淺談中醫(yī)院醫(yī)療設備檔案精細化管理

羅萍

【摘 要】近年來，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展帶來了醫(yī)院設備使用頻率增高以及設備種類增多。為了充分高效發(fā)揮各類醫(yī)療設備的作用，形成科學規(guī)范精細化管理流程，使各類設備在臨床運用中高效有序發(fā)揮其效能，為醫(yī)院產(chǎn)生更多的經(jīng)濟效益成為當前亟待解決的問題，該文旨在從不同層面分析中醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理中存在的問題并提出解決方案，為中醫(yī)院現(xiàn)代化精細化管理服務。

【關鍵詞】醫(yī)療設備;檔案;精細化管理

【中圖分類號】R197 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-597X（2019）19-0262-02

1.醫(yī)療器械檔案的建立及分類管理

1.1醫(yī)療設備檔案建立的意義

隨著醫(yī)改逐步縱向深化，中醫(yī)院必須積極順應政策形勢的調整變化，從挖掘自身潛力入手，圍繞中醫(yī)藥特色的發(fā)揮，著力提升醫(yī)院核心競爭力。創(chuàng)新的現(xiàn)代中醫(yī)診療手段受到廣大群眾熱捧，中醫(yī)技術現(xiàn)代化的創(chuàng)新研究也離不開各類醫(yī)療設備，大型中醫(yī)院醫(yī)療往往需要購置和更新醫(yī)療設備，由此產(chǎn)生了數(shù)量龐大的醫(yī)療設備檔案。為了充分利用各類醫(yī)療設備檔案，進一步推進中醫(yī)院精細化管理，需要對檔案實行電子化管理。

1.2 醫(yī)療設備檔案的分類

按醫(yī)療設備購置、使用的全過程，檔案可分為兩部分：

（1）計算機存儲檔案：分為醫(yī)療設備固定資產(chǎn)、醫(yī)用耗材、計量器具三種檔案。

（2）由文字、圖表等形成的技術檔案，它又可分為醫(yī)療設備檔案、計量器具檔案、醫(yī)用耗材檔案和其它檔案。

1.3 醫(yī)療設備檔案的歸案范圍

（1）本院購置儀器設備的請示、批復，儀器設備購置可行性論證材料，進口儀器設備報批材料，招投標材料，銷售代理商資質證明材料，協(xié)議書，發(fā)票復印件，報關單，關稅（免稅）證明，開箱記錄，裝箱單，產(chǎn)品合格證等文件材料。

（2）物資采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料。

（3）儀器設備定購合同、會議紀要、記錄等材料。

（4）儀器設備驗收、安裝調試記錄、驗收記錄表及驗收過程中形成的各種技術性、憑證性文件材料和雙方簽字移交文件、保修單等。

（5）隨機技術資料、主機操作說明書、操作參考書、使用手冊、線路圖紙、配件使用說明書以及備份目錄等。

（6）儀器設備的運行維護使用記錄表、校準/檢定（檢驗）一覽表、合格證書或記錄、結果及復印件、設備調試、驗收和下次校準的預定日期，維護計劃以及已進行的維護使用檢查記錄、檢測儀器設備期間核查、比對及使用記錄、儀器設備損壞、故障、改裝或修理記錄等。[1]

（7）儀器設備報廢申請單。

（8）重大事故的調查分析及處理意見。

（9）、技術改造和開發(fā)過程中形成的技術文件材料。

（10）索賠來往公函及結果等文件材料。

（11）涉外文件（進口儀器設備）的詢價、報價、投票文件，合同、合同附件、談判協(xié)定書、議定書、談判記錄、談判過程中外商提交的材料、各設計階段審查議定書、技術問題來往函電、檢驗及設計聯(lián)絡、設備存儲、運輸、開箱驗收記錄、商檢及索賠、防腐、保護措施、外國技術人員現(xiàn)場提供的文件材料等。[2]

（12）有關的國外技術標準、有關的專利說明等。

2.醫(yī)療設備檔案電子化管理存在的問題

（1）忽視醫(yī)療設備檔案電子化管理工作的重要性。雖然大多數(shù)大中型綜合性醫(yī)院已經(jīng)提高對醫(yī)療設備檔案電子化管理工作的認識程度，但在實際工作中卻沒有采取相應的行動。醫(yī)院重視發(fā)展業(yè)務、忽略檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。還有部分醫(yī)院領導認為檔案管理并不能產(chǎn)生任何經(jīng)濟效益，對醫(yī)療設備檔案電子化管理的資金投入、人員培訓方面投入過少，更不能有效開發(fā)利用各種檔案資源。

（2）醫(yī)療設備檔案形成周期長，檔案完整性欠佳。醫(yī)院采購新設備往往有5-20年的使用周期，在此期間對設備進行論證、設備購置以及設備安裝驗收等階段都會不停地產(chǎn)生各種檔案。不同階段檔案管理員更換時交接不清楚等問題，都會影響設備材料歸檔的完整性。

（3）設備檔案管理人員年紀大、專業(yè)不符、能力水平低情況普遍。設備檔案管理人員大多數(shù)為兼職檔案管理員，并沒有進行過專業(yè)的檔案管理培訓，對于設備檔案管理理論知識了解不多;還有一些檔案管理員只進行過簡單的培訓，學習過傳統(tǒng)檔案文書收集方法，無法真正理解設備檔案的特點和管理要求。年紀大的檔案管理員的外語水平和計算機知識已經(jīng)很難適應現(xiàn)代醫(yī)學設備的發(fā)展水平。

3.改進方法

隨著人民群眾對健康生活的期望越來越強烈，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)療設備檔案種類逐漸增多，由此增大了設備檔案歸檔范圍。醫(yī)療設備檔案作為科技檔案之一，是知識、信息的載體，是一種潛在的生產(chǎn)力，是一項非常珍貴的科技資源。因此對設備檔案進行電子化并不斷豐富檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案的價值得到充分利用。

3.1 落實醫(yī)療設備檔案管理制度

制度是各項工作得以有序開展的先決條件。在深度理解《中華人民共和國檔案法》的基礎上，根據(jù)醫(yī)院設備檔案管理的實際情況，探索建立完善適合醫(yī)院發(fā)展的醫(yī)療設備檔案管理制度并加以落實，使設備檔案的收集、整理、歸檔、審核、查詢、借閱等各環(huán)節(jié)能按制度進行，避免造成檔案的缺損和丟失。

3.2 建立信息化管理系統(tǒng)

管理系統(tǒng)是醫(yī)院各部門完善、共享各類設備檔案信息的媒介，醫(yī)療設備檔案的電子化管理工作需要相應的硬件和軟件設施作支撐，通過互聯(lián)網(wǎng)使醫(yī)院各部門都可以使用檔案管理系統(tǒng)對部門電子檔案進行搜集和整理。在此過程中必須注意保障醫(yī)療設備電子檔案的安全性，要配置特定的計算機存儲醫(yī)療設備電子檔案并指派特定的技術人員負責此項工作[3]。

3.3 加強檔案管理人員技能培訓

對于目前檔案管理人員年齡大，專業(yè)知識少等情況，可選拔具有檔案管理相關知識的年輕人進行檔案管理，同時對其進行專業(yè)的知識技能培訓，學習《檔案法》《保密法》等與自身工作密切相關的法律法規(guī)文件，強化檔案管理意識，樹立依法管檔的思想理念。通過培訓讓檔案管理人員更專業(yè)化，清楚檔案歸檔收集以及整理，明確歸檔對象、范圍、要求和保存年限等，確保實現(xiàn)對檔案的科學精細化管理。

參考文獻

[1]何清偉.空氣自動監(jiān)測站第三方運維管理服務采購方案研究[J].資源節(jié)約與環(huán)保，2017（04）：41-44.

[2]肖小玲.論基本建設文件材料的歸檔范圍[J].科技創(chuàng)新導報，2010（09）：208.

[3]唐麗琴.大型綜合性醫(yī)療機構醫(yī)療設備檔案電子化管理探討[J].檔案工作，2017（08）：89-90.