電力工程項目檔案管理的難點及對策

李慧

【摘 要】隨著人們生活水平在不斷的提高，對于用電的需求在不斷的加大，電力工程項目作為國家一項重要的民生工程項目，其施工質(zhì)量直接影響國計民生?，F(xiàn)今很多電力工程項目都提出“構(gòu)建精品工程”的口號。要想實現(xiàn)精品工程，項目檔案是非常關(guān)鍵的。因此，在新時代下建立精品工程當(dāng)務(wù)之急就是建立精品工程項目檔案。受多種因素的影響，電力工程項目檔案管理還存在諸多問題亟待解決?；诖?，本文論述了電力工程項目檔案管理的難點，并提出相應(yīng)的解決策略。

【關(guān)鍵詞】電力；工程項目；檔案管理

引言

作為電力工程項目建設(shè)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，總承包項目的檔案管理工作不僅是工程的歸集者，而且詳細(xì)記錄了工程的每一個建設(shè)細(xì)節(jié)。在總承包項目檔案管理的過程中，需要對整個電力工程的審批、采購、施工、監(jiān)理以及竣工等環(huán)節(jié)的工作，進行詳細(xì)的記錄。但是，在實際管理過程中部分總承包企業(yè)還存在管理不當(dāng)?shù)膯栴}，導(dǎo)致電力工程缺少建設(shè)相關(guān)或者竣工檢查相關(guān)的有效憑證資料。因此，研究分析電力工程建設(shè)總承包項目檔案全過程管理，具有重要的現(xiàn)實意義。

1電力工程項目檔案管理的難點

1.1綜合性差

電力工程作為一個現(xiàn)代化多種施工綜合性工程，由于其項目的特殊性，必須要經(jīng)歷科研、設(shè)計、基礎(chǔ)建設(shè)、安裝、調(diào)試以及試生產(chǎn)等諸多環(huán)節(jié)。在整個工程項目中這些環(huán)節(jié)需要多方協(xié)調(diào)、多方參與，加之電力工程項目內(nèi)外部關(guān)系較為復(fù)雜，技術(shù)性強，因此給檔案收集帶來了很大的難度。

1.2檔案管理不受重視

當(dāng)前，大多數(shù)電力企業(yè)對檔案管理重視程度較低，老觀念、老思想較嚴(yán)重，仍以生產(chǎn)管理為重點。并未對相關(guān)的檔案收集范圍、歸檔權(quán)限作出明確規(guī)定，對檔案管理制度要求的落實力度不夠，導(dǎo)致最終建立的檔案存在內(nèi)容不完整的問題，無法充分發(fā)揮其作用。而在電力企業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員普遍缺乏科學(xué)的檔案管理理念以及專業(yè)的檔案知識，對于電力檔案的重要性缺乏了解，進而導(dǎo)致電力檔案管理工作無法滿足企業(yè)發(fā)展需求。

1.3檔案資料收集不完善

當(dāng)前，在對電力檔案的收集中主要由于以下原因?qū)е率占Y料不完善：1.在針對電力工程開展資料收集工作時，更注重于對文字資料的收集，而對于音頻資料與影像資料的收集則很少涉及到，不利于電力檔案的完善構(gòu)建。2.檔案收集過程是一個各部門、各單位綜合配合的過程，因人員的專業(yè)技術(shù)以及對檔案歸檔范圍及歸檔意識的不同，導(dǎo)致許多重要的檔案出現(xiàn)不能及時歸檔或未歸檔現(xiàn)象。而存在這些問題的電力企業(yè)或是因其固有的工作思維模式而疏于對檔案資料的完整收集，或是因缺乏先進設(shè)備而無法實現(xiàn)對檔案資料的完善收集，進而對于新形勢下電力企業(yè)的發(fā)展造成不利影響。

2做好工程建設(shè)項目檔案管理工作的有效對策

2.1建立健全檔案管理規(guī)章制度

一方面，由于電力工程項目工作具有管理科學(xué)、程序規(guī)范、計劃性強等顯著特點，因此這就為檔案管理工作的有序進行提供了非常好的條件。另一方面，電力工程項目檔案管理工作還要做到規(guī)范、科學(xué)，這樣才能有效地將工程項目納入到科學(xué)管理當(dāng)中，實現(xiàn)檔案管理同工程項目協(xié)調(diào)發(fā)展。眾所周知，由于電力工程項目涉及諸多環(huán)節(jié)，因而檔案管理工作難度很大，同時也存在著各單位具體做法和要求不一致的情況。為了更好地讓電力工程項目順利有序地開展，規(guī)范化是檔案管理最基本的要求。因此，要采取有效措施，從電力企業(yè)的實際情況入手，構(gòu)建一套科學(xué)合理且具有可行性的檔案管理制度。另外，還要對工程項目文件材料的形成、收集、整理、分類、歸檔范圍、竣工文件編制、交接驗收以及立卷歸檔做好具體的要求以及電力企業(yè)項目文件歸檔的具體要求，進而讓檔案管理人員在收集檔案以及編制工程項目竣工資料時做到有章可循。通過科學(xué)且規(guī)范的檔案管理行為，最大化推動電力工程項目各個環(huán)節(jié)檔案管理的規(guī)范化，確保檔案的歸檔質(zhì)量。只有構(gòu)建科學(xué)完善的工程項目檔案管理制度，才能有效地規(guī)范檔案資料的收集、整理和利用，最大化地實現(xiàn)電力工程項目的集中統(tǒng)一管理。

2.2明確職責(zé)

總承包企業(yè)在進行檔案管理工作之前，應(yīng)對整個電力工程統(tǒng)籌考慮，梳理工程施工過程中各人員的工作職責(zé)。以前的檔案管理工作中，崗位職責(zé)不清晰的問題時有發(fā)生，導(dǎo)致在管理過程中存在缺漏，無法及時的完成電力工程項目的檔案資料，而工程后期一旦發(fā)生事故，又會出現(xiàn)各部門人員相互推諉、踢皮球的問題。因此，在檔案管理過程中，應(yīng)召集所有項目管理人員以及檔案工作人員共同進行檔案管理制度的制定和完善，明確檔案完成的質(zhì)量要求和職責(zé)范圍，從而確保電力工程建設(shè)順利進行。

2.3全面做好工程項目期間的監(jiān)督檢查

第一，電力工程項目檔案管理部門必須要深入到工程現(xiàn)場，了解工程中存在的問題，并解決好問題，尤其是在各個環(huán)節(jié)工程完工時，這也是檔案收集整理初具規(guī)模的關(guān)鍵時期。因此，必須要抓住這一時機對工程項目進行全面系統(tǒng)的檢查指導(dǎo)，認(rèn)真分析其中存在的問題，并將這些問題分類處理，并及時總結(jié)。此外，還要加強同各單位的有效溝通，定期開展階段性總結(jié)會議，肯定成績，指出問題，并尋求解決問題的方法。第二，協(xié)調(diào)好各單位之間的關(guān)系，最大化地調(diào)動其工作積極性，以便更好地在工作中做到相互支持、相互配合，全面有效地做好檔案管理工作。第三，想要做好工程檔案管理，參與工程竣工驗收是非常關(guān)鍵的。工程通過驗收代表工程項目的完工，因此在工程項目驗收的過程中，檔案管理部門必須要按時參加工程竣工驗收和工程項目專項驗收。在具體的驗收過程中，檔案管理人員必須嚴(yán)格按照有關(guān)檔案管理規(guī)定和工程驗收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定進行嚴(yán)格地抽查，將重點放在檔案資料的準(zhǔn)確、齊全、完整上，并向有關(guān)單位提出檔案移交的具體要求。對于不符合相關(guān)要求的單位或者個人，必須要求其限期整改，從而更好地為工程項目竣工資料的完整和齊全奠定良好的基礎(chǔ)。

2.4有效監(jiān)控項目的實施

總承包企業(yè)的檔案管理人員在工作過程中，必須行使自身的管理監(jiān)督職能，融入到電力工程的建設(shè)工作當(dāng)中。其主要監(jiān)督工作內(nèi)容包括以下幾個方面的內(nèi)容：（1）檢查電力工程的檔案資料整理質(zhì)量是否滿足要求，資料的完善度是否滿足工程要求。（2）通過引入計算機信息技術(shù)，對一些有能力的施工單位進行全過程的信息化管理，利用網(wǎng)絡(luò)化的自動管理監(jiān)控，對電力工程建設(shè)過程中可能存在的檔案問題，及時發(fā)現(xiàn)及時解決處理，提升檔案管理的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

2.5創(chuàng)新檔案管理理念

電力企業(yè)應(yīng)重視檔案管理理念的創(chuàng)新，這就要求企業(yè)能夠正視檔案管理工作開展的意義，充分重視檔案管理工作，確保檔案管理制度能夠有效落實。在新形勢下，電力企業(yè)應(yīng)提高檔案管理中對應(yīng)用信息的開發(fā)意識，將以往封閉的電力檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式，發(fā)揮檔案最大的利用價值，以便滿足信息時代資源共享的要求。而電力檔案管理工作人員也應(yīng)重視對自己檔案管理理念的更新，應(yīng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)要求與檔案管理知識，注重對個人專業(yè)素質(zhì)的提升與培養(yǎng)。

結(jié)語

總之，在電力工程項目檔案管理中，要根據(jù)電力工程項目各環(huán)節(jié)的具體情況，不斷完善和改進工程項目檔案管理方式，重點加強檔案管理力度，全面有效地確保檔案管理質(zhì)量，以便更好地發(fā)揮出檔案的最大化作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]遲璐.如何做好重點工程項目檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011（3）：121.

[2]劉金蘭.淺談工程項目檔案管理存在的問題及解決辦法[A].新形勢下檔案資源管理服務(wù)[C].2014.

[3]李雪，杜琴.新形勢下加強電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012，25（3）：70-72+75.

[4]羅勤琴.新形勢下電力工程建設(shè)檔案管理研究[J].中國電力教育，2013（17）：200-201.

（作者單位：國網(wǎng)新疆電力有限公司塔城供電公司）