基于信息化背景的事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化研究探討

吳國(guó)標(biāo)

摘 要：信息化背景下，檔案管理面臨著工作和服務(wù)模式創(chuàng)新的要求和挑戰(zhàn)，檔案管理能否實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、檔案信息能否發(fā)揮最大價(jià)值，直接關(guān)系著事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的高低，關(guān)系著事業(yè)單位能否實(shí)現(xiàn)健康運(yùn)行。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)跟上信息時(shí)代發(fā)展的步伐，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，保證檔案管理工作科學(xué)、規(guī)范、有序地開(kāi)展。本文主要就檔案管理科學(xué)化的重要意義及其現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，并提出了基于信息化背景的檔案管理科學(xué)化路徑。

關(guān)鍵詞：信息化背景；檔案管理；科學(xué)化；路徑

1 引言

檔案管理是事業(yè)單位整體工作中的重要組成部分，進(jìn)入新時(shí)期，事業(yè)單位內(nèi)部業(yè)務(wù)增多，相應(yīng)的檔案資料的數(shù)量和類型也在與日俱增，這給檔案管理工作帶來(lái)了不小的壓力。隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的逐漸加快，檔案管理工作也正面臨著由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理轉(zhuǎn)變的新要求和新挑戰(zhàn)。只有在與時(shí)俱進(jìn)原則的指導(dǎo)下加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，才能真正提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，才能發(fā)揮檔案信息在推動(dòng)事業(yè)單位科學(xué)決策和正常運(yùn)轉(zhuǎn)中的重要價(jià)值。也正因?yàn)槿绱?，在信息化背景下，如何提升檔案管理的科學(xué)化，成為事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)研究的課題。

2 信息化背景下檔案管理科學(xué)化的重要意義

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的變革，事業(yè)單位的發(fā)展體制也在不斷調(diào)整，而檔案管理科學(xué)化恰恰是這項(xiàng)改革的重要內(nèi)容之一。檔案管理科學(xué)化的重要意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，檔案管理科學(xué)化是順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需求。計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，帶來(lái)的不僅是人們生活方式的變化，還有檔案管理方式的變革，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展了，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化和信息化才是當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的新思路。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)以時(shí)代和技術(shù)發(fā)展為關(guān)注點(diǎn)，積極創(chuàng)新，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

第二，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化是事業(yè)單位正常有效運(yùn)行的基本保障。檔案資料是事業(yè)單位開(kāi)展業(yè)務(wù)、提供服務(wù)的重要?dú)v史見(jiàn)證，真實(shí)記錄了事業(yè)單位過(guò)去的工作軌跡。事業(yè)單位管理者能夠從檔案資料中了解本單位發(fā)展的情況，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整計(jì)劃和制定戰(zhàn)略目標(biāo)；同時(shí)檔案又是記錄干部職工成長(zhǎng)軌跡的載體，管理者可以根據(jù)檔案對(duì)人力資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)分析，以促進(jìn)干部職工素質(zhì)的提升。

第三，檔案管理科學(xué)化為事業(yè)單位改革發(fā)展提供保證。隨著事業(yè)單位改革的不斷深化，政務(wù)、財(cái)務(wù)、人事成為被要求公開(kāi)的事項(xiàng)，這就要求檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化。社會(huì)公眾能夠從檔案信息中看到事業(yè)單位發(fā)展的情況，一方面有利于民主監(jiān)督的實(shí)現(xiàn)，另一方面又可以為事業(yè)單位帶來(lái)優(yōu)秀的合作對(duì)象，實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展。

3 當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀分析

3.1 檔案管理制度不完備

當(dāng)前，檔案管理工作已經(jīng)成為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域普遍關(guān)注的重點(diǎn)。然而有些事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作卻缺乏足夠的重視，甚至出現(xiàn)檔案管理工作流于形式的不良現(xiàn)象，監(jiān)督機(jī)制嚴(yán)重缺位。同時(shí)，由于檔案管理工作不能為事業(yè)單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)利益，領(lǐng)導(dǎo)就錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)必要被當(dāng)作重要工作來(lái)開(kāi)展，在這種錯(cuò)誤思想的影響下，沒(méi)有針對(duì)檔案管理制定科學(xué)嚴(yán)格的規(guī)章制度，致使檔案管理工作陷入一片混亂的局面。

3.2 檔案管理資金投入太少

當(dāng)前，很多事業(yè)單位在檔案管理方面的資金投入相對(duì)較少，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為投入過(guò)多的資金就是在增加事業(yè)單位的運(yùn)行成本，導(dǎo)致檔案管理工作中一直使用陳舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備，進(jìn)而使得檔案管理工作效率極大降低，出現(xiàn)死板僵化的局面。在信息化背景下，仍有些檔案管理人員使用紙質(zhì)手寫的方式來(lái)整理檔案，加上紙質(zhì)檔案保存難度高，就很容易造成檔案信息遺漏、檔案資料破損的問(wèn)題。

3.3 檔案管理信息化意識(shí)缺乏

信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重要的工具。然而，在事業(yè)單位檔案管理工作中，有些管理人員跟不上信息時(shí)代的步伐，缺乏檔案管理信息化意識(shí)，錯(cuò)誤地認(rèn)為采用傳統(tǒng)的工作方式就可以完成檔案管理工作，在檔案管理信息化建設(shè)中缺乏動(dòng)力和積極性，僅僅抱著完成上級(jí)部門指示任務(wù)的應(yīng)付態(tài)度來(lái)開(kāi)展工作，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的效率遲遲得不到有效提升。

4 基于信息化背景的檔案管理科學(xué)化路徑

4.1 建立健全檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，制度內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括檔案管理的重要性、基本內(nèi)容、基本要求和標(biāo)準(zhǔn)、工作流程以及相應(yīng)的考評(píng)措施。只有對(duì)檔案管理工作做明確詳細(xì)的規(guī)定，才能真正提升領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，在明確檔案管理職責(zé)的基礎(chǔ)上做好檔案管理工作，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)用嚴(yán)格的考評(píng)制度，督促檔案管理人員在日常工作中貫徹檔案管理制度，并按照規(guī)定的工作內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和方法開(kāi)展工作，最大限度地避免工作中相互推卸責(zé)任的情況發(fā)生，切實(shí)保證檔案管理科學(xué)化水平的提升。

4.2 適當(dāng)加大檔案管理資金投入

在信息化背景下，要建立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用以引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備如打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等，以及軟件設(shè)備如電子檔案管理系統(tǒng)等，為檔案管理科學(xué)化提供足夠的軟硬件支撐。另外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)為檔案管理建立優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，按照科學(xué)化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電子檔案室，配備專業(yè)的檔案柜和消防用具，并及時(shí)做好硬件設(shè)備的維護(hù)和軟件系統(tǒng)的管理，為檔案管理科學(xué)化水平的提高打好基礎(chǔ)。

4.3 強(qiáng)化檔案信息資源管理工作

在信息化背景下，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)全面分析檔案信息的內(nèi)容，做好檔案信息的收集、分離（分類）、整理工作，并為檔案信息編制規(guī)范目錄，將分散的信息集中起來(lái)為事業(yè)單位決策提供參考價(jià)值，并將紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，將紙質(zhì)檔案錄入電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)為檔案信息資源管理建立專門的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和整合，進(jìn)而以科學(xué)化的檔案管理為社會(huì)公 眾提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)緊跟信息化進(jìn)程，科學(xué)分析當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并通過(guò)完善制度、加大投入、整合信息等有效路徑加快檔案管理信息化、科學(xué)化進(jìn)程，進(jìn)而為事業(yè)單位的現(xiàn)代化改革提供動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

[1]陳興龍：關(guān)于信息化背景下事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考，才智，2018（23）。

[2]李延菲：淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化，卷宗，2017（34）。

（作者單位：中共浦城縣委總值班室）