財(cái)務(wù)共享模式在機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用研究

王燕

[摘 要]在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大時(shí)代背景下，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用，財(cái)務(wù)共享模式在眾多大型跨國(guó)企業(yè)中相繼被采用。財(cái)務(wù)共享模式帶來(lái)的財(cái)務(wù)工作便利化，使機(jī)關(guān)單位開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理工作更加順利。本文首先闡述了財(cái)務(wù)共享模式的概念，通過(guò)系統(tǒng)地介紹財(cái)務(wù)共享模式，概括地描述出機(jī)關(guān)單位在財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)檔案管理特征，并提出了財(cái)務(wù)檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略，希望可以為機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作提供有用的信息。

[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)共享;財(cái)務(wù)檔案;機(jī)關(guān)單位

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.024

[中圖分類號(hào)]F810.6;G271[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）18-00-02

0? ? ?引 言

財(cái)務(wù)共享模式引進(jìn)國(guó)內(nèi)年限不久，國(guó)內(nèi)外大型企業(yè)運(yùn)用這種模式開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理工作還屬于新興階段，隨著財(cái)務(wù)共享模式逐漸運(yùn)用，財(cái)務(wù)檔案管理工作發(fā)生著質(zhì)的變化。機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作運(yùn)用財(cái)務(wù)共享模式，相較以前是一個(gè)比較大的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理工作相比，基于財(cái)務(wù)共享模式下開(kāi)展管理工作更加便利，信息也更加同步。在運(yùn)用財(cái)務(wù)共享模式時(shí)，一般是集中將各個(gè)板塊的財(cái)務(wù)檔案歸于財(cái)務(wù)共享中心中，很大程度上方便了財(cái)務(wù)檔案的線上傳輸和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了憑證在線獲取、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷、核算報(bào)銷、傳輸入賬、資料歸檔和線上保管的一體化管理。

1? ? ?財(cái)務(wù)共享模式概述

在目前已知情況下，我國(guó)各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中共已建立了450余家財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。財(cái)務(wù)共享模式得以完美運(yùn)作，離不開(kāi)強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)支撐。財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)包含五大系統(tǒng)，分別是網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)，五大系統(tǒng)之間密切聯(lián)系、相互融通。

1.1? ?網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)將傳統(tǒng)紙質(zhì)版的報(bào)賬工作完全信息化、網(wǎng)絡(luò)化。一方面，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，工作人員在線進(jìn)行填單、業(yè)務(wù)審批、賬單傳送以及最終審核等工作，完全實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)審核和報(bào)銷工作的統(tǒng)一進(jìn)程，增加了信息共享的透明度。另一方面，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)也大大提高了財(cái)務(wù)信息傳遞的時(shí)效性、真實(shí)性和安全性。

1.2? ?財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)

運(yùn)用財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，財(cái)務(wù)工作人員在線編輯賬單，通過(guò)核算系統(tǒng)的運(yùn)作模式，自動(dòng)生成賬單信息，每到月末自動(dòng)記賬與過(guò)賬，自動(dòng)生成報(bào)表。財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)模式下人工賬單記錄及人工生成報(bào)表的煩瑣性，降低了錯(cuò)誤率。

1.3? ?影像管理系統(tǒng)

影像管理系統(tǒng)可直接掃描財(cái)務(wù)賬單，掃描生成的電子賬單可作為信息網(wǎng)絡(luò)傳遞的載體。應(yīng)用影像管理系統(tǒng)，使信息化流程取代傳統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸模式，生成的電子檔案同時(shí)可進(jìn)行賬單電子信息儲(chǔ)存、影像信息傳送，進(jìn)而方便賬單審批工作的集中管理工作，這樣一來(lái)，不但大大提高了審批工作的效率，同時(shí)降低了運(yùn)輸成本。

1.4? ?資金管理系統(tǒng)

運(yùn)用資金管理系統(tǒng)，使單位資金可視化，財(cái)務(wù)人員對(duì)于資金結(jié)算、調(diào)用以及資金收支管理都在可視化模式下進(jìn)行，簡(jiǎn)單明確。應(yīng)用資金管理系統(tǒng)，在一定程度上提高了機(jī)關(guān)單位財(cái)政資金的利用效率，實(shí)現(xiàn)了單位財(cái)政的統(tǒng)收統(tǒng)支，大大降低了收支過(guò)程中可能出現(xiàn)的財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

1.5? ?電子檔案系統(tǒng)

電子檔案系統(tǒng)將財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行在線管理，電子信息替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)賬單，在閱讀、調(diào)動(dòng)方面更加便捷，降低了紙質(zhì)版財(cái)務(wù)檔案的管理成本。

2? ? ?財(cái)務(wù)共享模式下機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的特征

2.1? ?工作地點(diǎn)發(fā)生了變化

在滿足財(cái)務(wù)檔案整理的規(guī)整性和完整性的要求上，采用財(cái)務(wù)共享模式，將橫向?qū)俚刎?cái)務(wù)管理體系向縱向財(cái)務(wù)共享的流程標(biāo)準(zhǔn)模式轉(zhuǎn)變，同時(shí)滿足機(jī)關(guān)單位對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的內(nèi)控要求。將以前紙質(zhì)版的財(cái)務(wù)檔案從屬地轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)上，無(wú)論信息轉(zhuǎn)移發(fā)生在產(chǎn)生財(cái)務(wù)檔案時(shí)還是在之后的某個(gè)時(shí)期，都要確保該轉(zhuǎn)移過(guò)程順利完成。

2.2? ?工作范圍發(fā)生了變化

基于財(cái)務(wù)共享模式下，財(cái)務(wù)檔案由原來(lái)所在的機(jī)關(guān)單位流向于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。隨著財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)移，其他流程的工作也緊密跟隨，例如，收集整理工作，在運(yùn)輸過(guò)程中的管理工作，檔案質(zhì)量的管理工作，風(fēng)險(xiǎn)控制工作以及成檔時(shí)和成檔后的管理工作等。與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)紙質(zhì)版檔案管理工作相比，財(cái)務(wù)檔案運(yùn)輸過(guò)程中的工作范圍也在進(jìn)一步加大和延伸。

2.3? ?工作內(nèi)容發(fā)生了變化

財(cái)務(wù)檔案?jìng)魉蛿U(kuò)大了工作范圍，相對(duì)應(yīng)的，工作內(nèi)容日益煩瑣，涉及檔案收集與管理工作，以及在收集與管理工作進(jìn)程中開(kāi)展的標(biāo)準(zhǔn)制定、監(jiān)督工作，在檔案?jìng)魉透鱾€(gè)環(huán)節(jié)中可能存在風(fēng)險(xiǎn)甄別、把控工作，財(cái)務(wù)檔案合理有效利用工作，檔案保管工作以及檔案信息延伸利用工作。

2.4? ?現(xiàn)有政策條件配合方面存在差距

運(yùn)行財(cái)務(wù)共享模式，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案歸檔、整理以及存儲(chǔ)方面都會(huì)對(duì)現(xiàn)行法律和政策帶來(lái)一些挑戰(zhàn)。我國(guó)現(xiàn)有的法律對(duì)于財(cái)務(wù)共享方面還沒(méi)有非常完善的要求與制度，在財(cái)務(wù)共享模式運(yùn)行進(jìn)程中，還需要走很長(zhǎng)一段路，要經(jīng)過(guò)一段磨合時(shí)間。

3? ? ?財(cái)務(wù)共享模式在機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1? ?提高財(cái)務(wù)工作效率，降低運(yùn)行成本

若要完全實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)?；?，必須對(duì)流程以及規(guī)則制定進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而形成財(cái)務(wù)管理流程的最佳配合方式。第一，對(duì)財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行整頓，使其不再受煩瑣的財(cái)務(wù)工作折磨。例如，金蝶集團(tuán)在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式之后，財(cái)務(wù)人員銳減，由最初的300人變?yōu)楝F(xiàn)在的180人左右，整體下降了37%，工作人員的減少為金蝶集團(tuán)節(jié)約了2 000多萬(wàn)元的人工費(fèi)用。減少不必要的員工，使企業(yè)財(cái)務(wù)人員結(jié)構(gòu)發(fā)生很大變化，大大降低了財(cái)務(wù)部門的管理費(fèi)用。第二，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)化要求，保持口徑與尺度相符。這樣一來(lái)，可以消除一些不必要、重復(fù)性工作，提高工作效率。運(yùn)用財(cái)務(wù)共享模式，能夠有效節(jié)省異地報(bào)銷時(shí)長(zhǎng)。金蝶集團(tuán)在財(cái)務(wù)共享模式下，異地員工可自行在網(wǎng)上填寫報(bào)銷單，以前從填寫賬單到報(bào)銷完成大約需要7天，而現(xiàn)在只需要1～3天便可完成。

3.2? ?及時(shí)錄入財(cái)務(wù)檔案新信息

機(jī)關(guān)單位應(yīng)及時(shí)錄入財(cái)務(wù)檔案信息，確保財(cái)務(wù)信息的時(shí)效性。財(cái)務(wù)人員及時(shí)將財(cái)務(wù)信息錄入系統(tǒng)中，及時(shí)更新檔案，進(jìn)而開(kāi)展財(cái)務(wù)管理工作;無(wú)論是紙質(zhì)版檔案還是電子版檔案都要及時(shí)共享，使其他工作人員能夠及時(shí)獲取，進(jìn)而立即執(zhí)行檔案管理工作。在這里需要著重說(shuō)明的是，機(jī)關(guān)單位需要建立一個(gè)專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的部門或者隊(duì)伍，只有這樣，才能更好地開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可及時(shí)進(jìn)行控制與處理。除人員管理外，機(jī)關(guān)單位應(yīng)定時(shí)維護(hù)與升級(jí)應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，重視信息改進(jìn)技術(shù)，確保財(cái)務(wù)檔案錄入與管理工作順利展開(kāi)，及時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高工作自動(dòng)化程度，提升檔案管理工作的效率。

3.3? ?擴(kuò)大處理規(guī)模，增加處理事項(xiàng)

機(jī)關(guān)單位在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式之后，仍不可忽視財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)工業(yè)，在財(cái)務(wù)檔案?jìng)魉?、?chǔ)存、溝通方面，都要建立一個(gè)同意標(biāo)準(zhǔn)的檔案處理平臺(tái)，通過(guò)規(guī)模性的管理工作，平衡財(cái)務(wù)檔案管理工作中的相關(guān)基礎(chǔ)工作成本。在擴(kuò)大財(cái)務(wù)管理工作的處理規(guī)模之后，還要適當(dāng)增加管理工作的處理事項(xiàng)。在財(cái)務(wù)檔案生成環(huán)節(jié)、傳送環(huán)節(jié)設(shè)立一些部門，例如，風(fēng)險(xiǎn)控制部門、審計(jì)部門或者其他方面的管理部門。對(duì)檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中的一些數(shù)據(jù)和事項(xiàng)進(jìn)行初步加工之后，將信息傳送至上述部門，加工后的數(shù)據(jù)可以降低這些部門的基礎(chǔ)工作量，降低因信息收集不完全而頻繁調(diào)動(dòng)檔案而附加的成本。在所增加的處理事項(xiàng)中，可在財(cái)務(wù)檔案初步整理完成后進(jìn)行檔案核查。增加核查工作，除了可以檢查出之前整理工作過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤或者質(zhì)量問(wèn)題，還可以記錄與整理在核查過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并進(jìn)行歸類，進(jìn)而統(tǒng)計(jì)出在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，這樣一來(lái)，便可有效規(guī)避工作風(fēng)險(xiǎn)，還可以分享給相關(guān)管理部門作為借鑒。

3.4? ?強(qiáng)化借用手續(xù)制度，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制

在財(cái)務(wù)共享模式最初應(yīng)用階段，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中的稽查崗位被撤銷，導(dǎo)致借閱紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性以及相關(guān)聯(lián)影像檔案的一致性受到了極大質(zhì)疑，導(dǎo)致其可信度大大降低?；诖耍瑱C(jī)關(guān)單位應(yīng)重視所有借閱財(cái)務(wù)檔案，檔案必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的負(fù)責(zé)人員同意才可進(jìn)行借閱;增加檔案提取環(huán)節(jié)的稽核工作，同時(shí)強(qiáng)制要求辦理完整的借閱手續(xù)，減少檔案丟失可能帶來(lái)的損失，保證財(cái)務(wù)共享體系的工作質(zhì)量。

4? ? ?結(jié) 語(yǔ)

基于財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)檔案管理工作，就是為財(cái)務(wù)檔案管理工作制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化的數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)以及信息綜合利用系統(tǒng)，更方便快捷地開(kāi)展財(cái)務(wù)信息的共享工作，同時(shí)降低在檔案管理工作中由于操作失誤可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。在我國(guó)現(xiàn)有國(guó)情下推行的財(cái)務(wù)共享模式，已經(jīng)逐漸與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理工作有機(jī)融合，無(wú)論從形式還是本質(zhì)上，都很大程度地改變了原有財(cái)務(wù)檔案管理工作模式。財(cái)務(wù)共享模式目前還處于成長(zhǎng)階段，需要共同探索新時(shí)代背景環(huán)境下財(cái)務(wù)檔案管理工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

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