信息化檔案管理體系的構(gòu)建與實施

姜衛(wèi)杰

摘 要：當前我國科技創(chuàng)新下，傳統(tǒng)檔案管理工作也發(fā)生很大轉(zhuǎn)變，不管是在內(nèi)容上、方式上還是在管理模式上都有著新的突破和創(chuàng)新。下面文章主要對信息化檔案管理體系的構(gòu)建與實施展開詳細的探討。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 管理體系 體系構(gòu)建

引 言

事業(yè)單位的檔案是對其內(nèi)部具體活動的記錄，具有及時性和真實性的特點。它不僅是對事業(yè)單位艱難發(fā)展歷程的反映，還蘊含了大量的歷史和社會信息。檔案對一個國家或是地區(qū)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，小至對社會生活的反映和借鑒，大至可影響管理者的決策制定?？梢?，檔案是現(xiàn)下國家和社會發(fā)展的必不可缺的一部分。隨著信息技術(shù)的普及，信息時代已然來臨，事業(yè)單位的檔案作為我國發(fā)展建設的重要信息來源，實現(xiàn)信息化是檔案管理的必然趨勢。

1事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設的重要作用

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，即是指在開展檔案管理工作時，將以實體檔案為重點管理內(nèi)容的模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒒问降臋n案管理模式，以便于提升檔案管理的便捷性與實用性，為事業(yè)單位提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，促進檔案管理工作的全面發(fā)展。在建立健全檔案管理體系的過程中，檔案管理部門應該結(jié)合信息技術(shù)手段的合理應用，創(chuàng)新檔案管理工作的研究與合理分析，便于日后對單位檔案管理的保存與查詢等，進而不斷提升檔案管理的整體工作質(zhì)量，完善信息化檔案管理體系。故此，事業(yè)單位應該高度重視檔案管理信息化建設的重要意義，并從多渠道完善信息化建設體系，建立健全檔案管理模式，促進檔案管理的長遠發(fā)展，確保事業(yè)單位提供信息資源支持。

2信息化檔案管理體系的構(gòu)建與實施

2.1創(chuàng)新信息化管理理念。事業(yè)單位若想要創(chuàng)新檔案管理工作，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，其中重要的一點是創(chuàng)新信息化的管理理念，從思想意識上實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理形式向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變。尤其對于事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導來說，一方面需要對信息技術(shù)有一定的認可，認識到信息化能夠有效地提高檔案管理工作的效率，另一方面要對檔案管理信息化予以一定的投資，保證其需要的硬件設備，通過加大對新型檔案管理系統(tǒng)的引進以及數(shù)據(jù)庫的開發(fā)力度，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

2.2建立檔案信息共享機制。檔案信息的最終目的是為最終決策提供參考，所以建立有效的檔案信息共享機制顯得尤為必要，同時必要的技術(shù)支撐是建立信息共享機制的重要環(huán)節(jié)。建立檔案信息共享機制主要是針對電子檔案信息而言，可以通過服務器、網(wǎng)絡終端建立相應的云存儲平臺，設置不同的權(quán)限等級和披露內(nèi)容，從而使得各部門都可以方便快捷地查詢自己需要的信息，同時應當建立規(guī)章制度和控制軟件如水印系統(tǒng)，嚴格控制文檔的流轉(zhuǎn)，確保信息不外泄或被盜用。

2.3提高電子檔案系統(tǒng)安全。不可否認，電子化檔案管理盡管帶來了諸多的便利與優(yōu)勢，但也不可避免地帶來了一定的安全隱患，所以相關(guān)部門要強化對電子檔案的安全管理，針對已有的系統(tǒng)、軟件、硬件等，都需要進行有針對性的優(yōu)化和改造。除了在硬件上的調(diào)整以外，要確保從事檔案管理工作的技術(shù)和理念，也能夠做到與時俱進和完善。要根據(jù)現(xiàn)有信息化的大方向和趨勢，進一步細化檔案管理工作的要求與細則，明確各項工作的方案，例如檔案管理的分類方法，管控措施等，助力電子化檔案管理工作不斷提升效率。為了保證檔案管理工作的安全性，從根本上來看即為加強單位的網(wǎng)絡使用安全以及硬件使用安全。要對服務器展開定期的檢查和維護，更新檔案的日志情況，做好機房的保護，對設備的情況進行定期維護，一旦發(fā)現(xiàn)老化的線路及時加以更換，保證使用的流暢和安全。針對檔案管理所使用的計算機，要定期進行病毒和木馬的查殺，對其殺毒軟件和防火墻軟件也要做到定期的更新與優(yōu)化，避免外來入侵的病毒干擾計算機的正常使用。要保證檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)專項使用，避免其他工作與電子化檔案管理交叉進行。

2.4加強事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)培訓。事業(yè)單位檔案管理人員，應該加強信息化專業(yè)培訓，促進檔案管理信息化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的有效融合。對于一些事業(yè)單位中仍然采取傳統(tǒng)型紙質(zhì)檔案管理模式的情況，應該引導事業(yè)單位進行創(chuàng)新與改革，引進科學化、信息化的技術(shù)手段，促進事業(yè)單位檔案信息化建設。為了進一步提升檔案管理人員的整體水平與素質(zhì)，事業(yè)單位應該定期開展專業(yè)技術(shù)培訓活動，加強檔案管理人員對計算機技術(shù)、電腦操作技能的掌握，提升檔案管理人員的整體專業(yè)水平。

2.5建設完善的單位檔案管理服務設施。檔案的信息化建設是建立在計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化的通信技術(shù)設備的基礎(chǔ)上完成的，通過新型的信息技術(shù)設備實現(xiàn)對檔案信息的收集、儲蓄、加工、使用和傳輸。在進行檔案管理信息化建設時，事業(yè)單位要以自身的實際情況為準，理性采購計算機、打印機、掃描儀等電子設備。同時，管理者要派專人對企業(yè)內(nèi)部的電子信息設備進行統(tǒng)一的管理和使用，實行定期檢查，以此保證單位內(nèi)部電子設備的使用壽命，最大地減少采購成本。此外，事業(yè)單位還應當注重對硬件設備統(tǒng)一性的了解，選擇兼容性能好、便于日后更新和升級的設備，從而為單位內(nèi)部檔案的信息化管理提供最好的設備資源，更好地實現(xiàn)檔案管理的信息化。

2.6創(chuàng)新檔案管理方法。事業(yè)單位要積極引進先進的管理理念及檔案管理技術(shù)，順應分散式管理向集中化管理方向的轉(zhuǎn)變;重視檔案管理信息化建設，擴展管理內(nèi)容，深度應用信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，創(chuàng)設檔案共享平臺，促進檔案信息的存儲、管理、收集信息化，并強化檔案安全保障措施;在日常培訓中著力教授和引導管理人員借助計算機及信息化系統(tǒng)及時更新檔案信息，提高檔案收集、整理和利用的效率。

結(jié) 語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，社會的正常運行離不開信息化的推動。對于事業(yè)單位來說，其檔案管理工作也需要進行相應的創(chuàng)新，從而不斷與時代接軌，推動檔案管理工作的信息化就是必要途徑之一。信息化背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作效率能夠得到有效地提高，從而為事業(yè)單位更好地履行工作職能奠定了基礎(chǔ)。

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