對提高檔案管理質(zhì)量與綜合利用水平的思考

戴金鋒

摘 要：檔案綜合利用，是檔案管理的重要組成部分。檔案管理的生命線在于保持檔案的原貌，檔案利用則是在保持其檔案原貌的基礎(chǔ)上，通過對檔案資料的系統(tǒng)梳理、深入分析、總結(jié)歸納，從中把握工作的規(guī)律性，為謀劃發(fā)展、謀求創(chuàng)新提供有力的決策依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐。下面，筆者就如何提高檔案管理質(zhì)量與綜合利用水平談幾點認識。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理質(zhì)量;綜合利用

1.加強檔案精細化管理，夯實檔案綜合利用的根基

1.1完善硬件支撐。著力打造高標準的檔案室，有效配備各種防護設施、專業(yè)設備，嚴格落實“九防”要求，確保檔案資料的存貯環(huán)境安全。同時，充分考慮各類檔案的數(shù)量及需要存儲這些檔案的空間大小，以便為檔案室擴容預留發(fā)展空間。

1.2從嚴壓實責任。檔案管理的精細化，離不開高素質(zhì)、高技能的檔案管理專（兼）職人員，更離不開各級領(lǐng)導的高度重視。要從主要領(lǐng)導、分管領(lǐng)導、部門負責人、檔案管理員各個層面，層層壓緊壓實檔案管理責任，嚴格檔案管理工作流程，保證檔案形成與業(yè)務工作的同步進行，提高檔案管理的規(guī)范化、精細化水平。

1.3加強檔案分類細致整理。檔案管理部門不僅是檔案的保管者、整理者，更是檔案的管理者、監(jiān)督者，負有各類檔案的歸檔、保管與集中管理的責任。作為檔案管理部門，要明確分類依據(jù)、分類標準、類目范圍，注重加強對各類檔案的細致分類與系統(tǒng)管理，一方面，要指導各歸口部門按照既定的標準進行分類整理，達到歸檔要求;另一方面，對達不到歸檔要求的，則指導、督促其進行再次整理，確保分類科學、排列有序、利于檢索。

2.注重典型引路，努力從檔案管理的點上進行突破

2.1提煉工作亮點。一個地方有一個地方的特色。地域不同、單位不同、業(yè)務不同，其工作亮點也不相同。每個單位都有每個單位的亮點，即便是工作再落后的單位，也有可圈可點的亮點。這種工作亮點，既有形勢背景的因素影響，更有主觀努力的因素影響。對這種工作亮點形成的分析研究與深入探索，無疑就顯得尤為重要。而年久久遠的檔案資料，為這些研究提供了彌足珍貴的資料。作為煙草企業(yè)檔案管理部門，要結(jié)合時代發(fā)展的脈絡，從煙葉生產(chǎn)、營銷網(wǎng)建、隊伍建設等方面進行提煉，既要找出是什么，更要明白為什么，以便少走彎路，更好開辟新的發(fā)展路徑。

2.2緊盯發(fā)展痛點。對一個企業(yè)來講，發(fā)展痛點常常伴隨著企業(yè)發(fā)展的整個進程，只不過是在不同的階段或者不同的時期，這種痛點所表現(xiàn)的程度輕重不一罷了。表現(xiàn)在外的發(fā)展痛點，反映出企業(yè)運行水平的高低。補短板、強弱項，就要緊盯發(fā)展痛點，以勇于否定、敢于揚棄的精神剖析自我，從決策層敢于亮劍，從管理層直指問題，從執(zhí)行層對號入座，以檔案分析聚焦痛點、標靶療傷，以此變差距為潛力，在破解發(fā)展痛點中找到新的發(fā)展契機。

2.3打通發(fā)展堵點。檔案資料的數(shù)據(jù)真實、內(nèi)容翔實，強化數(shù)據(jù)分析，有助于打通發(fā)展“堵點”。要加強對各類數(shù)據(jù)的系統(tǒng)分析，比如煙葉生產(chǎn)方面，既要有涵蓋年份、煙葉生產(chǎn)面積、收購量等基本數(shù)據(jù)的圖表，又要有反映年度變化的對動態(tài)數(shù)據(jù)的定性定量分析，在把握工作規(guī)律性的同時，找到影響、制約發(fā)展的“關(guān)鍵因子”。比如卷煙營銷方面，可以通過對歷年數(shù)據(jù)的深入分析，從中把握營銷隊伍結(jié)構(gòu)、營銷組織架構(gòu)、零售客戶隊伍結(jié)構(gòu)變化對卷煙經(jīng)營主要指標的影響，從而最大限度地發(fā)揮優(yōu)勢、規(guī)避劣勢，打通營銷轉(zhuǎn)型升級的“經(jīng)絡”。

3.強化宣傳培訓與經(jīng)驗總結(jié)，提高檔案管理質(zhì)量與綜合利用水平

3.1強化宣傳引導。不重視輿論宣傳，就難以形成推進檔案管理利用的合力。要強化宣傳，引導各業(yè)務口、各層級干部職工深刻認識檔案綜合利用的重要作用，從本單位、本部門、本崗位業(yè)務實際出發(fā)，結(jié)合工作推進或者業(yè)務發(fā)展需求，找準需要利用的檔案資料或者數(shù)據(jù)內(nèi)容，與檔案管理部門或者檔案管理人員進行有效對接，以便及時提供，做到為我所用。

3.2強化培訓學習。各單位、部門專（兼）職檔案管理人員要加強對檔案法律法規(guī)、規(guī)范性文件等的培訓學習，做檔案管理與綜合利用的“明白人”。要定期組織培訓，從查閱檔案的程序性、利用數(shù)據(jù)的規(guī)范性、需求數(shù)據(jù)的針對性以及應用實例進行培訓，以便讓干部職工明白“怎么查詢、如何利用”，做到有的放矢。

3.3強化總結(jié)提煉。檔案管理與綜合利用是一個循序漸進的過程，不可能一蹴而就，也不會一蹴而就。要注意總結(jié)，多從數(shù)據(jù)分析、資料提供、規(guī)范使用等方面進行總結(jié)，既要總結(jié)其中的成功做法，更要查找其中所發(fā)現(xiàn)的問題不足，嚴防“硬傷”發(fā)生，在嚴格落實“規(guī)定動作”的同時，提高檔案管理質(zhì)量與綜合利用水平。

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（作者單位：山東濰坊煙草有限公司）