信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和 創(chuàng)新分析

趙改英

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)和生活中不斷應(yīng)用了許多新技術(shù)，其中信息技術(shù)的應(yīng)用比較廣泛，其技術(shù)使人們的生活產(chǎn)生了較大變化，在技術(shù)不斷進(jìn)步過程中，信息技術(shù)也在逐漸的轉(zhuǎn)變，云技術(shù)使信息存儲(chǔ)模式發(fā)生了改變，所以辦公室文書檔案管理工作要不斷的進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，才能符合時(shí)代發(fā)展的需要，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步[1]。傳統(tǒng)的檔案管理方法存在著許多不足，其不僅缺乏合理的技術(shù)支撐，同時(shí)還會(huì)造成資源的浪費(fèi)，增加檔案管理的投入成本，并且其管理的過程比較長(zhǎng)，流程相對(duì)復(fù)雜，導(dǎo)致管理效率低下，所以就需要對(duì)辦公室文書檔案管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母锖蛣?chuàng)新，提高管理效率。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì)視角 企業(yè)辦公室 文書檔案管理 改革 創(chuàng)新

引 言

文書是一些企業(yè)單位開展工作計(jì)劃的重要保障，同時(shí)還記錄了業(yè)務(wù)和人事等多方面的變更，在檔案管理工作中文書是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。文書檔案中體現(xiàn)著企業(yè)單位的發(fā)展和成績(jī)等多方面素質(zhì)，因此文書檔案管理工作比較復(fù)雜，并且工程量較大[2]。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作存在著許多不足，其中最明顯的就是工作效率不高、過程復(fù)雜和檔案易損壞等問題，從而使其檔案管理工作不能緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，所以就要加強(qiáng)對(duì)辦公室文書檔案管理的改革和創(chuàng)新，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，從而使其管理工作更加高效。

一、加強(qiáng)信息化辦公室文書檔案管理的重要性

文書檔案需要對(duì)企業(yè)單位的建立、變更和注銷等一系列活動(dòng)進(jìn)行記錄，同時(shí)還需要為管理工作提供重要的材料，從而使相關(guān)部門可以對(duì)企業(yè)單位的重要憑證和依據(jù)進(jìn)行查看[3]。同時(shí)文化檔案資料還可以對(duì)國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)文化工作開展提供重要的數(shù)據(jù)，對(duì)一些寶貴的歷史資料進(jìn)行保存，并且其文書檔案還可以對(duì)企業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍和資源配置等情況進(jìn)行真實(shí)記錄，從而為社會(huì)公眾提高具有較高價(jià)值的信息。

隨著信息技術(shù)的逐漸進(jìn)步，社會(huì)各行各業(yè)的工作效率有所提高，同時(shí)對(duì)其制度進(jìn)行了改革和創(chuàng)新，并且其技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛。將信息技術(shù)應(yīng)用到辦公室文書檔案管理工作中，不僅可以使檔案的收集等一系列工作更加快速，同時(shí)還可以提高檔案的查閱速度，增強(qiáng)檔案使用效率。應(yīng)用數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行檔案的在線瀏覽可以使檔案應(yīng)用更加方便。利用云存儲(chǔ)技術(shù)可以使文書檔案的保存更加完整，同時(shí)具備較高的安全性，同時(shí)還可以使信息下載更加便利，方便信息的分享和傳遞。

二、辦公室文書檔案管理工作中存在的主要問題

當(dāng)前辦公室文書檔案管理工作相對(duì)比較復(fù)雜，并沒有想象中的那樣輕松，而根本原因在于其文書檔案管理工作中對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)手段應(yīng)用不充分，導(dǎo)致檔案管理工作與社會(huì)時(shí)代發(fā)展出現(xiàn)了嚴(yán)重的脫節(jié)。造成這種情況的主要責(zé)任不僅僅在于辦公室工作能力不足，同時(shí)還在于一些管理人員對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)不足，缺乏完善的辦公室內(nèi)部管理體系，對(duì)其體系的創(chuàng)新性不足。在信息快速發(fā)展的時(shí)代背景下，辦公室工作人員的招聘和培養(yǎng)工作需要較長(zhǎng)時(shí)間，由于管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)，使其工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，一味的按照規(guī)矩進(jìn)行工作，并且在工作中缺乏責(zé)任意識(shí)，工作積極性不足，從而導(dǎo)致辦公室的氣氛相對(duì)比較散漫，使文書檔案管理工作不能緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不能接納新的理論。

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，文書的種類逐漸增多，出現(xiàn)了一些新興的事物，從而使許多工作人員無從下手，這就導(dǎo)致文書檔案管理工作的難度顯著提高，從而影響到管理工作的效率，限制了辦公室管理職能的發(fā)揮。

三、加強(qiáng)對(duì)辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新的方法

（一）進(jìn)行管理方式的改革

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)檔案登記不清等情況，這就威脅到了辦公室文書檔案的安全，同時(shí)還使個(gè)人信息的安全受到影響，使辦公室職能不能得到充分發(fā)揮，所以就要加強(qiáng)對(duì)辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。在檔案管理工作中要將其責(zé)任充分落實(shí)要員工中，要明確辦公室接收檔案流程中所負(fù)責(zé)的工作人員，從而確保檔案的安全，同時(shí)還要在辦公室中建立相應(yīng)的分工體系，對(duì)職責(zé)進(jìn)行進(jìn)一步的明確，盡可能避免不必要的麻煩，從而規(guī)范辦公室的檔案管理工作，充分發(fā)揮辦公室的職能。對(duì)辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新可以對(duì)辦公室中存在的一系列問題進(jìn)行有效解決，使檔案管理工作的效率得到進(jìn)一步提升。

（二）對(duì)保障工作進(jìn)行創(chuàng)新

對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行管理的主要目的在于使信息查找更加方便，對(duì)信息安全給予有效保障，所以要在檔案管理過程中加強(qiáng)對(duì)文書檔案的保障，相關(guān)企業(yè)單位根據(jù)實(shí)際情況安裝可靠的安保系統(tǒng)，其不僅僅創(chuàng)新了保障的方式，同時(shí)還可以對(duì)辦公室中所有文書檔案安全進(jìn)行有效保障，其檔案管理工作關(guān)系到許多部門的運(yùn)行情況，同時(shí)還影響著辦公室職能的發(fā)揮。

（三）建立相應(yīng)的檔案檢索系統(tǒng)

辦公室文書檔案管理工作可以對(duì)信息安全提供重要的保障，同時(shí)還可以使信息查找更加便利，所以建立相應(yīng)的文件檢索系統(tǒng)可以使信息的查找更加快速高效，使辦公室文書檔案管理工作更加完善。文件檢索系統(tǒng)可以對(duì)文件重要程度劃分為普通和重要兩個(gè)層次，普通的檔案檢索系統(tǒng)可以通過輸入文檔的名稱，文檔建立的時(shí)間，關(guān)鍵人的姓名和經(jīng)手人姓名來進(jìn)行查找，同時(shí)還要輸入文檔存放地點(diǎn)進(jìn)行查找，其系統(tǒng)可以根據(jù)相應(yīng)編號(hào)來尋找與之對(duì)應(yīng)的柜門號(hào)，從而提高查找速度。而針對(duì)重要檔案檢索系統(tǒng)，其不僅需要普通檔案檢索系統(tǒng)中的信息，同時(shí)還要對(duì)其記錄更加詳細(xì)，并且要進(jìn)行電子檔案和紙質(zhì)版檔案的分別備份，而且其重要檔案需要管理人員簽字批準(zhǔn)后才允許查看，并且不允許外借，最好在保險(xiǎn)箱內(nèi)進(jìn)行儲(chǔ)存。

（四）對(duì)過期檔案進(jìn)行定期清理

辦公室檔案中經(jīng)常會(huì)有一些過期的文件，這些文件的時(shí)效相對(duì)較短，一旦文件過期就沒有了任何用處，其不僅會(huì)造成辦公室空間資源的浪費(fèi)，同時(shí)還容易造成文件混淆，所以就要對(duì)這些過期文件進(jìn)行定期的清理，從而使辦公室工作效率顯著提高，如果過期文件為紙質(zhì)版，還可以進(jìn)行再利用，而如果是電子檔案，就只需要進(jìn)行清除。一些重要的檔案也會(huì)存在著過期問題，并且對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)久保存也會(huì)存在一些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，所以就可以在審批完成后對(duì)其重要檔案進(jìn)行處理。

（五）注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

信息時(shí)代發(fā)展越來越迅速，其信息量也在逐漸增加，辦公室文書檔案管理工作也同樣存在著快速發(fā)展趨勢(shì)，因此對(duì)檔案管理人員具有更高的要求，所以相關(guān)工作人員就要根據(jù)自身情況不斷增加技術(shù)能力，彌補(bǔ)自身的不足，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，同時(shí)其企業(yè)單位也要定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，從而使辦公室文書檔案管理工作能夠滿足時(shí)代發(fā)展的要求，推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

結(jié) 語(yǔ)

辦公室文書檔案管理工作需要隨著信息化社會(huì)的發(fā)展而不斷進(jìn)步，才能確保其管理工作效率有所提高，才能提升檔案的利用效率，從而更好的面對(duì)時(shí)代發(fā)展的挑戰(zhàn)。所以就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，提高檔案管理工作人員的自身能力，對(duì)過期檔案進(jìn)行及時(shí)的清理，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的保護(hù)工作，提高其安全性，從而使辦公室職能得到充分發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

[1] 余毅.信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新分析[J].神州， 2017（10）：236-236.

[2] 聶菊梅.信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案， 2016（03）：57-58.

[3] 崔晶晶.信息時(shí)代背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].經(jīng)營(yíng)管理者， 2017（29）：308-309.