淺談ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務(wù)管理中的運用

王玉玲

【摘要】近年來，隨著人們對企業(yè)現(xiàn)代化管理理念的轉(zhuǎn)變和對企業(yè)綜合管理水平需求的提高，ERP管理系統(tǒng)開始走進(jìn)企業(yè)管理舞臺并逐漸被推廣應(yīng)用。作者所在的企業(yè)是一家國有大型發(fā)電企業(yè)，2013年完成了原有財務(wù)系統(tǒng)向ERP財務(wù)系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。本文結(jié)合工作中的實踐經(jīng)驗，淺談ERP系統(tǒng)在應(yīng)用過程中的作用和工作中遇到的問題及解決對策。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)? 作用? 問題及對策

一、ERP系統(tǒng)管理模塊在企業(yè)財務(wù)管理中的應(yīng)用

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源管理計劃的簡稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP財務(wù)系統(tǒng)由應(yīng)付模塊、應(yīng)收模塊、預(yù)算模塊、成本模塊、固定資產(chǎn)模塊、總賬模塊等構(gòu)成，下面介紹一下筆者企業(yè)在應(yīng)用中比較有特點的幾個子模塊。

（一）報銷報賬系統(tǒng)

報銷報賬系統(tǒng)是基于應(yīng)付子模塊開發(fā)的一個業(yè)務(wù)報銷系統(tǒng)，是將經(jīng)辦人員、各級審批人員、會計人員整合到同一平臺的線上活動的功能模塊。由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行前期數(shù)據(jù)錄入，各級審批人員通過單據(jù)信息及上傳的附件對業(yè)務(wù)進(jìn)行了解和審核，最后由會計人員通過數(shù)據(jù)收集和科目映射生成相應(yīng)憑證，不僅規(guī)范了核算流程也提高了財務(wù)工作的效率。

（二）預(yù)算管理模塊

啟用預(yù)算管理子模塊后，管理層可以通過預(yù)算系統(tǒng)全面了解各部門的年度預(yù)算指標(biāo)，從而可以在財務(wù)年度開始前從整體上對公司資金的使用加以控制，通過報銷報賬臺及及支付管理系統(tǒng)，管理層可以隨時查詢預(yù)算執(zhí)行情況，實現(xiàn)實時的預(yù)算管理，對實際發(fā)生的超標(biāo)費用進(jìn)行分析并采取必要措施。

（三）項目管理模塊

該模塊主要通過應(yīng)付賬款、預(yù)算管理、固定資產(chǎn)等子模塊進(jìn)行整合，主要是對技改工程、檢修等業(yè)務(wù)進(jìn)行項目管理。以技改工程為例，在年初時按照批復(fù)的預(yù)算進(jìn)行立項，啟動后在項目管理模塊中提請物料和服務(wù)的需求計劃，同時相關(guān)項目信息嵌入到報銷報賬平臺，項目達(dá)到竣工驗收條件后，可由項目模塊按歸集的金額進(jìn)行分?jǐn)傓D(zhuǎn)固，由此完成某一項目的閉環(huán)管理。

二、ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務(wù)管理中的優(yōu)點

（一）實現(xiàn)了財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化，提高數(shù)據(jù)核算的即時性

ERP系統(tǒng)的實施使企業(yè)實現(xiàn)了財務(wù)、業(yè)務(wù)統(tǒng)一平臺、同步管理。ERP系統(tǒng)各業(yè)務(wù)層面隨時可以查看、記錄業(yè)務(wù)的流程和結(jié)果，這大大改變了傳統(tǒng)人工核算時期業(yè)務(wù)部門與財務(wù)系統(tǒng)脫節(jié)問題，企業(yè)管理層可以隨時在線了解企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營狀況，極大的提高了工作效率，并為企業(yè)實時決策提供了有力保障。

（二）加強成本管理，滿足個性化成本核算需求

ERP系統(tǒng)為企業(yè)成本管理建立了標(biāo)準(zhǔn)的成本系統(tǒng)，能夠幫助企業(yè)降低成本，提高效率，優(yōu)化資源配置。如材料費企業(yè)可按物料編碼從源頭和領(lǐng)用進(jìn)行跟蹤，從而監(jiān)控采購物料的實際采購價格和項目費用使用情況。ERP系統(tǒng)可以使成本核算對象進(jìn)一步細(xì)化，如安全生產(chǎn)費用、環(huán)保材料以及車輛使用費用的單車核算等，進(jìn)而對生產(chǎn)成本實施有效控制。

（三）加強對客戶與供應(yīng)商的管理

ERP系統(tǒng)通過應(yīng)收模塊對銷售進(jìn)行核算，通過賬齡分析表跟蹤應(yīng)收款項的回收情況，對逾期款項加大專人催收力度等措施確保資金及時回籠。此外，ERP系統(tǒng)通過合同及項目模塊等的嵌入對供應(yīng)商的付款條件及時跟蹤查詢，使企業(yè)能及時掌握付款情況并合理安排資金使用。

三、ERP系統(tǒng)在實施過程中存在的問題

（一）財務(wù)控制流程不完善

企業(yè)的財務(wù)管理基礎(chǔ)薄弱，ERP設(shè)計流程與原有財務(wù)管理思維不符，新舊財務(wù)管理系統(tǒng)難以整合，在具體實施過程中，可能會存在某種程度的控制缺失方面的風(fēng)險。例如筆者所在企業(yè)之前的外委服務(wù)業(yè)務(wù)通過物資管理部門進(jìn)行虛擬采購入庫，在報賬時并不需要相應(yīng)的出庫，使業(yè)務(wù)不能形成閉環(huán)管理，存在一定的管理風(fēng)險。

（二）財務(wù)人員培訓(xùn)不足、實操水平有待提高

ERP財務(wù)系統(tǒng)的上線是對企業(yè)的財務(wù)人員管理思維的一次沖擊和業(yè)務(wù)技能的一次挑戰(zhàn)，許多財務(wù)人員IP技術(shù)能力較低，接受新事務(wù)的觀念滯后，抵觸情緒大，不能在ERP使用深入學(xué)習(xí)并提出有效的見解，面對復(fù)雜業(yè)務(wù)不能獨立解決。

（三）系統(tǒng)的投入及后期維護成本高

ERP系統(tǒng)的建置需要花費的軟件開發(fā)、硬件購置及顧問費都是龐大的開支，一般只有大的集團公司才有能力承擔(dān)，企業(yè)數(shù)據(jù)由舊有系統(tǒng)轉(zhuǎn)置到新ERP企業(yè)管理系統(tǒng)中的轉(zhuǎn)置成本以及后續(xù)每年的維護成本較高，增大了ERP系統(tǒng)實施的難度。

四、ERP系統(tǒng)在實施過程中存在問題的解決措施

（一）改善財務(wù)控制流程

在ERP系統(tǒng)上線前，要對各版塊的財務(wù)制度、核算方法、審批流程等基礎(chǔ)信息多方梳理，層層審核，明確各類經(jīng)濟活動的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，盡可能地將制度嵌入系統(tǒng)所提供的控制流程中去。例如筆者所在企業(yè)將開發(fā)的合同模塊嵌入到報賬報銷平臺中，與之相關(guān)的BI系統(tǒng)也可以對合同的執(zhí)行與付款情況進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤。風(fēng)險內(nèi)控部門將各類業(yè)務(wù)梳理出來的風(fēng)險點嵌入到各級審批的提示環(huán)節(jié)中，從業(yè)務(wù)規(guī)范和風(fēng)險角度進(jìn)行預(yù)警。

（二）加大對財務(wù)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，進(jìn)一步提升管理理念

企業(yè)要加大宣傳和推進(jìn)ERP系統(tǒng)的力度，要讓全員從心理上理解和接受新的ERP系統(tǒng)，財務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換初期，財務(wù)人員會產(chǎn)生恐慌和落差心里，再由于年齡結(jié)構(gòu)等一些因素必然會產(chǎn)生抵觸和畏難情緒，企業(yè)要從系統(tǒng)的運作理念和大局上改變財務(wù)人員觀念，使其迎難而上，接受系統(tǒng)推進(jìn)的合理性和必要性。

（三）抓好ERP建置初期的選型和設(shè)計，結(jié)合實際“量體裁衣”

ERP系統(tǒng)建置需要大量的人力物力，往往是在一個集團系統(tǒng)內(nèi)推進(jìn)才有意義和實施的可能，因此企業(yè)要抓好這個轉(zhuǎn)型的契機，將ERP實施提高到企業(yè)戰(zhàn)略財務(wù)管理的高度，在ERP選型和設(shè)計上更要結(jié)合企業(yè)實際“量體裁衣”，從而實現(xiàn)技術(shù)與思想的“無縫對接”，讓ERP在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮重要作用，從而使ERP系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型投入物超所值。

五、結(jié)語

結(jié)合我們企業(yè)推行ERP系統(tǒng)的實際工作效果，ERP系統(tǒng)的引入可以明顯提高和規(guī)范企業(yè)財務(wù)管理水平，為管理者和決策者提供更優(yōu)質(zhì)更可靠的管理信息，對推進(jìn)企業(yè)向現(xiàn)代化管理水平邁進(jìn)具有十分重要的現(xiàn)實意義。