企業(yè)費用報銷中存在的問題及應對策略

李瓊

【摘要】費用與收入相對應，是指企業(yè)在日常活動中發(fā)生的所有耗費，會導致所有者權(quán)益減少的、與向所有者分配利潤無關的經(jīng)濟利益的總流出。最主要的特點是會讓公司的營業(yè)利潤減少。通過制定規(guī)范有效的費用報銷審核流程，能夠規(guī)范公司財務報銷行為，嚴格控制費用支出，加強費用管理，提升企業(yè)的整體經(jīng)濟利益。本文主要針對企業(yè)費用報銷中存在的問題展開討論并給出相關的解決方案。

【關鍵詞】費用;報銷;問題;對策

對一個企業(yè)而言，財務報銷工作是企業(yè)財務管理中一項十分重要的內(nèi)容，直接影響著企業(yè)的利潤及未來發(fā)展。目前我國絕大部分企業(yè)都十分重視財務報銷工作，而費用報銷過程中涉及到的原始憑證等由于各種原因存在著不少問題，這會直接關系到費用審核的準確性。因此，這就要求企業(yè)對財務報銷引起重視，并不斷的研究改進費用報銷審核流程，改善報銷方法，提高工作效率以提高企業(yè)的經(jīng)濟利潤。

一、企業(yè)財務報銷工作中存在的問題

（一）費用報銷憑證填制不規(guī)范

在進行報銷時對于報銷的單據(jù)有著嚴格的要求，如報銷單填制須字跡清晰、完整，不允許以任何方式進行涂改、變動，必須按照企業(yè)一定的要求進行逐項填寫，不可以漏填或不填。我國企業(yè)最常出現(xiàn)的問題就是報銷單填制不規(guī)范，填寫時較為隨意，憑證上的相關內(nèi)容例如，金額、摘要、費用項目以及收款單位信息等表述較為模糊或直接不填，有的甚至出現(xiàn)了涂抹的痕跡。這些問題一定會影響到財務報賬的工作質(zhì)量，會計信息的準確性也會大打折扣。

（二）憑證信息缺乏真實性

報銷的原始憑證不真實，這一點是我國很多企業(yè)在報銷中都會存在的問題。這跟企業(yè)的財務報銷管理缺失存在相當大的關系。有些企業(yè)的員工在報銷時，由自身利益出發(fā)，會在報銷憑證上虛填一些與實際支出不符的業(yè)務項日，偽造相關憑證，編造相關業(yè)務內(nèi)容以獲取個人利益，這是企業(yè)報銷過程中普遍存在的問題，甚至有些員工會將個人的消費計入到財務報銷中去，并對憑證進行偽造，將這些支出列入辦公用品或差旅費等項目中。也會有一些員工利用私人關系在外虛開發(fā)票，利用這些票據(jù)給自己帶來額外收益，這會給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟損失。這就要求企業(yè)必須嚴格要求報銷的憑證具備真實性，消費的時間地點都要確切可取，絕不可存在假冒，偽造的情況發(fā)生。

（三）報銷的憑證不合法

報銷的憑證不合法是指報銷所描述的事項與實際的業(yè)務相符，但報銷時所附的單據(jù)不符合法律規(guī)定。這主要體現(xiàn)在利用一些過期作廢的發(fā)票、假發(fā)票，收據(jù)等進行報銷，這是屬于嚴重的違法行為，不僅會給企業(yè)帶來嚴重的經(jīng)濟損失，同時也會讓員工個人信譽受損甚至可能面臨牢獄之災，更會造成國家稅款流失。

（四）管理機制不夠健全

當前我國很多企業(yè)對財務報銷工作重視度并不高，認為它只是財務部門管理工作的一部分，忽視了它會對整個企業(yè)帶來的影響，從而非常片面的制定相關的財務部門管理規(guī)范及相關的報銷制度，并未將其列入到公司日常的監(jiān)管工作中去。這就使得企業(yè)有一些員工有機會渾水摸魚，通過虛假的報銷憑證得到額外的收益。有些企業(yè)的財務部門管理人員只對報銷的單據(jù)進行表面的核對，并未真正仔細逐項核實，從而使得財務報銷工作真實性低，導致企業(yè)大量資金外流。

（五）企業(yè)財務部門業(yè)務水平低

目前我國企業(yè)財務部門工作人員的綜合能力參差不齊，有些企業(yè)的財務工作人員對日新月異的各項財會知識、財政稅收法規(guī)、票據(jù)相關法律規(guī)定等不了解或是理解不夠透徹，很多負責報銷的工作人員自身的專業(yè)知識，業(yè)務能力及職業(yè)道德修養(yǎng)等方面都存在著嚴重的缺陷，這會直接影響到費用報銷審核工作的質(zhì)量，也將會直接影響到一個企業(yè)未來的發(fā)展。

二、企業(yè)財務報銷過程中出現(xiàn)問題的解決方法

（一）建立規(guī)范的費用報銷管理機制

作為一個企業(yè).如果想要提高企業(yè)的財務報銷管理工作，首先就一定要完善相關財務報銷管理機制，建立一系列完善可實施的管理方案，這對于保障財務工作的有效進行，具有相當重要的意義。而想要建立起切實可行的財務報銷管理機制就一定要從各企業(yè)日常工作的實際情況出發(fā)，制定切實可行的費用報銷管理流程。我司本著合理、合法、合規(guī)、節(jié)約的原則，根據(jù)相關的企業(yè)會計制度及我司《章程》、 《全面預算管理辦法》、 《費用管理辦法》、 《資金管理細則》、《差旅費開支管理細則》、《行政費用報銷管理細則》、《應酬費開支管理細則》等規(guī)定，于2014年10月，制定了我司《費用報銷審核流程規(guī)范》，制定的《費用報銷審核流程規(guī)范》嚴格規(guī)定了費用報銷單的填報要求及注意事項。并明確規(guī)定了幾大重要費用的具體報銷要求，如差旅費、應酬費、會議費、培訓費等。同時，本著分級授權(quán)審批原則、例外管理審批原則、重要性審批原則、財務總監(jiān)聯(lián)簽審批原則，規(guī)定了費用報銷支付審批流程，按預算內(nèi)，預算外，投資等大額款項支付，預借備用金等類別，根據(jù)具體的事項適應不同的支付審批流程。之后，在公司辦公室協(xié)助下，在《費用報銷審核流程規(guī)范》的基礎上，根據(jù)各項政策變化，再次出臺了新的差旅費、業(yè)務招待費用開支管理細則，首次統(tǒng)一了集團及所屬企業(yè)差旅費、業(yè)務招待費開支標準、審批流程。從而很大程度上規(guī)范了各項費用報銷流程，節(jié)約了各項開支。同時，規(guī)范的費用報銷管理機制，也能夠防止公司內(nèi)部的其他高層或者是部門對財務報銷工作產(chǎn)生不良影響，有效防止虛假偽造信息的出現(xiàn)。

（二）加強財務報銷審核工作

企業(yè)內(nèi)部的財務報銷工作的效率問題與審核的工作有著非常大的關聯(lián)。因此，企業(yè)必須要加強財務報銷的相關審核工作，必須要走先審核后報銷的報銷流程，再正式準備報銷之前，要有相關的人員對報銷的原始發(fā)票數(shù)據(jù)以及相關憑證進行嚴格的審核，這就要求審核工作不能僅僅停留在表面。一定要檢查相關原始憑證的真實性，規(guī)范性以及合法性，在確定這些品種完全符合規(guī)范以后，才能夠給予報銷?！稌嫹ā返谑臈l規(guī)定，會計機構(gòu)、會計人員必須按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權(quán)不予接受，并向單位負責人報告。

（三）加強工作人員的培訓

在費用報銷過程當中，相關工作人員的業(yè)務水平于報銷工作的質(zhì)量水平有著非常大的影響。因此，這就要求企業(yè)必須定期地組織相關培訓，讓相關工作人員及時學習吸收最新的財稅知識及票據(jù)法規(guī)，提高相關人員的業(yè)務水平、專業(yè)素養(yǎng)及管理能力，讓他們能夠?qū)ο嚓P報銷程序有著更加清楚，明確的把控，也使得報銷工作的效率大大的得到提高。此外，對于其他員工的所有培訓也不能夠僅僅停留在表面，一定要深入地向員工明確的分析清楚事情利弊，讓員工明確虛造相關報銷憑證的后果有多嚴重，才能夠完全杜絕此類事件的發(fā)生。

（四）采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對報銷工作進行管理

使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以解決報銷工作中存在的很多問題，通過網(wǎng)絡填寫報銷數(shù)據(jù)，可以在線獲得審批。企業(yè)可以在審批的權(quán)限上設置一系列的規(guī)定，讓普通的工作人員沒有辦法通過網(wǎng)絡審閱對相關報銷憑證做出更改。這就在很大程度上可以提高報銷以及審批過程中的數(shù)據(jù)真實性，可以杜絕一些私情下引起的欺上瞞下的報銷行為，同時也提高了整個報銷過程的效率以及處理的速度?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的運用，也是企業(yè)的一次大改革，對于企業(yè)未來發(fā)展有著非常大的幫助，若審批的報銷數(shù)據(jù)中出現(xiàn)何種錯誤，都可以隨時調(diào)閱，隨時檢查，這也減少了相關人力，物力和時間的浪費，大大提高了工作的效率。

三、結(jié)束語

費用報銷管理工作于企業(yè)而言極為重要。建立健全財務報銷制度，規(guī)范費用報銷審核流程，加強對相關人員的培訓，改進費用報銷方式方法，一方面，它能夠有效解決在報銷過程中出現(xiàn)的一系列問題，加強依法治企工作力度，建立費用管控長效機制;另一方面，通過這些報銷的憑證數(shù)據(jù)可以對現(xiàn)階段企業(yè)的財務管理狀況進行一個大致的了解，讓企業(yè)能夠提升財務基礎工作管理水平，進一步防范經(jīng)營風險，從而做出正確的經(jīng)營決策，實現(xiàn)利潤最大化的目標。

（深業(yè)集團有限公司，廣東 深圳 518000）

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