小型企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理探討

熱克比·依米提　吾熱也提·尼牙孜

【摘要】在高度信息化的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，小型企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理在小型企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目中占有重要的地位。它不僅關(guān)系著項(xiàng)目的最終成功，也關(guān)系到項(xiàng)目的最終收益。對(duì)于小型企業(yè)而言，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也是越來越激烈，如何科學(xué)有效地控制信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理，使企業(yè)合理地利用有限的資源，降低項(xiàng)目成本，提高市場(chǎng)地位，實(shí)現(xiàn)利益最大化是一項(xiàng)很重要的工作。本文從以項(xiàng)目管理者的角度，著重介紹了小型企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理的三個(gè)過程，影響信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理的一些相關(guān)因素，如何降低小型企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本的手段以及進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理的意義。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目 信息系統(tǒng)項(xiàng)目 成本管理

一、緒論

隨著信息化發(fā)展的巨大飛越，小型企業(yè)面臨著越來越大的壓力，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本高昂，收獲利益微薄。為了解決目前小型企業(yè)面臨的困境，我們不得不對(duì)企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本進(jìn)行管理，以使得企業(yè)合理地利用有限的資源，獲得最大的利潤(rùn)。因此，企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理對(duì)小型企業(yè)的生存發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。

當(dāng)今世界，信息化高度發(fā)展，經(jīng)濟(jì)發(fā)展勢(shì)頭強(qiáng)勁，信息技術(shù)更加廣泛地應(yīng)用于小型企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及小型企業(yè)管理的和決策的方方面面，如管理信息系統(tǒng)和企業(yè)資源計(jì)劃，節(jié)省了企業(yè)項(xiàng)目的時(shí)間，人力和成本，為項(xiàng)目的成功奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另一個(gè)重要的背景是國(guó)家政策的支持，當(dāng)今時(shí)代處于創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的發(fā)展階段，國(guó)家對(duì)小型企業(yè)的發(fā)展提供了政策支持，企業(yè)的項(xiàng)目成本可以在一定程度上降低。還有一個(gè)重要的背景，企業(yè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)巨大，存在著很多未知的不確定性和多變性，無形中給企業(yè)增加了不少的成本。

二、相關(guān)理論概述

小型企業(yè)顧名思義就是生產(chǎn)規(guī)模小，設(shè)備數(shù)量少的企業(yè)。它們一般建立的時(shí)間比較短，建設(shè)投資小，但是生產(chǎn)靈活，適應(yīng)性強(qiáng)，有利于充分利用有限的資源。而且小型企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，為社會(huì)增加了很多的就業(yè)崗位，緩解了就業(yè)壓力，為社會(huì)的發(fā)展做出了重大的貢獻(xiàn)。

所謂成本管理，是指小型企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中進(jìn)行的成本核算、成本分析、成本決策和成本控制，以充分利用有限的資源獲得最大的利潤(rùn)的一項(xiàng)活動(dòng)。企業(yè)項(xiàng)目高層管理者進(jìn)行成本決策，企業(yè)項(xiàng)目員工按照項(xiàng)目管理者的決策計(jì)劃科學(xué)合理地執(zhí)行計(jì)劃，爭(zhēng)取以最小的費(fèi)用獲得最大的利潤(rùn)。信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理是企業(yè)項(xiàng)目管理的非常重要環(huán)節(jié)，是關(guān)乎企業(yè)項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。

信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理具有實(shí)踐效果強(qiáng)，適應(yīng)性廣泛，安全性高的特點(diǎn)。它是以理論方式方法為基礎(chǔ)與實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，對(duì)企業(yè)的各類項(xiàng)目，各種資源進(jìn)行有計(jì)劃地管理。信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理適合各行各業(yè)，適合各類工程，具有較強(qiáng)的實(shí)用性，適用性和通過性。

小型企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本估算需要依靠對(duì)小型企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的每個(gè)階段的費(fèi)用進(jìn)行估算。成本估算的方法有專家判斷，類比估算，三點(diǎn)估算，參數(shù)估算，自上而下估算，質(zhì)量成本，儲(chǔ)備分析，賣家投標(biāo)分析等。不同專業(yè)能力的專業(yè)人士采用不同的估算方法。在項(xiàng)目初期一般使用專家判斷，類比估算，三點(diǎn)估算等方法，參數(shù)估算，自上而下估算是在項(xiàng)目信息非常詳細(xì)的前提下做的，而質(zhì)量成本是對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行分析，儲(chǔ)備分析是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行的估算。估算的過程是運(yùn)用成本估算方法對(duì)項(xiàng)目的各個(gè)組成部分進(jìn)行識(shí)別分析，并根據(jù)識(shí)別的科目對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行估算，最后得出估算結(jié)果。通過這個(gè)過程，項(xiàng)目管理人可以對(duì)項(xiàng)目各個(gè)階段的成本進(jìn)行估計(jì)和整理，為后續(xù)管理計(jì)劃的制定實(shí)施打下基礎(chǔ)，并提出相關(guān)的變更要求。

成本預(yù)算是小型企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)行成本管理的第二個(gè)過程，它是將項(xiàng)目的每個(gè)部分階段進(jìn)行劃分為不同的活動(dòng)，并以成本估算的結(jié)果為基礎(chǔ)，將成本也以不同的比例分配到不同活動(dòng)中去，進(jìn)而明確項(xiàng)目各個(gè)活動(dòng)的成本額的過程。成本預(yù)算的方法有專家判斷，歷史關(guān)系，成本匯總，儲(chǔ)備分析以及資金限制平衡。

成本控制是基于以上的兩個(gè)過程進(jìn)行的，它的主要內(nèi)容有：識(shí)別項(xiàng)目可能發(fā)生的部分，并對(duì)這些產(chǎn)生因素施加影響，使之變向有利于項(xiàng)目成功的方向發(fā)展，將成本的管理計(jì)劃與項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，質(zhì)量計(jì)劃結(jié)合起來共同管理，并將一些不可控的因素調(diào)整為可控，統(tǒng)一管理。

信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理為小型企業(yè)的生存發(fā)展添加了堡壘，保證了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的順利進(jìn)行，讓小型企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的發(fā)展?fàn)顟B(tài)達(dá)到了一種動(dòng)態(tài)平衡。三、信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本的影響因素

信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理決定著項(xiàng)目的成功與否，影響著小型企業(yè)能否在市場(chǎng)搶占一席之地，也緊緊聯(lián)系著企業(yè)的擴(kuò)張與利益。因此，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理是關(guān)乎小型企業(yè)生死存亡的大事，一定要合理利用有限的資源，降低信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本。信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本不是固定不變的，會(huì)受到很多因素的影響，主要有以下幾個(gè)因素：質(zhì)量，時(shí)間，價(jià)格和管理方式。從現(xiàn)實(shí)情況看，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理也因這些因素面臨著諸多挑戰(zhàn)。

（一）質(zhì)量對(duì)成本的影響

信息系統(tǒng)項(xiàng)目質(zhì)量的好壞是關(guān)系小型企業(yè)信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本的一個(gè)重大因素，信息系統(tǒng)項(xiàng)目質(zhì)量控制得越好，項(xiàng)目的損失就越小，信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本就越低。信息系統(tǒng)項(xiàng)目質(zhì)量控制得越差，項(xiàng)目的損失就越大，信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本就越高。在此基礎(chǔ)上，項(xiàng)目管理人就要嚴(yán)格保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本以及對(duì)信息系統(tǒng)質(zhì)量的更新維護(hù)。在保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目質(zhì)量時(shí)，也會(huì)發(fā)生一定的成本，這一部分的成本在管理學(xué)中被稱為質(zhì)量保證成本。質(zhì)量保證成本是指小型企業(yè)在保證項(xiàng)目的質(zhì)量而進(jìn)行的一些活動(dòng)所需要耗費(fèi)的成本，如購(gòu)置質(zhì)量檢測(cè)儀，邀請(qǐng)專家檢測(cè)等。這部分的費(fèi)用越高，質(zhì)量保證成本越高，信息系統(tǒng)項(xiàng)目質(zhì)量的可靠性也就越強(qiáng)，質(zhì)量保證成本越低，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的可靠性也就越弱。

（二）時(shí)間對(duì)成本的影響

每個(gè)項(xiàng)目都有一種最佳施工工期，信息系統(tǒng)項(xiàng)目更是如此。信息系統(tǒng)項(xiàng)目不可以長(zhǎng)時(shí)間超過工期，不然視為項(xiàng)目超時(shí)完工，那么企業(yè)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本就會(huì)變高。項(xiàng)目管理人在進(jìn)行項(xiàng)目的決策計(jì)劃時(shí)，一定要把控好項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度安排，抓住項(xiàng)目的最佳工期。所謂最佳工期，就是保證企業(yè)在最低的成本下進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。因此，項(xiàng)目管理人在進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理時(shí)，一定要準(zhǔn)確確定信息系統(tǒng)項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃，把握最佳的項(xiàng)目工期。

（三）價(jià)格對(duì)成本的影響

中國(guó)市場(chǎng)，隨著價(jià)格的變化，市場(chǎng)環(huán)境也在不斷的變化，同時(shí)，在進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目時(shí)，價(jià)格也成為相對(duì)靈活的影響因素。價(jià)格對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本的影響主要體現(xiàn)在進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目時(shí)，購(gòu)買的軟件設(shè)備的價(jià)格，原材料的價(jià)格以及其他相關(guān)價(jià)格，市場(chǎng)價(jià)格的變動(dòng)，給信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施增加了一個(gè)不穩(wěn)定的因素。在項(xiàng)目的決策設(shè)計(jì)階段，小型企業(yè)在建設(shè)信息系統(tǒng)和實(shí)施信息系統(tǒng)時(shí)做出成本預(yù)算，而預(yù)算要取決于信息系統(tǒng)項(xiàng)目決策和設(shè)計(jì)方案的價(jià)格，價(jià)格直接影響到信息系統(tǒng)項(xiàng)目的造價(jià)。因此，有效的控制項(xiàng)目的造價(jià)具有重大的意義，只有保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目造價(jià)的合理水平，才能讓信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本得到有效管理，有利于市場(chǎng)有序和諧的發(fā)展。

（四）管理方式對(duì)成本的影響

不同的管理方式，會(huì)對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目產(chǎn)生不同的影響，也會(huì)給小型企業(yè)帶來不同的經(jīng)濟(jì)效益，因此，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的管理方式對(duì)項(xiàng)目的成本具有重大的影響。在管理學(xué)上看，一般的企業(yè)的管理方式有四種：專制---權(quán)威式，開明---權(quán)威式，協(xié)商式和群體參與式。在企業(yè)中，一般采用專制---權(quán)威式的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理人比較專制，通常企業(yè)項(xiàng)目的決策只在企業(yè)高層進(jìn)行，很少信任下屬，沒有獎(jiǎng)勵(lì)措施，經(jīng)常采取懲罰的方式來刺激下屬。一般這樣的管理方式，項(xiàng)目會(huì)減少很多不必要的支出，項(xiàng)目管理人員對(duì)成本的控制比較嚴(yán)格，費(fèi)用支出會(huì)比較謹(jǐn)慎。開明---權(quán)威式的項(xiàng)目管理人員一般對(duì)下屬比較有信心，采取獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰并用的方法，允許上下級(jí)溝通，授予下屬?zèng)Q策權(quán)。企業(yè)采取開明---權(quán)威的管理方式會(huì)比專制--權(quán)威的管理方式項(xiàng)目成本高一些，管理人員需要獎(jiǎng)勵(lì)下屬，一些獎(jiǎng)勵(lì)性質(zhì)的支出就會(huì)出現(xiàn)在項(xiàng)目的成本中。協(xié)商式的項(xiàng)目管理人員比開明--權(quán)威式的項(xiàng)目管理人員更加信任下屬，與下屬一起協(xié)商處理項(xiàng)目信息系統(tǒng)的相關(guān)事宜，對(duì)下屬的獎(jiǎng)勵(lì)力度會(huì)更大，項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度會(huì)有很大幅度提高，但下屬可能會(huì)提出利于自身利益的方案，使得項(xiàng)目增加不必要的支出，是一把雙刃劍。

四、降低信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本的手段

（一）信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理的原則

1，“成本——效益”原則

信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理可以為小型企業(yè)增加利益。在企業(yè)的發(fā)展過程中，信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理會(huì)給企業(yè)帶來高收益，這些收益遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于企業(yè)進(jìn)行成本管理時(shí)的付出。成本管理是小型企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。在同樣的行業(yè)水平下，將小型企業(yè)的成本控制住，才有迅速發(fā)展的基礎(chǔ)。成本降低了，小型企業(yè)可以接手其他的信息系統(tǒng)項(xiàng)目，擴(kuò)大業(yè)務(wù)，占領(lǐng)市場(chǎng)。成本管理是小型企業(yè)進(jìn)行內(nèi)外抗壓的必要條件。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中，內(nèi)有企業(yè)自身員工的工資薪金要求，外有企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化等諸多因素，企業(yè)只有降低成本，才能有能力，抗擊壓力。

2，具體問題具體分析的原則

信息系統(tǒng)項(xiàng)目是一個(gè)與信息系統(tǒng)掛鉤的項(xiàng)目，企業(yè)項(xiàng)目的各個(gè)部門，崗位基本都與信息系統(tǒng)相關(guān)，信息系統(tǒng)的成本一定劃分清楚，按照實(shí)際出發(fā)，具體問題具體解決，汲取優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)。

3，全程全面成本管理的原則

信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理，既包括信息系統(tǒng)產(chǎn)品生產(chǎn)成本的管理，也包括信息系統(tǒng)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)費(fèi)用、質(zhì)量成本、使用壽命周期成本、計(jì)算機(jī)軟硬件采購(gòu)成本、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用、人力資源成本等。因此，在進(jìn)行項(xiàng)目成本管理時(shí)，項(xiàng)目資金金額巨大，花銷方面多種多樣，要全面全程地監(jiān)管，不能錯(cuò)漏，抱有僥幸心理，以免最后造成大錯(cuò)，到那時(shí)悔之晚矣。

4，領(lǐng)導(dǎo)重視和全員參與的原則

領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體員工之間的相互配合在進(jìn)行項(xiàng)目成本管理中發(fā)揮著非常重要的作用。在一個(gè)項(xiàng)目中，如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，就算員工積極，對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展也沒有作用，但是如果領(lǐng)到足夠重視，員工不配合，企業(yè)的項(xiàng)目也走不遠(yuǎn)。因此，在進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本控制時(shí)，要做到領(lǐng)導(dǎo)和員工共同重視，相互配合，擁有積極的心態(tài)，共同前進(jìn)。

（二）做好成本預(yù)算

小型企業(yè)想要降低成本就要學(xué)會(huì)做好成本的預(yù)算，成本預(yù)算是小型企業(yè)項(xiàng)目啟動(dòng)之前就應(yīng)該整理好的。首先，要考慮好企業(yè)的生存設(shè)備以及將來會(huì)產(chǎn)生的一些費(fèi)用等，再者，還有企業(yè)發(fā)展的相關(guān)問題。盡量按照項(xiàng)目的原定方案進(jìn)行，減少不必要的損失，即使情況有變需要更變?cè)ㄓ?jì)劃，也必須根據(jù)項(xiàng)目變更方案，在項(xiàng)目可控的范圍內(nèi)盡可能降低項(xiàng)目成本，合理估價(jià)，減小影響。

（三）加大監(jiān)督管理

對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本的監(jiān)督管理，需要對(duì)項(xiàng)目各個(gè)階段的成本，定時(shí)定區(qū)地進(jìn)行檢查審核，觀察和監(jiān)督。然后根據(jù)檢查所得結(jié)果進(jìn)行分析，檢查和監(jiān)督影響項(xiàng)目的各項(xiàng)因素，如質(zhì)量，時(shí)間，市場(chǎng)價(jià)格，管理方式等。

信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本監(jiān)督管理主要方面有：

1，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)督

對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的監(jiān)督就是要對(duì)項(xiàng)目的各個(gè)階段的過程嚴(yán)格把關(guān)，定期檢查。在項(xiàng)目未結(jié)束時(shí)，邀請(qǐng)專家，測(cè)評(píng)師對(duì)項(xiàng)目的信息系統(tǒng)，企業(yè)設(shè)備以及未完工產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量方面的檢查監(jiān)督，以免發(fā)生意外。在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，要廣泛聽取客戶意見，找出有關(guān)質(zhì)量方面的問題，進(jìn)行評(píng)審，及時(shí)解決質(zhì)量問題。

2對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的監(jiān)督

市場(chǎng)環(huán)境變化多端，導(dǎo)致了項(xiàng)目成本的變更。市場(chǎng)是巨大的，市場(chǎng)環(huán)境也是多種多樣，如國(guó)家政策，出臺(tái)法律，經(jīng)濟(jì)技術(shù)，社會(huì)文化和市場(chǎng)價(jià)格等，要加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的敏銳洞察力，增強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)變化的嗅覺，爭(zhēng)取在市場(chǎng)變化之前發(fā)現(xiàn)情況，及早做出防范。對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的監(jiān)督需要項(xiàng)目工作人員收集大量的資料，分析對(duì)比，尋找原因，對(duì)項(xiàng)目的市場(chǎng)環(huán)境密切追蹤。

（四）強(qiáng)化系統(tǒng)的維護(hù)管理

信息系統(tǒng)項(xiàng)目是一個(gè)以計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)的的企業(yè)項(xiàng)目，那么，信息系統(tǒng)的維護(hù)就顯得至關(guān)重要了。信息系統(tǒng)的維護(hù)分為四類：更正性維護(hù)，適應(yīng)性維護(hù)，完善性維護(hù)和預(yù)防性維護(hù)。信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理人要根據(jù)不同的系統(tǒng)變化和系統(tǒng)錯(cuò)誤對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的維護(hù)，提高系統(tǒng)的執(zhí)行效率，改善和加強(qiáng)信息系統(tǒng)的功能，滿足需求。

（五）用好用活激勵(lì)機(jī)制

好的項(xiàng)目管理人員可以讓項(xiàng)目進(jìn)行的事半功倍，不好的項(xiàng)目管理人員會(huì)讓項(xiàng)目事倍功半，關(guān)鍵是看，項(xiàng)目管理者如何調(diào)動(dòng)項(xiàng)目員工的積極性，用好用活信息系統(tǒng)項(xiàng)目激勵(lì)機(jī)制。

主要措施有：

1，對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量有保證并及時(shí)進(jìn)行反饋，實(shí)施重獎(jiǎng)。

2，對(duì)項(xiàng)目的損耗較少的和驗(yàn)收，保管與使用優(yōu)秀的實(shí)施重獎(jiǎng)。

3，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度有嚴(yán)格把控的實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)員工繼續(xù)保持。

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