如何做好新時(shí)期油田企業(yè)辦公室的公務(wù)接待工作

劉永剛

摘要：近些年來(lái)，伴隨社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會(huì)、政府及企業(yè)間頻繁進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)，公務(wù)接待漸漸變成企業(yè)發(fā)展期間的重要部分。接待工作除了可以對(duì)企業(yè)形象加以展示之外，同時(shí)還能和各個(gè)單位以及各個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系溝通，為單位及部門間的合作建立溝通“橋梁”。同時(shí)，接待工作還是對(duì)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)以及管理水平加以體現(xiàn)的重要方面，其對(duì)提升企業(yè)整體發(fā)展質(zhì)量以及層次有著重要意義。本文在概述公務(wù)接待的意義及作用的基礎(chǔ)上，對(duì)公務(wù)接待的實(shí)踐策略加以探究，希望可以給企業(yè)開(kāi)展接待工作提供相應(yīng)參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;油田企業(yè);辦公室;公務(wù)接待

所謂公務(wù)接待，指的就是企業(yè)在迎接指導(dǎo)、檢查、考察來(lái)訪、重要會(huì)議以及反饋這些行政事務(wù)期間需要安排的相關(guān)工作的一個(gè)總稱。其中主要涉及安全保衛(wèi)、交通以及食宿這些事項(xiàng)。如今，油田企業(yè)進(jìn)行實(shí)際運(yùn)營(yíng)期間，公務(wù)接待屬于辦公室的一項(xiàng)重要工作，其直接影響企業(yè)與地方政府間的合作，影響企業(yè)和企業(yè)間的實(shí)際交流效果，并且對(duì)企業(yè)未來(lái)生產(chǎn)以及發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生重要影響。當(dāng)前，油田企業(yè)依然是經(jīng)濟(jì)發(fā)展期間的領(lǐng)頭企業(yè)，所以油田企業(yè)需要重視接待工作，進(jìn)而促使自身進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、公務(wù)接待的意義及作用

在辦公室這一工作系統(tǒng)之中，接待工作屬于一個(gè)重要環(huán)節(jié)，公務(wù)接待這一工作水平可以集中反映出油田企業(yè)具有的外在形象以及內(nèi)部人員整體素質(zhì)，其對(duì)企業(yè)發(fā)展起到重要作用。

第一，服務(wù)保障。接待工作可以為企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)提供相應(yīng)的物質(zhì)條件以及服務(wù)保障。職能部門需對(duì)各種資源加以合理運(yùn)用，確保接待工作可以正常運(yùn)行，保證上級(jí)部門來(lái)訪、調(diào)研、檢查、參觀以及技術(shù)交流這些活動(dòng)可以順利展開(kāi)。所以，服務(wù)保障乃是公務(wù)接待這一工作具有的基本屬性。

第二，展示形象。任何企業(yè)都擁有屬于自己的文化以及歷史，而公務(wù)接待這一工作是對(duì)企業(yè)內(nèi)涵以及整體實(shí)力進(jìn)行展示的重要窗口，負(fù)責(zé)接待的人員充當(dāng)著企業(yè)形象大使這一角色，其到位的服務(wù)以及展現(xiàn)出來(lái)的企業(yè)文化對(duì)于提高企業(yè)形象有著重要意義，并且對(duì)企業(yè)發(fā)展起到較大促進(jìn)作用。

第三，擴(kuò)大交流。公務(wù)接待還屬于一種投資形式，帶有明顯的延伸效應(yīng)以及情感效應(yīng)。企業(yè)通過(guò)細(xì)致、周到以及熱情服務(wù)，可以促使企業(yè)擴(kuò)大對(duì)外交流。近年來(lái)，油田企業(yè)對(duì)外的技術(shù)以及信息交流變得日益頻繁，而公務(wù)接待這個(gè)工作漸漸變成另外一種非常重要的生產(chǎn)力。

二、公務(wù)接待的實(shí)踐策略

在辦公室這一系統(tǒng)之中，接待工作是其具有的重要職能，油田企業(yè)需把自身本職工作做好，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，對(duì)接待工作的所有細(xì)節(jié)進(jìn)行切實(shí)落實(shí)，進(jìn)而對(duì)接待工作整體質(zhì)量以及效果加以保證[1-2]。

（一）優(yōu)化流程，規(guī)范管理體系

如今，公務(wù)接待直接代表企業(yè)形象，因此油田企業(yè)進(jìn)行公務(wù)接待期間，必須要確保工作人性化、規(guī)范化以及嚴(yán)謹(jǐn)化。事實(shí)上，公務(wù)接待屬于一個(gè)系統(tǒng)工程，接待人員需要具備大局意識(shí)，同時(shí)按照具體的章程辦事。油田企業(yè)需要注意的是，接待人員不僅要有統(tǒng)籌兼顧的具體方案以及總體思路，同時(shí)還需要對(duì)方案履行期間的所有細(xì)節(jié)實(shí)際落實(shí)情況加以注意。公務(wù)接待的規(guī)章體系的嚴(yán)謹(jǐn)性一般體現(xiàn)在接待計(jì)劃具體實(shí)施、文案策劃、信息匯總與任務(wù)總結(jié)這些方面。其中，信息匯總指的就是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給接待部門布置任務(wù)以后，接待人員需要搜集以及匯總有關(guān)信息，剔除掉其中的無(wú)用信息與虛假信息。文案策劃指的就是完成信息匯總以后，對(duì)任務(wù)目標(biāo)與現(xiàn)有資源進(jìn)行結(jié)合，設(shè)計(jì)相應(yīng)的接待方案，保證文案具有合理性以及可行性。接待工作的具體實(shí)施乃是接待工作具有的核心部分，所有細(xì)節(jié)實(shí)際落實(shí)情況都會(huì)對(duì)工作成功與否造成直接影響，所以油田企業(yè)在實(shí)施環(huán)節(jié)，必須按照業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的接待人員對(duì)所有細(xì)節(jié)進(jìn)行落實(shí)以及檢查，保證工作目標(biāo)可以圓滿達(dá)成。

（二）用心策劃，突顯工作特色

如今，公務(wù)接待這一工作在油田企業(yè)現(xiàn)有對(duì)外業(yè)務(wù)當(dāng)中占比不斷增大，接待任務(wù)也變得越發(fā)繁重。在此情況之下，若想對(duì)公務(wù)接待這一工作進(jìn)行切實(shí)落實(shí)，就需要油田企業(yè)進(jìn)行精心策劃，注重接待期間的各種接待禮儀，并且突顯出公務(wù)接待這一工作具有的特色。針對(duì)兩地聯(lián)動(dòng)以及統(tǒng)一協(xié)調(diào)這一工作，需要構(gòu)建各部門間信息共享這一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)團(tuán)結(jié)協(xié)作，一同完成相應(yīng)的接待任務(wù)，進(jìn)而促使油田企業(yè)和政府部門、外資企業(yè)進(jìn)行合作交流，并且為企業(yè)未來(lái)發(fā)展提供一些有效資源。同時(shí)，接待工作還需對(duì)服務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，努力營(yíng)造出一種賓至如歸的氛圍，這樣便于在此氛圍之下進(jìn)行其他業(yè)務(wù)[3]。

（三）增強(qiáng)協(xié)作，保證工作順暢

公務(wù)接待這一工作是由很多瑣碎工作構(gòu)成的，很可能因?yàn)橐粋€(gè)細(xì)節(jié)出現(xiàn)疏忽而影響整體工作效果。而且，進(jìn)行公務(wù)接待期間，通常會(huì)涉及很多部門以及單位，所以需要各個(gè)部門以及單位進(jìn)行團(tuán)結(jié)協(xié)作。作為進(jìn)行公務(wù)接待這一工作過(guò)的組織者以及牽頭部門，辦公室需要在實(shí)際工作期間對(duì)自身效能以及優(yōu)勢(shì)進(jìn)行發(fā)揮，增強(qiáng)工作期間的協(xié)調(diào)溝通，確保工作得以順利進(jìn)行。開(kāi)展工作以前，辦公室需要盡量對(duì)各類信息加以收集，有針對(duì)性的把接待期間的有關(guān)工作做好，保證各類重大的接待活動(dòng)可以合理規(guī)范、準(zhǔn)確到位，進(jìn)而對(duì)工作最終圓滿完成加以保障。

三、結(jié)論

綜上可知，在新形勢(shì)之下，油田企業(yè)當(dāng)中辦公室開(kāi)展的公務(wù)接待這一工作非常重要，會(huì)直接對(duì)企業(yè)生產(chǎn)以及發(fā)展造成直接影響。所以，油田企業(yè)必須對(duì)此加以重視，不斷優(yōu)化流程，規(guī)范管理體系，并且用心策劃，突顯公務(wù)接待這一工作具體特色，同時(shí)增強(qiáng)協(xié)作，保證工作順利開(kāi)展。這樣才可促使企業(yè)進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉佳鵬.油田企業(yè)外事接待注意事項(xiàng)[J].化工管理，2018 （24）：128.

[2]李薇.關(guān)于油田企業(yè)穩(wěn)定服務(wù)工作的思考[J].企業(yè)改革與管理，2015 （13）：218-219.

[3]盛昆梅.油田企業(yè)外事接待注意事項(xiàng)探究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013 （14）：138.