在人工智能的時代背景下對企業(yè)檔案工作的思考

洪艷萍

隨著社會經(jīng)濟及科技的不斷發(fā)展，我國的各個行業(yè)及相關技術也都取得了一定的成就。以人工智能技術為例，隨著時代的發(fā)展，該技術在我國很多行業(yè)領域中都得到了廣泛的應用。檔案對于企業(yè)而言，是極為重要的信息資源，以火電企業(yè)為例，該企業(yè)要想進行可持續(xù)發(fā)展，其不但要將檔案管理工作做好，還要盡可能的將該企業(yè)檔案工作的管理水平進行提高。本文圍繞我國火電企業(yè)的檔案工作的現(xiàn)狀進行了分析，在新時代背景下，也針對人工智能技術在企業(yè)檔案工作中的應用進行探討。

隨著社會的不斷發(fā)展，我們已經(jīng)迎來了人工智能的時代，在該時代背景下，我國的很多技術水平都得到了顯著提高，同時人工智能技術也被廣泛的應用到了企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展之中。對于火電企業(yè)而言，檔案工作是極為重要的一項工作內(nèi)容，它不但關系著整個企業(yè)的管理水平，對于企業(yè)未來的發(fā)展，也有著至關重要的作用。所以，火電企業(yè)要想進行更好的發(fā)展，需要將人工智能技術應用到檔案工作之中，只有這樣該企業(yè)的檔案工作的質(zhì)量和效率才能得到進一步提高。

1 火電企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)高層對檔案工作的開展高度重視

雖然檔案管理屬于文字類型的工作，但其在企業(yè)中的地位和企業(yè)項目的設計、施工等工作一樣重要。某些火電企業(yè)的高層正是意識到了檔案工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，所以安排了專業(yè)人員來負責檔案管理工作。然而還是有很多企業(yè)其并沒有意識到檔案工作的重要性。對于某些火電企業(yè)而言，高層領導只是一味重視項目的施工和發(fā)展，對于檔案工作并沒有投入太多時間和精力，這也使得這些企業(yè)的檔案工作無法更好的開展，同時還會經(jīng)常出現(xiàn)檔案設備不健全、管理人員無證上崗等不利于檔案工作發(fā)展的情況。

1.2 檔案工作信息化管理系統(tǒng)的建設

隨著時代的發(fā)展和進步，全球也逐漸趨于信息化，對于火電企業(yè)的檔案工作而言，信息化發(fā)展也是必然趨勢，同時其也是提高企業(yè)檔案工作的最有效的渠道。根據(jù)我國火電企業(yè)目前的狀況來看，某些企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)建設還是比較不錯的，以中粵公司為例，該公司目前已經(jīng)統(tǒng)一安裝了飛揚系統(tǒng)，其不但擁有極為專業(yè)的系統(tǒng)維護，在查詢和瀏覽信息數(shù)據(jù)方面也極為順暢。然而有些火電企業(yè)依然在采用傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，這也使得這些企業(yè)的檔案管理工作既不健全，也不規(guī)范。

1.3 企業(yè)數(shù)據(jù)信息的分類

目前，很多火電企業(yè)都存在著非結構化分類的情況。對于企業(yè)內(nèi)部的相關信息和數(shù)據(jù)，其都需要記錄到檔案之中，如果企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，沒有對這些數(shù)據(jù)信息進行明確分類和整理，那么在之后需要對數(shù)據(jù)進行使用搜索時，便會遇到一定的難度，而這在很大程度上也會使企業(yè)檔案信息資源的應用價值受到嚴重影響。與此同時，很多火電企業(yè)的內(nèi)部信息數(shù)據(jù)屬于非結構化信息，企業(yè)要想將檔案管理工作做好，那么就需要對非結構化的信息進行系統(tǒng)收集、整理、應用，只有這樣企業(yè)內(nèi)部的檔案信息資源才能得到更高效的利用。

2 人工智能技術在火電企業(yè)檔案工作中的應用

2.1 在對企業(yè)檔案進行管理的過程中，合理利用智能搜索技術

在火電企業(yè)的實際發(fā)展過程中，檔案管理水平高低可以很大程度上促進企業(yè)的發(fā)展和進步。并且，由于檔案工作具有一定的繁瑣性，涉及到的方面也比較多，所以管理人員在對企業(yè)信息資源進行搜索和獲取時，便面臨著很大的困難。由此，企業(yè)需要充分利用人工智能搜索技術，這樣檔案管理人員便可以更加方便、快捷的對企業(yè)信息數(shù)據(jù)進行搜索和獲取，而這在很大程度上也可以將企業(yè)的檔案管理水平進行大幅度提高。同時，對于智能搜索技術而言，其主要可以兩個部分，分別是神經(jīng)網(wǎng)絡以及模式識別，其可以在檔案文本內(nèi)容含義的前提下，對相關知識進行科學且精準的搜索以及定位，不僅精準度非常高，其速度也非?？?，可以最大程度滿足火電企業(yè)度信息資源的實際需求。

2.2 在對企業(yè)檔案進行管理的過程中，合理利用智能分類技術非結構化信息

在火電企業(yè)檔案工作開展過程中，其存在一定的非結構化信息。所謂非結構化信息，其所指的便是信息的形式并不固定，其中就包括各種格式的信息文件。對于這些信息而言，其來源于與語言格式存在較大的差異性，很大的程度上阻礙了企業(yè)快速其精準的對信息進行獲取，也嚴重影響了檔案工作的有序進行。但是，通過對智能分類技術的有效應用，其根據(jù)一定的原則以及要求，可以對火電企業(yè)內(nèi)部一些比較重要的非結構化信息資源進行分類和整理，精準的對信息進行定位，從而有效提升資源的利用率。同時，在具體的智能分類期間，這一技術還可以將非結構信息資源的大主題分為一個個小主題，然而進行整理，讓其形成一個具有整體性的信息主題結構，同時讓各個主題之間合理的聯(lián)系在一起，進而保證企業(yè)檔案工作開展的合理性、有序性以及科學性。

2.3 在對企業(yè)檔案進行管理的過程中，合理利用智能專家系統(tǒng)對隱性信息進行管理

所謂的智能專家系統(tǒng)，其主要是指在企業(yè)檔案工作期間，使計算機系統(tǒng)可以有效模仿解決問題的手段以及專家推理的方式，從而進一步獲得準確的專業(yè)知識，科學解決企業(yè)檔案工作期間存在的隱性信息資源獲取難等問題，全面提升檔案工作的水平以及效果。在火電企業(yè)具體的檔案工作開展過程中，利用智能專家系統(tǒng)，可以對企業(yè)內(nèi)部存在的各項隱性資源進行合理的獲取，并將其轉化為企業(yè)所需要的有效信息資源。此外，一般情況下，具有一定結構性的信息資源來說，其能夠在可視化的智能界面上對語音以及文本等手段，合理的與專家系統(tǒng)進行溝通和交流，以便可以最快速且最精準對信息進行獲取。由此可見，在火電企業(yè)檔案工作開展過程中，合理且科學的應用人工智能技術，不僅可以很大程度上為信息資源的獲取提供了便利，還可以進一步提升企業(yè)檔案工作的整體效率和質(zhì)量，對火電企業(yè)管理水平提升以及未來進步都具有非常重要的作用和價值。

3 人工智能新時代背景下對企業(yè)檔案工作的思考與探索

在人工智能新時代的背景下，檔案管理工作的開展應該具有一定的深遠性以及廣泛性，深層次的學習，科學應用大數(shù)據(jù)技術，不斷總結計算機應用的規(guī)律。并且，新時期下，對于人工智能的應用，火電企業(yè)還應該對檔案管理系統(tǒng)以及服務系統(tǒng)進行優(yōu)化，保證其可以最大限度的滿足企業(yè)對檔案工作的實際需求，進而有效提升的檔案工作水平。

4 結束語

綜上所述，便是針對人工智能的新時代背景下對企業(yè)檔案工作的思考與探索。隨著社會科技的不斷發(fā)展，很多火電企業(yè)已經(jīng)對檔案管理工作進行了高度重視，中粵公司不論是從管理意識上，還是技術設備以及人員上，都對檔案工作進行了全面管理和優(yōu)化，而這也使得中粵公司得到了更好、更持續(xù)的發(fā)展。除此之外，有些火電企業(yè)并沒有意識到檔案工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，這不但會對企業(yè)的管理產(chǎn)生嚴重的影響，同時還會限制企業(yè)的發(fā)展，這對于我國經(jīng)濟的發(fā)展也是極為不利的。

（作者單位：湛江中粵能源有限公司）