淺析事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理

郎翊辰

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和各行各業(yè)的快速發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展進(jìn)一步推動(dòng)了事業(yè)單位現(xiàn)代化改革進(jìn)程。但也正因如此，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理工作中的局限性愈加凸顯，檔案管理體制亟待優(yōu)化。本文就基于此，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中人性化管理方式進(jìn)行相關(guān)論述，旨在切實(shí)提升事業(yè)單位檔案水平，確保檔案管理成效達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理工作 人性化管理

引 言

在事業(yè)單位中，人性化管理模式的引入，大大提高了事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展效率，本文基于對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的研究，提出了在檔案管理過(guò)程如何引入人性化管理理念，希望進(jìn)一步分析能夠不斷提高事業(yè)單位檔案管理價(jià)值，從而為事業(yè)單位發(fā)展提供有效保證。

1事業(yè)單位檔案工作中人性化管理的實(shí)際意義

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常采用“物本管理”的方式，相關(guān)工作人員的工作重點(diǎn)通常包括檔案的整理、保管以及利用等方面，這樣的方式雖然能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展得基本需求，但是其形式與內(nèi)容都與當(dāng)今和諧社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展之間存在一定的差距。在這樣的基礎(chǔ)上，人性化服務(wù)和管理理念被提上發(fā)展日程。人性化服務(wù)和管理工作是以尊重以及關(guān)懷使用者為宗旨，注重與使用者之間建立平等、互利以及包容的關(guān)系，創(chuàng)建更加和諧且溫馨的事業(yè)單位文化氛圍。此外，事業(yè)單位是一個(gè)有機(jī)整體，部門(mén)之間相互合作才能夠保證事業(yè)單位的正常運(yùn)作，而檔案管理工作中的人性化管理能夠在不同部門(mén)之間起到“潤(rùn)滑”的作用，讓事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)之間有機(jī)合作，共同發(fā)揮更高的效用。檔案管理工作的人性化發(fā)展，促進(jìn)了管理工作從硬性管理到柔性管理的轉(zhuǎn)變。柔性管理是以領(lǐng)導(dǎo)者的魅力和號(hào)召力為基礎(chǔ)，更多地依賴(lài)員工的心理過(guò)程、主動(dòng)性、內(nèi)心潛力、創(chuàng)造精神，這種內(nèi)在的驅(qū)動(dòng)力要相較于傳統(tǒng)意義上的外在驅(qū)動(dòng)力更具有驅(qū)動(dòng)能量，更能夠體現(xiàn)管理工作中的人性化特征，達(dá)到事半功倍的效果。

2事業(yè)單位檔案管理工作特征

與普通檔案管理工作相比，事業(yè)單位檔案管理工作具有以下特征：第一，管理性。事業(yè)單位檔案需嚴(yán)格依照國(guó)家及有關(guān)部門(mén)的明文規(guī)定進(jìn)行歸類(lèi)及匯編，使檔案管理部門(mén)管理職能更加顯著;第二，服務(wù)性。事業(yè)單位檔案管理需為單位內(nèi)及外部人員的使用檔案需求提供服務(wù)。因事業(yè)單位檔案內(nèi)容大多與人民生產(chǎn)生活息息相關(guān)，需檔案管理部門(mén)在提供檔案使用服務(wù)前，對(duì)使用者職能權(quán)限進(jìn)行審核;第三，技術(shù)性。隨計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也融合了諸多先進(jìn)技術(shù)，建立起專(zhuān)項(xiàng)檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理人員的系統(tǒng)操作及維護(hù)水平提出了更高要求。

3開(kāi)拓專(zhuān)職人員的檔案創(chuàng)新意識(shí)

3.1改變管理理念。在原始的檔案管理工作中通常體現(xiàn)不出檔案管理的價(jià)值，人們對(duì)檔案的關(guān)注程度不高，直接影響到檔案管理的效率。因此，為了體現(xiàn)出人性化管理的特征，應(yīng)當(dāng)要改變管理觀念，將管理的重心朝著“人”的方向進(jìn)行適當(dāng)轉(zhuǎn)移，以服務(wù)為導(dǎo)向，要求檔案管理人員將實(shí)際需求作為管理的重點(diǎn)，不斷挖掘服務(wù)對(duì)象的需求，并憑借自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)來(lái)幫助服務(wù)對(duì)象達(dá)到實(shí)際需求。比如：在事業(yè)單位中，檔案管理人員將不同部門(mén)的檔案分開(kāi)保管，并將上下級(jí)之間的人事檔案放在一起，不斷建立以不同項(xiàng)目類(lèi)型為標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息資料，以便能夠及時(shí)提供信息查詢(xún)服務(wù)，為事業(yè)單位的運(yùn)作奠定基礎(chǔ)。

3.2更新管理方法。在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案信息的類(lèi)型和種類(lèi)較為繁多，而管理工作存在的實(shí)際意義就是將這些繁雜的信息和種類(lèi)進(jìn)行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)單化的管理、記錄、保存，以供后續(xù)的查詢(xún)和使用。而為了更多地實(shí)現(xiàn)人性化管理，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)要及時(shí)更新管理方法，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，特別是對(duì)檔案管理軟件、平臺(tái)等載體的使用，如：易初檔案管理軟件、東方飛揚(yáng)檔案管理軟件、清華紫光、東軟軟件等。管理人員可以采用“線上+線下”結(jié)合的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理，提高管理和使用的效率。如：在收集人事檔案信息的時(shí)候，通過(guò)線上方式以及線下方式來(lái)進(jìn)行全面收集，并建立個(gè)人檔案，消除檔案的神秘感，發(fā)揮檔案的真正作用，這樣對(duì)后續(xù)的管理和使用都起到良好作用。

3.3優(yōu)化管理環(huán)境。檔案管理環(huán)境對(duì)人性化的檔案管理工作有著直接的影響，良好的環(huán)境能夠讓工作人員更加舒適，工作效率也會(huì)隨之變得更高。在管理環(huán)境的優(yōu)化方面，可以從不同的角度來(lái)展開(kāi)相關(guān)工作，即：從內(nèi)部環(huán)境以及外部環(huán)境的角度出發(fā)。第一，內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化主要是指精神層面的優(yōu)化，在精神層面、心理層面等融入更多人性化的內(nèi)容，讓檔案管理工作更具個(gè)性化特點(diǎn)。比如：在事業(yè)單位內(nèi)部營(yíng)造良好的工作氛圍，使工作人員處在更加愉悅和諧的氛圍之中，這樣其身心都會(huì)處在良好的狀態(tài)，對(duì)后續(xù)的檔案管理工作也有著更好的促進(jìn)性作用。第二，外部環(huán)境的優(yōu)化主要是指工作環(huán)境的改善，除了營(yíng)造人性化的氛圍之外，還要加入一些較為人性化的設(shè)施，為檔案管理人員的日常工作和生活提供方便，進(jìn)而提高檔案管理人員的工作效率。如：檔案室合理布局，保持環(huán)境優(yōu)美，并張貼醒目的標(biāo)識(shí)，使其具有個(gè)性化特點(diǎn)的同時(shí)也能夠?yàn)闄n案工作人員提供良好的工作環(huán)境，提高工作效率和質(zhì)量。

3.4完善人性化制度。在事業(yè)單位發(fā)展得過(guò)程中，已經(jīng)形成了具備一定完善性的歸檔制度、借閱制度以及相應(yīng)的保密制度，但是這些制度是否足夠人性化需要進(jìn)行重新的審視。在傳統(tǒng)的檔案管理制度中，一些條例的設(shè)定是較為生硬的，并沒(méi)有足夠尊重人、關(guān)心人。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要制定更加人性化的制度，在原有制度條款的基礎(chǔ)上增加更多人性化的內(nèi)容，在借閱、查閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行改善，讓員工身心愉悅，從而獲得更多的管理新觀點(diǎn)和新思路，為檔案管理效率的提升奠定基礎(chǔ)。

3.5選擇適當(dāng)歸檔方式。事業(yè)單位歸檔方式的選擇可一定程度影響到檔案人性化管理水平。因事業(yè)單位檔案內(nèi)容具有數(shù)量大、種類(lèi)多元等特征，需檔案管理人員循序開(kāi)展檔案收集、鑒定、歸檔及匯編工作，將檔案內(nèi)容以電子方式保存，確保事業(yè)單位檔案可在促進(jìn)單位發(fā)展建設(shè)中最大化發(fā)展出利用價(jià)值。同時(shí)，將人性化管理理念融入到歸檔工作，提升單位各職能部門(mén)協(xié)同性，確保各部門(mén)工作人員自覺(jué)自愿配合檔案管理工作。

3.6創(chuàng)設(shè)良好工作環(huán)境。良好的工作環(huán)境可直接影響到事業(yè)單位檔案管理水平，切實(shí)提升檔案管理人員工作效率。具體而言，人性化檔案管理環(huán)境的優(yōu)化工作主要從內(nèi)部及外部環(huán)境雙向開(kāi)展。在外部檔案管理工作環(huán)境優(yōu)化期間，應(yīng)在保障事業(yè)單位資金周轉(zhuǎn)不緊張的情況下增設(shè)人性化設(shè)施，營(yíng)造出和諧的人文關(guān)懷環(huán)境;內(nèi)部環(huán)境創(chuàng)設(shè)需從滿足檔案管理人員精神需求等方面入手，結(jié)合人性化管理理念，拓寬檔案資信通道，不斷完善檔案管理軟件功能，確保檔案信息的有效交流及傳輸，使檔案管理工作更好滿足員工及檔案用戶的實(shí)際需求。

結(jié) 語(yǔ)

總而言之，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，事業(yè)單位的發(fā)展必然離不開(kāi)人性化管理方式，而檔案管理工作作為事業(yè)單位的重要組成部分，其人性化發(fā)展勢(shì)在必行。事業(yè)單位需要從管理觀念、管理方法、管理環(huán)境以及管理制度等方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新，融入更多人性化內(nèi)容，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的人性化發(fā)展，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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