宋嘯天 周文華
資金盤點(diǎn)事前準(zhǔn)備工作
(一)明確盤點(diǎn)范圍及對(duì)象。資金盤點(diǎn)的范圍不局限于現(xiàn)金,應(yīng)包括與被審計(jì)單位有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部事項(xiàng),如借條、存單、現(xiàn)金發(fā)放單、流水賬、承兌匯票、資信證明等,同時(shí)也要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的所有保險(xiǎn)柜、辦公用品(如辦公桌、文件柜等)進(jìn)行盤點(diǎn)。資金盤點(diǎn)的對(duì)象并不局限于被審計(jì)單位,還應(yīng)包括其下屬企事業(yè)單位。盡管審計(jì)進(jìn)點(diǎn)時(shí)能夠在被審計(jì)單位的配合下掌握其架構(gòu)情況,但可能出現(xiàn)遺漏或偏差。審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合架構(gòu)情況及網(wǎng)絡(luò)資源(國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、天眼查、企查查等)對(duì)被審計(jì)單位實(shí)施大數(shù)據(jù)分析,匯總其下屬單位和主要控股企業(yè)情況。需要注意的是,由于盤點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)必須存在至少兩名審計(jì)人員,所以盤點(diǎn)所需的審計(jì)人員數(shù)有可能超出實(shí)際審計(jì)人員數(shù)。可通過(guò)分層法組織開(kāi)展盤點(diǎn)工作,通過(guò)收入、支出、單位規(guī)模、單位關(guān)聯(lián)度、網(wǎng)絡(luò)輿情等要素設(shè)立權(quán)重表,根據(jù)權(quán)重的綜合影響因子由高至低劃分盤點(diǎn)層次,依次有重點(diǎn)的進(jìn)行盤點(diǎn)。此方法可以確保影響因子較高者能夠被優(yōu)先盤點(diǎn),為了避免給盤點(diǎn)對(duì)象調(diào)整資金的時(shí)間,建議選取較為緊湊的時(shí)間段進(jìn)行資金盤點(diǎn)。
(二)收集被審計(jì)單位資金內(nèi)部控制情況。了解被審計(jì)單位的資金內(nèi)部控制制度。收集、了解被審計(jì)單位有關(guān)資金管理的內(nèi)部管理制度,結(jié)合觀察為主、詢問(wèn)為輔的調(diào)查方式收集相關(guān)信息,隨后對(duì)資金內(nèi)部控制制度進(jìn)行符合性測(cè)試,應(yīng)主要了解以下六方面內(nèi)容:資金是否妥善保管;出納與會(huì)計(jì)職責(zé)是否嚴(yán)格分離;資金的辦理權(quán)限是否存在越權(quán)行為;是否定期盤點(diǎn)資金;是否存在與經(jīng)費(fèi)無(wú)關(guān)的款項(xiàng)收支;是否存在辦理付款業(yè)務(wù)所需的全部印章由同一人保管。在測(cè)試完畢后記錄資金管理內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié),以便有針對(duì)性的審查收付款憑證。
預(yù)先審查收付款憑證。針對(duì)現(xiàn)金管理內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)審查收付款憑證,本文認(rèn)為應(yīng)主要審查了解以下六方面內(nèi)容:資金收/付款憑證與應(yīng)收/付賬款明細(xì)賬是否相符;現(xiàn)金日記賬的收入金額是否準(zhǔn)確;付款授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否合規(guī);大額資金收支原始憑證和賬簿記錄是否相符;是否存在坐收坐支現(xiàn)象;實(shí)收/付金額與相關(guān)發(fā)票是否相符。通過(guò)預(yù)先審查收付款憑證可以使審計(jì)人員對(duì)被審計(jì)單位的資金流有初步了解。當(dāng)存在賬外資產(chǎn)時(shí),被審計(jì)單位將其用于支付專家評(píng)審費(fèi)、專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)款(如員工職稱、論文獎(jiǎng)勵(lì))、員工病喪慰問(wèn)、慈善捐款等項(xiàng)目的可能性較高。若審計(jì)人員事先對(duì)以上項(xiàng)目的收支情況做到心中有數(shù),則在資金盤點(diǎn)過(guò)程中可以對(duì)單位的解釋事實(shí)作出合理的判斷,并能在此基礎(chǔ)上實(shí)施進(jìn)一步的追問(wèn)和反制,從而實(shí)現(xiàn)盤點(diǎn)成果的深度突破。
(三)收集信息分析審計(jì)單位日常工作情況。在條件允許的情況下,審計(jì)人員可以向被審計(jì)單位申請(qǐng)其內(nèi)網(wǎng)的訪問(wèn)權(quán)限。通過(guò)查閱內(nèi)網(wǎng)公開(kāi)的信息,可以高效了解被審計(jì)單位人員和各機(jī)構(gòu)分支的主要工作,掌握被審計(jì)單位內(nèi)部關(guān)于財(cái)務(wù)方面的重要信息。隨后通過(guò)被審計(jì)單位的對(duì)外門戶網(wǎng)站、當(dāng)?shù)刂髁髅襟w網(wǎng)站、政府信息公開(kāi)網(wǎng)站等互聯(lián)網(wǎng)資源,收集關(guān)于被審計(jì)單位的宣傳信息和輿情信息。最后建立關(guān)于被審計(jì)單位的信息數(shù)據(jù)庫(kù),將收集到的內(nèi)網(wǎng)信息和外網(wǎng)信息納入其中進(jìn)行數(shù)據(jù)碰撞。數(shù)據(jù)碰撞應(yīng)關(guān)注以下三方面內(nèi)容:分析信息是否存在偏差;收集重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn),以便與現(xiàn)金收支情況進(jìn)行聯(lián)動(dòng);分析被審計(jì)單位的重要行為人,結(jié)合收付款憑證收集財(cái)務(wù)方面的相關(guān)信息。最后,在實(shí)施盤點(diǎn)前應(yīng)對(duì)被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)部門地理位置及人員組成有較為清晰的了解,防止被審計(jì)單位利用“備用財(cái)務(wù)室”以假亂真。
(四)準(zhǔn)備相關(guān)盤點(diǎn)材料。為了資金盤點(diǎn)工作的順利開(kāi)展,審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)做好資金盤點(diǎn)前的籌劃工作,準(zhǔn)備好資金盤點(diǎn)表、疑點(diǎn)記錄冊(cè)、計(jì)算器、驗(yàn)鈔機(jī)等材料,必要時(shí)可配備執(zhí)法記錄儀等設(shè)備,從而對(duì)盤點(diǎn)過(guò)程做到全流程影音留痕。
資金盤點(diǎn)實(shí)施工作
(一)突擊盤點(diǎn)。資金盤點(diǎn)應(yīng)采取突擊盤點(diǎn),嚴(yán)禁事先通知,避免被審計(jì)單位做好防范工作,導(dǎo)致盤點(diǎn)達(dá)不到預(yù)期效果。在突擊盤點(diǎn)前,審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)積極做好事先準(zhǔn)備工作,時(shí)機(jī)成熟后立即要求盤點(diǎn)資金。突擊盤點(diǎn)的優(yōu)點(diǎn)主要有:避免被審計(jì)單位財(cái)務(wù)人員掩蓋財(cái)產(chǎn)漏洞;防止被審計(jì)單位轉(zhuǎn)移非法會(huì)計(jì)資料;突擊盤點(diǎn)的瞬發(fā)性可以暴露出被審計(jì)單位的隱藏財(cái)務(wù)問(wèn)題。同時(shí),由于盤點(diǎn)工作有活動(dòng)期(實(shí)施盤點(diǎn))和睡眠期(未實(shí)施盤點(diǎn)),當(dāng)睡眠期間隔較長(zhǎng)時(shí)(如三年以上),在盤點(diǎn)時(shí)要充分考慮睡眠期盤點(diǎn)監(jiān)管真空問(wèn)題,重點(diǎn)關(guān)注上一次活動(dòng)期與本次盤點(diǎn)期的關(guān)聯(lián)點(diǎn),以防中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞,實(shí)現(xiàn)盤點(diǎn)程序的無(wú)縫銜接。
(二)選擇盤點(diǎn)時(shí)間。資金盤點(diǎn)的具體實(shí)施時(shí)間主要有以下三個(gè)階段:一是上午上班時(shí)。此時(shí)新業(yè)務(wù)尚未開(kāi)展,此時(shí)盤點(diǎn)一方面可以盡量不對(duì)被審計(jì)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響,另一方面也可以在一定程度上防止被審計(jì)單位針對(duì)盤點(diǎn)問(wèn)題作出細(xì)致的思考解釋。二是下午上班時(shí)。單位中午用餐時(shí)間一般為12:00左右,下午上班時(shí)間點(diǎn)一般為13:30或14:00,人體的正常血糖值略高于7.78mmol/L(140mg/dL),大腦活動(dòng)仍受到部分抑制。此時(shí)實(shí)施盤點(diǎn)工作,在出現(xiàn)疑點(diǎn)時(shí),審計(jì)人員可以結(jié)合社會(huì)工程學(xué)和壓迫式詢問(wèn)技巧,在被審計(jì)單位財(cái)務(wù)人員思維較緩慢、心理抗壓能力較弱時(shí)觀察其反應(yīng)和解釋,容易獲得意外成果。三是下午下班前。此時(shí)當(dāng)天業(yè)務(wù)已經(jīng)終了,不會(huì)影響其經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù),也可以較有效的判斷被審計(jì)單位作出的問(wèn)題解釋。
(三)現(xiàn)金盤點(diǎn)?,F(xiàn)金盤點(diǎn)時(shí),審計(jì)組應(yīng)派出不少于兩名審計(jì)人員,同時(shí)要求被審計(jì)單位的兩種類型財(cái)務(wù)人員均需到場(chǎng),分別是會(huì)計(jì)主管和出納。人員到齊后,審計(jì)人員向被審計(jì)單位說(shuō)明來(lái)意,從而防止被審計(jì)單位以財(cái)務(wù)人員外出為由延期盤點(diǎn)隱藏問(wèn)題。盤點(diǎn)工作由被審計(jì)單位開(kāi)展,盤點(diǎn)前應(yīng)先告知盤點(diǎn)人員取出保險(xiǎn)柜中的私人現(xiàn)金。審計(jì)人員一般不直接參與盤點(diǎn)工作,僅負(fù)責(zé)監(jiān)盤。監(jiān)盤過(guò)程中審計(jì)人員應(yīng)對(duì)被審計(jì)單位的登記賬簿和日清月結(jié)情況加以確認(rèn)。監(jiān)盤主要工作事項(xiàng)包括監(jiān)督被審計(jì)單位清點(diǎn)現(xiàn)金并做好對(duì)應(yīng)記錄;觀察盤點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境變化,如人員走動(dòng)和資料移動(dòng)等,防止被審計(jì)單位轉(zhuǎn)移或銷毀存在問(wèn)題的資料。必要時(shí)審計(jì)人員可對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果開(kāi)展復(fù)查工作,復(fù)查工作應(yīng)避免審計(jì)人員單獨(dú)或親自盤點(diǎn),復(fù)查過(guò)程審計(jì)人員既要做好監(jiān)盤工作,也要承擔(dān)被監(jiān)督的責(zé)任,以免產(chǎn)生不必要的沖突?,F(xiàn)金盤點(diǎn)結(jié)束后,由盤點(diǎn)人員填制銀行存款盤點(diǎn)表,隨后審計(jì)人員、出納人員和主辦會(huì)計(jì)共同簽字確認(rèn)。對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,如現(xiàn)金長(zhǎng)短款(除挪用現(xiàn)金、白條頂庫(kù)、超限額留存現(xiàn)金等情況以外原因的現(xiàn)金日記賬余額與庫(kù)存現(xiàn)金數(shù)額不符)、利用現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票“作廢”套取資金等,應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)查明原因,原因查明前盤點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)的所有人員不得離開(kāi)。當(dāng)存在賬外收支或現(xiàn)金來(lái)源不清等情況時(shí),應(yīng)立即采取封存或其它合法方式對(duì)相關(guān)的存款、現(xiàn)金和資料進(jìn)行控制,并及時(shí)查明原因,以增強(qiáng)盤點(diǎn)工作實(shí)施結(jié)果的可靠性和有效性。
(四)新形態(tài)資金盤點(diǎn)。資金盤點(diǎn)不局限于現(xiàn)金,應(yīng)包括與被審計(jì)單位有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部事項(xiàng)。除現(xiàn)金外盤點(diǎn)應(yīng)當(dāng)關(guān)注的事項(xiàng)主要有:一是紙質(zhì)/電子資料。除保險(xiǎn)柜外,在現(xiàn)場(chǎng)告知被審計(jì)單位后,應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的辦公用品(如辦公桌、文件柜等)進(jìn)行檢查,尤其應(yīng)當(dāng)關(guān)注存放憑證、賬簿的儲(chǔ)物設(shè)施。由于保險(xiǎn)柜和辦公用品中都可以存放借條、存單、現(xiàn)金發(fā)放單、流水賬、承兌匯票等資料。實(shí)踐發(fā)現(xiàn),被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)人員出于自我保護(hù)的目的,通常會(huì)制作流水賬、收支記錄詳細(xì)情況表、交接清單等會(huì)計(jì)資料,而這些資料多存放于保險(xiǎn)柜和辦公用品中。審計(jì)人員收集此類資料,有利于結(jié)合其他線索通盤考慮,從而發(fā)現(xiàn)潛在的違規(guī)違紀(jì)問(wèn)題。二是資信證明。當(dāng)保險(xiǎn)柜中出現(xiàn)個(gè)人名義的投資項(xiàng)目、土地證、房產(chǎn)證等有關(guān)資信證明時(shí),應(yīng)引起重點(diǎn)關(guān)注,將私人物件存放于單位保險(xiǎn)柜中保管十分蹊蹺,可能存在賬外資產(chǎn)等問(wèn)題,以此為突破口也許會(huì)發(fā)現(xiàn)被審計(jì)單位的違規(guī)違紀(jì)事項(xiàng)。需要注意的是,盤點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)若存在多個(gè)保險(xiǎn)柜,應(yīng)要求被審計(jì)單位說(shuō)明用途(在用、廢棄、代管等)并逐一打開(kāi)進(jìn)行盤點(diǎn)。若被審計(jì)單位無(wú)法打開(kāi)保險(xiǎn)柜,則應(yīng)立即采取封存或其它合法方式對(duì)保險(xiǎn)柜進(jìn)行控制,直至查明原因或打開(kāi)保險(xiǎn)柜。
資金盤點(diǎn)案例解析
以審計(jì)組的一次經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)為例。審計(jì)組在某單位開(kāi)展審計(jì)工作的過(guò)程中,根據(jù)實(shí)際進(jìn)度及發(fā)現(xiàn)問(wèn)題多次召開(kāi)組內(nèi)研討會(huì),確定了資金盤點(diǎn)的具體實(shí)施方案,通過(guò)望(觀察)聞(收聽(tīng))問(wèn)(詢問(wèn))切(調(diào)查)收集了關(guān)于資金的相關(guān)事宜和前期疑點(diǎn)。某日下午17時(shí),審計(jì)組突擊前往財(cái)務(wù)室,并現(xiàn)場(chǎng)告知會(huì)計(jì)主管和出納有關(guān)資金盤點(diǎn)的操作實(shí)施規(guī)定。
在審計(jì)人員監(jiān)督財(cái)務(wù)人員小甲核對(duì)賬目數(shù)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí),財(cái)務(wù)人員小乙在未告知現(xiàn)場(chǎng)任何人員的情況下,悄悄離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。審計(jì)組成員立刻發(fā)現(xiàn)此異常現(xiàn)象,為了趁此機(jī)會(huì)挖掘潛在線索,根據(jù)審計(jì)組前期制定的突發(fā)事件處理對(duì)策由一名審計(jì)組成員跟隨離開(kāi)。5分鐘后,現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)組要求打開(kāi)保險(xiǎn)柜進(jìn)行資金盤點(diǎn),小甲告知保險(xiǎn)柜鑰匙由小乙隨身攜帶,但是現(xiàn)在找不到小乙。審計(jì)組要求通過(guò)電話聯(lián)系小乙,小乙說(shuō)自己因臨時(shí)有事,現(xiàn)已離開(kāi)單位在另一場(chǎng)所。在得知場(chǎng)所地點(diǎn)后,審計(jì)組結(jié)合實(shí)時(shí)路況、選路方案等信息開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析,并得出5分鐘內(nèi)不可能驅(qū)車到達(dá)該場(chǎng)所的結(jié)論。審計(jì)組要求小乙即刻返回,約20分鐘后,小乙到達(dá)財(cái)務(wù)室。審計(jì)組在事后進(jìn)行了組內(nèi)討論,經(jīng)跟隨的審計(jì)人員說(shuō)明,小乙實(shí)際沒(méi)有離開(kāi)單位,僅在單位四處閑逛,但無(wú)轉(zhuǎn)移資金或資料的行為。審計(jì)組判斷小乙企圖通過(guò)延期盤點(diǎn)來(lái)轉(zhuǎn)移資金或資料。
小乙到達(dá)財(cái)務(wù)室后,打開(kāi)位于其辦公桌鄰近的保險(xiǎn)柜。審計(jì)組在監(jiān)盤中發(fā)現(xiàn)一堆廢棄用紙下零散的擺放有五個(gè)信封,在審計(jì)組的要求下小乙逐一打開(kāi)信封,信封中均為金額不等的現(xiàn)金,小乙表示并不知情。審計(jì)組在記錄此問(wèn)題并清點(diǎn)完保險(xiǎn)柜中的資金后,提出要對(duì)小乙的辦公桌進(jìn)行檢查。在檢查過(guò)程中,審計(jì)組發(fā)現(xiàn)五份不同年份的報(bào)刊雜志繳費(fèi)清單,清單上注明被審計(jì)單位員工繳納的超出報(bào)刊雜志訂閱福利費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的額外費(fèi)用。經(jīng)過(guò)核對(duì),五份清單的累積金額與五個(gè)信封中的現(xiàn)金一一對(duì)應(yīng)。小乙此時(shí)解釋該現(xiàn)金實(shí)際為員工繳納的溢出報(bào)刊雜志訂閱費(fèi)用。由于審計(jì)組在資金盤點(diǎn)前對(duì)收付款憑證進(jìn)行了審查,其每年的報(bào)刊雜志訂閱費(fèi)均已通過(guò)單位銀行賬戶支出。審計(jì)組判斷該單位將員工繳納的溢出報(bào)刊雜志訂閱費(fèi)截留,通過(guò)單位銀行賬戶填補(bǔ)該項(xiàng)資金缺口后形成私存私放的“小金庫(kù)”。審計(jì)組由一名成員專門針對(duì)“小金庫(kù)”問(wèn)題進(jìn)行追問(wèn),不給小乙過(guò)多的思考狡辯時(shí)間,其余成員繼續(xù)檢查小乙辦公桌鄰近的文件柜。
在文件柜的檢查過(guò)程中,審計(jì)組在其中一層的舊筆筒中發(fā)現(xiàn)被揉捏成團(tuán)幾近報(bào)廢的A4紙,打開(kāi)后發(fā)現(xiàn)上面簡(jiǎn)單的記錄有一些數(shù)字,通過(guò)對(duì)比分析,紙上數(shù)字實(shí)際為“小金庫(kù)”的收支結(jié)余情況。審計(jì)組發(fā)現(xiàn),除收取溢出報(bào)刊雜志費(fèi)外,“小金庫(kù)”還有一筆大額支出,根據(jù)支出的金額和時(shí)間,審計(jì)組快速回憶審查的原始憑證,并初步確認(rèn)該筆金額實(shí)際為被審計(jì)單位的某筆慈善捐款。審計(jì)組判斷在五個(gè)信封前該截留行為早已存在,只是在支付慈善捐款后銷毀了相關(guān)的信封,后經(jīng)小乙確認(rèn)屬實(shí),最終審計(jì)組確定了“小金庫(kù)”的實(shí)際總額和支出用途。
“小金庫(kù)”的收入和支出存在諸多不合理之處。例如:小張和小李為普通員工,小王為領(lǐng)導(dǎo)。小張和小李的報(bào)刊雜志訂閱福利上限為300元,實(shí)際訂閱500元,小張和小李各支付200元溢出款。小王的報(bào)刊雜志訂閱福利上限為600元,實(shí)際訂閱600元,小王無(wú)需支付溢出款,溢出款均存放于“小金庫(kù)”中。在慈善捐款中,小張和小李捐款100元,小王捐款200元。單位表示由單位統(tǒng)一支付,實(shí)際從“小金庫(kù)”中提取。盡管小張、小李、小王三人均無(wú)需支付捐款費(fèi)用,但實(shí)際上小張和小李均將自己繳納的報(bào)刊雜志溢出款的50%用于支付小王的捐款費(fèi)用,等于小王無(wú)形中增加了200元收入。
審計(jì)組在小乙盤點(diǎn)保險(xiǎn)柜時(shí)發(fā)現(xiàn)有一張票據(jù)卡在保險(xiǎn)柜的內(nèi)側(cè),位置極其隱蔽。審計(jì)組要求小乙將該票據(jù)取出后進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)是一張大額的承兌匯票并已逾期。后經(jīng)小乙解釋為單位在兌付銀行承兌匯票時(shí)發(fā)現(xiàn)背書(shū)錯(cuò)誤,導(dǎo)致無(wú)法兌付。直至審計(jì)日止,單位仍未協(xié)調(diào)好相關(guān)事宜,應(yīng)收票據(jù)無(wú)法兌付、清理且未及時(shí)采取措施追回,造成了資金的損失。
在完成上述保險(xiǎn)柜和辦公用品的資金盤點(diǎn)和記錄后,審計(jì)組并沒(méi)有放過(guò)財(cái)務(wù)室角落兩個(gè)落灰的陳舊保險(xiǎn)柜。審計(jì)組首先向小乙詢問(wèn)兩個(gè)保險(xiǎn)柜的用途,小乙表示均為廢棄保險(xiǎn)柜,沒(méi)有存放物件,暫時(shí)也找不到鑰匙。審計(jì)組表示若確實(shí)無(wú)法打開(kāi)保險(xiǎn)柜進(jìn)行盤點(diǎn),則需要封存相關(guān)設(shè)施。打開(kāi)廢棄保險(xiǎn)柜后,審計(jì)組發(fā)現(xiàn)其中赫然擺放著許多資料和零散的現(xiàn)金。經(jīng)過(guò)整理匯總發(fā)現(xiàn),現(xiàn)金的數(shù)額較大,經(jīng)小乙解釋,該筆現(xiàn)金實(shí)際為單位的公會(huì)現(xiàn)金,但未建立賬簿進(jìn)行記錄。最后,該單位在現(xiàn)場(chǎng)感受到審計(jì)組的盤點(diǎn)強(qiáng)度后,立即進(jìn)行了相關(guān)問(wèn)題的整改:清退“小金庫(kù)”,補(bǔ)足捐款費(fèi)用,通過(guò)法律途徑處理承兌匯票兌付事宜,建立工會(huì)現(xiàn)金賬簿,逐一核實(shí)賬款,對(duì)相關(guān)人員作出嚴(yán)肅處理。
(作者單位:江蘇省鎮(zhèn)江市審計(jì)局)