淺談醫(yī)保檔案管理工作

林慧

摘 要：如何使醫(yī)保檔案工作逐步走上規(guī)范化、制度化、信息化的規(guī)道是檔案人員的重要課題。強(qiáng)化檔案工作管理體制，創(chuàng)造條件建設(shè)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，進(jìn)一步將檔案信息實(shí)行網(wǎng)上公開，發(fā)揮檔案的社會效益。

關(guān)鍵詞：醫(yī)保檔案工作 管理 適應(yīng) 需要

醫(yī)療保險(xiǎn)工作涉及千家萬戶，是最重要的民生工作之一，如何做好檔案工作，與醫(yī)保同步發(fā)展，更好地醫(yī)療保險(xiǎn)工作服務(wù)，體現(xiàn)檔案的價(jià)值，主要做好一下幾方面的工作。

一、立足實(shí)際，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

1、健全管理網(wǎng)絡(luò)，理順檔案工作管理體制

近幾年，隨著醫(yī)療保險(xiǎn)工作的快速發(fā)展，提升工作質(zhì)量和工作效率成為主要課題，表現(xiàn)在檔案工作中，打牢檔案工作基礎(chǔ)，我們把建立較科學(xué)的檔案管理工作體制和管理網(wǎng)絡(luò)作為首要的問題來抓。一是加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作列為議事日程，多次組織學(xué)習(xí)有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，統(tǒng)一思想認(rèn)識，提高對檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識。二是建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，建立了由專人負(fù)責(zé)的檔案管理工作小組，使檔案工作做到橫向有人抓，縱向責(zé)任明，進(jìn)一步保障了檔案工作各項(xiàng)任務(wù)的完。三是配齊工作力量。為了適應(yīng)新形勢下檔案綜合管理工作的需要，我們配備了責(zé)任心強(qiáng)，好學(xué)上進(jìn)，學(xué)歷較高的同志負(fù)責(zé)檔案工作。四是實(shí)行統(tǒng)一管理。將保檔案工作列入崗位目標(biāo)責(zé)任制考核內(nèi)容，通過種門類和載體形式的檔案及有關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，進(jìn)一步加大了對檔案工作的管理力度。五是強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。多次組織干部學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，在日常工作中，要求收集、整理檔案資料按文書立卷要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

2、夯實(shí)基礎(chǔ)，加大投入建設(shè)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是做好檔案管理工作的前提條件，對這項(xiàng)工作十分重視，在實(shí)際工作中，努力做到硬件和軟件同步發(fā)展。要設(shè)置專用檔案室，購置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、文件柜等設(shè)施，另外，還要增添檔案袋、檔案盒、檔案卷皮。良好的檔案基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案信息開發(fā)利用提供了保證，為檔案工作的安全管理，健康發(fā)展創(chuàng)造了有利的條件。

3、加強(qiáng)檔案管理，認(rèn)真做好檔案整理、接收和歸檔工作

我們在業(yè)務(wù)建設(shè)這個(gè)中心環(huán)節(jié)上，要投入精力、下的功。以前，由于受條件、人員、房屋等限制，檔案工作發(fā)展緩慢，有些檔案排列混亂，內(nèi)容雜亂無序，文件歸檔不夠齊全、完整，質(zhì)量保證不了，影響了檔案的有效利用和開發(fā)使用?，F(xiàn)在，十分重視檔案工作，下大力抓各職能部門的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，每半年堅(jiān)持對各部門檔案工作進(jìn)行一次檢查。在領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和關(guān)懷下，工作人員的共同努力下，檔案工作日臻完善，走上制度化、科學(xué)化管理的軌道。目前，已實(shí)行了檔案綜合管理，對各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料實(shí)行統(tǒng)一管理，集中保管。一是嚴(yán)格按照規(guī)定分門別類對各種檔案進(jìn)行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥，不同年代的檔案不同卷。二是正確、規(guī)范地編撰案卷目錄，書寫卷內(nèi)目錄，建立全目錄索引。三是做到所有歸檔材料去掉易銹蝕金屬物，裝訂整齊、牢固、不壓字、不漏頁。

二、加強(qiáng)檔案利用，適應(yīng)未來工作的需要

1、根據(jù)醫(yī)保特點(diǎn)，搞好檔案利用工作

醫(yī)保檔案的利用是形成檔案的終極目的。根據(jù)檔案自然形成規(guī)率，基本醫(yī)療保險(xiǎn)檔案是按照基本的體系整理和存放的，而檔案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的，這就需要有科學(xué)的利用途徑和方式，為此，我們利用清晰快捷的自動(dòng)化檔案檢索辦法，實(shí)現(xiàn)了檔案的利用價(jià)值。在醫(yī)療保險(xiǎn)數(shù)據(jù)精算、科學(xué)論證、政策調(diào)整方面，醫(yī)保檔案的規(guī)范化管理起到了不可或缺的作用。如我們通過對征繳檔案和費(fèi)用報(bào)銷檔案進(jìn)行分析，提出了靈活的擴(kuò)面征繳和降低職工負(fù)擔(dān)率的有關(guān)建議。特別是微觀上在醫(yī)療保險(xiǎn)按項(xiàng)目付費(fèi)、治療費(fèi)分解以及宏觀上在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、計(jì)劃下達(dá)上的糾正偏差、醫(yī)保決策的動(dòng)態(tài)調(diào)整等方面，基礎(chǔ)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的潛在作用得到了充分的發(fā)揮。

隨著社會的不斷發(fā)展，社會信息通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)共享。醫(yī)療保險(xiǎn)關(guān)乎廣大參保職工的切身利益，必將引起社會的極大關(guān)注，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案將成為社會中的焦點(diǎn)。為了適應(yīng)未來工作的需要，我們將在實(shí)現(xiàn)檔案管理“四化”上下功夫。一是制度化，進(jìn)一步完善《醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度》、《醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則》等檔案管理規(guī)章制度，為檔案管理提供制度保障。二是規(guī)范化，按照省局有關(guān)文件精神要求，進(jìn)一步鞏固和完善《醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理操作規(guī)范》，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化三是信息化。將進(jìn)一步完善電子檔案，將參保單位、參保人員、住院報(bào)銷、特病門診、定點(diǎn)管理等檔案進(jìn)行數(shù)字化，提高檔案管理水平。四是公開化，在全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步將檔案信息實(shí)行網(wǎng)上公開，發(fā)揮檔案的社會效益。

2、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫即采用鍵盤錄入方式實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案目錄的計(jì)算機(jī)化管理，這是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化最基礎(chǔ)的工作。加大了檔案數(shù)字化工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫嚴(yán)格按照有關(guān)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范的要求而建立，數(shù)據(jù)的完整性比較高，可移植性比較大。隨著現(xiàn)代化辦公力度不斷加大，也將相繼建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫，這為實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案共享服務(wù)創(chuàng)造了有利條件。

3、要接收增量檔案電子文件電子文件是未來數(shù)字檔案最主要的來源。以前只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案室。這樣既推進(jìn)了檔案室的電子化進(jìn)程又節(jié)省了建立數(shù)據(jù)庫的時(shí)間和工作量。