事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題分析

那日蘇

【摘要】：在現(xiàn)在這個網(wǎng)絡信息化的時代。信息技術在發(fā)展，不僅僅在幫助各行各業(yè)同樣的發(fā)展，也讓這些行業(yè)面臨著更大的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位也開展了在檔案方面信息化的工作。對于這些事業(yè)單位來說，檔案是他們非常重要的信息資源。所以，為了保證檔案信息的工作，采取一些措施來進行管理是很有必要的。本文對事業(yè)單位檔案管理信息化的建設存在的問題和意義進行了討論。

【關鍵詞】：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設 問題 解決對策

正文：

現(xiàn)在是一個信息化的時代。對于以往的傳統(tǒng)管理方式，相比于現(xiàn)在的信息化時代。已經(jīng)遠遠達不到工作的需求。各個事業(yè)單位為了在檔案的工作上可以更好的管理，在經(jīng)濟上得到提升，都在朝著信息化的方向前進。這樣的工作為檔案的管理提供了更好的條件。

一、關于檔案信息化建設的特點

在現(xiàn)在信息網(wǎng)絡技術的推動下，檔案的信息化可以更好更合理的去管理檔案信息，提供更好的服務。檔案信息化的建設有著一些特點。便于這些檔案的資料更好地保存，同時也節(jié)省了以往紙質(zhì)檔案的存儲空間。同時讓各單位可以更好地開展管理工作。由于是電子的檔案，想要查詢資料的時候，就可以利用關鍵字快速的找到想要的信息，讓以往復雜的工作流程變得簡單不少，以此提高了工作效率。信息化的管理可以對于這些檔案進行更全面管理和采集工作，帶來了更多的服務方式。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

以往傳統(tǒng)的檔案管理工作有著很多的不足之處，不但工作起來非常復雜，工作量也非常的大，這就影響到這些信息的保管。事業(yè)單位開展信息化的建設，利用電子檔案，就可以解決紙張無法長期保存的問題，這些由電子檔案組成的數(shù)據(jù)庫，使得檔案在保存的效果上大大提升。在使用到檔案的時候，也可以更方便地去查找去修改。使得一些工作變得更加輕松。工作人員也方便了不少。并且信息化的檔案，就可以達到很好的信息共享的效果。讓事業(yè)單位在開展工作方面的基礎更加的堅韌牢固。

三、事業(yè)單位在檔案信息化建設工作中的問題

3.1建設的體系不夠完善

檔案信息化的建設有著很重要的作用。但是就目前而言，事業(yè)單位并沒有意識到在這項工作的重要，事業(yè)單位的檔案信息化建設體系還存在著很多的不足之處。他們對電子檔案在監(jiān)督方面還不夠嚴格。沒有相應的法律法規(guī)。在安全體系方面力度也不夠，這些問題都影響檔案的管理工作。

3.2工作人員的能力不夠

在對于檔案信息化的建設工作中。工作的人員能力影響著建設的進度?，F(xiàn)在很多的事業(yè)單位已經(jīng)開始向信息化技術邁進，但是在真正的工作中，很多時候都會因為工作人員的能力不足，經(jīng)驗不夠豐富使得檔案在信息化管理工作中出現(xiàn)很多問題。在管理人員中能夠真正熟練地操作計算機的人員還是少數(shù)，沒有相關的專業(yè)人員。檔案管理工作的認識也不夠到位，沒有真正的了解信息化管理的流程。對于檔案管這項工作，實際上這項工作在專業(yè)上的要求很高，不像想象中那么簡單，對于人員的要求也很高。

3.3建設的平臺更新速度慢

雖然在現(xiàn)在很多事業(yè)單位在檔案信息化這項工作中都有著比較完善的管理系統(tǒng)。但是由于在實際工作中重視程度不夠。就影響到平臺建設，有很多單位在檔案管理信息化平臺這方面更新的速度都比較緩慢。這就使得一些剛?cè)肼毜膯T工信息不能及時的錄入或者更新。同時，檔案信息化建設的平臺使用效率也不高，沒有真正的發(fā)揮它的作用。

四、提高建設水平的方法

4.1優(yōu)化相應管理體系

一個完善科學的管理制度可以給事業(yè)單位檔案信息化管理一個有力的保障，所以一定要從各個方面去完善管理制度。去強化對電子檔案的監(jiān)督，對于電子檔案制定相應的規(guī)章制度，給工作人員和員工一個很好的行為規(guī)范。管理制度一定要包含各個方面的問題，才可以保證在信息化管理工作方面可以有效的進行。

4.2對相關的人員進行專業(yè)培訓

只有工作人員具有專業(yè)的知識和實踐的經(jīng)驗，才可以更好的去管理檔案。所以，想要讓檔案信息化管理建設的工作可以更好的進行。就一定要去提升管理人員在技術方面的能力和在職業(yè)上的素養(yǎng)。事業(yè)單位可以去招收一些在信息化方面專業(yè)的人才，這樣在他們的幫助下可以有效的提高管理人員的整體素質(zhì)。另外，事業(yè)單位應該對管理人員進行培訓，在信息化建設方面以及實際應用中各種具體的操作，來真正地提高管理人員的能力。另外不能夠僅僅是理論的講述，一定要多一些實踐的演練，在實踐中讓管理人員真正的去得到鍛煉得到成長。

4.3加強檔案信息化建設平臺的更新

對于檔案信息化建設平臺的更新，一定要做好相關的工作，可以達到真正的提高平臺的效率。對于檔案的日常維護與更新，事業(yè)單位一定要做好相關的工作，因為很多檔案的資料都十分重要，如果發(fā)生了失誤導致檔案的泄露，后果都是十分嚴重的。所以定期地去檢查病毒這類的工作一定要做到。針對計算機，磁盤等一系列的相關設備進行檢查，同時對檔案信息的網(wǎng)站和管理系統(tǒng)也要進行監(jiān)督。一定要保證檔案信息化建設平臺的完全可靠。

結(jié)束語

針對現(xiàn)如今事業(yè)單位對于信息化建設這項工作中的問題，一定要采取相應的方法手段來應對。不斷的提高在這項工作的水平，同時也可以讓事業(yè)單位的發(fā)展能力得到提升。在各方面做好工作，達到最好的效果。

【參考文獻】：

【1】 曾曉瑩.事業(yè)單位檔案管理信息化建設探析[J].城建檔案，2019（02）：29-30.

【2】 孫蓮荷.檔案信息化建設與檔案管理探析[J].中國管理信息化，2018，21（22）：151-152.