基于高校視角的采購招標(biāo)內(nèi)部控制建設(shè)研究

韓娟娟

摘 要：隨著“高水平”和“雙一流”建設(shè)，高校在教育管理、科學(xué)研究和人才培養(yǎng)等方面的支出不斷增長，采購招標(biāo)的項(xiàng)目和規(guī)模也隨之增加。為了促進(jìn)高校采購招標(biāo)活動的依法合規(guī)，在分析高校采購招標(biāo)過程中存在的問題基礎(chǔ)上，從內(nèi)部控制建設(shè)角度提出參考性建議。

關(guān)鍵詞：高校；采購招標(biāo)；內(nèi)部控制建設(shè)

中圖分類號：F25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A doi：10.19311/j.cnki.16723198.2019.31.013

采購招標(biāo)是高校采購活動的重要環(huán)節(jié)，近年來，采購招標(biāo)工作逐步規(guī)范，在程序完備、采購效率等方面取得了一定的成效，有效保障了高校事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)采購招標(biāo)活動也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)社會和環(huán)境的變化。隨著“放管服”政策的落實(shí)，如何在權(quán)力下放的同時(shí)，確保采購招標(biāo)活動的合法合規(guī)，需要從內(nèi)部控制建設(shè)著手，讓制度管人，制度規(guī)范采購招標(biāo)事務(wù)。

1 高校采購招標(biāo)內(nèi)部控制建設(shè)的必要性

（1）制度要求：高校的大部分資金來源于國家和政府撥款，屬于財(cái)政性資金，根據(jù)招投標(biāo)法和采購法的要求，使用財(cái)政性資金采購貨物、服務(wù)和工程項(xiàng)目需要遵循相關(guān)的法律法規(guī)，同時(shí)，采購招標(biāo)涉及不同的方式和流程，各個(gè)環(huán)節(jié)有相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)可以促進(jìn)采購招標(biāo)活動的公平公正、依法合規(guī)。

（2）學(xué)校管理和發(fā)展要求：采購招標(biāo)活動要與學(xué)校的戰(zhàn)略管理相適應(yīng)，并服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展，加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，有利于采購活動的集約化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，在充分競爭的基礎(chǔ)上采購質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的商品。同時(shí)可以避免重復(fù)采購、防止浪費(fèi)，預(yù)防腐敗現(xiàn)象，可以更好的實(shí)現(xiàn)學(xué)校的服務(wù)價(jià)值。

2 高校采購招標(biāo)管理存在的問題

2.1 機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，制度建設(shè)不完備

根據(jù)高校采購招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的調(diào)研情況，目前大部分高校都成立了采購招標(biāo)管理辦公室，獨(dú)立辦公，并配備了專業(yè)人員，能夠?qū)崿F(xiàn)集中采購管理。但是仍有部分高校未成立專門的采購機(jī)構(gòu)，實(shí)行分散管理，由需求部門自行組織，未進(jìn)行扎口管理，缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和組織。比如貨物類由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)、工程類由基建部門負(fù)責(zé)、其他項(xiàng)目由使用單位負(fù)責(zé)，由于內(nèi)部控制制度建設(shè)不完備，政策難以落實(shí)，導(dǎo)致采購方式不合適、采購缺乏計(jì)劃性、重復(fù)采購、項(xiàng)目拆分規(guī)避招標(biāo)、監(jiān)督不到位等現(xiàn)象頻繁發(fā)生。也存在部門權(quán)責(zé)不清晰，部門之間溝通不暢的問題，導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂，采購效率低下。

2.2 人才隊(duì)伍建設(shè)不完善，采購風(fēng)險(xiǎn)大

采購招標(biāo)是一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化的活動，每個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的規(guī)范，部分高校負(fù)責(zé)采購的機(jī)構(gòu)和人員并非專業(yè)性人才，而是由幾個(gè)相對有經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)，對采購招標(biāo)法律法規(guī)缺乏系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，根據(jù)自身的認(rèn)識開展工作，特別是在招標(biāo)文件編制過程中，對技術(shù)參數(shù)理解偏差，對市場缺乏應(yīng)有的敏感性，導(dǎo)致文件漏洞較多，給后續(xù)的評審工作帶來較大的影響，同時(shí)也會導(dǎo)致供應(yīng)商質(zhì)疑和投訴事件發(fā)生，采購風(fēng)險(xiǎn)較大。

2.3 采購招標(biāo)環(huán)節(jié)不規(guī)范，監(jiān)督管理不到位

采購招標(biāo)各個(gè)環(huán)節(jié)相互獨(dú)立，又相互影響，前期市場調(diào)研不充分，導(dǎo)致預(yù)算不合理，過高采購成本增加，過低采購失敗，重新招標(biāo)，耗時(shí)較長，影響貨物的使用或者工程進(jìn)度；高校的采購信息一般都是在學(xué)校網(wǎng)站發(fā)布，渠道單一，受眾群體有限，導(dǎo)致了投標(biāo)商相對集中，且數(shù)量較少，選擇范圍有限，還會出現(xiàn)圍標(biāo)的現(xiàn)象；在評審階段，部分高校沒有成立專門的采購招標(biāo)評審專家?guī)?，評審專家從相關(guān)部門或者學(xué)院指定，采購招標(biāo)制度和專業(yè)知識欠缺影響評審結(jié)果，或者雖然成立了專家?guī)?，但是局限于學(xué)校內(nèi)部，外部人員參與程度低，抽取范圍有限，直接影響評審質(zhì)量。監(jiān)督管理作為采購招標(biāo)活動的一部分，貫穿采購活動始終，目前部分高校存在重采購、輕監(jiān)督的現(xiàn)象，監(jiān)督缺失會直接導(dǎo)致采購的不合理和腐敗滋生。

2.4 信息化建設(shè)薄弱，采購效率偏低

一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、論證、編制招標(biāo)文件、專家評審、合同簽訂到驗(yàn)收等不同的環(huán)節(jié)需要多個(gè)部門的配合，在信息化薄弱的高校，各個(gè)環(huán)節(jié)相互獨(dú)立，需要經(jīng)辦人到不同部門審批，還有可能面臨領(lǐng)導(dǎo)出差、資料不完善被退回的風(fēng)險(xiǎn)，一個(gè)項(xiàng)目順利的完成采購招標(biāo)，至少需要一個(gè)月的時(shí)間，歷時(shí)較長，特別是涉及科研項(xiàng)目所需的試劑耗材和辦公用品這種低值易耗品，采購時(shí)限不能滿足實(shí)際需要，采購效率低下。

3 采購招標(biāo)內(nèi)部控制建設(shè)建議

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善機(jī)構(gòu)設(shè)置

根據(jù)高校機(jī)構(gòu)設(shè)置和發(fā)展要求，可以設(shè)置獨(dú)立的采購招標(biāo)管理辦公室，明確領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、使用部門和采購部門的職責(zé)，各司其職，并組建貨物、服務(wù)和工程方面的專業(yè)采購招標(biāo)團(tuán)隊(duì)，制定標(biāo)準(zhǔn)的采購文件，在各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理和監(jiān)督。沒有設(shè)置獨(dú)立采購招標(biāo)辦公室的高校，可以實(shí)行采購招標(biāo)管理歸口管理制，設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組和監(jiān)督小組，選擇一個(gè)部門負(fù)責(zé)采購招標(biāo)管理工作，制定相關(guān)的制度，并明確各小組成員及工作職責(zé)，采購招標(biāo)工作在領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)項(xiàng)目類型分配到相應(yīng)的工作小組中，由其負(fù)責(zé)具體的采購工作，監(jiān)督小組負(fù)責(zé)采購各個(gè)環(huán)節(jié)監(jiān)督管理。各部門分工明確，相互配合，確保采購招標(biāo)活動順利開展。

對于專業(yè)性強(qiáng)、復(fù)雜的采購項(xiàng)目學(xué)?？梢云刚埖谌讲少彺頇C(jī)構(gòu)采購，充分發(fā)揮其專業(yè)優(yōu)勢，但也要加強(qiáng)對采購代理機(jī)構(gòu)的管理和考核。在高校日常采購過程中，可以咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，比如大型儀器設(shè)備、特殊的工程，在設(shè)置項(xiàng)目需求時(shí)，多采納專家的建議，在滿足使用單位需求的基礎(chǔ)上提高采購的科學(xué)性。

3.2 強(qiáng)化人員隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)評審專家管理

采購招標(biāo)是多方面知識的綜合管理，高校要組建采購招標(biāo)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，擇優(yōu)選擇貨物、服務(wù)和工程等方面的專家，人員不僅要熟知采購招標(biāo)管理制度，還有具備經(jīng)濟(jì)、法律等知識，對有市場信息有一定的敏感度，有能力制定采購文件，完成采購工作。同時(shí)高校要加強(qiáng)對團(tuán)隊(duì)人員的繼續(xù)教育，及時(shí)掌握最新的政策，并能夠及時(shí)修訂學(xué)校內(nèi)部采購招標(biāo)管理制度。

評審專家和使用部門代表作為評標(biāo)委員會成員，他們的知識結(jié)構(gòu)和水平在一定程度上影響采購結(jié)果，高校在組建采購招標(biāo)評審專家?guī)鞎r(shí)，加強(qiáng)專家資格的審核和管理，人員不能局限于校內(nèi)，校外相關(guān)領(lǐng)域的專家也要作為隨機(jī)選擇的對象，也可以聯(lián)合周邊高校，不斷充實(shí)專家?guī)礻?duì)伍，充分發(fā)揮高校人才資源優(yōu)勢，資源共享。

3.3 加強(qiáng)環(huán)節(jié)管理，建設(shè)一體化管理流程

項(xiàng)目的管理不僅有采購環(huán)節(jié)，前期的立項(xiàng)、論證，后期的合同簽訂、項(xiàng)目的驗(yàn)收也同樣重要，針對高校存在重采購、輕驗(yàn)收的情況，要加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理。在市場調(diào)研環(huán)節(jié)，形成調(diào)研報(bào)告，為后期工作提供支撐；在項(xiàng)目立項(xiàng)和論證階段，使用部門可以在專家?guī)熘羞x取專家進(jìn)行，便于從不同角度提出和解決問題；在采購環(huán)節(jié)，采購部門要與使用部門進(jìn)行充分的溝通，前期的信息要推送到采購部門和監(jiān)督部門，便于采購招標(biāo)活動的開展；在合同簽訂、履行和驗(yàn)收環(huán)節(jié)要有使用部門、采購部門和監(jiān)督部門參與，對前期的采購活動進(jìn)行驗(yàn)證，檢查是否合法合規(guī)。監(jiān)督部門作為保障采購活動順利開展和防止腐敗事件的參與人員，要把各個(gè)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來，作為一體化的流程管理來看待，對項(xiàng)目進(jìn)行全過程跟蹤監(jiān)督。

3.4 重視采購招標(biāo)信息化建設(shè)，提高采購效率

采購招標(biāo)信息化建設(shè)刻不容緩，從項(xiàng)目立項(xiàng)到驗(yàn)收一體化管理需要強(qiáng)大的科技和信息化支撐，高?？梢愿鶕?jù)部門權(quán)限，分環(huán)節(jié)開展信息化建設(shè)，在采購招標(biāo)管理部門進(jìn)行系統(tǒng)的整合和管理，比如項(xiàng)目立項(xiàng)環(huán)節(jié)、預(yù)算審批系統(tǒng)可以由歸口管理部門負(fù)責(zé)，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接，檢查項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)是否充足；采購環(huán)節(jié)由采購招標(biāo)辦公室或者管理部門負(fù)責(zé)，采用OA系統(tǒng)或者開發(fā)專門的審批系統(tǒng)進(jìn)行電子化審批流程；合同審核和驗(yàn)收環(huán)節(jié)由歸口管理部門或者采購招標(biāo)辦公室負(fù)責(zé)，開發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)，不同環(huán)節(jié)的系統(tǒng)之間不僅要對接，進(jìn)行信息推送，也要與財(cái)務(wù)、辦公系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高采購效率。也可以由一個(gè)部門牽頭，開發(fā)采購招標(biāo)全流程管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和輸出。

具體來說，針對評審專家的管理，要建立采購招標(biāo)評審專家?guī)煜到y(tǒng)，根據(jù)管辦分離的原則，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)抽取和補(bǔ)抽功能以滿足項(xiàng)目評審需求；針對小額辦公用品和試劑耗材等低值易耗品，成立供應(yīng)商庫，開發(fā)專門的采購系統(tǒng)，便于使用部門按需采購，在依法合規(guī)的基礎(chǔ)上縮短采購時(shí)限，滿足實(shí)際需求。

4 總結(jié)

以高校內(nèi)部控制建設(shè)為契機(jī)，不斷完善采購招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)和管理制度，以科技化和信息化為支撐，不斷加強(qiáng)項(xiàng)目采購各個(gè)環(huán)節(jié)的一體化管理，增強(qiáng)采購招標(biāo)活動的合規(guī)性，提高采購招標(biāo)效率，服務(wù)于高校戰(zhàn)略管理目標(biāo)，提高高校服務(wù)價(jià)值。

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