ERP應(yīng)用監(jiān)控分析及其改進(jìn)

摘要：中石化ERP應(yīng)用監(jiān)控工作涉及煉化、銷售、油田、科研四個板塊百余家企業(yè)單位，共享服務(wù)有限公司承接監(jiān)控任務(wù)后，轉(zhuǎn)變監(jiān)控方式、規(guī)范應(yīng)用情況說明、新增在線分析功能等，取得良好的實施效果。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；應(yīng)用監(jiān)控；實施；共享服務(wù)

一、實施應(yīng)用監(jiān)控分析的背景

2005年，中石化總部成立ERP支持中心，正式開展ERP規(guī)范應(yīng)用監(jiān)控工作。初期，ERP監(jiān)控檢查工作主要依靠人工登錄系統(tǒng)，按照指標(biāo)要求逐一進(jìn)行監(jiān)控。2012年，中石化總部開發(fā)ERP達(dá)標(biāo)監(jiān)控系統(tǒng)，三年間先后上線和完善了煉化板塊、銷售板塊、油田及科研四大板塊監(jiān)控系統(tǒng)。

2018年，共享服務(wù)有限公司承接ERP系統(tǒng)監(jiān)控相關(guān)工作，為提升每月出具監(jiān)控月報的速度和質(zhì)量，減輕工作壓力，提高工作效率，推出ERP應(yīng)用監(jiān)控系統(tǒng)在線分析功能。2019年，共享服務(wù)有限公司以現(xiàn)行的2017版ERP綜合應(yīng)用評價指標(biāo)為藍(lán)本，進(jìn)行各個模塊的梳理分析。

二、應(yīng)用監(jiān)控分析實施范圍

ERP應(yīng)用監(jiān)控系統(tǒng)全面涉及中石化下屬企業(yè)單位，具體包括油田板塊12家企業(yè)，煉化板塊37家企業(yè)，資產(chǎn)板塊13家企業(yè)，銷售板塊37家企業(yè)、科研板塊8家企業(yè)、專業(yè)公司2家，共計109家單位。

監(jiān)控模塊包含F(xiàn)I財務(wù)會計、CO成本控制、TR資金管理、MRO物資供應(yīng)、MM物料管理、PP生產(chǎn)計劃、SD銷售分銷、IMPS投資項目管理、EM設(shè)備管理、BASIS權(quán)限。主要監(jiān)控指標(biāo)涵蓋了各模塊的全業(yè)務(wù)流程，包括線下實施和線上操作，以及績效考核指標(biāo)等。

三、應(yīng)用監(jiān)控分析實施功能

3.1 查詢方式

ERP應(yīng)用監(jiān)控系統(tǒng)提供三種查詢方式。月度考核結(jié)果查詢，可提供所有企業(yè)監(jiān)控結(jié)果的綜合查詢；單個公司考核結(jié)果查詢，直觀展示單個公司信息系統(tǒng)有問題的指標(biāo)及監(jiān)控各系統(tǒng)的所有指標(biāo)情況；分系統(tǒng)（模塊）查看指標(biāo)明細(xì)，方便定位各系統(tǒng)共性問題，滿足單個指標(biāo)橫向?qū)Ρ人泄镜目荚u結(jié)果。

3.2 指標(biāo)類別

ERP系統(tǒng)指標(biāo)類別分為四種。日度指標(biāo)，每天都進(jìn)行檢查更新，可有效檢查出違規(guī)的數(shù)據(jù)，以便及時修改；月度指標(biāo)，每月月初更新上月的違規(guī)指標(biāo)情況及考核情況；季度指標(biāo)，每3月、6月、9月、12月更新發(fā)布上季度監(jiān)控結(jié)果，月初幾天每天更新一遍；年度指標(biāo)，12月更新發(fā)布上年的監(jiān)控考核結(jié)果，月初幾天每天更新一遍。

四、共享服務(wù)模式下的改進(jìn)與提升

共享服務(wù)有限公司自承接ERP監(jiān)控工作以來，積極支撐總部做好ERP應(yīng)用情況監(jiān)控的工作，滿足擴(kuò)大ERP監(jiān)控范圍、優(yōu)化監(jiān)控指標(biāo)、完善監(jiān)控手段的要求，滿足總部各部門更加全面準(zhǔn)確、及時、快捷地掌握ERP應(yīng)用狀態(tài)、應(yīng)用成效和現(xiàn)存問題的需要。煉化板塊、銷售板塊、油田板塊、科研板塊、資產(chǎn)公司等監(jiān)控系統(tǒng)上線后，為總部檢查工作方式帶來變更，實現(xiàn)總部日常監(jiān)控以系統(tǒng)為主，手工為輔的目標(biāo)。

4.1 轉(zhuǎn)變監(jiān)控方式

共享服務(wù)有限公司轉(zhuǎn)變企業(yè)監(jiān)控方式，變事后通報為事前預(yù)警，及時發(fā)現(xiàn)各關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程存在的不及時、不規(guī)范的問題并進(jìn)行改進(jìn)。企業(yè)將在財務(wù)、銷售、物資需求、投資項目管理、設(shè)備管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)I(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵監(jiān)控點及時監(jiān)控，有效促進(jìn)企業(yè)ERP業(yè)務(wù)的規(guī)范應(yīng)用。

4.2提供ERP系統(tǒng)日監(jiān)控周分析和月度報告

為了提升服務(wù)質(zhì)量和運營效率，共享服務(wù)有限公司提出ERP系統(tǒng)日監(jiān)控周分析服務(wù)工作思路，借鑒“體檢報告”理念，設(shè)定檢查項、檢查內(nèi)容及目的、計量單位、參考范圍、標(biāo)準(zhǔn)分值、扣分標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，將檢查結(jié)果推送企業(yè)，告知當(dāng)前的“健康狀況”，便于企業(yè)規(guī)范操作日?；蟾娌捎靡黄笠粓蟾娴哪Ｊ?，為企業(yè)提供周推送交付物。

此外，根據(jù)中石化總部要求，共享服務(wù)有限公司每月依據(jù)信息系統(tǒng)綜合應(yīng)用評價指標(biāo)，對企業(yè)應(yīng)用情況進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控檢查和分析，將各業(yè)務(wù)各板塊綜合應(yīng)用情況匯總分析，完成月度分析報告，發(fā)布于信息部網(wǎng)頁，同時在自動化辦公系統(tǒng)下發(fā)各企業(yè)。

4.3 規(guī)范月度監(jiān)控特殊情況說明提報

2018年7月正式在IT共享服務(wù)平臺企業(yè)端啟用了企業(yè)特殊情況說明線上提報管理功能，即在日常ERP系統(tǒng)監(jiān)控過程中，企業(yè)特殊情況說明統(tǒng)一在IT共享服務(wù)平臺線上提報，說明應(yīng)加蓋公司信息部門或其它相關(guān)職能部門的公章，同時進(jìn)一步明確了特殊情況的范圍、內(nèi)容和處理流程。做到因特殊原因出現(xiàn)的應(yīng)扣未扣事項的透明化、公開化，做到可追蹤可回溯，減少人為干預(yù)，使監(jiān)控結(jié)果更加準(zhǔn)確可靠，推進(jìn)了系統(tǒng)應(yīng)用規(guī)范運行，加強(qiáng)了監(jiān)控分析工作的透明度和公開公正。

4.4 新增應(yīng)用指標(biāo)在線分析

在線分析功能實施，包含監(jiān)控指標(biāo)的結(jié)果錄入驗證及整改，監(jiān)控指標(biāo)的結(jié)果匯總，監(jiān)控指標(biāo)問題說明文檔的上傳下載，最終問題清單的出具，極大地減輕監(jiān)控人員的工作壓力，提高工作效率。新開發(fā)的在線應(yīng)用分析主要包括四個功能。

（1）監(jiān)控問題月指標(biāo)錄入：對每月監(jiān)控平臺各板塊各模塊的監(jiān)控指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗證錄入，支持上傳違規(guī)問題清單圖片及企業(yè)提交的問題說明文檔，可將錄入完成的模塊清單導(dǎo)出。

（2）監(jiān)控考核月指標(biāo)匯總：可查詢出各個板塊下所有模塊的監(jiān)控指標(biāo)問題清單匯總情況，通過該表可以看出每家企業(yè)的整體監(jiān)控情況。

（3）監(jiān)控問題月指標(biāo)清單：該報表可查看企業(yè)違規(guī)問題的具體憑證及原因。

（4）問題個數(shù)變化統(tǒng)計表：對比企業(yè)各模塊監(jiān)控指標(biāo)在月結(jié)期間檢查出的問題個數(shù)及解決的問題個數(shù)。

五、ERP應(yīng)用監(jiān)控分析實施效果與建議

隨著ERP應(yīng)用監(jiān)控系統(tǒng)推進(jìn)實施，監(jiān)控覆蓋了109家大集中企業(yè)，且各模塊大部分監(jiān)控指標(biāo)實現(xiàn)遠(yuǎn)程線上檢查，有效提高監(jiān)控效率和范圍。ERP應(yīng)用監(jiān)控系統(tǒng)還提升了企業(yè)自查手段和方式。企業(yè)可以利用系統(tǒng)自動進(jìn)行全方位的ERP操作自查，及時發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)應(yīng)用中存在的業(yè)務(wù)操作不規(guī)范、遺漏、不及時的問題，并進(jìn)行修正。

共享服務(wù)有限公司實施日監(jiān)控周推送后，日度指標(biāo)超前預(yù)警，以便企業(yè)盡早發(fā)現(xiàn)存在的問題，將ERP規(guī)范應(yīng)用工作日?；?，改變了月度監(jiān)控時間節(jié)點與財務(wù)月結(jié)沖突、工作壓力較大的現(xiàn)狀。共享公司監(jiān)控方式的創(chuàng)新，使得企業(yè)風(fēng)險點前移，變被動監(jiān)控為主動發(fā)現(xiàn)，將規(guī)范化應(yīng)用常規(guī)化，促進(jìn)企業(yè)用戶及時高效地進(jìn)行合理規(guī)范操作，有效避免了月底集中整改或說明的情況。

已經(jīng)投入使用應(yīng)用監(jiān)控系統(tǒng)在線分析功能，在監(jiān)控問題月指標(biāo)錄入、月指標(biāo)監(jiān)控-監(jiān)控問題月指標(biāo)清單、企業(yè)清單查看、數(shù)據(jù)分析四個方面，建議完善優(yōu)化，結(jié)合之前線下匯總報表進(jìn)一步改進(jìn)和提升。此外建議增加線上編輯服務(wù)交付物、建立線上溝通渠道與企業(yè)的交互功能、增加企業(yè)通訊錄實現(xiàn)交付物自動郵件推送。

參考文獻(xiàn)：

[1] 蔣玉潔.中石化總部ERP達(dá)標(biāo)監(jiān)控系統(tǒng)的部署與實施[D].北京航空航天大學(xué)，2013

作者簡介：

余麗蓉（1981-），女，江蘇南京人，漢族，碩士學(xué)歷，中國石化集團(tuán)共享服務(wù)有限公司南京分公司IT業(yè)務(wù)服務(wù)部，工程師。

（作者單位：中國石化集團(tuán)共享服務(wù)有限公司南京分公司）