略進(jìn)行解決，從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

1 新時(shí)代檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

1.1 管理方式比較落后

在新時(shí)代的大背景下，雖然檔案管理領(lǐng)域普遍使用了計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，但是信息化水平相對(duì)較低，單純地把計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備使用在信息錄入與輸出的過(guò)程中，而檔案管理工作依舊停留在傳統(tǒng)的人工處理和紙質(zhì)辦公階段，從而使得后期的使用與查找環(huán)節(jié)復(fù)雜化程度大大提高，甚至也可能導(dǎo)致文件的遺失問(wèn)題。在這種檔案管理方式下，計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等的價(jià)值難以得到有效發(fā)揮，檔案管理工作的效率也沒(méi)有辦法進(jìn)一步提高，并且也會(huì)導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。

1.2 管理理念不足

在新時(shí)代，雖然相關(guān)的檔案管理部門(mén)都進(jìn)一步明確了檔案管理的功能和作用，但是尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，從而導(dǎo)致檔案管理工作的地位和管理效率難以提高。同時(shí)，檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理未來(lái)應(yīng)用的認(rèn)識(shí)水平較低，依舊停留在傳統(tǒng)的存儲(chǔ)和記錄層面，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要意義，導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)際作用也就難以發(fā)揮。

1.3 管理工作不夠規(guī)范

從目前來(lái)看，對(duì)于檔案的基礎(chǔ)工作來(lái)說(shuō)，在信息化發(fā)展過(guò)程中，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，工作依舊停留在發(fā)展階段。諸如網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及信息系統(tǒng)在配合使用方面存在一些問(wèn)題，總體規(guī)范化良好的信息檔案并不多。同時(shí)，具體實(shí)施時(shí)存在著標(biāo)準(zhǔn)不夠全面統(tǒng)一，而且難以實(shí)現(xiàn)信息的開(kāi)發(fā)與共享等問(wèn)題。

1.4 管理人員素質(zhì)有待提高

隨著新時(shí)代檔案管理工作的復(fù)雜化，對(duì)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力要求進(jìn)一步提高。檔案管理工作有著一套嚴(yán)格有序的存檔、保管與檢索等技術(shù)流程，但是這方面的專(zhuān)項(xiàng)人才儲(chǔ)備卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，導(dǎo)致實(shí)際檔案管理遭遇技術(shù)性瓶頸。由此可見(jiàn)，檔案管理部門(mén)必須培養(yǎng)一支專(zhuān)業(yè)管理人才，來(lái)提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2 新時(shí)代管理管理工作的開(kāi)展策略

2.1 建立健全的檔案管理制度

強(qiáng)化檔案管理工作，要從構(gòu)建與完善內(nèi)部檔案管理機(jī)制入手，嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家法律規(guī)定及檔案管理部門(mén)現(xiàn)實(shí)情況，制定一套科學(xué)、規(guī)范、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與制度，編制詳細(xì)的檔案管理?xiàng)l例，以便檔案管理人員具體參照?qǐng)?zhí)行，達(dá)到通暢有序的管理效果。而且在具體的管理?xiàng)l例與體制中，要進(jìn)一步明確檔案管理工作的流程，從資料收集、統(tǒng)計(jì)處理與分類(lèi)歸檔等方面都要按照統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和流程實(shí)施。還要配合科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，來(lái)確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展運(yùn)作規(guī)律，致力于檔案管理工作創(chuàng)新，以期更好地服務(wù)于今后各項(xiàng)事務(wù)的順利開(kāi)展[1]。

2.2 提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)水平

檔案管理是每個(gè)單位或部門(mén)以及個(gè)人工作的一部分，是每個(gè)單位或部門(mén)歷史發(fā)展的見(jiàn)證，科學(xué)規(guī)范管理檔案，順應(yīng)了檔案工作健康發(fā)展的總體要求，更為單位或部門(mén)的科學(xué)決策提供了翔實(shí)的資料記載。通過(guò)檔案資料分析，可以有效地查找出單位工作上存在的不足和問(wèn)題所在，并制定出適合的改正措施與發(fā)展規(guī)劃。做好檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展建設(shè)、科學(xué)化管理、科技進(jìn)步都起到積極的作用，合理的利用檔案可以降低生產(chǎn)成本，減少資金和人力的支出，尤其在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，要發(fā)揮好檔案作用，擴(kuò)大它的社會(huì)效用，創(chuàng)新思路，創(chuàng)新發(fā)展，不斷促使單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮更大的競(jìng)爭(zhēng)力[2]。

2.3 加快檔案管理信息化進(jìn)程

現(xiàn)代化的檔案管理工作，必須充分依靠科技信息技術(shù)的手段，融合實(shí)體檔案與信息化的技術(shù)。因此，檔案管理部門(mén)必須著力推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，將電子檔案與紙質(zhì)檔案相融合，重點(diǎn)加強(qiáng)電子檔案的應(yīng)用和管理工作，利用其存儲(chǔ)便捷、占用空間小、查閱方便的特點(diǎn)，彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案不易保存的缺陷，并對(duì)文書(shū)類(lèi)、影音類(lèi)資料實(shí)施嚴(yán)格的電子歸檔，做好備份處理，設(shè)置雙重保險(xiǎn)，充分發(fā)揮二類(lèi)檔案的各自?xún)?yōu)勢(shì)，促使其更好地服務(wù)于檔案管理部門(mén)日常工作使用，同時(shí)提升檔案管理的質(zhì)量和效率[3]。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還要構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的檔案信息管理與使用網(wǎng)站，做好網(wǎng)上檔案服務(wù)功能與保密屬性的開(kāi)發(fā)與完善工作，及時(shí)收集各類(lèi)有價(jià)值的信息。開(kāi)發(fā)和完善網(wǎng)上檔案的服務(wù)功能和保密屬性，及時(shí)收集案件信息等。此外，也應(yīng)該確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，避免檔案管理系統(tǒng)受到病毒與木馬等襲擊，強(qiáng)化軟硬件設(shè)備的防護(hù)工作[3]。

2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

新時(shí)代的檔案管理工作，既要講求效率，又要注重科學(xué)性，因此要充分發(fā)揮人才的巨大作用，通過(guò)建立具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍，來(lái)不斷儲(chǔ)備與培養(yǎng)工作水平卓越的檔案管理人才。檔案管理信息化工作的發(fā)展，要求管理人員具備較強(qiáng)的理論水平與業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)崗位認(rèn)知與責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)。因此，檔案管理部門(mén)要積極培養(yǎng)復(fù)合型管理人才，堅(jiān)持以人為本，調(diào)動(dòng)大家的積極性和創(chuàng)造性，最大化地開(kāi)發(fā)與利用檔案資源。還要借助輪崗培訓(xùn)，提升全員的檔案管分類(lèi)、保護(hù)、處理意識(shí)和技能，全面提升檔案管理的水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代的背景下，檔案管理部門(mén)必須要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并采取合理的措施進(jìn)行解決，從而要提高檔案管理工作的效率，促使其更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]李曉萌，任越.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息資源共建共享機(jī)制[J].蘭臺(tái)世界，2018（12）：48-50.

[2]普麗.淺談機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理存在的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].人力資源管理，2018（06）.