淺談新時(shí)代衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化建

設(shè)李燕

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)依照有關(guān)衛(wèi)生法律法規(guī)，進(jìn)行監(jiān)督執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄。加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料的規(guī)范化管理，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量整理檔案，便于衛(wèi)生監(jiān)督工作的規(guī)范化，提高監(jiān)督執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和執(zhí)法水平。本文就新時(shí)代如何做好衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)的檔案規(guī)范化建設(shè)工作，談點(diǎn)個(gè)人的一些看法，以與同行共商榷。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督;檔案管理;規(guī)范化建設(shè)

近年來，為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)的檔案管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)發(fā)展中的作用，各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，并結(jié)合實(shí)際，制定了許多辦法，有力地促進(jìn)了衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化建設(shè)工作的開展。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案及管理工作

衛(wèi)生監(jiān)督檔案是指各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機(jī)構(gòu)在衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測（衛(wèi)生質(zhì)量抽檢）、衛(wèi)生行政稽查、衛(wèi)生行政許可、衛(wèi)生行政處罰、衛(wèi)生宣教、科研培訓(xùn)及黨政管理等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國家和社會(huì)、本單位工作具有備考、利用保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體、各種門類的歷史記錄。衛(wèi)生監(jiān)督的檔案管理工作是衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要組成部分，是提高衛(wèi)生監(jiān)督工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平、加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)的必備條件。

2 當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作取得的成績

2.1檔案管理有章可循。各級(jí)衛(wèi)生部門高度重視檔案工作，并有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，把檔案管理工作列入議事日程。實(shí)行綜合目標(biāo)管理，采用檔案考核實(shí)績獎(jiǎng)金掛鉤，保證了檔案的完整、質(zhì)量和如期完成。充分發(fā)揮檔案管理、監(jiān)督的指導(dǎo)作用，檔案管理人員的地位逐步提高，基建竣工驗(yàn)收、儀器設(shè)備開箱、職工專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、論文上報(bào)等均由檔案管理人員提供材料和證明。

注重軟硬件建設(shè)。以檔案上等級(jí)為契機(jī)，將綜合檔案室軟硬件建設(shè)納入議事日程，根據(jù)檔案安全保護(hù)和庫房建設(shè)要求，落實(shí)“九防”措施，購置掃描儀、刻錄機(jī)、除濕機(jī)、縫紉機(jī)、防磁柜，采用檔案管理軟件，提高檔案管理水平和檔次。

2.2檔案管理循序漸進(jìn)。為了保持檔案資料的完整性，我們根據(jù)近年來衛(wèi)生監(jiān)督工作任務(wù)，制訂檔案分類及實(shí)施細(xì)則，制訂“檔案管理實(shí)施辦法”，將每類資料按內(nèi)容、期限分別列出，再按每年工作任務(wù)新增作補(bǔ)充，做到有章可循。進(jìn)一步明確了民生檔案在質(zhì)量上的要求。一是完整。凡是在辦理衛(wèi)生行政處罰案件過程中直接形成的，能反映執(zhí)法活動(dòng)全過程、具有保存價(jià)值的各個(gè)門類、各種載體，均需要保存檔案。二是規(guī)范。做到分類清楚，保管期限劃分準(zhǔn)確，組卷符合要求，卷內(nèi)文件排列條理。對(duì)涉及“民生”的衛(wèi)生監(jiān)督行政相對(duì)人檔案和衛(wèi)生行政案件檔案以“件”為單位進(jìn)行重新組卷。

2.3注重信息化管理，加大開發(fā)利用。在抓好文件材料歸檔、檔案的保管以及檔案室基礎(chǔ)建設(shè)的同時(shí)，我們積極采取措施，抓好檔案信息化和開發(fā)利用工作，充分發(fā)揮檔案的獨(dú)特作用，使建檔工作和提供檔案服務(wù)工作相互促進(jìn)，協(xié)調(diào)發(fā)展。將檔案實(shí)行微機(jī)管理，通過計(jì)算機(jī)管理開展檔案儲(chǔ)存、分類、編目和檢索，同時(shí)，我們努力開發(fā)檔案資源，積極提供檔案信息為百姓生活、為衛(wèi)生監(jiān)督工作、為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，收到了較好的社會(huì)效益。檔案在各類業(yè)務(wù)工作、綜合性工作考核中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化建設(shè)中存在的問題

3.1衛(wèi)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系和制度的不足。各級(jí)衛(wèi)生系統(tǒng)雖然建立了三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但它的運(yùn)行效果目前不很理想，有關(guān)人員檔案意識(shí)較淡薄，為圖方便，將檔案材料留在自己部門保管，造成這些檔案資料既沒有整理，也沒有專柜存放，導(dǎo)致檔案材料的丟失或損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能使有關(guān)人員充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是社會(huì)財(cái)富，管理好和保護(hù)好這種資源是每個(gè)員工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。

3.2衛(wèi)生檔案與其他信息分體管理體系的缺陷。目前衛(wèi)生系統(tǒng)實(shí)行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個(gè)體系主要由信息和綜合檔案兩部分組成。信息和檔案部門在日常工作中基本是各自獨(dú)立地進(jìn)行信息的收集、整理、保管、加工、統(tǒng)計(jì)和提供信息使用服務(wù)，兩個(gè)部門之間缺乏必要的協(xié)調(diào)，重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象較為普遍，造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，很大程度上制約了信息管理整體水平的提高。

3.3檔案編研工作跟不上形勢，缺乏時(shí)效性?，F(xiàn)有專題匯編資料基本上來源于一些原始資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和基本事實(shí)的簡單羅列堆砌，不僅外部信息少，跟不上形勢發(fā)展要求，且由于平時(shí)缺乏主動(dòng)積累、主動(dòng)服務(wù)和超前范圍意識(shí)，編研缺乏時(shí)效性，往往到需要用時(shí)才開始著手編制，因此編研成果普遍利用效率低下。

4 新時(shí)期衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的發(fā)展方向

4.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。要增強(qiáng)廣大干部和職工的檔案管理意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的重要保證，要把檔案管理納入重要議事日程，作為衛(wèi)生監(jiān)督部門發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，要大力宣傳檔案管理工作，使廣大職工充分認(rèn)識(shí)衛(wèi)生檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

4.2理順關(guān)系，健全制度。建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，建立科學(xué)的檔案管理體系，是檔案管理的根本。隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立信息檔案，明確職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。拓展檔案的歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。

4.3培養(yǎng)人才，提高素質(zhì)

目前從事衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)程度明顯不足，很多原來不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)，而是從行政、護(hù)理、計(jì)算機(jī)管理等部門轉(zhuǎn)崗過來的，在經(jīng)過一段時(shí)間專業(yè)培訓(xùn)之后，便開始從事檔案管理工作。這樣的檔案管理人員，完成日常醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)還是能夠勝任的。但是，綜合檔案室面臨的不僅僅是保管和豐富館藏的任務(wù)，還要開展檔案編研工作，從更高層次開展檔案服務(wù)工作，這是檔案工作生存的基礎(chǔ)和發(fā)展方向。

總之，面對(duì)快速發(fā)展的信息化時(shí)代，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)要積極推進(jìn)衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)，善于借助信息化手段來管理衛(wèi)生檔案，進(jìn)而提高衛(wèi)生檔案的利用率，更好地服務(wù)醫(yī)療衛(wèi)生工作。

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[2]李安琪，張蓓蕾，張帆，貝文.衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理研究[J].中國衛(wèi)生監(jiān)督雜志，2015（04）.

（作者單位：成武縣永昌社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心）