辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展的優(yōu)化建議

崔新國(guó)

摘要：辦公室檔案管理與辦公室工作息息相關(guān)，其管理效率不僅影響到了各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，而且信息技術(shù)的飛速發(fā)展也正在推動(dòng)辦公室檔案管理的改革，通過(guò)信息技術(shù)和現(xiàn)代化管理理念，重新構(gòu)建辦公室檔案管理機(jī)制，以提升管理效率，優(yōu)化辦公室的管理制度。辦公室檔案管理應(yīng)規(guī)范化地納入到辦公室管理范疇之中，更新傳統(tǒng)辦公室管理理念的同時(shí)，還致力于創(chuàng)新管理，從而有效整合辦公室檔案資料，促進(jìn)單元多項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。本文針對(duì)辦公室檔案管理現(xiàn)狀以及管理的發(fā)展趨勢(shì)，探究如何可持續(xù)性地促進(jìn)辦公室檔案管理，以提升辦公室檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;可持續(xù)發(fā)展

辦公室檔案管理應(yīng)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式以及管理制度，促使檔案管理能夠跟上社會(huì)發(fā)展腳步，將信息技術(shù)合理引入到辦公室檔案管理中，可持續(xù)性地提升辦公室檔案管理水平。由于檔案管理和辦公室工作關(guān)系緊密，為促進(jìn)辦公室工作效率的提升和優(yōu)化檔案管理流程，還需要進(jìn)一步挖掘檔案資源，加強(qiáng)對(duì)單位各項(xiàng)工作資料的收集與整理，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的高效開(kāi)展。

1辦公室檔案管理在新時(shí)代下面臨的問(wèn)題

對(duì)于辦公室檔案管理而言，其主要內(nèi)容就是進(jìn)行辦公室工作的資料整理、信息采集以及資料保存共享等，記錄好各項(xiàng)的辦公室工作，反應(yīng)事物發(fā)展的具體過(guò)程，為辦公室工作提供依據(jù)和參考。辦公室檔案管理也是辦公管理的重要項(xiàng)目，應(yīng)隨著時(shí)代的發(fā)展不斷地創(chuàng)新，在實(shí)際工作中展現(xiàn)出自身的價(jià)值與作用，從而提升辦公室工作效率，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案資源畢竟是單位發(fā)展的重要素材，辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的安排，將檔案管理納入到辦公室工作范疇中，才能持續(xù)性優(yōu)化辦公室工作效率及質(zhì)量。然而，實(shí)際辦公室檔案管理卻面臨很多問(wèn)題，最為明顯的主要是以下兩點(diǎn)：

（1）管理規(guī)范性不足。辦公室檔案管理應(yīng)該符合時(shí)代要求，任何行業(yè)都需要檔案管理的支持，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，才能促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。受到傳統(tǒng)管理理念的影響，不少單位辦公室人員缺乏對(duì)檔案管理過(guò)程的認(rèn)識(shí)，既缺乏完善的檔案管理規(guī)章制度，也沒(méi)有充足的檔案管理依據(jù)，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)就是停留記錄上，并沒(méi)有意識(shí)到檔案信息的價(jià)值，也不明白檔案資料需要通過(guò)一定時(shí)間和歷史形成，檔案的保存和歸納都是為了保證檔案的完整性。且對(duì)檔案的管理，還停留在以往的管理形式上，并沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的共享與整理、交流和修正等，不利于進(jìn)行檔案信息咨詢和調(diào)查。

（2）檔案管理人員意識(shí)淡薄。局限于傳統(tǒng)的檔案管理形式，很多高校辦公室人員都缺乏檔案管理的科學(xué)化意識(shí)，既沒(méi)有隨著時(shí)代變化學(xué)習(xí)各種新技術(shù)，也沒(méi)有參與到辦公室檔案管理改革中，還是秉承以往的管理方式，也缺乏檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)，很容易對(duì)檔案管理工作造成負(fù)面影響。特別是現(xiàn)如今高校并沒(méi)有配置檔案管理設(shè)備，一些技術(shù)也沒(méi)有引入到檔案管理過(guò)程中，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中技術(shù)創(chuàng)新不足，檔案管理人員能力不足，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效管理。

2辦公室檔案管理可持續(xù)發(fā)展的有效建議

辦公室檔案管理，應(yīng)該隨著時(shí)代發(fā)展不斷地更新，積極做好辦公室檔案的存檔和編研工作，實(shí)現(xiàn)檔案資料的開(kāi)放與共享，在校園文化以及學(xué)習(xí)意識(shí)建設(shè)中，合理運(yùn)用檔案資料維持高校工作的正常秩序。

第一，要促進(jìn)辦公室檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)合理運(yùn)用信息技術(shù)建立新的辦公室檔案管理體系，從而減輕檔案管理的工作量，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量以及效率，將信息技術(shù)深入到辦公室管理中。辦公室檔案管理中應(yīng)該合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。先要配置相應(yīng)的信息設(shè)備，引進(jìn)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，通過(guò)這些基礎(chǔ)設(shè)施為后期檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)辦公室檔案資料的信息化處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，實(shí)現(xiàn)檔案資料的多元化保存與備份，便于核實(shí)與修正。然后，還要對(duì)辦公室檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升管理人員的信息意識(shí)以及信息技能，教會(huì)管理人員使用現(xiàn)代化儀器設(shè)備，加深管理人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，才能為后期檔案管理奠定基礎(chǔ)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化建設(shè)。

第二，完善檔案管理制度。高校應(yīng)該持續(xù)性完善檔案管理制度，建立新的檔案管理考核機(jī)制，針對(duì)辦公室檔案管理的特點(diǎn)及規(guī)律，促進(jìn)辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的可持續(xù)化發(fā)展。一方面，高校應(yīng)配備專門(mén)的檔案管理人員，合理分配檔案管理的時(shí)間與值班制度，根據(jù)一定的方法對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)管理，并梳理好檔案管理的各項(xiàng)流程，確保檔案管理工作能有序展開(kāi)。另一方面，高校應(yīng)該推動(dòng)的暗桿管理制度體系的建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，將新的管理辦法以及信息技術(shù)引入到檔案管理中，針對(duì)檔案管理存在的各種問(wèn)題，提出相應(yīng)的改善措施，持續(xù)性提升辦公室資料的收集用途整理水平。所以，高校既要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升其責(zé)任意識(shí)，建立相應(yīng)的激勵(lì)和懲罰機(jī)制，針對(duì)檔案管理的遺漏、丟失和效率等問(wèn)題進(jìn)行評(píng)價(jià)與考核，并在日常檔案管理過(guò)程中，組織檔案管理人員參與信息技術(shù)教育，提升其專業(yè)工作能力，又要加強(qiáng)制度建設(shè)，從檔案管理流程到檔案資料，著手建立完善的檔案管理規(guī)范，以便于做好考核與管理工作，切實(shí)提升檔案管理的效率。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室檔案管理應(yīng)在新時(shí)代下引進(jìn)新的管理理念和管理方式，基于檔案管理自身特點(diǎn)，選取合適的檔案管理手段，從而提升辦公室檔案管理的質(zhì)量及效率。檔案資料會(huì)隨著時(shí)間和歷史的發(fā)展逐步形成，為保證檔案的完整性以及全面性，需要實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享與上傳，通過(guò)資料的信息化以及數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的合理保存及歸納，以便于檔案管理能為高校發(fā)展而服務(wù)。

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