燃氣企業(yè)工程檔案管理要點之研究

許冬燕

摘要：因燃氣企業(yè)工程較復雜，產(chǎn)生資料也較豐富、能有效反映燃氣企業(yè)的實際發(fā)展。故需要相關(guān)管理人員加大重視檔案管理工作。本文簡述燃氣企業(yè)工程檔案管理的重要性，并且指出當前檔案管理一些短板，提出燃氣企業(yè)工程檔案管理的要點和解決措施。

關(guān)鍵詞：燃氣企業(yè);檔案管理;存在問題;解決措施

燃氣企業(yè)在工程建設(shè)中會形成很多資料，其中包含工程前期審批文件、竣工驗收資料以及維修保養(yǎng)記錄等，在加上燃氣工程具有著危險性和隱蔽性等特點，所以，這就需要針對燃氣企業(yè)工程檔案管理加大重視，通過科學分類和嚴格規(guī)范等行為，提升事前預防能力和水平，為企業(yè)提供安全的基礎(chǔ)保障。

一、加大燃氣企業(yè)工程檔案管理的重要性

工程檔案應(yīng)包含該工程從開始到結(jié)束的所有系列文件材料，這些材料能較充分反映燃氣企業(yè)工程建設(shè)的實際內(nèi)容，并針對工程質(zhì)量、竣工工程維護管理以及新工程的前期準備工作，都有著重要運用價值。燃氣管網(wǎng)系統(tǒng)不僅是屬于城市管網(wǎng)系統(tǒng)當中的一小部分，更是城市基礎(chǔ)設(shè)施的主要組成部分，在城市基礎(chǔ)建設(shè)當中，存在一些管道因特殊原因出現(xiàn)進度變遷、移位調(diào)整、反復施工、不斷延伸等獨特現(xiàn)象，而對于一些沒有敷設(shè)好的燃氣管道而言，需要燃氣企業(yè)給予相關(guān)技術(shù)支持的，燃氣企業(yè)工程檔案管理直接關(guān)系城市燃氣管網(wǎng)是否安全穩(wěn)定的關(guān)鍵，起到固本守源的功效。

二、燃氣企業(yè)工程檔案管理存在的問題

（一）針對檔案管理缺乏重視

根據(jù)當前我國燃氣企業(yè)工程檔案管理現(xiàn)狀來看，企業(yè)領(lǐng)導人看重高速建設(shè)的實體、迫在眉睫的經(jīng)濟效能，對于檔案等保障性質(zhì)工作難免存在“可有可無”、“不常見即用處不大”的認識，導致后期企業(yè)在開展檔案管理工作的時候，出現(xiàn)不肯花錢為燃氣企業(yè)工程檔案配備相關(guān)設(shè)備，不整改辦公場所等問題產(chǎn)生。同時，正因為針對檔案管理缺乏重視，導致一些檔案管理人員對檔案管理工作存有消極態(tài)度、敷衍心理，管理認識停滯在使簡單抄寫和錄入等程度，對企業(yè)檔案資料收集和開發(fā)等工作都提示不足、響應(yīng)較慢，導致檔案管理工作效率得不到提升[1]。

（二）針對檔案信息內(nèi)容缺乏保護

燃氣企業(yè)的部分資料會涉及到商業(yè)秘密、社會機密等，故要在實施檔案管理工作的時候針對涉密文件進行保密、規(guī)范處理。燃氣企業(yè)在進行信息化處理時不能忽視這點，不能針對檔案信息內(nèi)容缺乏保護，進而存在檔案審查不嚴格等問題，致使“黑客”輕而易舉的就能入侵到企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)中竊密、數(shù)據(jù)資源流失，導致燃氣企業(yè)的機密文件出現(xiàn)外漏現(xiàn)象，被外部勢力獲取導致社會風險增大。

三、提升燃氣企業(yè)工程檔案管理的主要措施

（一）完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

1.提升檔案管理認識 實行集中統(tǒng)一管理

開展有效的檔案管理，需要企業(yè)各個部門間相互溝通、協(xié)作，根據(jù)當前我國燃氣企業(yè)的工程檔案管理現(xiàn)狀來看，一些燃氣企業(yè)中的部門事物繁忙、各自為政、溝通協(xié)作常有瑕疵，致使檔案管理部門和企業(yè)其他部門難免脫節(jié)，引發(fā)檔案資料不完整、信息不明確等問題產(chǎn)生。這需要燃氣企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導人員能給予檔案管理高度重視，實現(xiàn)檔案工作集中統(tǒng)一管理效率。

2.不斷規(guī)范檔案管理工作流程

檔案管理工作應(yīng)當在執(zhí)行的過程當中，秉承著統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度以及分級管理工作原則，從而構(gòu)建出獨立的檔案管理工作領(lǐng)導小組，尤其針對檔案管理工作更是需要統(tǒng)一進行。企業(yè)在構(gòu)建總工程師檔案管理工作組時，需要確保該檔案管理室獨立存在，適時補充專業(yè)檔案管理人員，在眾多檔案管理人員擇優(yōu)、提升為更高級檔案專業(yè)人員。

（二）運用多樣化方式開展檔案收集

燃氣企業(yè)的工程建設(shè)內(nèi)容較為復雜，尤其市政管網(wǎng)和大型住宅小區(qū)的燃氣工程建設(shè)，周期較長，且從項目申報到工程竣工的程序較多，涉及多種問題。為更為完整收集檔案資料，這就需要檔案管理人員在工程建設(shè)現(xiàn)有條件基礎(chǔ)上，運用追蹤收集、分階段收集以及強制收集三種形式進行收集檔案資料，來確保檔案資料信息的完整性，防止因“人”的主觀因素從而出現(xiàn)流失現(xiàn)象。

（三）更新檔案管理設(shè)備 革新檔案管理方式

當前燃氣企業(yè)工程檔案管理所需要設(shè)備可劃分：硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)兩種，硬件設(shè)施包含計算機、高速網(wǎng)絡(luò)、專業(yè)掃描儀、條碼（打碼）機等，軟件系統(tǒng)包含專項數(shù)據(jù)查詢、錄入跟蹤、檔案存儲等內(nèi)容;檔案數(shù)量較多、單項容量較大，要想做好檔案管理工作，需要相關(guān)管理人員能完善、提升、更新現(xiàn)有檔案軟硬件，向上爭取資金投入、對外提升檔案服務(wù)水平等。還可通過積極引進先進的檔案管理工作系統(tǒng)方式，提升檔案管理工作效能，同時，提升檔案信息的高效、準確、安全性。

（四）實施專業(yè)化管理 針對檔案資料科學分類

燃氣工程建設(shè)中，可根據(jù)檔案分類合理劃分大綱、保管期限以及歸檔范圍等，以此來優(yōu)化對檔案管理工作的科學性。在已經(jīng)成熟的檔案體系中，提升管理專業(yè)化水平，主要根據(jù)檔案管理分類明確檔案歸檔范圍，將運用規(guī)范的整理和歸納，及時將合規(guī)的文件、圖紙裝訂成卷，將其他媒介入庫，分項、分類、高效、收集和整理檔案資料。還需要把有關(guān)工程施工資料的內(nèi)容進行補充到檔案網(wǎng)絡(luò)中，有效提升檔案管理信息化水平[2]。

四、結(jié)束語

綜上，燃氣企業(yè)工程檔案管理是一項復雜且重要工作。當前我國燃氣企業(yè)工程檔案管理現(xiàn)狀來看，在其思想認識和信息安全等方面存有累積性短板，需要針對薄弱點提出有效整改措施，加大對燃氣企業(yè)工程檔案管理工作的重視，促進燃氣企業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻：

[1]李曉暉，王瑛.做好燃氣工程檔案管理工作[J].黑龍江科學，2016，7 （17）：76-77.

[2]盛霞.燃氣企業(yè)檔案管理信息平臺的建設(shè)與應(yīng)用探討[J].中國管理信息化，2016，19 （20）：175-176.