大數(shù)據(jù)時代人事代理檔案管理信息化建設(shè)探析

劉潔

摘 要：隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。我國現(xiàn)有的認識管理制度已經(jīng)滿足不了市場發(fā)展的需求。人事代理制度的實施為檔案管理提供了更加科學(xué)有效的途徑，為適應(yīng)時代發(fā)展要求，人事代理檔案管理也要加強信息化建設(shè)，來提高管理效率和管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 人事代理檔案管理 信息化

引 言

人事檔案可以精準地反映出每個人的成長過程。無論是對學(xué)校，還是對個人，都具有很強的憑證作用，這為人員的調(diào)配打下堅實的基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理面臨較多挑戰(zhàn)，要做好人事代理檔案管理信息化建設(shè)工作，更好的服務(wù)于社會。

一、大數(shù)據(jù)時代人事代理檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

（一）檔案管理中的不規(guī)范現(xiàn)象嚴重。在全球經(jīng)濟一體化大背景下，企事業(yè)單位蓬勃發(fā)展，用人機制越來越靈活，而且人們的擇業(yè)觀念也發(fā)生了改變，為人們提供了越來越多的就業(yè)選擇。企事業(yè)單位在改革過程中人才招聘要求也發(fā)生改變，在招聘人員的時候更注重應(yīng)聘者的綜合能力，查看應(yīng)聘者提供的相關(guān)資料即可，而且并沒有硬性要求“人到檔到”，從而使得一些人員在尋找工作的時候不注重自己的檔案，越來越多的人開始出現(xiàn)工作與檔案分離的問題

（二）人事代理檔案管理模式相對滯后。目前，我國傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)滿足不了社會發(fā)展的需求，日常工作中對企業(yè)各個員工檔案的收集、整理儲存、利用等環(huán)節(jié)都相應(yīng)地出現(xiàn)了比較嚴重的脫節(jié)問題，注重對檔案保密的工作觀念使得每一個人的檔案信息資源在經(jīng)濟建設(shè)過程中和社會發(fā)展中不能得到充分的應(yīng)用，相應(yīng)的工作檔案管理工作開展得不順利，人事代理檔案的利用率相對較低，人事代理檔案管理模式滯后，缺乏相應(yīng)的創(chuàng)新管理模式，現(xiàn)有的管理模式不能適應(yīng)新形勢下社會經(jīng)濟的發(fā)展和相關(guān)建設(shè)的需要。

（三）創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。利用現(xiàn)代計算機技術(shù)進行人事代理檔案管理，是一種管理方法上的創(chuàng)新，但現(xiàn)代信息技術(shù)在信息利用快捷方便的同時，保障信息安全問題更加凸顯出來。一方面現(xiàn)代信息技術(shù)和國際互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身存在安全缺陷，計算機硬件本身易于遭到病毒傷害和人為的攻擊，同時受到停電和自然災(zāi)害的影響會造成一定的毀壞。所以人事檔案的信息安全問題，遠比傳統(tǒng)檔案管理模式下大得多，加之信息時代，由于人們逐利思想傾向的發(fā)展，人事檔案信息資源被盜賣的風(fēng)險急劇加大，必須用技術(shù)創(chuàng)新和管理模式創(chuàng)新的辦法進行排除。所以，信息化時代的人事代理檔案管理，創(chuàng)新和安全的挑戰(zhàn)是不可忽略的重要挑戰(zhàn)。

二、加快推進人事代理檔案信息化管理的對策和路徑

（一）加強人事檔案規(guī)范化建立。人事檔案體現(xiàn)出每一個人的工作履歷，按照檔案管理規(guī)定，人事檔案與人之間是相互對應(yīng)的，每一份檔案對應(yīng)一個人，如果檔案出現(xiàn)了遺失或者損毀，則可以重建檔案，否則不能重建檔案，以免造成資源浪費。因此在人事檔案管理過程中要按照規(guī)定進行管理，對于人才流動現(xiàn)象而言，加強檔案管理也必須要遵循相應(yīng)規(guī)定，對于人才流動引起的檔案重建工作進行規(guī)范，避免混亂的人才流動帶來的檔案質(zhì)量問題。作為檔案管理者，應(yīng)該要具備較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力，對檔案管理條例、人事檔案管理要求等進行了解，確保人事檔案材料的收集、鑒別、整理以及歸檔過程變得更加規(guī)范，執(zhí)行國家的相關(guān)規(guī)定以及檔案管理行業(yè)的要求，不可私自調(diào)動檔案。

（二）提高對人事檔案的重視程度，強化服務(wù)意識。推行人事代理制度面臨新形勢、新任務(wù)，必須高度重視人事代理檔案的管理，從人事代理檔案的管理整體性和全局性，不斷深化做好人事代理檔案整理工作重要性的意識?？梢詫⑷耸麓頇n案管理納入社會公共服務(wù)管理體系之中，強化對人事代理檔案管理的服務(wù)職能建設(shè)。因此，人事代理機構(gòu)中人事代理人員要牢固樹立為民服務(wù)的工作理念，人事代理機構(gòu)的上級主管部門要制定好人事檔案管理的規(guī)章制度，對人事代理檔案的建檔、歸擋、傳送、查閱等流程要進行規(guī)范，不能隨意外泄人事代理人員的檔案信息。人事代理機構(gòu)對于掌握的各類人才信息、人才結(jié)構(gòu)、人才的分布領(lǐng)域以及就業(yè)狀況等信息要進行嚴格劃分統(tǒng)計，為機關(guān)單位、用人企業(yè)和就業(yè)流動人員提供良好的公共服務(wù)，對用人單位的人力資源分配、人才的引進質(zhì)量起著十分重要的作用。

（三）加強檔案隊伍建設(shè)。人事代理檔案管理的數(shù)字化及現(xiàn)代化，必須有具備掌握現(xiàn)代信息技術(shù)又有較高檔案管理技術(shù)和較高思想素質(zhì)的復(fù)合型人才才能實現(xiàn)，必須改變現(xiàn)實工作中檔案管理人員對現(xiàn)代化手段和現(xiàn)代化技術(shù)以及現(xiàn)代化方法不夠嫻熟的隊伍現(xiàn)狀，要加強檔案工作人員的責(zé)任心建設(shè)、素質(zhì)培養(yǎng)、安全意識的教育，制定完善的檔案管理制度，把各項制度落到實處;要有針對性地對檔案數(shù)字化加工企業(yè)和基層立檔單位檔案員進行專門的培訓(xùn)，不僅要做好檔案實體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識;建立現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)制度，培養(yǎng)融檔案、計算機管理、信息安全等知識于一體的高端人才，來引領(lǐng)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。不同單位、不同級別之間的人事調(diào)動，由于檔案信息不能共享，則會對人事調(diào)動過程產(chǎn)生影響。因此在人事檔案管理過程中可以借助信息化技術(shù)和手段，建立專業(yè)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)國家對人才市場的宏觀調(diào)控。數(shù)據(jù)庫的建立必須要得到政府的支持，并且要對系統(tǒng)的安全性進行保護，對進入系統(tǒng)的人進行授權(quán)，滿足一定權(quán)限的人才可以自進入系統(tǒng)，減少黑客入侵導(dǎo)致的信息泄露問題。

（五）實現(xiàn)檔案管理的信電子化，提升辦公效率。隨著人才流動頻率的越來越大，傳統(tǒng)的人才檔案管理模式已經(jīng)不足以適應(yīng)當(dāng)今市場發(fā)展的需求，尤其是紙質(zhì)化的檔案管理，不僅增加了檔案管理的成本，而且還是對森林資源的極大浪費。不論是出于提升檔案管理的效率，還是響應(yīng)政府無紙化辦公的號召，人才檔案管理都應(yīng)及時采用現(xiàn)代化的技術(shù)，以實現(xiàn)人才檔案管理紙質(zhì)化向電子化管理模式的過渡。對于政府管理機構(gòu)而言，人才檔案的電子化不僅節(jié)省了成本，而且延長了檔案管理的時效，在理論上可以實現(xiàn)長久保存;對于企業(yè)而言，人才檔案電子化管理模式，可以實現(xiàn)彼此之間的及時傳遞，避免發(fā)生丟失或篡改的現(xiàn)象。用人單位應(yīng)當(dāng)提升對人事檔案管理的重視度，配置專業(yè)人員或部門對檔案進行優(yōu)化管理;另一方面，要強化對人事檔案管理的監(jiān)督，人事代理機構(gòu)在管理的同時還需建立監(jiān)管機制，確保檔案的完整性與真實性。

結(jié) 語

要順應(yīng)市場發(fā)展的形勢，完善人才檔案管理制度及檔案管理模式。同時，要及時引進信息化技術(shù)，建立人才檔案管理數(shù)據(jù)庫，進而逐步提升人才檔案管理的效率，為市場經(jīng)濟的發(fā)展和人才的合理流通奠定基礎(chǔ)。

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