基于辦公自動化略談醫(yī)院檔案管理方式

王昆

【摘要】在我國社會的飛速發(fā)展背景下，醫(yī)院檔案管理工作面臨著較大的發(fā)展挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式較為落后，已經無法滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要，為此我們應該不斷提升醫(yī)院檔案管理的自動化水平，創(chuàng)造良好的辦公自動化氛圍，進一步優(yōu)化醫(yī)院檔案管理模式，推動醫(yī)院檔案管理工作的合理性發(fā)展。下面本文主要針對辦公自動化談醫(yī)院檔案管理模式的優(yōu)化。

【關鍵詞】辦公自動化? 醫(yī)院檔案? 管理方式

在醫(yī)院管理工作的落實過程中，檔案管理工作起到了不可或缺的作用，要想不斷提升醫(yī)院檔案管理質量，工作人員應該結合檔案管理工作需求，制定科學的醫(yī)院檔案自動化管理方式，通過進一步實際分析，本文結合醫(yī)院檔案管理工作開展實際，深入分析了辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作的有效開展，希望結合進一步研究，能夠為醫(yī)院日后發(fā)展奠定良好基礎。

一、辦公自動化背景下的醫(yī)院檔案管理工作特征

（一）信息的采集更加準確和高效

結合當前的管理工作現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院發(fā)展過程中涉及到的知識面較廣，不僅包含普通的治療知識，如包括科學研究、聲音圖像等，還包含檔案的重要記錄內容。同時，根據(jù)醫(yī)院的不同職能，檔案被劃分為醫(yī)療部門、財務部門、管理部門等多個部門。而辦公自動化的出現(xiàn)，能夠切實幫助專職的工作人員，做到有針對性地收集檔案內容，確保每一位醫(yī)院職能工作人員，做到快捷、便利地運用上述信息。而原本紙質化的檔案，在審閱、調整、取用的過程中，不可避免地存在諸多的問題與不便。

（二）檔案信息采集具有明顯的共享特征

一些醫(yī)院的檔案運用效率并不高，過于重視醫(yī)療效果的提升，忽略了醫(yī)院檔案管理工作的重要性，從而影響檔案內容的規(guī)范有效性提升。而通過辦公自動化的環(huán)境，能夠切實將計算機互聯(lián)網技術運用到醫(yī)院之中，做到高效率地規(guī)整檔案，并且通過互聯(lián)網這一媒介，以供整個醫(yī)院的相關工作人員進行取用。同時，醫(yī)院的監(jiān)管人員也能通過互聯(lián)網的作用對檔案進行更為有效的監(jiān)察，杜絕檔案泄露的事件發(fā)生。

（三）檔案的采集工作具有靈活特征

通過調查可以看出，原有的醫(yī)院檔案保存模式大都采用簡單的紙質保存方法，因此保存過程中的條件較為嚴格，經常會對檔案的儲存有較為嚴苛的溫度限制、濕度限制等。而伴隨辦公自動化環(huán)境的調整，這一現(xiàn)象被有效環(huán)節(jié)，所有的檔案以數(shù)字信息化的方式加以呈現(xiàn)，因此能夠做到切實減少醫(yī)院對檔案儲存所需要的空間，并且切實降低了檔案儲存的要求和難度，為醫(yī)院的檔案管理工作有序進行奠定了基礎。

二、辦公自動化背景下的醫(yī)院檔案管理方式

（一）采用信息化的檔案管理方式

結合當前的醫(yī)院檔案管理工作不難發(fā)現(xiàn)，我國醫(yī)院逐漸朝著辦公自動化方向發(fā)展，自動化技術的運用能夠有效推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，只有切實將傳統(tǒng)的紙質化檔案轉變?yōu)樾畔⒒瘷n案，才能進一步挖掘檔案的作用和價值。因此，在這一要求與背景之下，醫(yī)院方面就要積極主動地開展信息化建設工作，做到摒棄傳統(tǒng)的思維理念，驅動檔案管理的工作能夠向辦公自動化靠攏，以求醫(yī)院的整個工作能夠可持續(xù)化地推進與完善，將患者的信息、醫(yī)療服務過程中產生的信息自動化地規(guī)整起來，不僅能夠保證檔案運作的高效率，還能夠確保檔案信息的進一步共享與運用，落實患者病例的全方位、根本上的研究。而為了保證辦公自動化環(huán)境的穩(wěn)定與流暢，醫(yī)院就需要保證整個信息化系統(tǒng)的完善與更新，在有條件的情況下提升對其資金與技術的大力支持。在未來，能夠打通各個醫(yī)院之間的信息化渠道，確?？蒲谐晒靡杂行Ч蚕?，對整個醫(yī)院的醫(yī)療水平提升提供了堅實的保障。

（二）創(chuàng)建合理的檔案管理制度

當前我國大部分醫(yī)院依然沒有落實好辦公自動化管理工作，部分醫(yī)院只是從表面上了解信息化檔案管理方式的優(yōu)點，并沒有把其落實到實處，導致其工作盡管開展了但效率與效果卻差強人意，針對這一情況醫(yī)院首先要保證設立完善的管理制度，才能保證后續(xù)工作有序推進。在制定制度的過程中，要注意遵循責任權利相互制約、相互平等的原則，這樣才能夠保證醫(yī)院檔案管理制度的統(tǒng)一化、標準化，進一步為醫(yī)院檔案管理提供必要的參考依據(jù)。在實現(xiàn)辦公自動化的過程中，也應該注意檔案管理工作的實用性、準確性和高效性，從而對業(yè)務處理能力、操作能力進行統(tǒng)一的規(guī)范。一旦發(fā)現(xiàn)檔案之間編號不統(tǒng)一、資料混亂等情況，即醫(yī)院檔案管理人員出現(xiàn)重大失誤的問題，則需要第一時間地找出問題的源頭，根據(jù)管理制度追責并加以解決，才能長期性保障醫(yī)院信息化檔案工作可持續(xù)化地進行。

（三）加強自動化系統(tǒng)的創(chuàng)建和監(jiān)管力度

雖然醫(yī)院的主要任務就是給人們提供高水平的醫(yī)療服務，但是在辦公自動化背景下，醫(yī)院檔案管理工作的落實依然不夠理想?；诖?，醫(yī)院需要加大對辦公自動化的研究與分析，做到積極主動地與服務商、開發(fā)商聯(lián)絡，定期展開對醫(yī)院自動化新系統(tǒng)的維護，保證其運作的穩(wěn)定性。同時，醫(yī)院檔案往往會保存患者的情況、醫(yī)療服務數(shù)據(jù)等保密性信息，因此還必須切實加強其醫(yī)院檔案管理的安全性。要確保醫(yī)院的計算機互聯(lián)網擁有獨立的渠道，并且每一臺連接檔案的計算機都被加裝專業(yè)的殺毒軟件、防火墻軟件，并且定期展開對計算機的維修，以求營造一個更為安全、可靠的互聯(lián)網環(huán)境。此外，應加強對檔案信息的監(jiān)管。醫(yī)院的檔案管理涉及到很多重要信息，為了保證檔案信息的安全和合理性，醫(yī)院應該加強對檔案信息的監(jiān)督和管理，制定明確的檔案管理制度，用以約束檔案管理人員規(guī)范操作，讓醫(yī)院的檔案管理有章可循，從根本上保障醫(yī)院檔案的安全性，并且確保檔案信息能夠更好發(fā)揮自身作用，協(xié)同醫(yī)院向廣大人民群眾提供更好的服務。

三、結束語

總而言之，伴隨著我國科學技術水平的提升，醫(yī)院辦公環(huán)境也得到了進一步完善，辦公自動化的運用得到了人們的認可與肯定。在此過程中加強醫(yī)院檔案管理工作能力是必要的，也是新時期醫(yī)院檔案管理工作的重點，如何迎合信息化時代，提高檔案管理的自動化水平，需要工作人員不斷進行有效探索，以確保醫(yī)院檔案管理工作有效開展。

參考文獻：

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