提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略研究

葉知秋 劉恩超

摘 要：辦公室是單位或企業(yè)的重要組成部分，文秘是單位或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層的重要下屬，工作量較大，工作程序較為繁瑣，因此，文秘工作人員的辦事效率將會對整個(gè)工作運(yùn)行的效率產(chǎn)生直接影響。本文通過介紹提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要性和原則，結(jié)合實(shí)際情況著重分析提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要策略。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘工作 質(zhì)量水平 提高 有效策略

中圖分類號：C931.46文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）10-0179-01

一、提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要性

在企業(yè)或單位中，辦公室是開展管理工作與行政工作的重要地點(diǎn)，承擔(dān)著企業(yè)單位上下所有行政管理工作，工作量較大，不但要向領(lǐng)導(dǎo)階層匯報(bào)各類工作的運(yùn)行情況，還要向其他工作人員明確、準(zhǔn)時(shí)的安排領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布的命令或任務(wù)，完成每一個(gè)細(xì)節(jié)性的工作。除此之外，辦公室還要調(diào)節(jié)好企業(yè)或單位中的所有工作人員之間的關(guān)系，對外交流與溝通等工作也是辦公室需要完成的工作內(nèi)容之一。由此可以得知，企業(yè)或單位的辦公室文秘工作人員工作質(zhì)量與水平會直接對企業(yè)內(nèi)部管理工作產(chǎn)生重要影響，企業(yè)或單位必須重視辦公室文秘工作人員工作質(zhì)量與水平的提高，才能促進(jìn)整個(gè)企業(yè)核心競爭力的不斷提高，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。[1]

二、提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的原則

無論是在企業(yè)或是在單位中，文秘都是非常重要的工作崗位，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守所在工作地點(diǎn)規(guī)定的工作原則，完成自身工作任務(wù)。一般情況下，企業(yè)或單位的文秘工作原則主要有以下幾點(diǎn)。

第一，文秘工作人員必須嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)階層的命令，保證領(lǐng)導(dǎo)階層與其他工作人員能良好的完成溝通，有利于協(xié)調(diào)企業(yè)上上下下工作人員之間的關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營的有序性。

第二，文秘工作人員需要不斷提升自身綜合素質(zhì)，其中包括專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)，以企業(yè)或單位的實(shí)際情況為基礎(chǔ)合理安排辦公室的工作，保證文秘工作的質(zhì)量與效率不斷提升。

第三，文秘工作人員必須嚴(yán)格遵守相關(guān)職業(yè)道德規(guī)范，在完成較為復(fù)雜繁重的工作內(nèi)容時(shí)，必須始終保持耐心、認(rèn)真的工作態(tài)度，根據(jù)企業(yè)或單位內(nèi)部規(guī)定的相關(guān)辦事制度完成工作，提高工作質(zhì)量與水平。[2]

三、提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要策略

1.定期對文秘工作人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)

從實(shí)際意義的角度而言，文秘自身素質(zhì)的優(yōu)劣會直接影響到整個(gè)工作的質(zhì)量水平與效率，如果企業(yè)或單位的文秘工作人員能夠定期進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，無論其工作方式或辦事效率都會得到顯著提升。因此企業(yè)或單位需要重視在文秘工作人員職業(yè)培訓(xùn)方面的資金投入，為其創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，使其能夠在這種學(xué)習(xí)的環(huán)境中不斷提高自身綜合素質(zhì)。企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)定期安排文秘工作人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)，使其能夠更加熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成相關(guān)工作，能有效制作辦公室的文件。文秘工作人員如果能熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)，將會不斷提高文秘工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，能有效改變原本較為落后的傳統(tǒng)的辦公方式，促進(jìn)整個(gè)辦公程序朝著方便快捷的方向發(fā)展。除此之外，定期對文秘工作人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，還能提高文秘工作人員的業(yè)務(wù)能力，使其業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)技能等方面不斷提升，讓工作人員明白這份職業(yè)在實(shí)際完成的過程中都需要哪些方面的知識，以便于加深工作人員對相關(guān)知識的理解與應(yīng)用。

2.強(qiáng)化文秘工作人員的創(chuàng)新意識

隨著現(xiàn)代社會的進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)的工作觀念已經(jīng)開始被逐步的改革與取代，公司或單位若想取得優(yōu)秀的經(jīng)營結(jié)果，與辦公室文秘工作人員的創(chuàng)新意識息息相關(guān)。辦公室文秘工作人員的思想觀念如果始終處于陳舊的狀態(tài)，會導(dǎo)致公司的業(yè)績無法順利開展。因此，在完成工作過程中，辦公室文秘工作人員需要以自身工作經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，形成具有特色的工作模式與工作風(fēng)格，并在實(shí)際工作環(huán)境中不斷提高自身工作效率與能力，大膽尋找新的工作方式，順應(yīng)時(shí)代的潮流，不斷提高公司運(yùn)營能力。

3.設(shè)置科學(xué)有效的獎懲機(jī)制

為充分調(diào)動辦公室文秘工作人員的工作積極性，公司或單位應(yīng)當(dāng)健全科學(xué)、有效的獎懲機(jī)制，對于工作過程中認(rèn)真負(fù)責(zé)或有重大貢獻(xiàn)的工作人員應(yīng)當(dāng)給予一定物質(zhì)、精神上的獎勵，使其能夠不斷激發(fā)自身工作熱情，滿足公司或單位的發(fā)展需求。而對于那些粗心大意、渾水摸魚或出現(xiàn)失誤的文秘工作人員，應(yīng)當(dāng)給予一定的懲罰，按照其出錯的程度，給予不同等級的懲罰，使其能夠在獎懲制度的影響下不斷提高自身工作素質(zhì)?？茖W(xué)有效的獎懲制度能改變原本落后匱乏的精神與動力，不斷完成提高自身工作效率。

4.照顧辦公室文秘工作人員的情緒

企業(yè)在運(yùn)行過程中，應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)出人性化的一面，不應(yīng)當(dāng)因?yàn)槔麧櫟脑鰷p而忽略了辦公室文秘工作人員的工作情緒，對于企業(yè)或單位內(nèi)部的一些過于落后陳舊的工作環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)直接剔除。部分企業(yè)的規(guī)章制度已無法滿足現(xiàn)今社會環(huán)境與工作運(yùn)行的要求，嚴(yán)重影響工作人員的工作質(zhì)量與效率。因此，企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)實(shí)施人性化工作管理，使用合理的規(guī)章制度約束辦公室文秘工作人員，又能夠使其擁有合理的自主決策權(quán)，在工作崗位上發(fā)揮自己的才華，合理、科學(xué)、規(guī)范的處理發(fā)生的事情。

5.營造良好企業(yè)文化氛圍

良好的企業(yè)文化氛圍能夠?yàn)槲拿毓ぷ魈峁┖椭C的工作環(huán)境，使其在工作過程中能夠不斷強(qiáng)化自身責(zé)任感，提高為人民服務(wù)的工作意識，文秘工作人員需要明白自身作為協(xié)助者與連接者應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任與作用，嚴(yán)格保守自己工作過程中存在的機(jī)密內(nèi)容，避免出現(xiàn)以權(quán)謀私的非法行為。只有營造良好的企業(yè)文化氛圍，才能夠使文秘工作人員專心致志于崗位工作，忠于職守，熱情積極。

結(jié)語

文秘工作人員是企業(yè)管理人員開展工作的重要協(xié)助者，能夠連接企業(yè)各個(gè)部門之間的工作。就文秘工作人員自身而言，他們應(yīng)當(dāng)確保自己工作的質(zhì)量與水平才能促進(jìn)所在企業(yè)或單位的平穩(wěn)運(yùn)行。因此，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)不斷提高自身綜合素質(zhì)，保證專業(yè)知識與專業(yè)技能滿足崗位需求并處于不斷更新之中。文秘工作人員需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與各個(gè)部門同事之間的溝通，營造良好和諧的工作氛圍。除此之外，文秘工作人員還需要通過多角度、多方面的積累，不斷提高自身思想道德素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)

[1]崔文萱.提高辦公室綜合管理工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018，（24）：129.

[2]王新銘.辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略研究論[J].現(xiàn)代國企研究，2018，（14）：84.