淺談校企協(xié)同育人模式下二級學(xué)院檔案管理要點

左永艷

【摘要】本文依托教育部產(chǎn)學(xué)合作協(xié)同育人項目，深入開展校企合作共建，全面分析校企合作檔案管理的意義，并分析傳統(tǒng)教育模式下二級學(xué)院檔案管理中存在的問題，提出了協(xié)同育人模式下二級學(xué)院檔案管理的措施，進而提升二級學(xué)院檔案管理的質(zhì)量和利用價值。

【關(guān)鍵詞】協(xié)同育人;檔案資料;利用價值

為貫徹落實《國務(wù)院辦公廳關(guān)于深化高等學(xué)校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革的實施意見》（國辦發(fā)〔2015〕36號）和《國務(wù)院辦公廳關(guān)于深化產(chǎn)教融合的若干意見》（國辦發(fā)〔2017〕95號）精神，深化產(chǎn)教融合、產(chǎn)學(xué)合作、協(xié)同育人，在教育部高教司的大力推動下，上百家企業(yè)及高校共同參與到產(chǎn)學(xué)合作協(xié)同育人項目中來。我校高度重視校企協(xié)同育人項目的申報，并取得了可喜的成果。在項目具體實施過程中，會形成大量具有保存價值的檔案材料，這些教學(xué)檔案是校企雙方協(xié)同育人活動的真實記錄，對校企雙方提高教學(xué)質(zhì)量，優(yōu)化合作方案提供了大量原始材料。企業(yè)和二級學(xué)院共同加強檔案管理，能夠為雙方協(xié)同育人活動提供準確可靠的教學(xué)信息。

一、傳統(tǒng)教育模式下二級學(xué)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱，制度不健全。二級學(xué)院承擔(dān)一線教學(xué)工作，教學(xué)工作是學(xué)院工作重心。對于檔案管理只是停留在基本文件材料的保存，重“藏”輕“用”，因此使單位教職工對檔案利用效益知之甚少，更沒有形成相關(guān)的檔案管理制度。首先是檔案號不規(guī)范，沒有分類編號。其次是案卷標題與語法規(guī)范不規(guī)范，案卷標題的擬寫是文書立卷的一個重要環(huán)節(jié)，組卷的結(jié)果往往通過案卷標題體現(xiàn)出來，起到“畫龍點睛”的作用。案卷標題的質(zhì)量，直接影響到檢索工具的編制和檔案的開發(fā)利用，對檔案著錄、標引、檢索和日常管理，有著重要的意義。還有就是一些案卷缺少卷內(nèi)目錄，同時組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠完善，有的雖建立了相關(guān)的管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴。這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

（二）檔案材料收集不齊全，管理不規(guī)范。由于二級學(xué)院沒有專職檔案管理人員，通常由黨政辦、教學(xué)班、學(xué)工辦等部門兼職檔案收集。辦公室人員通常未受過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，加之主要工作任務(wù)繁重。因此，造成各部門對材料的收集整理沒有統(tǒng)一規(guī)范，隨意性大，影響檔案材料在后續(xù)中的使用。

（三）管理技術(shù)落后，投入經(jīng)費不足。當前高校二級學(xué)院檔案仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，管理方式以人工為主，輔以保存一定量的電子文檔、個人電子信息資料等基礎(chǔ)的電子檔案材料。由于沒有信息化、智能化的檔案管理系統(tǒng)，多數(shù)紙質(zhì)檔案一旦封存基本就不再打開，根本談不上對檔案材料的開發(fā)利用。加上二級學(xué)院場地所限，檔案材料堆放及處理銷毀都存在很大的隨意性，影響檔案管理質(zhì)量。檔案硬件投入及經(jīng)費嚴重不足：近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，管理手段也不斷進步。而運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

二、協(xié)同育人模式下二級學(xué)院檔案管理的要點

（一）構(gòu)建校企雙方檔案管理同步機制。在校企協(xié)同育人的過程中，需要對檔案材料同步管理。二級學(xué)院應(yīng)安排專門的檔案管理人員與和企業(yè)檔案管理人員之間進行溝通。校企雙方就合作項目所產(chǎn)生的檔案材料應(yīng)做到同步存儲、同步更新。雙方檔案管理使用統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)保證雙方材料完整一致。內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留。二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合雙方單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

（二）構(gòu)建智能化電子檔案管理系統(tǒng)。智能化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理，電子檔案管理需要提檔升級，不能是電子文檔的簡單保存。需要構(gòu)建檔案信息錄入、保存、分類、編目、查詢、認證、加密等功能的智能化管理系統(tǒng)，利用相關(guān)技術(shù)保證文件在傳輸和處理過程零錯誤，確保校企雙方檔案部門所有檔案材料的原始性、真實性和準確性，從而確保電子檔案的法律憑證地位。檔案管理必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。另外，在智能化檔案管理系統(tǒng)中，加入檔案大數(shù)據(jù)挖掘模塊。利用大數(shù)據(jù)及人工智能等前沿信息技術(shù)，對檔案信息進行分析處理，更好地為教學(xué)服務(wù)，提高教學(xué)質(zhì)量。

（三）加強檔案管理意識，提升檔案管理人員素質(zhì)。首先學(xué)校學(xué)院兩級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強檔案管理意識，要有提升檔案管理工作是為教學(xué)工作服務(wù)的認識。要充分發(fā)揮主觀能動性，積極參與到檔案管理的“大浪潮”中去，要充分挖掘檔案管理人員的職業(yè)潛力，引導(dǎo)他們樹立新時代的職業(yè)道德，配套出臺二級學(xué)院檔案管理制度，制定管理規(guī)范。為學(xué)院配備專職、專業(yè)檔案管理人員，提升檔案管理人員工資福利，加強管理隊伍梯度建設(shè)，減少管理人員的流動性。同時要不斷提高檔案管理人員管理水平及專業(yè)素質(zhì)，檔案管理人員要結(jié)合檔案發(fā)展和自身職業(yè)水平和專業(yè)技能投身到檔案管理中，才能不斷地提高管理水平，才能為現(xiàn)代化的檔案管理“建言獻策”。

（四）深入開發(fā)利用檔案材料的價值。充分運用當前大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，從檔案材料中提取價值信息，切實服務(wù)到后續(xù)的教學(xué)改革中。例如，從各級課程成績數(shù)據(jù)及就業(yè)數(shù)據(jù)中分析各科知識點與就業(yè)之間的關(guān)系，從而優(yōu)化培養(yǎng)方案，提高就業(yè)質(zhì)量。

三、結(jié)語

當今科技發(fā)展迅速，特別是人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)得到長足進步，我們檔案管理工作在新的技術(shù)驅(qū)動下，也有了根本性的改變。通過上文的討論，我們發(fā)現(xiàn)，在協(xié)同育人模式下，為克服傳統(tǒng)育人模式下的檔案管理問題，一定要充分利用當前的技術(shù)進步來加強檔案管理質(zhì)量，提升檔案材料的利用價值。

【基本項目：重慶市教委科技項目（KJ1601129）;重慶市永川區(qū)科委科技項目（Ycstc，2015ac2001）】

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