探析信息一體化背景下國企檔案管理效率提升途徑

高妮妮?

摘要：做好檔案管理工作，不僅能夠幫助管理人員把握檔案文件的綱要內(nèi)容，而且還能減少管理人員檢索和查閱檔案的時間，提升檔案管理工作的效率?；谶@一觀點，本文先是闡述了信息一體化對提升國有企業(yè)檔案管理效率的現(xiàn)實意義，然后對提升管理效率的途徑進行了分析與探討，希望能夠給檔案管理人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息一體化;國企

隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷變革，國有企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了重大變化。首先，由于政府機構(gòu)持續(xù)化的職能轉(zhuǎn)變，國企的檔案管理工作已經(jīng)不再受到政府的干預。其次，許多大型國企不僅實現(xiàn)了集團化，而且已經(jīng)和不同地區(qū)，不同國家的公司建立了合作關(guān)系，導致了檔案管理在其中所起到的行政作用被削弱。最后，由于信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案載體呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，給現(xiàn)代檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)[1]。因此，適應(yīng)市場需求，改革與創(chuàng)新檔案管理模式，真正建立檔案管理體系，已經(jīng)成為了檔案管理工作者的重要課題。

一、信息一體化對提升國有企業(yè)檔案管理效率的現(xiàn)實意義

（一）改善了檔案管理工作的效率

在企業(yè)內(nèi)部，工作人員的執(zhí)行效率始終是判斷企業(yè)競爭力的重要標準之一。經(jīng)過調(diào)查研究，許多企業(yè)的檔案手工管理流程只能進行到第11步，而許多信息化系統(tǒng)，例如乾坤OA，可以直接將客戶數(shù)據(jù)送入系統(tǒng)中，然后由系統(tǒng)自動對檔案進行統(tǒng)一處理，處理完畢后再傳送給各個部門[2]。相比之下，信息化系統(tǒng)無論是在處理檔案的速度上，還是保證檔案的安全性方面，都要優(yōu)于人工操作。但是信息化系統(tǒng)存在一個亟需解決的問題：由于系統(tǒng)的功能模塊較大，極容易給用戶的安裝使用帶來麻煩。

（二）實現(xiàn)了文檔的信息化處理

文檔的信息化處理，可以有效改善檔案管理工作的效率，并且節(jié)約運行成本。信息化系統(tǒng)可以將辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的有效數(shù)據(jù)進行及時、自動的整理，然后根據(jù)數(shù)據(jù)特性分類歸檔，整個過程幾乎不需要人工操作，節(jié)約了大量勞動力成本。在進行檔案查詢時，文檔的信息化處理不僅提高了查詢速度，而且由于電子數(shù)據(jù)不會被損壞，從而降低了檔案的管理成本。

（三）減少了企業(yè)的運營成本

在以前的檔案管理工作中，需要產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，而信息化檔案管理模式可以實現(xiàn)全面的無紙化辦公，這就降低了企業(yè)在開發(fā)其他項目時的成本損失。而且，信息化管理系統(tǒng)會將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中有價值的管理信息和經(jīng)驗進行總結(jié)，從而形成寶貴的內(nèi)部信息資源，進一步提升企業(yè)的市場競爭力。與此同時，創(chuàng)建信息資源的同時其實也是在享受檔案的信息服務(wù)功能，從而實現(xiàn)檔案的一體化管理。

二、信息一體化背景下提升國有企業(yè)檔案管理效率的途徑

（一）加強檔案管理人員的培訓，加強業(yè)務(wù)能力

為了提高培訓本身的專業(yè)化程度，應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部建立一套完整的、科學的人才培訓方案。從具體操作的角度來看，國有企業(yè)首先要了解檔案管理工作的現(xiàn)狀以及管理人員的業(yè)務(wù)水平，然后有針對性的創(chuàng)建培訓方案，為了能讓大多數(shù)員工接受，目前應(yīng)該以網(wǎng)絡(luò)教育為主，線下培訓為輔。從培訓內(nèi)容的角度來看，企業(yè)應(yīng)該先對管理人員的基礎(chǔ)知識進行鞏固，其中比較重要的有軟件操作能力和檔案管理實踐能力，其次，為了激發(fā)管理人員的學習熱情，企業(yè)內(nèi)部還可以開展知識技能評比活動，給予優(yōu)勝者恰當?shù)奈镔|(zhì)獎勵，促使員工自發(fā)的開展學習工作，為檔案管理工作注入新的活力。

（二）優(yōu)化檔案管理的服務(wù)方式，提高檔案利用率

如何提高檔案利用率為企業(yè)工作進行服務(wù)一直是橫亙在企業(yè)內(nèi)部的大問題。為了優(yōu)化這一問題，首先應(yīng)該從態(tài)度入手，只有管理人員真正重視檔案管理工作，才能發(fā)揮出檔案的實際效果。其次，要加強對檔案的開發(fā)能力和利用能力，從根本上創(chuàng)新管理工作。從具體操作的層面來說，國有企業(yè)完全可以借鑒高校數(shù)字圖書館的管理模式。其次，還可以創(chuàng)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，加強內(nèi)部的信息檢索能力。最后，還可以給用戶創(chuàng)建在線服務(wù)功能，通過網(wǎng)絡(luò)的便捷交流方式實時解決用戶在查閱檔案時遇到的問題。

（三）完善檔案管理制度，加強管理能力

建立合格的、完善的制度始終是規(guī)范檔案管理人員的基本條件，國有企業(yè)只有將制度建立和系統(tǒng)開發(fā)結(jié)合在一起，才能真正實現(xiàn)檔案管理人員管理能力的飛躍。在檔案管理制度中，不僅要對檔案管理人員有所限制，還要對使用者以及領(lǐng)導層進行條件約束，只有這樣才能真正規(guī)范化檔案的使用流程，確保檔案的安全性、可靠性。

三、結(jié)語

綜上，為了完善國有企業(yè)的檔案管理工作，企業(yè)不僅要學會使用信息化的手段和技術(shù)，還要加強管理人員的培訓，進一步提升檔案資源的利用率。

參考文獻：

[1]高建華，眭文娟，楊光.信息一體化提升大型國企檔案管理效率[J].蘭臺世界，2016 （5）：40-42.

[2]李延哲.信息一體化背景下國企檔案管理效率提升途徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018 （8）：54-54.