國有企業(yè)文秘人員如何更好地發(fā)揮參謀助手作用

李玉潔

摘 要：隨著國有企業(yè)不斷發(fā)展壯大，文秘人員如何能夠更好的發(fā)揮參謀助手的作用，是國有企業(yè)需要關(guān)注的問題。在此過程中應(yīng)該把握文秘人員的發(fā)展特點(diǎn)，分析其在國有企業(yè)中的地位和作用，探討出適合我國國有企業(yè)文秘人員的發(fā)展道路。本文就國有企業(yè)文秘人員如何更好地發(fā)揮參謀助手作用進(jìn)行了深入的探討。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);文秘人員;路徑

如何將企業(yè)文化發(fā)掘好、利用好、傳承好、發(fā)展好是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。文秘人員要不斷提高自身素質(zhì)水平，增強(qiáng)服務(wù)決策、服務(wù)客戶、服務(wù)企業(yè)發(fā)展的能力。新形勢下國有企業(yè)文秘人員要更好地發(fā)揮參謀助手作用，為企業(yè)發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

1 國有企業(yè)對(duì)文秘人員的素質(zhì)要求

國有企業(yè)對(duì)文秘人員的素質(zhì)要求著重如下三點(diǎn)：職業(yè)道德、合作精神、溝通能力。作為一名文秘人員，必須有良好的職業(yè)道德。這是大多數(shù)國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的第一個(gè)想法。雖然“職業(yè)道德”是個(gè)非常籠統(tǒng)的概念，其具體表現(xiàn)便是責(zé)任心。一位國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如是說：“我認(rèn)為，一個(gè)有責(zé)任心的人，他不會(huì)是個(gè)做事半途而廢的人;一個(gè)有責(zé)任心的人，他永遠(yuǎn)不會(huì)失去對(duì)工作的熱誠;一個(gè)有責(zé)任心的人，他辦事領(lǐng)導(dǎo)肯定很放心?！?/p>

從他對(duì)文秘責(zé)任心的看法與評(píng)價(jià)中，我們便可領(lǐng)會(huì)其中的重要性。作為第二大文秘素質(zhì)要求便是合作精神。文秘的協(xié)調(diào)工作能力其實(shí)就是溝通能力。文秘進(jìn)行溝通的方式主要有電話、網(wǎng)絡(luò)、面對(duì)面交談等。作為現(xiàn)代型的企業(yè)公司，大量的溝通工作是與客戶的溝通，而且大量的工作是由職業(yè)文秘完成的，職業(yè)文秘溝通不專業(yè)，客戶就無法信任你;職業(yè)文秘溝通不熱情，客戶只會(huì)冷落你;職業(yè)文秘溝通不擇時(shí)，客戶只會(huì)煩著你。不過，這并不是說學(xué)歷不重要?，F(xiàn)今大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)本人的學(xué)歷層次較高，因此，他們對(duì)貼身工作的文秘人員，其學(xué)歷要求相對(duì)也更高些，一般應(yīng)在大專以上，最好要有2到5年的工作經(jīng)驗(yàn)，這似乎成了現(xiàn)代企業(yè)招聘人才的共識(shí)了。

2 國有企業(yè)文秘人員要充分發(fā)揮參謀助手作用

2.1轉(zhuǎn)變觀念，培養(yǎng)自我意識(shí)

文秘的自我意識(shí)是指文秘人員對(duì)自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識(shí)和感受，它是文秘人員現(xiàn)代意識(shí)的內(nèi)容之一。雖然文秘工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn)，但文秘人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個(gè)體，特別是在改革開放的今天，文秘人員一方面受開放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)性;另一方面，今天的文秘人員多半受過較高層次的教育，他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。如果沒有自我意識(shí)，何言“參與政務(wù)”？又何言“管理事務(wù)”？因此，作為一個(gè)文秘人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)并執(zhí)行其意圖。

2.2 加強(qiáng)文秘人員的能力鍛煉

隨著企事業(yè)單位用人機(jī)制改革的深化，從業(yè)者在一個(gè)單位的一個(gè)崗位上干一輩子的可能性越來越小，文秘人員如果想更好地發(fā)揮參謀助手作用，那么應(yīng)該不僅具有勝任工作的基礎(chǔ)，而且應(yīng)該具有不斷更新知識(shí)和技能的基礎(chǔ);文秘人員不僅應(yīng)具各多種從業(yè)能力，還應(yīng)具備較全面的關(guān)鍵能力。因此他或她除精通秘書業(yè)務(wù)，能熟練操作電腦及多種辦公軟件，熟悉財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)，還要英語表達(dá)能力良好，適應(yīng)于文秘、公共關(guān)系、行政業(yè)務(wù)助理、商務(wù)營銷等第一線崗位的工作，具有可持續(xù)發(fā)展必備的專業(yè)理論知識(shí)，能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要的應(yīng)用型、復(fù)合型人才。文秘人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的文書擬寫與處理能力、文書檔案管理、具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)公關(guān)能力;能組織會(huì)議，處理辦公室日常事務(wù);能使用辦公自動(dòng)化設(shè)備及辦公軟件;具有較扎實(shí)的英語聽、說、讀、寫、譯能力，具有一定的商貿(mào)事務(wù)處理能力。

2.3國有企業(yè)文秘人員要從“讓領(lǐng)導(dǎo)滿意”向“讓大家滿意”轉(zhuǎn)變

第一，文秘人員只有實(shí)實(shí)在在地樹立起“三個(gè)服務(wù)”意識(shí)，工作在得到普通員工認(rèn)可的基礎(chǔ)上，才能得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定，才能真正體現(xiàn)文秘人員的價(jià)值。同時(shí)，要做事干練，能嚴(yán)守機(jī)密。秘書是工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊最近的人。領(lǐng)導(dǎo)的一些個(gè)人行為不可能全部避開秘書的眼睛，他們的喜怒哀樂也會(huì)情不自禁地流露。如果秘書不注意守密，會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)的工作被動(dòng)。第二，文秘人員要對(duì)他人有大海一樣的胸懷。做好秘書工作離不開方方面面的配合與支持。對(duì)人虛懷若谷、寬厚容人，就會(huì)走出世俗，接近崇高。這是秘書的美德。俗話說：“有容乃大，無欲則剛”，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊。要容人直言，不忌恨在心;要助人為樂，不袖手旁觀;要把別人的工作當(dāng)作自己的工作，以主人翁姿態(tài)提建議，當(dāng)參謀;把別人的困難當(dāng)作自己的困難，以“甘為人梯”的風(fēng)格送溫暖、獻(xiàn)愛心。只有這樣，才能贏得更多同志對(duì)我們工作的支持與合作，別人和社會(huì)就會(huì)抬舉你，你工作的環(huán)境也才會(huì)更加寬松、和諧。第三，要有平常心。文秘人員的職位很特殊，她雖然不屬于公司的高級(jí)管理層，但因?yàn)楣ぷ髦苯訉?duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，所以常常給人“一人之下”的錯(cuò)覺。正因如此，才要保持一顆平常心：“我只是公司的一名普通職員，我服務(wù)于我的工作。第四，舉止得體。無論做什么工作都得為自己的職業(yè)做出一定的犧牲，尤其是女秘書，服裝應(yīng)該素雅清爽，工作日要穿職業(yè)裝，不可以穿超短裙，化淡妝，不要打扮得很妖嬈。

2.4在工作重點(diǎn)上，國有企業(yè)文秘人員要從單純的“辦事辦文型”向“參謀助手型”轉(zhuǎn)變

辦文和辦事是國有企業(yè)文秘人員工作量最大的兩項(xiàng)工作，同時(shí)也是兩項(xiàng)最基本的工作內(nèi)容。在目前競爭日益激烈的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須緊緊盯準(zhǔn)市場經(jīng)營中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)和重點(diǎn)問題。在這種情況下，文秘人員不能夠只滿足于做好自己的基本工作，應(yīng)該跳出這個(gè)思維，以企業(yè)發(fā)展來思考問題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供意見和建議。文秘人員工作的價(jià)值和質(zhì)量的體現(xiàn)，不能夠僅僅只看其完成手中具體工作的效果，而應(yīng)該更重要的是看其是否起到了參謀助手作用。要愛崗敬業(yè)，工作腳踏實(shí)地，在工作中不斷提升自己的素質(zhì)，對(duì)自己負(fù)責(zé)的事情拿得起放得下。要淡化自己的性別和身份，時(shí)刻牢記秘書的天職只是做好領(lǐng)導(dǎo)的后勤。

3 結(jié)語

總之，國有企業(yè)文秘人員必須嚴(yán)格要求自己，不斷提高自身的素質(zhì)，只有這樣才能夠做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，為公司的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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