新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)趨勢(shì)探究

鄧學(xué)國(guó)

【摘要】現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，信息技術(shù)水平也不斷提升，企業(yè)要想在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中脫穎而出，就要對(duì)企業(yè)的管理進(jìn)行改革，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)，提升自己的競(jìng)爭(zhēng)力。目前，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和壯大，企業(yè)的檔案數(shù)量和門(mén)類(lèi)越來(lái)越多，企業(yè)的檔案管理工作必須進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。本文從信息化建設(shè)在企業(yè)的檔案管理中的優(yōu)越性和發(fā)展面臨的阻礙入手，分析如何在新形勢(shì)下對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);趨勢(shì)

一、信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)越性

（一）方便檔案信息管理。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和政治的民主化，人們的檔案意識(shí)有了一定程度的提高，檔案信息的用戶(hù)群體也逐漸龐大，用戶(hù)類(lèi)型隨之增加，相應(yīng)的檔案信息的管理方式就要與之適應(yīng)，采用不同的管理方式。由于現(xiàn)代化檔案信息管理工作對(duì)檔案工作人員的要求較高，當(dāng)下缺少現(xiàn)代高技術(shù)人才，復(fù)雜的檔案工作疏于管理。對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠解放一部分人力，方便檔案信息的管理檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

（二）信息利用專(zhuān)業(yè)化。檔案信息用戶(hù)的增加使檔案管理工作的范圍逐漸擴(kuò)大，由于檔案管理類(lèi)型日漸豐富，檔案管理顯示出了不同特性的變化。信息包含的內(nèi)容可能會(huì)因?yàn)橘Y源的劇增而不夠準(zhǔn)確，可能還會(huì)存在冗余信息和虛假信息，信息化建設(shè)能夠使用戶(hù)需求向精品化、個(gè)性化及專(zhuān)業(yè)化的形式發(fā)展。在有效降低企業(yè)管理檔案的成本的同時(shí)，有效延長(zhǎng)管理期限，使管理操作更加系統(tǒng)，使信息利用更加專(zhuān)業(yè)。

二、目前企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)缺乏重視。目前，部分企業(yè)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性，沒(méi)有對(duì)檔案管理予以應(yīng)有的重視，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)的優(yōu)越性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)信息技術(shù)的投入不足，檔案管理信息化建設(shè)流于形式，沒(méi)有真正建設(shè)起來(lái)，也不能發(fā)揮它對(duì)于企業(yè)的真正作用。

（二）管理人員能力缺失。現(xiàn)代化的檔案信息管理隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高對(duì)檔案管理工作人員的要求越來(lái)越高，企業(yè)更加需要聘用高知識(shí)水平的工作人員，但是，當(dāng)下企業(yè)的檔案部門(mén)缺少的就是現(xiàn)代高技術(shù)人才，使得現(xiàn)代化的設(shè)備不能發(fā)揮作用。檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和接受能力直接影響到企業(yè)的信息化水平，管理人員缺乏扎實(shí)的理論基礎(chǔ)和相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作的效率和質(zhì)量不能提升。而且，由于一些企業(yè)體制特殊，檔案管理人員的選拔過(guò)于草率，缺乏責(zé)任意識(shí)，影響檔案管理工作的信息化建設(shè)。

（三）規(guī)劃不清晰。企業(yè)的檔案管理工作不是一件小事，需要長(zhǎng)期而又系統(tǒng)地開(kāi)展，因此，對(duì)于信息化建設(shè)要先進(jìn)行規(guī)劃。沒(méi)有工作規(guī)劃，檔案管理工作的開(kāi)展就會(huì)像無(wú)頭蒼蠅一樣，眉毛胡子一把抓，這樣就會(huì)使工作的效率低下，管理的效果也不如人意。如果工作人員沒(méi)有責(zé)任意識(shí)的話(huà)，信息化建設(shè)可能就會(huì)變得虎頭蛇尾，最后倉(cāng)促結(jié)束，既浪費(fèi)時(shí)間精力又起不到作用。

（四）管理體系不健全。行之有效的管理體系是企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)的關(guān)鍵，只對(duì)檔案進(jìn)行整理，忽視管理的話(huà)就不能發(fā)揮出檔案信息建設(shè)的作用，也不利于檔案管理技術(shù)的進(jìn)步，不利于提升工作效率，還增大了檔案遺失和損毀的概率，為后期的檔案查閱和調(diào)用帶來(lái)阻礙。

三、推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

（一）提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。在企業(yè)發(fā)展的新階段，對(duì)于企業(yè)檔案管理開(kāi)展信息化建設(shè)首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提高對(duì)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，為信息化建設(shè)工作的開(kāi)展提供一定程度的人力、物力和財(cái)力的支持，積極為企業(yè)的檔案管理部門(mén)引進(jìn)信息云端存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，還可以和一些企業(yè)展開(kāi)合作，學(xué)習(xí)其他企業(yè)的技術(shù)，還可以引進(jìn)其他企業(yè)的先進(jìn)設(shè)備。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要聘用一些高知識(shí)水平的檔案管理人才，或者為企業(yè)中的成員提供學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)，為檔案管理信息化建設(shè)提供專(zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍。管理人員和相關(guān)的工作人員要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重要性有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念和學(xué)習(xí)觀念，順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)和技術(shù)，充實(shí)和完善自己，深化對(duì)數(shù)據(jù)化管理和相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）提升管理工作人員的綜合素質(zhì)。人是工作的主體，沒(méi)有高素質(zhì)的管理人員，企業(yè)檔案管理工作就無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，因此，必須要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和技術(shù)水平。首先，加強(qiáng)企業(yè)管理人員對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和信息云端存儲(chǔ)技術(shù)的理解和掌握能力，對(duì)檔案管理人員組織培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作技能的培訓(xùn)，并實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于積極參加培訓(xùn)并取得明顯進(jìn)步的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，提高工作人員的積極性，提升企業(yè)職員的綜合素質(zhì)和技術(shù)能力。其次，企業(yè)可以積極地引進(jìn)檔案管理工作能力強(qiáng)的人才，對(duì)他們予以高薪聘用或者請(qǐng)他們對(duì)本企業(yè)的管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，傳授工作經(jīng)驗(yàn)，使企業(yè)的檔案管理工作跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展的步伐，和新時(shí)期的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)接軌，提升企業(yè)檔案管理工作的效率。最后，培養(yǎng)職員的職業(yè)道德感和工作責(zé)任心，使管理人員轉(zhuǎn)變陳舊的觀念，正確認(rèn)知檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作的重要性和必要性予以宣傳教育，讓職員在學(xué)習(xí)中提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，從而樹(shù)立起對(duì)信息化建設(shè)工作的責(zé)任心，認(rèn)真對(duì)待工作，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝瓿蓹n案管理工作，提高工作的效率和質(zhì)量。

（三）制訂合理的工作規(guī)劃。為了確保企業(yè)檔案管理工作的有序開(kāi)展，就要為管理信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃，制訂科學(xué)合理的工作計(jì)劃，保證工作按照程序有序進(jìn)行。首先，要對(duì)檔案管理工作的具體操作和流程予以明確的規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范具體操作，并在對(duì)管理人員的培訓(xùn)中予以體現(xiàn)，讓管理人員提升自己的操作水平，同時(shí)明確工作的流程，約束工作人員按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作。其次，要對(duì)操作過(guò)程予以監(jiān)督和控制，防止操作不規(guī)范行為，保證操作的規(guī)范和工作流程的正確，從而防止信息錄入錯(cuò)誤和查詢(xún)不便等問(wèn)題。最后，要對(duì)企業(yè)檔案管理程序和系統(tǒng)進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息庫(kù)的維護(hù)和管理，要想保持企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)有效，就要保證信息化建設(shè)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備始終保持良好的狀態(tài)，維持工作的穩(wěn)定性，保證信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

（四）建立和完善檔案管理體系。缺乏系統(tǒng)的理論化的管理體系就會(huì)使工作缺乏指導(dǎo)，從而導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)很多不規(guī)范的行為，拖慢檔案管理信息化建設(shè)的工作進(jìn)度。因此，在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要建立一個(gè)完善的管理體系。管理體系應(yīng)該具有系統(tǒng)性和全面性，既要保證檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，又要防止特殊情況阻礙信息化建設(shè)。這個(gè)管理體系要包含工作的各個(gè)方面，從而對(duì)工作人員的行為予以規(guī)范，防止工作人員的不法行為。同時(shí)，要加快建設(shè)檔案管理機(jī)制，使企業(yè)檔案管理部門(mén)獨(dú)立，從而使各個(gè)部門(mén)的管理職責(zé)更加明確。

四、結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)的發(fā)展給我國(guó)企業(yè)的生存和發(fā)展帶來(lái)了很大的機(jī)遇，企業(yè)應(yīng)該迎合時(shí)代發(fā)展的浪潮，在企業(yè)的檔案管理工作中科學(xué)合理地應(yīng)用信息技術(shù)，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，以服務(wù)企業(yè)發(fā)展。上文中，我們分析了新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的重要性和當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作面臨的問(wèn)題，進(jìn)而分析了應(yīng)該如何順應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)，對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展的情況，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)制訂與企業(yè)相適應(yīng)的策略，從而真正地發(fā)揮出檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用。

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