事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉文君

摘 要：人事檔案管理是事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作不可或缺的重要部分。作為事業(yè)單位人才信息的主要載體，人事檔案是事業(yè)單位職工的工作經(jīng)歷、個(gè)人履歷，工作表現(xiàn)、經(jīng)歷，工資變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、職務(wù)晉升以及所經(jīng)歷的重要事件的真實(shí)記錄，同時(shí)人事檔案也是職工選賢舉能、干部選拔任用的重要依據(jù)。受多種因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位認(rèn)識(shí)檔案管理工作還存在諸多的問(wèn)題，為從整體上促使事業(yè)單位人事檔案管理效率的提升，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，深入分析了當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出與之相應(yīng)的解決策略，旨在希望促使事業(yè)單位人事檔案管理更好的朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化、制度化方向發(fā)展，適應(yīng)新形勢(shì)下事業(yè)單位的發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

所謂人事檔案管理主要指單位進(jìn)行人事檔案收集、整理、歸類、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、應(yīng)用等一系列的活動(dòng)，人事檔案管理具有保密性和服務(wù)性功能，是人力資源開(kāi)發(fā)，構(gòu)建和諧穩(wěn)定社會(huì)的重要力量。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中還存在諸多問(wèn)題，因此，這就需要事業(yè)單位人事檔案管理者，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，立足于當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀，分析問(wèn)題，深入探索，促使人事檔案管理制度的優(yōu)化，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)，從整體上促使事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的提升。

一、分析當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理部門(mén)，主要是非專業(yè)性的管理人員所組成的，由于事業(yè)單位工作事務(wù)繁瑣，因此沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行深層次的培訓(xùn)，導(dǎo)致很大一部分檔案工作人員缺乏專業(yè)化的管理精神和專業(yè)性的管理方式，人事檔案管理質(zhì)量不盡人意，另外，由于部分檔案管理工作人員處理突發(fā)情況的能力還需不斷提升，一旦遭受到緊急事件，如火災(zāi)。盜取等事件后，無(wú)法及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，及時(shí)審核被損毀檔案材料，同時(shí)也無(wú)法準(zhǔn)確找出丟失的檔案信息[1]。

（二）缺乏完善的人事檔案管理制度。 作為評(píng)價(jià)職工思想道德素質(zhì)真實(shí)信息載體，人事檔案管理有著非常重要的社會(huì)地位。在當(dāng)前很大一部分事業(yè)單位人事檔案管理還較為混亂，因此出現(xiàn)了性別錯(cuò)誤、年齡錯(cuò)誤、學(xué)歷信息錯(cuò)誤的虛假現(xiàn)象，阻礙了事業(yè)單位工作的順利有序開(kāi)展[2]。探究其原因主要是是因?yàn)槿狈ν晟频娜耸聶n案管理制度，故而在檔案管理中極其容易出現(xiàn)問(wèn)題，如，某事業(yè)單位人事檔案管理中，反復(fù)多次出現(xiàn)某員工的評(píng)價(jià)內(nèi)容，這樣一來(lái)，就 導(dǎo)致我們無(wú)法鑒別該員工的真實(shí)信息，無(wú)法直接客觀的反映該員工的工作情況。正是因?yàn)槿狈ν晟频墓芾碇贫?，?dǎo)致管理人員在工作中非常隨意，大大的降低了檔案管理工作效率。

（三）檔案管理信息化建設(shè)有待加強(qiáng)。現(xiàn)階段，很大一部分事業(yè)單位已經(jīng)采取措施，構(gòu)建了人事檔案管理系統(tǒng)，由于檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)和了解。因此，在具體的工作中，只是簡(jiǎn)單使用信息化系統(tǒng)，統(tǒng)計(jì)記錄職工信息，在很大程度上忽視了對(duì)職工工作、生活等信息的記錄，導(dǎo)致檔案信息化不盡人意。加之還有部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案信息化建設(shè)，缺乏信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，阻礙人事檔案管理信息化工作的有序開(kāi)展，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作效率，部分管理人員還使用傳統(tǒng)手工方式來(lái)管理人事檔案，大大的增強(qiáng)了檔案管理和保存難度，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作效率的提升。

（四）檔案保管方式有待改進(jìn)。對(duì)于事業(yè)單位和個(gè)人而言，檔案原件是非常重要的，因此對(duì)檔案原件的有效保管是人事檔案管理工作的重心。受多種因素影響，在當(dāng)前的人事檔案管理工作中，部分檔案管理人員，將職工檔案原件錄入到信息系統(tǒng)后，就忽視了對(duì)檔案原件的保存，還有部分管理人員泄露其他人的檔案信息，從而給事業(yè)單位帶來(lái)了極大損失，也影響了事業(yè)單位的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的策略

（一）重點(diǎn)加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，提供管理人員綜合素養(yǎng)。縱觀當(dāng)前事業(yè)單位人檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，我們急需一批綜合能力強(qiáng)，專業(yè)性強(qiáng)，素質(zhì)高的復(fù)合型人才管理隊(duì)伍，從而確保人事檔案管理工作的順利有序開(kāi)展?；诖?，事業(yè)單位需做好以下幾點(diǎn)，第一，聘用選拔從事檔案管理專業(yè)，業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)，政治覺(jué)悟高、公正廉潔、有較強(qiáng)責(zé)任心的人來(lái)從事檔案管理工作，進(jìn)而更好的從思想、行為等方面處理好人事檔案管理工作存在的問(wèn)題，促使檔案管理效率的提升。第二，事業(yè)單位要定期采取走出去，引進(jìn)來(lái)的方式，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)培訓(xùn)促使檔案管理工作人員責(zé)任意識(shí)、法律意識(shí)以及保密意識(shí)以及專業(yè)能力的提升，積極主動(dòng)的承擔(dān)起自己的工作職責(zé)，做好自己的本職工作。另外，事業(yè)單位還要定期對(duì)檔案管理工作者開(kāi)展黨性教育，促使他們紀(jì)律意識(shí)的提升，在工作中自覺(jué)抵觸不良之風(fēng)。

（二）建立健全檔案管理機(jī)制，科學(xué)規(guī)范人事檔案管理。事業(yè)單位要立足當(dāng)前人事檔案管理實(shí)際情況和社會(huì)需求，不斷完善現(xiàn)有人事檔案管理機(jī)制，同時(shí)并嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理機(jī)制實(shí)施情況。人事檔案信息的收集是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案的收集直接決定了人事檔案管理工作質(zhì)量。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在新形勢(shì)下對(duì)人事檔案材料規(guī)范提出新要求，因此這就要求檔案管理人員，根據(jù)檔案管理機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)收集、認(rèn)真整理、詳細(xì)歸納，認(rèn)真鑒別，安全保管好人事檔案，促使事業(yè)單位檔案材料真實(shí)性、完整性以及準(zhǔn)確性的提升。另外，事業(yè)單位還需進(jìn)一步明確人事檔案案卷整理?xiàng)l例，以便更好的讓人事檔案管理工作達(dá)到完整性、科學(xué)性、全面性的要求。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作質(zhì)量。隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中，人事檔案管理工作也一樣。在新形勢(shì)下，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，有助于滿足時(shí)代發(fā)展要求，服務(wù)好人事檔案管理工作?；诖耍聵I(yè)單位要基于享有檔案信息管理系統(tǒng)上，充分利用各種先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，有效將職工的檔案資料準(zhǔn)確無(wú)誤的錄入到管理系統(tǒng)，同時(shí)還可以借助掃描儀，計(jì)算機(jī)等設(shè)備，將圖片，聲音、文字等資源切實(shí)有效的轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，并及時(shí)準(zhǔn)確的傳輸人事信息。通過(guò)這樣的舉措，促使人事信息發(fā)布實(shí)效性的提高，從整體上促使人事檔案管理效率的提升[3]。另一方面，事業(yè)單位還可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)創(chuàng)新人事檔案管理工作，可以網(wǎng)絡(luò)共不屬于保密范圍內(nèi)的信息，以便為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理信息，有效管理單位與阿農(nóng)，促使人事檔案管理工作質(zhì)量的提升。

（四）做檔案安全保密工作，確保人事檔案的安全性。眾所周知，事業(yè)單位人事檔案記錄每位職工的信息，人事檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展是非常重要。從個(gè)人的角度來(lái)說(shuō)，人事檔案是非常重要的履歷資本，如果檔案管理人員因?yàn)樽约汗ぷ鞯氖韬鰜G失檔案原件，或是導(dǎo)致工作人員信息被泄露，盜取，那么一定會(huì)給單位和個(gè)人帶來(lái)極大的損失。雖然檔案信息化管理模式方便了檔案管理，進(jìn)一步減少檔案原件的丟失的風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)時(shí)良莠不齊的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，非常容易造成信息的外泄?；诖?，這就要求事業(yè)單位，構(gòu)建信息安全防護(hù)網(wǎng)，安裝各種殺毒軟件，阻擋不法分子和黑子的惡意攻擊。

結(jié) 語(yǔ)

總之，在新形勢(shì)下，事業(yè)單位為做好人事檔案管理，就必須要認(rèn)真當(dāng)前人事檔案管理中存在的問(wèn)題，采取措施，重點(diǎn)加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，建立健全檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，做檔案安全保密工作，從整體上促使事業(yè)單位人事檔案管理效率的提升，助推事業(yè)單位的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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