煤炭企業(yè)檔案管理工作思考

孫瑩瑩

【摘要】本文對煤炭企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行了分析。從制度規(guī)范上加強管理、定期考核，建立、健全管理體制，維護(hù)檔案的完整與安全;從人員管理上提高基層檔案員隊伍素質(zhì);從工作方法上提高管理者的檔案意識，加速檔案工作的普及與提高，跟上時代的發(fā)展，打破傳統(tǒng)的思維定式，采取有力措施，加快檔案工作信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè);檔案;管理工作

煤炭企業(yè)檔案工作是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，是煤炭企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)煤炭企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項重要工作。煤炭企業(yè)檔案工作從屬和服務(wù)于煤炭企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作，其本質(zhì)是為煤炭企業(yè)提供信息保障的服務(wù)。作為一名從事檔案管理工作多年的基層煤炭企業(yè)檔案員，現(xiàn)結(jié)合實際談?wù)剬鶎用禾科髽I(yè)檔案工作的思考。

一、制度規(guī)范思考

煤炭企業(yè)對檔案管理工作的制度要求不夠完善，導(dǎo)致煤炭企業(yè)的基層檔案管理工作散漫，影響了檔案的收集整理和開發(fā)利用。所以加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，定期考核。加強領(lǐng)導(dǎo)重視程度，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的開展。在煤炭企業(yè)內(nèi)部設(shè)立檔案保證金制度，引入獎罰機制，把檔案工作考核和檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的年薪掛鉤，同基層科室的評先掛鉤，同科室負(fù)責(zé)人的薪酬掛鉤，同各兼職檔案員工資、獎金掛鉤。定期更新設(shè)備裝具，建立檔案專用資金制度，把檔案專用資金列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，從經(jīng)濟上保證檔案硬件設(shè)施的更新、完善。

（二）建立、健全符合企業(yè)實際情況的企業(yè)檔案工作管理體制。制定企業(yè)內(nèi)部檔案管理條例、各類檔案歸檔制度及范圍、檔案室責(zé)任制、檔案員崗位責(zé)任制等，用制度來規(guī)定和制約檔案管理人員的行為，使各類文件、材料在結(jié)束辦理、運行過程后全部歸檔。制定檔案工作硬性達(dá)標(biāo)要求，制定檔案工作崗位責(zé)任制和經(jīng)濟責(zé)任制，把檔案管理制度規(guī)定滲透到企業(yè)發(fā)展的各階段、各層面，真正納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃。要建立一整套切合本企業(yè)實際、行之有效的控制手段和制約措施，做到依法、依制度規(guī)范管理。

（三）實行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全。煤炭企業(yè)檔案要按全宗歸檔的模式，設(shè)立綜合檔案室作為企業(yè)管理機構(gòu)的職能部門，既主管本企業(yè)的綜合檔案，又負(fù)責(zé)對本企業(yè)所屬基層單位檔案立卷進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。配備具有檔案專業(yè)知識、綜合素質(zhì)較高的專職檔案員，確保各類檔案在形成過程中的收集、整理和立卷歸檔工作落到實處，從而健全企業(yè)的綜合檔案管理體系。各基層單位整理好的檔案要及時向檔案部門移交，散失在部門人員手中應(yīng)歸檔的資料應(yīng)及時移交檔案部門歸檔，堅決杜絕和防范人為散失文件資料，確保各類檔案的完整與安全，防止檔案信息的缺失。

二、人員管理思考

檔案人員隊伍是構(gòu)成檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的基礎(chǔ)，檔案管理要依靠具體的人員來做，大量的基礎(chǔ)工作主要由檔案員來完成，其立卷歸檔質(zhì)量制約著檔案的質(zhì)量和利用效率。煤炭基層檔案管理人員一般不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，專業(yè)能力不強，對檔案管理的要求了解不深，更沒有能力對檔案進(jìn)行比較完備的分類，這就使檔案工作中出現(xiàn)各種錯誤，工作效率低下，出現(xiàn)較多的失誤和漏洞，嚴(yán)重妨礙了煤炭企業(yè)檔案管理的發(fā)展。檔案員素質(zhì)的高低決定了檔案管理的質(zhì)量水準(zhǔn)，只有具備一支較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、身心素質(zhì)，具有良好的職業(yè)道德、強烈的責(zé)任感的檔案管理員隊伍，才能切實推動檔案工作健康發(fā)展，適應(yīng)煤炭企業(yè)發(fā)展的需要。

（一）具備良好的職業(yè)道德和較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。1.職業(yè)道德是檔案人員的靈魂。檔案員必須加強政治理論的學(xué)習(xí)和思想品德修養(yǎng)，樹立正確的人生觀和價值觀。具有高度的責(zé)任心和強烈的檔案法律意識，并把這種責(zé)任心和意識貫穿到工作的全過程。熱愛檔案工作，具備開展進(jìn)取、精益求精的工作作風(fēng)，努力做好本職工作。2.業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案人員要掌握豐富的檔案專業(yè)知識，減少工作中的隨意性和盲目性。具備一批具有專業(yè)知識和技能的檔案人才，用科學(xué)的態(tài)度、方法和手段從事檔案工作，并在實踐中總結(jié)經(jīng)驗，以提高業(yè)務(wù)處理綜合能力。掌握綜合檔案工作中的各種技術(shù)操作方法，具備一定的專業(yè)研究和應(yīng)用開發(fā)能力，以及熟練的業(yè)務(wù)技能和較強的業(yè)務(wù)組織管理能力，從而促進(jìn)本單位檔案管理水平的提高。

（二）提高基層檔案員隊伍素質(zhì)。煤炭企業(yè)各部門業(yè)務(wù)各不相同，決定了各兼職檔案員不但要具備檔案業(yè)務(wù)技能，還要具備本部門的專業(yè)技能。所以煤炭企業(yè)應(yīng)根據(jù)各個部門兼職檔案員的崗位特點和要求，從實際出發(fā)，按崗位、多形式地開展教育培訓(xùn)，造就一支有廣博知識、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和有著良好職業(yè)道德的復(fù)合型人才隊伍。一是要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。二是要普及相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融匯了許多學(xué)科知識，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新。三是要強化現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)。檔案工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并靈活運用到實際工作之中。

三、工作方法思考

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，對提高檔案管理現(xiàn)代化水平起著重要的推動作用，它取代了部分手工勞動，減輕了檔案管理人員的勞動強度，同時又提高了工作效率，使檔案管理能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的新趨勢。

（一）提高企業(yè)管理者的檔案意識，加速檔案工作的普及與提高。煤炭企業(yè)管理者對檔案工作管理起著關(guān)鍵作用，上級檔案部門要大力宣傳，開展形式多樣的培訓(xùn)活動，把檔案工作的重要性灌輸?shù)矫禾科髽I(yè)管理者的心中，使他們對檔案工作投入更多的精力，使檔案工作得到重視和支持，為檔案工作創(chuàng)造出大環(huán)境。

（二）跟上時代的發(fā)展，打破傳統(tǒng)的思維定式。找準(zhǔn)適應(yīng)市場經(jīng)濟要求的最佳定位，樹立主動服務(wù)、全方位服務(wù)意識。煤炭企業(yè)的任何一項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動都必須為提高企業(yè)的效益服務(wù)，在市場經(jīng)濟條件下，只有能為企業(yè)效益服務(wù)的工作才會受到重視，檔案工作才能真正納入煤炭企業(yè)管理流程中去。

（三）采取有力措施，加快檔案工作信息化建設(shè)。全面做好檔案工作信息化建設(shè)的技術(shù)設(shè)施，購置安裝軟件設(shè)備，充分滿足檔案室建設(shè)的各項功能，細(xì)致明確信息轉(zhuǎn)化、采集錄入、存儲保管、歸檔編研、全文查詢等各項任務(wù)內(nèi)容，做好檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

四、結(jié)語

在煤炭企業(yè)基層檔案管理工作中，只有體制完善、組織優(yōu)化、人才整體素質(zhì)不斷提高，檔案工作人員才能奮發(fā)向上、不斷進(jìn)取、無私奉獻(xiàn)、愛崗敬業(yè)、熱忱服務(wù)，為自己所鐘愛的檔案事業(yè)而努力，檔案工作才能立足長遠(yuǎn)、蓬勃發(fā)展。