檔案的開發(fā)利用在供電公司全面管理中的作用

林琦

摘要：社會在持續(xù)發(fā)展，人民的生活水平也得到了提升，在這個(gè)過程中，電有很大的作用，無論是公司的正常運(yùn)行，還是人們的日常生活都離不開電，電給大家?guī)砹藰O大便利。隨著社會用電量的增加，供電公司傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足大家的日常需求，針對這個(gè)問題，本文就檔案的開發(fā)利用在供電公司全面管理中起到的作用做出討論，并提出企業(yè)檔案管理工作的問題及解決方法。

關(guān)鍵詞：檔案;開發(fā)利用;供電公司管理;作用

公司的檔案記錄了公司的重要資料，是公司發(fā)展的基礎(chǔ)。通過對檔案進(jìn)行整理，一是可以了解公司以前與現(xiàn)在的生產(chǎn)情況，為公司的決策提供保障;二是檔案是記載信息的載體，是信息的聚集地。公司遇到問題的時(shí)候，通過查找檔案，可以幫助管理者迅速做出反應(yīng)，運(yùn)用公司現(xiàn)有的技術(shù)解決出現(xiàn)的問題，這樣可以讓所有技術(shù)都能夠得到有效的利用，提高企業(yè)的運(yùn)行效率;三是保存良好的供電公司檔案，在一定程度上也可以為其它行業(yè)提供借鑒，推動社會的發(fā)展。由此可見，加強(qiáng)檔案開發(fā)對供電公司的全面管理是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。

一、檔案開發(fā)利用工作的概述

檔案是一個(gè)公司的機(jī)密，一般情況下是不允許別人隨意查看的，也很少有人認(rèn)識到檔案開發(fā)的重要性，導(dǎo)致一些非常有意義的資料、技術(shù)都沒有被大家發(fā)現(xiàn)，這對于公司其實(shí)一個(gè)重大的損失。供電公司涉及的業(yè)務(wù)非常多，公司內(nèi)部檔案也有很多，靈活的運(yùn)用檔案可以給公司帶來許多意想不到的好處。檔案的開發(fā)利用其實(shí)就是對公司的檔案進(jìn)行收集整理，提取出有意義的信息，然后加以歸類利用。這個(gè)過程不需要利用很多的人力、物力卻可以得到許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也是提高公司管理水平的一種非常方便快捷的方式。其中，在整理資料的過程中，要派專門的人員進(jìn)行，保證整理工作的全面細(xì)致，這樣就不用再重復(fù)整理工作，從而提高了工作的效率。

二、檔案開發(fā)利用在供電公司全面管理中的重要作用

檔案的開發(fā)利用在供電管理中的作用主要有以下幾個(gè)方面：

（一）奠定管理基礎(chǔ)

供電公司的檔案中包含著公司員工和業(yè)務(wù)往來的基本信息，其中包括各個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)方案、施工工程、相關(guān)文件等等，檔案的真實(shí)記錄是公司管理。對這些信息進(jìn)行整理，一方面可以了解到近些年來公司的人員構(gòu)成以及運(yùn)行情況，對于員工要做到知人善任，把他們安排到適合他們的崗位上，這樣既不會打破員工之前的工作習(xí)慣，讓他們更容易接受，不會出現(xiàn)異議。同時(shí)也使管理人員輕松，工作人員滿意，公司能處于一種融洽的環(huán)境中，運(yùn)行效率自然提升。另一方面，管理者通過檔案信息，對公司的運(yùn)作脈絡(luò)會了解得更加深刻。

（二）提供決策依據(jù)

供電公司的檔案中記載了之前的員工處理各種供電問題的方法記錄，對現(xiàn)在的企業(yè)發(fā)展有很大的借鑒意義。在供電工程的實(shí)際運(yùn)行過程中，遇到類似問題的時(shí)候，可以根據(jù)之前的解決方法和現(xiàn)在的實(shí)際情況找出最好的解決辦法，非常的高效。否則，在完全沒有檔案資料的情況下，決策的正確性就變得非常不確定，這就為企業(yè)的發(fā)展帶來隱患。因此，通過建立檔案信息系統(tǒng)，將前人遇到的問題和解決方案匯總起來，當(dāng)企業(yè)再次遇到類似問題時(shí)，通過查閱檔案，管理人員就能迅速做出反映，從而為正確決策，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)提供可靠的科學(xué)依據(jù)。

（三）提升經(jīng)濟(jì)效益

供電公司檔案作為企業(yè)在日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面的記錄，不僅反映了企業(yè)過去的狀況，而且更為重要的是，檔案中包含的生產(chǎn)、管理、經(jīng)營等方面的豐富信息，具有為當(dāng)下企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動服務(wù)的潛能。通過對本企業(yè)信息分析，一方面可以解決企業(yè)發(fā)展的痛點(diǎn)和難點(diǎn)，為企業(yè)進(jìn)一步創(chuàng)收打下良好基礎(chǔ);另一方面，結(jié)合自身情況和相關(guān)企業(yè)的需求，采取信息加工、技術(shù)轉(zhuǎn)讓或其它可以利用的方式，將信息價(jià)值挖掘出來，為相關(guān)企業(yè)提供人力、資產(chǎn)、技術(shù)等方面的解決方案，從而實(shí)現(xiàn)巨大的經(jīng)濟(jì)效益。

三、目前企業(yè)檔案管理工作的問題及解決方法

（一）供電公司檔案管理人員管理水平普遍偏低

供電公司的檔案內(nèi)容很多，涉及的方面也非常廣泛，想要在這么多檔案中找到有用的資料是一件非常難的工作。不僅要求工作人員要有足夠的耐心，而且還要有很高的專業(yè)素養(yǎng)，才能把這件事情做好。但是現(xiàn)在供電公司的工作人員很多都不能熟練了解供電系統(tǒng)的各個(gè)方面，綜合素質(zhì)并不是很高。在這樣的情況下，對于檔案的整理就不能夠達(dá)到預(yù)期的效果，甚至在真正投入使用的時(shí)候還會出現(xiàn)許多問題，會浪費(fèi)掉大量的人力物力。為了讓檔案真正發(fā)揮出就有的作用，就需要對檔案管理員工進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，提高他們的綜合素養(yǎng)，讓他們了解檔案管理對供電公司發(fā)展的重要性。

（二）供電公司檔案管理工作受重視程度偏低

社會在快速的發(fā)展，在這樣的時(shí)代背景下，無論是企業(yè)還是個(gè)人都逐漸適應(yīng)了快節(jié)奏的模式，都怕追不上時(shí)代發(fā)展的速度。這種時(shí)候更容易形成浮躁心理，做事情只注重表面，很難有人沉下心來去整理以前的東西。許多供電公司也是如此，對企業(yè)檔案管理工作不夠重視，他們認(rèn)為整理檔案就是收集資料，并不直接產(chǎn)生效益，還會浪費(fèi)現(xiàn)有的資源。檔案也出現(xiàn)資料不全、不準(zhǔn)確現(xiàn)象，這對供電公司發(fā)展極為不利。因此，檔案管理首先要從思想上要樹立正確的管理觀念，要知道檔案管理為企業(yè)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

四、結(jié)語

綜上所述，在供電公司管理中，只有不斷提高管理檔案人員的管理水平，提升檔案管理工作的地位，完善企業(yè)檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案管理對企業(yè)發(fā)展的作用，增強(qiáng)供電公司內(nèi)部的凝聚力與向心力，才能更好推動供電公司的發(fā)展。

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