基于全業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中心的信息項(xiàng)目資金管控工具研究

劉軍 王筠 李周

摘? ?要：文章主要討論了基于全業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中心的信息項(xiàng)目資金管控工具的情況，實(shí)現(xiàn)了信息化項(xiàng)目的全過(guò)程管理，從而進(jìn)一步強(qiáng)化了項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的資金管控力度，提高項(xiàng)目管理的水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)資源計(jì)劃;SAP;全業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中心

隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，公司信息系統(tǒng)功能日趨完善，從不同的角度為信息化建設(shè)提供系統(tǒng)支撐，對(duì)于信息化項(xiàng)目，如需要查詢項(xiàng)目相關(guān)信息，需在多個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行操作，再根據(jù)查詢結(jié)果進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，增加了信息項(xiàng)目管控的復(fù)雜性及難度。為進(jìn)一步強(qiáng)化信息化項(xiàng)目資金管控的力度，確保信息項(xiàng)目全生命周期內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，提升項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)范性、項(xiàng)目管理水平，督促各承建廠商高質(zhì)、高效完成建設(shè)實(shí)施工作，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)“上下協(xié)同、權(quán)責(zé)清晰、齊抓共管”的目標(biāo)。

1? ? 信息項(xiàng)目管控現(xiàn)狀

當(dāng)前沒有工具可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息項(xiàng)目的資金進(jìn)行管控，且信息項(xiàng)目全生命周期內(nèi)的數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)耗時(shí)耗力，信息項(xiàng)目基本資金情況無(wú)法做到準(zhǔn)確監(jiān)控，故需要開展信息項(xiàng)目資金管控工具的研究，針對(duì)信息項(xiàng)目總體執(zhí)行層面開展業(yè)務(wù)檢測(cè)，有效掌握發(fā)展、投入、執(zhí)行過(guò)程中的進(jìn)度及資金入賬查詢，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)如項(xiàng)目基本信息、預(yù)算、入賬等內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，為信息項(xiàng)目的資金管控做了有效的數(shù)據(jù)支撐。

某公司信息項(xiàng)目的采購(gòu)涉及多個(gè)信息系統(tǒng)，如企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)、電子商務(wù)平臺(tái)等系統(tǒng)，沒有完全實(shí)現(xiàn)信息共享。服務(wù)采購(gòu)和物資采購(gòu)的方式不同，現(xiàn)有報(bào)表無(wú)法同時(shí)展示服務(wù)和物資采購(gòu)信息。采購(gòu)、合同的某些線外信息在信息系統(tǒng)中未維護(hù)，導(dǎo)致缺乏信息項(xiàng)目采購(gòu)、合同環(huán)節(jié)的信息統(tǒng)計(jì)與分析，不能直觀掌握物資的到貨情況、服務(wù)確認(rèn)情況及原因分析。為了更好地跟蹤信息化項(xiàng)目的建設(shè)全過(guò)程，需要通過(guò)報(bào)表對(duì)信息化項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)據(jù)采集分析統(tǒng)計(jì)，方便對(duì)信息化項(xiàng)目的基本信息和資金情況進(jìn)行跟蹤，為用戶提供輔助決策功能。

某公司支付業(yè)務(wù)必須在非ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作，但所有的合同和發(fā)票業(yè)務(wù)必須在ERP系統(tǒng)操作，導(dǎo)致項(xiàng)目上的應(yīng)付金額和已付金額脫節(jié)，無(wú)法實(shí)時(shí)監(jiān)控和查詢項(xiàng)目的資金支付情況，無(wú)法給信息項(xiàng)目管理者提供有效的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支持，對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的管理帶來(lái)隱患。需要將非ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的支付信息與ERP系統(tǒng)的發(fā)票信息結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)信息項(xiàng)目資金管控，為整個(gè)信息項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管控提供有力的保障，為信息項(xiàng)目管理者的決策提供了有效地業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支撐。

信息項(xiàng)目管理者無(wú)法通過(guò)便捷的方式及時(shí)了解項(xiàng)目基本信息、合同信息、采購(gòu)信息、支付信息等。如總公司無(wú)法掌握各分公司信息項(xiàng)目物資采購(gòu)情況、合同簽訂情況，各業(yè)務(wù)部門在信息系統(tǒng)中權(quán)限受控，只能查看對(duì)應(yīng)模塊的物資供應(yīng)情況。由于缺乏信息項(xiàng)目采購(gòu)、合同環(huán)節(jié)的信息統(tǒng)計(jì)與分析，不能直觀掌握物資的到貨情況、服務(wù)確認(rèn)情況及原因分析。為了更好地跟蹤信息化項(xiàng)目的建設(shè)全過(guò)程，報(bào)表管理可以有效地進(jìn)行信息項(xiàng)目數(shù)據(jù)采集分析和統(tǒng)計(jì)，方便對(duì)信息化項(xiàng)目的基本信息和資金情況進(jìn)行跟蹤，從多維度展現(xiàn)物資采購(gòu)、簽訂合同情況，做到信息項(xiàng)目在橫向與縱向的有效管控。

目前，信息化項(xiàng)目沒有一個(gè)工具可直觀地查看項(xiàng)目的資金投入、執(zhí)行過(guò)程中的進(jìn)度、資金入賬、付款進(jìn)度情況等，項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施過(guò)程可視性差，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)信息項(xiàng)目資金使用情況在橫向?qū)用媾c縱向?qū)用娴挠行Ч芸氐哪康摹Ｍㄟ^(guò)基于“全業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中心”的信息化項(xiàng)目資金管控輔助工具研究應(yīng)用，可以協(xié)助信息項(xiàng)目的主管部門對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，信息項(xiàng)目的主管部門通過(guò)該工具可以實(shí)時(shí)、直觀地查看分析結(jié)果，根據(jù)分析結(jié)果做到對(duì)項(xiàng)目的實(shí)時(shí)監(jiān)控，可以及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目實(shí)施方案、資金投入等，從而進(jìn)一步強(qiáng)化項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的資金管控力度，提高了項(xiàng)目管理的水平。

2? ? 信息項(xiàng)目資金管控工具

2.1? 功能設(shè)計(jì)

全面、及時(shí)地掌握信息化項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中項(xiàng)目基本信息、合同信息、訂單信息、資金支付信息等，實(shí)現(xiàn)及時(shí)、有效地控制信息化項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的目的，獲取項(xiàng)目全過(guò)程中所需要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

項(xiàng)目基本信息查詢功能，實(shí)現(xiàn)多個(gè)信息系統(tǒng)之間的信息共享，對(duì)項(xiàng)目是否建項(xiàng)、項(xiàng)目編碼、項(xiàng)目名稱、資金類型、項(xiàng)目承擔(dān)部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目性質(zhì)、下達(dá)文件等信息進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢。

項(xiàng)目預(yù)算信息查詢功能，對(duì)項(xiàng)目預(yù)算資金下達(dá)情況、年度預(yù)算發(fā)布情況、預(yù)算執(zhí)行情況等信息進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)一鍵查詢多個(gè)信息系統(tǒng)，為信息項(xiàng)目的有效監(jiān)督管理做好數(shù)據(jù)支撐工作。

資金支付功能，能夠及時(shí)、有效地掌握信息項(xiàng)目的發(fā)票和資金支付情況，在實(shí)際工作中有效地避免了采購(gòu)訂單重復(fù)校驗(yàn)、供應(yīng)商重復(fù)付款、超額支付的情況。從而極大提高了信息項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中資金管控的水平，降低了系統(tǒng)內(nèi)誤操作隱患。通過(guò)掌握信息化項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的采購(gòu)訂單發(fā)票號(hào)、發(fā)票金額、累計(jì)支付金額、未支付金額、資金支付比率等支付數(shù)據(jù)，把控項(xiàng)目的資金流動(dòng)情況，從而為整個(gè)信息項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管控提供了有力的依據(jù)，為信息項(xiàng)目管理者的決策提供了有效地業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支撐。

報(bào)表查詢功能，信息項(xiàng)目的管理者可以一鍵式掌握信息項(xiàng)目全過(guò)程的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。該報(bào)表可以按照項(xiàng)目管理者不同需求，多維度展現(xiàn)項(xiàng)目上簽訂合同金額、采購(gòu)訂單金額、項(xiàng)目入賬金額、支付金額等信息，從而增加了信息項(xiàng)目整個(gè)建設(shè)過(guò)程的透明度，提高了整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的可控度。

信息化項(xiàng)目的整體采購(gòu)信息展示功能，讓用戶及時(shí)掌握項(xiàng)目的采購(gòu)數(shù)量、金額。做到物資采購(gòu)與項(xiàng)目進(jìn)度的有效銜接，減少跨部門的溝通，有效支撐跨部門協(xié)作。項(xiàng)目進(jìn)度管控與物資（服務(wù)）采購(gòu)相輔相成，通過(guò)項(xiàng)目服務(wù)實(shí)現(xiàn)各采購(gòu)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)預(yù)警、考核指標(biāo)預(yù)警，輔助正常業(yè)務(wù)的開展，有效避免管控風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的不斷優(yōu)化。

對(duì)信息項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中涉及的合同、訂單、資金支付等信息進(jìn)行展示，可以更清晰、更直觀地掌握信息項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的變化，把控項(xiàng)目的整體進(jìn)度和資金投入情況。

2.2? 五大場(chǎng)景展示

基于全業(yè)務(wù)統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)分析域獲取ERP系統(tǒng)、非ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)，全面、及時(shí)地掌握信息項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中基本信息、合同信息、訂單信息、資金支付信息等，實(shí)現(xiàn)信息項(xiàng)目全過(guò)程所需業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的管理，設(shè)計(jì)五大場(chǎng)景。分別如下。

2.2.1? 信息項(xiàng)目基礎(chǔ)信息全景展示場(chǎng)景

通過(guò)該場(chǎng)景展示項(xiàng)目基礎(chǔ)信息，實(shí)現(xiàn)多個(gè)信息系統(tǒng)之間的信息共享，對(duì)項(xiàng)目是否建項(xiàng)、項(xiàng)目編碼、項(xiàng)目名稱、資金類型、項(xiàng)目承擔(dān)部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目性質(zhì)、下達(dá)文件等信息進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢。

2.2.2? 信息項(xiàng)目采購(gòu)全過(guò)程展示場(chǎng)景

本場(chǎng)景將結(jié)合ERP系統(tǒng)、非ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的支付數(shù)據(jù)對(duì)項(xiàng)目的采購(gòu)、合同、支付信息進(jìn)行綜合分析，并進(jìn)行多維度的展示。根據(jù)各項(xiàng)目單位的統(tǒng)計(jì)情況，細(xì)化項(xiàng)目信息，展示內(nèi)容包含項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編碼、項(xiàng)目預(yù)算、采購(gòu)訂單、發(fā)票金額、累計(jì)支付等信息，其中，累計(jì)支付信息以采購(gòu)訂單為關(guān)聯(lián)條件，來(lái)源于管控系統(tǒng)，展示了在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中針對(duì)采購(gòu)訂單的所有預(yù)付款和進(jìn)度款的支付金額、支付時(shí)間等數(shù)據(jù)，可以對(duì)付款審批單進(jìn)行打印。場(chǎng)景支持部分字段手工更改、所有信息的導(dǎo)出功能。

2.2.3? 信息項(xiàng)目年度預(yù)算執(zhí)行場(chǎng)景

目前，信息項(xiàng)目的主管部門無(wú)法直觀地了解和掌握各信息化項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況，通過(guò)信息項(xiàng)目年度預(yù)算執(zhí)行場(chǎng)景彌補(bǔ)了該部分的短板。信息項(xiàng)目年度預(yù)算執(zhí)行場(chǎng)景包含年度預(yù)算、預(yù)算下達(dá)、需求提報(bào)、招標(biāo)采購(gòu)、合同簽訂、履約階段、領(lǐng)用階段、支出入賬階段、發(fā)票校驗(yàn)階段以及各階段的完成率，其中，年度預(yù)算是以項(xiàng)目編碼加會(huì)計(jì)年度為關(guān)聯(lián)條件，來(lái)源于項(xiàng)目?jī)?chǔ)備庫(kù)管理系統(tǒng)，招標(biāo)采購(gòu)包含了上傳ECP系統(tǒng)的采購(gòu)數(shù)據(jù)、協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)數(shù)據(jù)、電商業(yè)務(wù)采購(gòu)數(shù)據(jù)，且可通過(guò)單位及項(xiàng)目?jī)蓚€(gè)維度進(jìn)行信息查詢。

2.2.4? 信息項(xiàng)目供應(yīng)商管理場(chǎng)景

供應(yīng)商貫穿項(xiàng)目的采購(gòu)、招標(biāo)、合同、發(fā)票、付款的各階段，采購(gòu)方需要隨時(shí)掌握供應(yīng)商的信息，為各階段業(yè)務(wù)的順利開展提供基礎(chǔ)的保障。通過(guò)供應(yīng)商管理場(chǎng)景查詢供應(yīng)商的名稱、編碼、開戶行、銀行賬號(hào)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、公司地址信息。同時(shí)可以對(duì)供應(yīng)商的聯(lián)系人、聯(lián)系方式、公司地址進(jìn)行變更，且可對(duì)變更前后信息進(jìn)行查看。

2.2.5? 信息項(xiàng)目全過(guò)程多維分析場(chǎng)景

當(dāng)前沒有通過(guò)圖形的方式來(lái)直觀地反映信息項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)的工具，無(wú)法清晰、直接地掌握信息項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的變化。通過(guò)項(xiàng)目全過(guò)程多維分析場(chǎng)景，可以按照要求展示柱狀圖和餅狀圖的圖形來(lái)滿足項(xiàng)目主管部門對(duì)于項(xiàng)目全過(guò)程不同數(shù)據(jù)不同維度的分析要求，比如可多維度展現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)量、資金類型、資金比例、合同數(shù)量等信息，從而增加了項(xiàng)目整個(gè)建設(shè)過(guò)程的透明度，提高了整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的可控度。

3? ? 結(jié)語(yǔ)

信息項(xiàng)目資金管控工具總結(jié)了多年的信息項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程進(jìn)行可控的展示，通過(guò)五大場(chǎng)景，信息項(xiàng)目主管部門可以實(shí)時(shí)、直觀地查看分析結(jié)果，根據(jù)分析結(jié)果做到項(xiàng)目的實(shí)時(shí)監(jiān)控，可以及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目實(shí)施方案、資金投入等，從而進(jìn)一步強(qiáng)化項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的資金管控力度，提高了項(xiàng)目管理的水平和信息項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中的管控效率。

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Study on financial control tool of information project based on the whole business data center

Liu Jun， Wang Yun， Li Zhou

（Information&Telecommunication Branch of State Grid Anhui Electric Power Co.， Ltd.， Hefei 230061， China）

Abstract：The article mainly discusses the fund control situation of information project based on the whole business data center. The tool realizes the whole process management of informatization project and improves the level of project management.

Key words：enterprise resource planning; SAP; whole business data center