失業(yè)人員檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析

丁清

摘 要：失業(yè)人員檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)失業(yè)人員檔案管理工作的重要性。要加強(qiáng)對(duì)失業(yè)人員檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持，失業(yè)人員檔案管理才能取得進(jìn)一步的發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，綜合國(guó)力不斷提升，新的小微企業(yè)和中小型企業(yè)不斷涌現(xiàn)，很多老舊企業(yè)不能適應(yīng)時(shí)代的變化而面臨倒閉或者破產(chǎn)，這就導(dǎo)致了失業(yè)人員數(shù)量的急劇增加。失業(yè)人員檔案管理工作的擔(dān)子也越來越重，同時(shí)做好失業(yè)人員的檔案管理工作也是一項(xiàng)非常有意義和重要的任務(wù)。

關(guān)鍵詞：失業(yè)人員 檔案管理 問題及對(duì)策分析

一、失業(yè)人員檔案管理中存在的問題

（一）失業(yè)人員檔案管理政策執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一，無法深化“一次辦好”改革。目前全國(guó)各地區(qū)都出臺(tái)了相應(yīng)的失業(yè)人員檔案管理規(guī)定，但是政策執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一，在存檔、轉(zhuǎn)檔過程中均有不同程度的沖突，這就給檔案管理人員的工作造成困擾，無法深入實(shí)現(xiàn)“一次辦好”改革，提高群眾滿意度面臨挑戰(zhàn)。

（二）失業(yè)人員檔案管理不夠嚴(yán)格，用人單位和檔案管理部門雙向交流不夠。一是用人單位沒有專人負(fù)責(zé)檔案管理，導(dǎo)致失業(yè)人員檔案管理混亂，檔案缺失，信息填寫不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，甚至不真實(shí)、不完整，出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。二是用人單位對(duì)于員工的檔案不重視，甚至出現(xiàn)擅自涂改檔案資料的情況，導(dǎo)致資料虛假，直接影響失業(yè)人員的退休待遇申領(lǐng)，建立健全檔案管理工作制度流于形式。三是失業(yè)人員流動(dòng)性強(qiáng)，檔案也隨之流動(dòng)，增加了丟失風(fēng)險(xiǎn)，給檔案管理工作帶來了很大難度。四是用人單位與檔案管理部門缺少信息的及時(shí)溝通，從而產(chǎn)生了檔案存取、轉(zhuǎn)遞等方面的問題。

（三）失業(yè)人員檔案管理的從業(yè)人員配備不足與服務(wù)對(duì)象服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)提高形成對(duì)立。失業(yè)人員檔案管理從業(yè)人員工作內(nèi)容繁多，主要包括檔案的收檔、歸檔、查檔、轉(zhuǎn)檔以及日常檔案檢查和檔案存放環(huán)境維護(hù)等。同時(shí)，隨著時(shí)代發(fā)展和人民生活水平、思想意識(shí)提高，對(duì)檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)和水平的要求也相應(yīng)提高，如果在檔案從業(yè)人員數(shù)量不足、水平不高、基礎(chǔ)配套設(shè)施達(dá)不到相應(yīng)要求的情況下，根本無法滿足群眾的服務(wù)需要。群眾滿意度提升再一次面臨挑戰(zhàn)。

（四）失業(yè)人員檔案管理信息化水平不高，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。一是缺乏專業(yè)人才。對(duì)于失業(yè)人員檔案的信息化管理工作的開展，必須要專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才、微機(jī)操作比較熟練而且熟悉檔案管理的工作人員，然而，我國(guó)這一方面的人才均比較缺乏，這就在極大程度上影響了失業(yè)人員檔案信息化管理的高效開展。二是信息共享不充分。對(duì)于每個(gè)從事失業(yè)人員檔案管理的工作人員而言，實(shí)現(xiàn)信息資源共享是其十分迫切的愿望。三是資金投入較少，現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)應(yīng)用較少，檔案管理效率偏低，致使檔案管理水平也很難在短時(shí)間內(nèi)得以提升。

二、失業(yè)人員檔案管理的對(duì)策建議

（一）制定規(guī)范統(tǒng)一的失業(yè)人員檔案管理制度。為規(guī)范和加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理，有效保護(hù)和利用失業(yè)人員檔案，維護(hù)失業(yè)人員的合法權(quán)益，應(yīng)進(jìn)一步完善失業(yè)人員檔案管理制度，制定全國(guó)范圍內(nèi)的失業(yè)人員檔案管理規(guī)定、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定等法律法規(guī)，細(xì)化失業(yè)人員檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而失業(yè)人員檔案管理更加規(guī)范，檔案轉(zhuǎn)遞更加暢通。

（二）加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理與用人單位的交流溝通，規(guī)范用人單位的人事檔案整理和存放。梳理一套完整的檔案存放目錄，加強(qiáng)與用人單位勞資人員的業(yè)務(wù)溝通，用人單位前來存放失業(yè)人員檔案前就按照之前確定好的目錄整理好，并核實(shí)失業(yè)人員的檔案內(nèi)容是否真實(shí)、完整，確保高質(zhì)量的檔案存放。幫助用人單位及時(shí)梳理單位全體人員的人事檔案，及時(shí)增加相關(guān)材料，保證單位成員的檔案完整，維護(hù)失業(yè)人員的個(gè)人利益。

（三）加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理從業(yè)人員配備，提高從業(yè)人員的數(shù)量和質(zhì)量。一是嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等法律法規(guī)，提高檔案管理從業(yè)人員的數(shù)量和質(zhì)量。二是加強(qiáng)從業(yè)人員的職業(yè)培訓(xùn)，定期組織從業(yè)人員參加相應(yīng)的檔案管理方面的培訓(xùn)，提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，采用各種形式技能練習(xí)，不斷提升失業(yè)人員的檔案管理水平。三是邀請(qǐng)有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理專業(yè)人員實(shí)地進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有針對(duì)性的提出相應(yīng)的寶貴意見和建議。四是樹立從業(yè)人員檔案管理的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督 ，從業(yè)人員要保持嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，掌握相關(guān)的法律法規(guī)。明確各個(gè)人職責(zé)，檔案收集工作。五是加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督管理，避免因人為因素造成失誤。不同部門之間要加強(qiáng)溝通和配合，檔案管理主管部門必須整頓管理體系，根據(jù)工作人員的績(jī)效進(jìn)行相應(yīng)獎(jiǎng)懲。

（四）加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案的使用年限。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，失業(yè)人員檔案管理部門應(yīng)建立符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，添置相關(guān)的管理用具，切實(shí)保證信息資料的完整性;增加其檔案保存的年限，充分利用現(xiàn)有資源的同時(shí)，也要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，要將人工與計(jì)算機(jī)工作相結(jié)合;協(xié)調(diào)財(cái)政部門，提供更多的資金支持，為加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)后盾。

（五）規(guī)范檔案管理工作流程，讓檔案管理從業(yè)人員有章可循。建立高效的檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更加高效。檔案管理的工作人員對(duì)每一份失業(yè)人員的檔案要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)定管理失業(yè)人員檔案，建立起真實(shí)有效的失業(yè)人員的檔案，確保對(duì)失業(yè)人員的規(guī)范化管理。統(tǒng)一輸入真實(shí)的用人信息，使用人信息一目了然，便于操作。失業(yè)人員信息都要按照工作程序和規(guī)章制度去辦，實(shí)事求是地進(jìn)行輸入輸出管理，要真實(shí)可靠，對(duì)檔案資料進(jìn)行深刻的了解和掌握。

（六）加快失業(yè)人員檔案管理信息化建設(shè)，為失業(yè)人員提高高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。加快推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)，是提升檔案管理服務(wù)水平的基礎(chǔ)工程，是進(jìn)一步簡(jiǎn)化優(yōu)化檔案管理服務(wù)的重要抓手。加快人才服務(wù)系統(tǒng)功能應(yīng)用，及時(shí)開展失業(yè)人員人事檔案基礎(chǔ)信息采集，按進(jìn)度要求建設(shè)失業(yè)人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫。開展綜合柜員制窗口服務(wù)，加強(qiáng)窗口工作人員綜合業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)“一窗受理”“一站辦結(jié)”“一次辦好”。加快網(wǎng)上辦事功能應(yīng)用，逐步實(shí)現(xiàn)有關(guān)服務(wù)事項(xiàng)全程網(wǎng)上辦理。加強(qiáng)行風(fēng)建設(shè)，切實(shí)消除堵點(diǎn)、痛點(diǎn)，全面提升服務(wù)便利度。完成檔案信息化采集工作，滿足檔案管理服務(wù)在信息管理、公共服務(wù)等方面的要求，為加快推進(jìn)檔案管理服務(wù)領(lǐng)域“一次辦好”改革，提升檔案管理服務(wù)整體效能作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。真正做到運(yùn)用大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，打破檔案信息孤島，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”。

三、結(jié)語

失業(yè)人員檔案管理工作不僅與相關(guān)單位和部門聯(lián)系緊密，而且還關(guān)系到失業(yè)人員的個(gè)人利益。我國(guó)目前在失業(yè)人員檔案管理方面存在著很多不足，失業(yè)人員的檔案中包含的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷及表現(xiàn)等，具有參考憑證的作用。通過檔案還可以辦理社保、退休等，甚至對(duì)再就業(yè)和其他業(yè)務(wù)工作起著事實(shí)依據(jù)的作用。因此，檔案管理部門和勞動(dòng)者自身應(yīng)當(dāng)重視失業(yè)人員檔案的意義，加強(qiáng)管理水平。為了社會(huì)的和諧和可持續(xù)發(fā)展，必須加強(qiáng)失業(yè)人員的檔案管理工作。要采取一定的措施和手段，各個(gè)擊破，使失業(yè)人員的檔案管理工作有序地開展下去。

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