大數(shù)據(jù)共享時代檔案利用和管理研究

羅宇

【摘要】檔案信息記錄著社會生產(chǎn)和人們生活，隨著信息化技術的快速發(fā)展，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化和信息化處理與應用，是社會經(jīng)濟發(fā)展的一大進步。但是如何在大數(shù)據(jù)共享時代實現(xiàn)檔案的有效利用和管理，仍然是檔案事業(yè)工作一直努力的方向。本文就從擴展檔案宣傳層面，培養(yǎng)檔案共享意識;運用數(shù)據(jù)挖掘技術，提高檔案共享效率;完善檔案信息資料，實現(xiàn)檔案信息化管理;通力合作創(chuàng)新開發(fā)，建立檔案共享數(shù)據(jù)庫;提升檔案人員技能，促檔案信息共享發(fā)展五個方向，提出了實現(xiàn)檔案信息高效共享的建議。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案;共享;利用;管理

一、擴展檔案宣傳層面，培養(yǎng)檔案共享意識

實現(xiàn)檔案資料的有效共享，不僅要有先進的信息技術，還要有充足的建設資金，專業(yè)的檔案管理人才，而深究其最為關鍵的一點是，人們必須提高檔案利用和管理的重視程度。李克強總理在2015年工作政府報告中明確指出：必須重視檔案事業(yè)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案服務社會建設的優(yōu)勢，讓更多的人享受檔案信息共享帶來的方便。針對檔案利用和管理常常被人忽視的問題，為進一步推動大數(shù)據(jù)時代檔案信息的資源共享，必須想方設法通過多種傳播途徑，提高檔案利用和管理的宣傳力度，讓人們意識到實現(xiàn)檔案共享將帶給我們的生活帶來哪些便捷，從而愿意投入到信息化檔案建設中來，推動檔案信息的利用和管理發(fā)展。

二、運用數(shù)據(jù)挖掘技術，提高檔案共享效率

系統(tǒng)、科學、高效地處理和分析數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢體現(xiàn)，僅僅能收集數(shù)據(jù)，但是沒有數(shù)據(jù)分析，或者只是能進行簡單的數(shù)據(jù)搜索、分類，就不能真正展現(xiàn)大數(shù)據(jù)的價值，沒有完全實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代檔案利用和管理的高效應用。挖掘數(shù)據(jù)背后的真實內(nèi)容，做好數(shù)據(jù)的處理和分析，是大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)檔案利用和管理的關鍵環(huán)節(jié)。通過把原始數(shù)據(jù)編碼編輯、整理入庫、分類管理，隨時隨地快速搜索到想要的檔案，運用數(shù)據(jù)挖掘技術，不僅能提高快速查找檔案的效率，還能探尋相類似編碼之間各檔案的聯(lián)系，充分展現(xiàn)數(shù)據(jù)唯一性的檔案數(shù)據(jù)意義，加速檔案數(shù)據(jù)化利用和管理的發(fā)展。與此同時，通過數(shù)據(jù)挖掘技術，能把用戶的使用需求共性展現(xiàn)出來，針對這部分群體特征推斷出產(chǎn)品的市場需求方向，使得產(chǎn)品具有針對性，另外也能為提高客戶滿意度制定循序漸進的服務計劃，從而建立個性化的客戶檔案。

三、完善檔案信息資料，實現(xiàn)檔案信息化管理

大數(shù)據(jù)共享時代檔案的利用和管理的基礎目標是實現(xiàn)檔案歸檔處理、數(shù)量和質量相關聯(lián)。當前，除了紙質版的手簽字資料外，不少企業(yè)和部門都已實行電子檔資料存檔，形式也在不斷創(chuàng)新和充實，如：圖片、視頻、電子書、電子文檔等，讓檔案的表現(xiàn)形式更加豐富靈動。大數(shù)據(jù)共享時代，一方面，需要對傳統(tǒng)紙質版的檔案資料整理入庫，對重點和發(fā)展的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)分析。另一方面，也應對形式多樣的檔案數(shù)據(jù)進行分類、整合和分析，充分探究海量數(shù)據(jù)之間的共通點，把看似無厘頭的大量檔案資料轉變成“有價值的資源”，從而實現(xiàn)檔案信息的有效分析，推進檔案資源的利用共享。當然，要把雜亂無章的海量信息整合成形式多樣、活靈活現(xiàn)的檔案數(shù)據(jù)庫，首先得要引進科學的檔案管理技術，例如：數(shù)據(jù)庫技術、聲像技術、檔案掃描入庫技術、信息搜索查找技術等，通過快速且準確的檔案信息管理，能形成一個分層次、系統(tǒng)化的檔案數(shù)據(jù)庫，不同類型的檔案信息匹配出最佳的儲存形式，從而實現(xiàn)紙質版檔案向信息化管理方向發(fā)展，提高檔案資料的共享程度。

四、通力合作創(chuàng)新開發(fā)，建立檔案共享數(shù)據(jù)庫

檔案信息涉及的范圍和層面很廣闊，當今的科學技術能處理海量的復雜信息，但是需要實現(xiàn)檔案信息的有效共享，就必須實現(xiàn)不同領域、不同行業(yè)、不同專業(yè)的技術、資金、人員等資源的通力合作，才能真正達成檔案利用和管理的科學共享。例如，檔案管理部門與數(shù)據(jù)開發(fā)公司簽署合作協(xié)議，以檔案管理部門的工作需求出發(fā)，量身定制出符合工作實際的數(shù)據(jù)開發(fā)工具，幫助檔案管理部門快速高效地開展檔案的利用和管理工作。又如，檔案管理部門的人員有著豐富的檔案管理經(jīng)驗，他們可以給檔案數(shù)據(jù)開發(fā)分析公司提出寶貴的建議，合作研發(fā)出大數(shù)據(jù)處理和分析的實用工具，實現(xiàn)跨領域跨專業(yè)多方資源的共享。當然，不同行業(yè)的跨部門合作，推動大數(shù)據(jù)共享時代檔案的利用和管理，有以下四個注意事項：第一，需要對過往檔案資料進行數(shù)字化編碼，才能建設檔案數(shù)據(jù)化。第二，合作開發(fā)檔案共享技術，必須明確檔案信息的查看權限，必要時簽訂保密協(xié)議。第三，對檔案資料進行分類入庫，從而提高檔案查找的工作效率。第四，制定合理的開發(fā)計劃和進度表，確保檔案信息共享技術開發(fā)的資金充足。

五、提升檔案人員技能，促檔案信息共享發(fā)展

檔案信息實現(xiàn)信息化和數(shù)據(jù)化的利用和管理，需要更新信息應用技術，而技術的應用需要有高素質的檔案管理人員作為主導者。選拔和培訓檔案管理人員，提高他們信息技術應用技能，培養(yǎng)他們前瞻性的創(chuàng)新思維，尤其是對數(shù)據(jù)有強烈的敏銳度，實現(xiàn)檔案信息的綜合利用。在新檔案信息管理系統(tǒng)上線前，必須實行檔案管理人員的全員培訓，掌握專業(yè)的計算機應用技術，確保他們懂得如何操作，怎樣處理突發(fā)情況，深度挖掘檔案信息的內(nèi)在聯(lián)系和價值，實現(xiàn)檔案信息的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案資料的有章可循，提升檔案信息在大數(shù)據(jù)時代資源的共享率。

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