如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)之我見(jiàn)

王丹

摘 要：本文在分析當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀和問(wèn)題的基礎(chǔ)上，指出企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，提出企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;基本內(nèi)容;實(shí)現(xiàn)途徑

檔案管理信息化已經(jīng)成為很多企業(yè)檔案管理工作必須面對(duì)的新課題，檔案管理信息化， 就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中， 以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。隨著企業(yè)計(jì)算機(jī)運(yùn)用、辦公自動(dòng)化的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn)， 檔案管理信息化已經(jīng)成為很多企業(yè)檔案管理工作必須面對(duì)的新課題， 也是必須解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

1 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容

企業(yè)檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用， 信息化的主要表現(xiàn)就是利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，因此企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容可以概括為以下幾個(gè)方面：

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化

檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)， 其它一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。 傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以

往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過(guò)掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過(guò)計(jì)算機(jī)直接利用，另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化

檔案服務(wù)利用由以往面對(duì)面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主。檔案管理信息化要達(dá)到這樣目的，借閱者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，檔案管理員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個(gè)借閱過(guò)程，借閱者無(wú)須到檔案室聯(lián)系，這對(duì)于部門(mén)之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來(lái)說(shuō)是極為方便的。由于使用的方便這必然會(huì)有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。

1.3 實(shí)現(xiàn)檢索的自動(dòng)化

傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了不少檢索工具，但是當(dāng)檔案的數(shù)量較大時(shí)， 使用時(shí)效率仍然是不高的。計(jì)算機(jī)檢索速度快、效率高、可實(shí)現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無(wú)法比擬的。另外這種自動(dòng)化檢索還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。

1.4 實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、存儲(chǔ)和提供利用的一體化

這實(shí)際是將前三個(gè)方面整合起來(lái)，使檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)一環(huán)緊扣一環(huán)，成為一個(gè)連續(xù)的整體，以便獲得更高的效率。實(shí)現(xiàn)這個(gè)一體化的基礎(chǔ)是建立一個(gè)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括硬件和軟件。

2 企業(yè)檔案管理信息化必須解決的幾個(gè)問(wèn)題

企業(yè)檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術(shù)人員、資金等多方面的問(wèn)題，具有一定的復(fù)雜性，需要統(tǒng)籌考慮。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展以及辦公自動(dòng)化進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，信息化已滲透到了日常工作的許多領(lǐng)域，檔案管理工作也迎來(lái)了極好的發(fā)展機(jī)遇。面對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，檔案部門(mén)應(yīng)該重視信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理上水平、上臺(tái)階，從而進(jìn)一步發(fā)揮檔案的作用。

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動(dòng)

之所以把領(lǐng)導(dǎo)的作用放在第一條是基于這樣的認(rèn)識(shí)：企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)是檔案信息化管理的真正推動(dòng)者。 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理的信息化意識(shí)水平直接決定了是否會(huì)進(jìn)行信息化以及信息化的深度和廣度。 為促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，首先應(yīng)該投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以適當(dāng)?shù)耐度?，并把檔案信息化管理納入本企業(yè)工作計(jì)劃和考核范圍。其次， 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過(guò)問(wèn)此項(xiàng)工作，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門(mén)依法開(kāi)展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題，真正使這項(xiàng)工作成為“一把手工作” 。

2.2 檔案管理人員的培訓(xùn)教育

檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴(lài)于檔案人員素質(zhì)的提高。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才， 我們必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，以滿(mǎn)足時(shí)代的需要。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。為了保證電子時(shí)代人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段—檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革，否則難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作。檔案工作人員必須能熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類(lèi)現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。因此，必須對(duì)檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專(zhuān)業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)， 而且具有較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。這是提高檔案管理信息化工作水平的一項(xiàng)重要措施。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大檔案信息化管理的投入。信息化是檔案管理發(fā)展的重要方向， 檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件， 是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段，也是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。

2.4 采用、制定新的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及規(guī)章制度

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、管理和使用等。一方面企業(yè)檔案管理要采用適應(yīng)信息化的新規(guī)章、新標(biāo)準(zhǔn)，比如國(guó)家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》。另一方面企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔、計(jì)算機(jī)管理和檢索各類(lèi)檔案，以及庫(kù)房的管理等。企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、清理和進(jìn)一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)形式發(fā)展的需要。

2.5 確保傳統(tǒng)的管理方式向新的管理方式的順利轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)方式向新的方式的轉(zhuǎn)變不是一蹴而就的，必然會(huì)存在一個(gè)過(guò)渡階段。在此過(guò)程中必須確保日常的檔案管理活動(dòng)仍然能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)， 不出現(xiàn)因?yàn)檫^(guò)渡影響檔案的保存和利用。較為妥當(dāng)?shù)姆椒ㄊ窃谶^(guò)渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時(shí)間內(nèi)同時(shí)存在，直到新的方式能正常運(yùn)行。這樣做無(wú)疑會(huì)增加工作量，但為了保證過(guò)渡的順利進(jìn)行還是必要的。

2.6 安全問(wèn)題

檔案信息化管理還必須解決安全問(wèn)題。檔案管理的安全包括了檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，比如記錄檔案的光盤(pán)的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等，還包括檔案信息傳播的安全，即信息為不被許可的人知曉、獲得。前一種問(wèn)題主要需要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)。后一種安全問(wèn)題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度， 防治不被許可的人接觸到相關(guān)檔案信息，避免檔案管理人員因失誤而導(dǎo)致機(jī)密信息的泄漏。

2.7 處理好檔案管理信息化與整個(gè)企業(yè)管理信息化的關(guān)系

企業(yè)檔案管理信息化作為企業(yè)管理信息化的一個(gè)組成部分，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略制定整體規(guī)劃，避免孤立地設(shè)計(jì)或?qū)嵤┠稠?xiàng)管理， 防止形成信息孤島和重復(fù)投資。

總結(jié)

檔案管理是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)性工作，也是企業(yè)能夠順利開(kāi)展各項(xiàng)工作的重要保障。本文首先對(duì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并對(duì)信息化檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行了論述，在此基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提出了一些自己的建議和看法。希望對(duì)我國(guó)企業(yè)的檔案管理信息化發(fā)展有所裨益。

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