事業(yè)單位文書檔案管理創(chuàng)新路徑研究

丁麗麗

摘 要：文章基于事業(yè)單位中開展文書檔案管理工作的重要作用，分析目前在事業(yè)單位中開展此工作時(shí)表現(xiàn)出的問題，提出了相應(yīng)的文書檔案管理工作創(chuàng)新策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案管理;創(chuàng)新路徑

1、引言

事業(yè)單位在我國是具有服務(wù)性質(zhì)的、承擔(dān)著服務(wù)社會(huì)功能的單位，其中比較重要的工作內(nèi)容之一就是文書檔案管理工作，可以通過此工作來反映事業(yè)單位的歷史與現(xiàn)狀，同時(shí)也可以在此基礎(chǔ)上預(yù)測單位的未來發(fā)展情況。在目前我國改革開放不斷深入的同時(shí)，事業(yè)單位也在不斷發(fā)展創(chuàng)新，推動(dòng)社會(huì)機(jī)制的不斷完善。而文書檔案作為整體管理機(jī)制中的重要組成部分，可以通過對(duì)文書檔案內(nèi)容的查閱和分析來總結(jié)之前工作中的不足并尋找原因，推動(dòng)事業(yè)單位工作方式的改進(jìn)和創(chuàng)新發(fā)展。

2、事業(yè)單位文書檔案管理的重要性

文書檔案管理一直以來都是事業(yè)單位中比較關(guān)鍵的組成部分，這主要是由于文書檔案主要起到記載一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員重要信息、年度工作情況、單位發(fā)展理念和軌跡等信息的重要作用，屬于事業(yè)單位的核心內(nèi)容之一。其不僅可以對(duì)事業(yè)單位的工作情況進(jìn)行真實(shí)地記錄，而且還可以保存單位中的秘密和絕密檔案等。因此，做好事業(yè)單位的文書檔案管理工作，不僅會(huì)直接影響本單位的未來發(fā)展，而且還會(huì)直接影響人與人之間的關(guān)系，甚至其中的部分重要檔案還對(duì)于整個(gè)國家的信息管理都起到重要作用。

3、事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀分析

在事業(yè)單位管理中一直以來都比較重視文書檔案工作，但是在此工作的長期開展中，容易出現(xiàn)僥幸心理或者熟視無睹等問題，表現(xiàn)出部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此工作重視不足的問題。尤其是在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的階段，在各個(gè)單位都在追求經(jīng)濟(jì)效益的過程中，部分事業(yè)單位中也過分強(qiáng)調(diào)工作業(yè)績，可能會(huì)忽視無法直接創(chuàng)造效益的文書檔案管理工作。主要表現(xiàn)在此管理工作開展所需要的資金投入以及硬件設(shè)施不足，比如出現(xiàn)缺乏獨(dú)立檔案室或者是專職管理人員等問題。這不僅會(huì)由于與其他檔案資料在一起存放而增加檔案查找難度，影響檔案的保密性，而且還影響此管理工作專業(yè)化水平，造成管理工作效率和質(zhì)量的降低。此外，還存在檔案管理人員工作能力和水平偏低的問題，也就會(huì)直接影響檔案管理效果。比如檔案管理人員如果沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)而缺乏必要的檔案管理知識(shí)與技能，沒有意識(shí)到自身工作的重要性，僅僅是開展文書檔案的整理工作。或者是出現(xiàn)由于檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)偏低而沒有做好檔案保管工作，造成檔案泄漏等問題。同時(shí)也會(huì)由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此工作重視不足而影響具體工作人員的積極性，從而降低此檔案工作效率和質(zhì)量。

4、事業(yè)單位文書檔案管理的創(chuàng)新路徑

4.1完善檔案管理制度

對(duì)于任何工作來說，都需要有完善的管理制度作為工作開展的依據(jù)，對(duì)于文書檔案管理工作也是如此。首先需要在事業(yè)單位中針對(duì)文書檔案管理工作制定健全和完善、科學(xué)的管理制度，規(guī)定具體的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)而提升事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)此工作的重視，保證嚴(yán)格按照制度規(guī)定來開展檔案管理工作。同時(shí)還要通過此制度中的獎(jiǎng)懲制度來加強(qiáng)對(duì)具體工作開展情況的監(jiān)督檢查，保證此管理制度的有效落實(shí)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。

4.2提高工作人員對(duì)檔案管理工作的重視

在領(lǐng)導(dǎo)層面上提高對(duì)此工作重視的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)全體員工的宣傳和教育，確保全體員工正確認(rèn)識(shí)此工作的重要意義和作用。在此基礎(chǔ)上，還可以通過邀請(qǐng)專家學(xué)者來單位做報(bào)告等方式來開展對(duì)全體員工的教育和培訓(xùn)。只有提高領(lǐng)導(dǎo)以及全體員工對(duì)此工作的重視，才能有利于此工作的順利開展并保證其作用的發(fā)揮。

4.3提高檔案管理人員對(duì)此工作保密性的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位文書檔案管理工作中的保密工作比較關(guān)鍵，需要定期開展相關(guān)工作會(huì)議對(duì)最新的保密工作管理規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一學(xué)習(xí)，不僅可以提升全體員工對(duì)檔案保密工作的重視，而且也掌握有效的檔案保密工作方法。為了滿足檔案保密工作要求，不僅需要設(shè)立單獨(dú)的檔案室，將其與其他的辦公室資料分開，還要做好對(duì)檔案室的安全保護(hù)工作，既要確保檔案室防盜，還要保證其消防達(dá)標(biāo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案室的全面安全管理。

4.4改進(jìn)檔案管理方式

在目前時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)也推動(dòng)各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，表現(xiàn)出越來越的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，逐漸提升其信息化水平。為此，針對(duì)更加豐富多樣的文書檔案，需要合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來建立信息化檔案管理系統(tǒng)等，結(jié)合現(xiàn)代化的檔案管理手段來提升檔案管理效率。而且采取電子化檔案的方式進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，更能保障檔案的安全性，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。

4.5加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)

在不斷提升文書檔案管理工作信息化水平的同時(shí)，也需要檔案管理人員通過不斷學(xué)習(xí)來掌握最新的檔案管理知識(shí)和技術(shù)措施，滿足目前時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。這由于檔案管理工作不僅僅是保管檔案資料和文件等，還要做好文書檔案的分類和分等級(jí)管理。這就要求管理人員掌握最新的國家相關(guān)法律法規(guī)，掌握必要的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。為此就需要做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育工作，并定期針對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容開展考核，以及考核管理人員的工作業(yè)績，將其與最終績效以及工資掛鉤，激發(fā)工作人員學(xué)習(xí)和進(jìn)步的積極性，滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

5、結(jié)語

文書檔案管理工作關(guān)系到事業(yè)單位的穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展，但是在長期開展此管理工作的同時(shí)，也容易出現(xiàn)沒有正確認(rèn)識(shí)此工作作用而沒有重視此工作的問題，以及出現(xiàn)檔案管理制度不合理、管理工作方式落后、管理人員業(yè)務(wù)能力偏低等問題，無法滿足新時(shí)代發(fā)展背景下對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理工作的要求。為此就需要在提高對(duì)此工作重視的同時(shí)，對(duì)此管理制度進(jìn)行完善，尤其要重視其中的保密管理工作，合理應(yīng)用信息化技術(shù)等來提升此檔案管理工作的效率和質(zhì)量，通過提升管理人員整體素質(zhì)的方式來提升檔案管理水平，推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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