淺談如何做好檔案利用工作

李世強(qiáng)

摘 要：檔案國(guó)家的寶貴財(cái)富，是歷史的見證，在國(guó)家社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的重要作用;檔案也是歷史的真實(shí)記載，在社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中具有重要的憑證和參考價(jià)值作用，開展檔案工作是社會(huì)多元化開放發(fā)展的需要，結(jié)合工作實(shí)際對(duì)做好檔案利用工作的談幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案;利用;價(jià)值;信息化

一、檔案是知識(shí)的寶庫(kù)、歷史的見證，它在國(guó)家治理中發(fā)揮著極為重要的作用

檔案具有社會(huì)屬性，它來自社會(huì)，應(yīng)當(dāng)服務(wù)于社會(huì)。案工作的目的在于檔案利用，這是檔案價(jià)值的得以實(shí)現(xiàn)的重要手段。檔案意識(shí)的強(qiáng)弱、利用工作的好壞，直接影響到社會(huì)各行各業(yè)工作順利與否。一張圖紙，可以為國(guó)家節(jié)約上萬元的資金;一份文件，可以使成批的人在政治上獲得新生。當(dāng)國(guó)家出現(xiàn)重大事件和公共危機(jī)時(shí)，檔案的原始信息留存會(huì)成為決策和救援的強(qiáng)力支撐，其作用不言而喻。而不重視檔案利用工作，卻會(huì)使工作造成被動(dòng)和損失。1989年8月的黃島油庫(kù)大火就給我們留下了許多反思。這場(chǎng)大火由于薄弱的檔案意識(shí)，給救火工作造成了困難和損失。當(dāng)大火熊熊燃起時(shí)，如果能及時(shí)搶救出檔案資料，槁清楚罐區(qū)和火場(chǎng)的整個(gè)布局、結(jié)構(gòu)、地形地貌及油罐區(qū)的全部情況，制定出正確的滅火方案，火勢(shì)也許會(huì)得到控制。根據(jù)當(dāng)時(shí)的情況，完全能把檔案搶出烈火吞壓之地?？墒牵驮谶@段寶貴的時(shí)間里，較大的油庫(kù)竟沒有一個(gè)人想到去搶救檔案，也沒有采取任何防范措施，直到全部檔案被大火焚燒殆盡，使滅火工作失去了在大火前期迅速掌握各種情況的有利時(shí)機(jī)。事后，由國(guó)務(wù)院委托山東省政府組成的調(diào)查組在報(bào)告中提出;“油庫(kù)在管理上仍存在一些突出的薄弱環(huán)節(jié)……事故發(fā)生后，未能提供急需的圖紙資料，也給滅火工作造成了一定的困難”。一位記者寫到：“沒有圖紙資料，是“大事故中出了小事故，小事故也成了大事故，教訓(xùn)比大火更深刻”。又比如：2015年，“8.12天津?yàn)I海新區(qū)爆炸事故”，多處建筑受損嚴(yán)重，人員傷亡慘重。為快速開展救援、評(píng)損、理賠等工作，急需查詢距離爆炸中心3公里范圍內(nèi)的40多個(gè)住宅（公建）項(xiàng)目檔案。有關(guān)檔案館緊急查閱案卷398卷，調(diào)閱、翻拍圖紙6000多張，為事故中受損嚴(yán)重企業(yè)調(diào)閱了施工資料和竣工圖紙，及時(shí)、詳實(shí)、可靠的檔案信息，為救援工作贏得了時(shí)間，為企業(yè)評(píng)估損失和后期建筑維修提供了權(quán)威憑證依據(jù)。由此我們認(rèn)識(shí)到了檔案在社會(huì)上的重要作用，要進(jìn)一步增強(qiáng)利用檔案的意識(shí)，使檔案信息轉(zhuǎn)化為對(duì)社會(huì)有用的財(cái)富和推動(dòng)社會(huì)前進(jìn)的力量。

二、檔案是真實(shí)的記載、重要的參考，開展檔案利用工作是社會(huì)信息化的需要

檔案是人類各種活動(dòng)的原始記錄和存儲(chǔ)形式，它來源于實(shí)踐、服務(wù)于實(shí)踐，是黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的重要環(huán)節(jié)，是不可替代的。在我國(guó)，機(jī)關(guān)檔案利用是相當(dāng)普遍的，現(xiàn)在已開始向?qū)W術(shù)方面的利用發(fā)展，但民眾的檔案利用意識(shí)還沒有真正喚醒。而一些發(fā)達(dá)國(guó)家各種各樣的檔案利用工作已廣泛開展起來，不光是大學(xué)里的大學(xué)生在檔案館利用檔案進(jìn)行學(xué)術(shù)研究、寫畢業(yè)論文，連中小學(xué)也把檔案利用到教學(xué)工作中，進(jìn)行歷史傳統(tǒng)教育……在法國(guó)、羅馬尼亞、瑞士、俄羅斯等一些國(guó)家，檔案館幾乎和圖書館、博物館一樣，是向社會(huì)公眾開放的，這是值得我們學(xué)習(xí)和借鑒的。

檔案是黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)中國(guó)人民革命和建設(shè)實(shí)踐的真實(shí)寫照，它記載著我國(guó)發(fā)展過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、科學(xué)依據(jù)。許多人，許多領(lǐng)導(dǎo)同志通過利用檔案，解決了工作中的實(shí)際問題，進(jìn)而了解、認(rèn)識(shí)了檔案的重要作用;眾多的科研工作者、史學(xué)家通過利用檔案完成了重大科學(xué)研究、史學(xué)巨著：最為普通的是單位編史修志，均離不開檔案資料。因此，檔案的價(jià)值作用，只有在利用中才能被真正認(rèn)識(shí)，只有利用得當(dāng)才能出效益

三、對(duì)做好檔案利用工作的幾點(diǎn)建議

（一）引起重視，提高思想認(rèn)識(shí)。實(shí)踐證明，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度往往決定著單位部門檔案工作的好壞。只有將檔案工作納入績(jī)效考核的內(nèi)容，才能引起主要領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能保證資料收集齊全，歸檔及時(shí)。加強(qiáng)檔案工作的執(zhí)法檢查工作，對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行公開通報(bào)，提出整改意見。對(duì)問題嚴(yán)重并整改不到位的，按規(guī)定處理。加大宣傳，提高對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。要在各級(jí)各類會(huì)議上，提醒在做好工作的同時(shí)做好資料的歸檔工作;通過宣傳檔案的利用事例，講好檔案故事，舉辦檔案展覽等，讓更多的人了解檔案，重視檔案，保全檔案。

（二）開展群眾性檔案實(shí)際利用和學(xué)術(shù)利用。開放檔案除了向機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等開放以外，還面向社會(huì)開放，允許公民利用開放檔案資料，如果藏之高閣就等于浪費(fèi)。檔案是歷史的見證，真實(shí)的歷史記錄，不能對(duì)廣大人民群眾提供利用，就會(huì)出現(xiàn)不協(xié)調(diào)因素。

（三）正確地劃分檔案保密范圍。目前，保密范圍規(guī)定比較籠統(tǒng)，缺乏具體標(biāo)準(zhǔn)，往往是檔案干部處于個(gè)人印象劃分是密還是非密，隨意性很大。應(yīng)當(dāng)組織力量逐卷審查，劃定保密范圍。選擇有針對(duì)性的檔案信息，開發(fā)利用其價(jià)值，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

（四）提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量。檔案干部要熟悉檔案業(yè)務(wù)，加強(qiáng)檔案開發(fā)利用、檢索工具編制工作和編研工作，打造電子檔案管理平臺(tái)，減少對(duì)檔案原件的損壞，擴(kuò)大閱覽場(chǎng)所。添置必要設(shè)施設(shè)備，逐步應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段。

（五）定期鑒定開放檔案。認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于開放歷史檔案的方針，切實(shí)把建國(guó)前的檔案資料和革命歷史檔案，除極少部分只限于在一定范圍利用外，一律向黨政機(jī)關(guān)、科技部門、史學(xué)部門及其他有關(guān)部門和有關(guān)人員開放。歷史經(jīng)驗(yàn)表明，開放是創(chuàng)新檔案利用工作的必由之路，它促使檔案管理體制轉(zhuǎn)軌變型，轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)服務(wù)為社會(huì)服務(wù)之軌，變封閉管理為開放管理之型。

（六）要樹立保密與便利相結(jié)合的觀念，改變封閉式、神秘化的保密方法。堅(jiān)持既便利工作又確保涉密資料安全的原則，這是檔案利用工作的根本要求。只講確保不講便利的做法是不合時(shí)益的。當(dāng)前必須嚴(yán)格按照《檔案法》和《保密法》〉的規(guī)定，既確保 核心秘密的安全，又逐步放寬對(duì)非核心秘密的管理。

總之，在檔案利用工作中，只有堅(jiān)持唯物辯證觀，形成適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的思維視角，掌握科學(xué)的管理方法，才能正確認(rèn)識(shí)和做好新時(shí)期檔案利用工作，最大限度的發(fā)揮檔案在改革、發(fā)展中的作用，真正發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，在檔案與經(jīng)濟(jì)，檔案與社會(huì)之間架起互助溝通的橋梁，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)好。