移庫清點(diǎn)法在圖書盤點(diǎn)工作中的實(shí)踐

陳增強(qiáng)

（臨海市圖書館 浙江臨海 317000）

1 引言

圖書清點(diǎn)工作是圖書館一項(xiàng)制度化、常態(tài)化的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作。從對(duì)圖書的手工管理到自動(dòng)化管理再到目前向自助化、智能化的方向發(fā)展，無論是什么樣的管理方式，都不能避免發(fā)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或圖書丟失的現(xiàn)象。隨著大規(guī)模的開架借閱服務(wù)模式的應(yīng)用，圖書錯(cuò)亂架的現(xiàn)象也日益嚴(yán)重，特別是對(duì)于館藏?cái)?shù)量龐大、圖書流通量和密度都很高、更新替舊頻繁的公共圖書館而言，圖書清點(diǎn)既可以較好地解決錯(cuò)亂架問題，又可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)書目信息錯(cuò)誤、條形碼丟失或破損以及圖書編目、典藏、流通中存在的問題，提高圖書館的服務(wù)水平和管理質(zhì)量。

臨海市圖書館（以下簡(jiǎn)稱“我館”）近20年來特別是自2007年實(shí)行自動(dòng)化管理以來，經(jīng)歷了許多重大變化，館藏圖書數(shù)量由最初的130 000冊(cè)左右增至今天的820 000余冊(cè)，館藏空間由單獨(dú)一個(gè)館變?yōu)橐钥傪^為核心和12家自助圖書分館組成的現(xiàn)代化綜合性圖書館。建館以來，我館經(jīng)歷了多次館舍擴(kuò)大、搬遷，資源的增加，編目方式的改變，自動(dòng)化系統(tǒng)的更新和服務(wù)模式的改變。我館在漫長(zhǎng)的發(fā)展過程中，由于受諸多原因的影響，從未對(duì)圖書進(jìn)行全方位、系統(tǒng)化的清點(diǎn)和盤查，導(dǎo)致圖書管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)與實(shí)際圖書不相一致的情況逐漸增多。在圖書流通過程中經(jīng)常有讀者反映利用OPAC檢索到某書但在書架上找不到，其原因之一可能是該書已丟失但在數(shù)據(jù)庫中沒有如實(shí)反映出來，導(dǎo)致找書難及“有賬無書”的矛盾日益突出，嚴(yán)重影響了圖書的正常流通，給讀者的學(xué)習(xí)和研究帶來了障礙，成為直接影響圖書館服務(wù)可信度的關(guān)鍵因素之一。為了避免矛盾日益惡化，我館決定對(duì)館藏圖書進(jìn)行一次全方位的清點(diǎn)，搞清館藏圖書狀況并在數(shù)據(jù)庫中將丟失圖書明確標(biāo)識(shí)出來，以避免讀者無謂的查找。

2 清點(diǎn)方式及方案的選擇

在圖書清點(diǎn)工作的過程中，清點(diǎn)方式的選擇起著非常重要的作用。一種可行性的且符合本館實(shí)際的清點(diǎn)方式在對(duì)清點(diǎn)工作的推進(jìn)中起著事半功倍的作用，直接決定了清點(diǎn)的方案及后續(xù)工作。目前在業(yè)界，圖書館常用的清點(diǎn)方式有以下三種：① 利用數(shù)據(jù)采集器清點(diǎn)方式；②利用圖書管理系統(tǒng)自帶的清點(diǎn)模塊；③利用RFID技術(shù)的清點(diǎn)方法。三種方式各有利弊，結(jié)合我館目前的實(shí)際情況并通過實(shí)踐，我們總結(jié)出了一種全新的圖書清點(diǎn)方式，即利用圖書管理系統(tǒng)現(xiàn)有的庫位調(diào)整功能和統(tǒng)計(jì)功能動(dòng)態(tài)地實(shí)現(xiàn)圖書的清點(diǎn)工作，在此將其稱之為移庫清點(diǎn)法。

移庫清點(diǎn)法是在圖書管理系統(tǒng)庫位調(diào)整功能的基礎(chǔ)上，利用庫位的不同表示清點(diǎn)狀態(tài)的不同來進(jìn)行清點(diǎn)，然后通過圖書管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能統(tǒng)計(jì)出清點(diǎn)結(jié)果的一種圖書清點(diǎn)方式。

其實(shí)現(xiàn)原理為：①對(duì)每個(gè)要清點(diǎn)的書庫（下稱原始庫）建立相應(yīng)的盤點(diǎn)中轉(zhuǎn)庫，然后把該書庫的圖書通過批處理調(diào)整到盤點(diǎn)中轉(zhuǎn)庫。②通過采集器集中現(xiàn)場(chǎng)采集要清點(diǎn)書庫所有圖書條碼信息并進(jìn)行匯總，并把匯總后的圖書信息通過批處理由盤點(diǎn)中轉(zhuǎn)調(diào)整回原始庫，此時(shí)庫位在原始庫的圖書表示圖書已經(jīng)清點(diǎn)過，在條碼采集過程的同時(shí)還要對(duì)清點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)條碼丟失、磨損及書頁破損的圖書進(jìn)行更改和記錄處理[1]。③在所有圖書都清點(diǎn)完成后，盤點(diǎn)中轉(zhuǎn)庫剩下的記錄即為該被清點(diǎn)書庫丟失的圖書，此時(shí)可對(duì)這些圖書作臨時(shí)擬丟失處理。利用圖書管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能對(duì)圖書進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，得出清點(diǎn)結(jié)果。

此外，為實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確清點(diǎn)，對(duì)以上的清點(diǎn)原理作以下補(bǔ)充說明：①對(duì)書庫中已外借的那部分圖書當(dāng)作沒有丟失并且書目信息無誤的圖書，放在原書庫不做調(diào)整，只對(duì)圖書管理系統(tǒng)館藏狀態(tài)為在架的圖書進(jìn)行調(diào)整到圖書盤點(diǎn)中轉(zhuǎn)庫。②對(duì)于亂庫的圖書即實(shí)際所在庫位與圖書管理系統(tǒng)顯示的庫位不符的圖書，在條碼采集結(jié)束后的批調(diào)整過程中直接調(diào)整到當(dāng)前實(shí)際所在庫位。③庫位調(diào)整可以重復(fù)進(jìn)行，即庫位由A庫調(diào)到A庫，就相當(dāng)于未作變化，因此對(duì)于在條碼采集過程由于疏忽而導(dǎo)致某一圖書條碼信息的重復(fù)采集是不影響圖書的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作的。

3 清點(diǎn)步驟的實(shí)踐過程

3.1 清點(diǎn)工作的分工

為使本次清點(diǎn)工作能順利有序地進(jìn)行，我們把清點(diǎn)的工作人員分成條碼采集組、數(shù)據(jù)處理組、技術(shù)協(xié)調(diào)組。其中條碼采集組主要負(fù)責(zé)條碼信息的采集工作及在采集過程中圖書下架、翻書、歸架工作。數(shù)據(jù)處理組負(fù)責(zé)每天采集數(shù)據(jù)的匯總、整理及數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和統(tǒng)計(jì)工作并對(duì)清點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題圖書進(jìn)行檢查，該修改的修改，該添加的添加。技術(shù)協(xié)調(diào)組負(fù)責(zé)圖書清點(diǎn)工作的培訓(xùn)、總體指導(dǎo)、協(xié)調(diào)等后勤保障工作。

3.2 清點(diǎn)工作的準(zhǔn)備

首先，在全館范圍內(nèi)進(jìn)行圖書催還、書庫巡視、書架整理。由于目前本館圖書都實(shí)行自助借閱，圖書流動(dòng)性很大，加上部分工作人員會(huì)將未出借的圖書放在自己的辦公室，讀者有時(shí)也會(huì)將未出借的圖書放在自修室，這將會(huì)造成圖書清點(diǎn)的誤差。為減少誤差，對(duì)這些亂架或者散放的圖書進(jìn)行上述處理是極為必要的。

其次，是培訓(xùn)一支精干的工作隊(duì)伍。在清點(diǎn)工作前對(duì)參與清點(diǎn)的所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，并對(duì)在清點(diǎn)過程中所要遵循的工作規(guī)范和常見問題的處理、便攜式數(shù)據(jù)采集器的使用等作詳細(xì)說明指導(dǎo)。

3.3 圖書條碼采集

在本次的圖書清點(diǎn)過程中，圖書條碼的采集是本次工作的基礎(chǔ)也是首要任務(wù)。為保證條碼的準(zhǔn)確快速采集，我們制定了以下工作規(guī)范：①每個(gè)采集組由2人組成，每組選一個(gè)手疾眼快、熟練能干的工作人員作為“槍手”負(fù)責(zé)條碼的采集任務(wù)，另外一人負(fù)責(zé)原地下架、歸架翻書等工作。②每個(gè)采集組配備一個(gè)數(shù)據(jù)采集器、一輛圖書整理小推車。③條碼采集流程是先把圖書按順序下架到旁邊的圖書整理小推車上，然后采取先翻圖書后采集條碼的方式，工作人員按照一定的規(guī)律下架、翻書，采集條碼的人員只要采集完條碼將圖書合上即可。④采集的條碼數(shù)據(jù)等當(dāng)天的采集工作結(jié)束后由數(shù)據(jù)處理組人員負(fù)責(zé)導(dǎo)出和整理。

粗略計(jì)算，每只采集器平均每小時(shí)可采集800～1000冊(cè)圖書條碼，每天工作8個(gè)小時(shí)，共有8只采集器在工作，每天可清點(diǎn)圖書6萬～8萬冊(cè)左右。由于我館每個(gè)庫位的藏書都是在6萬冊(cè)之內(nèi)，所以在每周的館休日時(shí)間就可以完成一個(gè)書庫的清點(diǎn)工作。

在進(jìn)場(chǎng)清點(diǎn)前，按照采集器數(shù)量對(duì)書架進(jìn)行分組和對(duì)每個(gè)采集器都進(jìn)行編號(hào)，各采集組進(jìn)場(chǎng)后隨機(jī)抽取采集器，并在和采集器編號(hào)對(duì)應(yīng)的書架分組里進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。明確的分工極大地降低了圖書采集的遺漏和重復(fù)采集，實(shí)現(xiàn)圖書的精準(zhǔn)清點(diǎn)。

3.4 清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)

圖書條碼信息采集完畢后，對(duì)各個(gè)采集器采集到的條碼信息進(jìn)行匯總，按照如圖1所示的清點(diǎn)流程進(jìn)行清點(diǎn)。為了方便闡述，這里以崇和路自助館庫位（以下簡(jiǎn)稱崇和路庫）為例進(jìn)行說明，其他書庫方法類似。

圖1 圖書清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)流程圖

（1）建立一個(gè)盤點(diǎn)中轉(zhuǎn)庫，把圖書管理系統(tǒng)中庫位是崇和路庫且館藏狀態(tài)為“在架”的圖書進(jìn)行批處理調(diào)整到盤點(diǎn)中轉(zhuǎn)庫，此時(shí)圖書管理系統(tǒng)崇和路庫里已查不到館藏狀態(tài)為“在架”的圖書了。

（2）把條碼采集組各組采集到的條碼從采集器導(dǎo)出后進(jìn)行匯總，匯總后的數(shù)據(jù)通過批處理從盤點(diǎn)庫中轉(zhuǎn)庫調(diào)回到崇和路庫（下稱原庫位）。對(duì)于采集器重復(fù)采集圖書在批處理過程中可以多次導(dǎo)入，不影響庫位調(diào)整和清點(diǎn)工作；對(duì)于采集到的亂庫的圖書在批處理過程中直接調(diào)入當(dāng)前被清點(diǎn)的庫。

（3）圖書信息在批量從盤點(diǎn)中轉(zhuǎn)庫調(diào)整到原庫位的過程中，圖書管理系統(tǒng)會(huì)對(duì)館藏狀態(tài)為在架的圖書成功調(diào)整入庫，而對(duì)于調(diào)整過程中有異常問題的圖書，圖書管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別并以列表的形式反饋給工作人員。一是館藏狀態(tài)為“遺失”的圖書，在批調(diào)整過程中，圖書系統(tǒng)會(huì)提示“該書的狀態(tài)為‘遺失’，調(diào)整失敗”，原因是該書已作丟失賠償處理。如果此書讀者已經(jīng)賠償，應(yīng)查清賠書情況及時(shí)退賠并對(duì)該書作丟失復(fù)得處理，然后零星調(diào)整入庫。二是館藏狀態(tài)為“借出”的圖書，在批調(diào)整過程中，圖書管理系統(tǒng)會(huì)提示“該書的狀態(tài)為‘借出’，調(diào)整失敗”。原因是由于讀者還書時(shí)遺漏造成的，需作還書處理后零星調(diào)整入庫[2]。三是館藏狀態(tài)為“剔除”的圖書，在批調(diào)整過程中，圖書管理系統(tǒng)會(huì)提示“該書的狀態(tài)為‘剔除’，調(diào)整失敗”。原因可能是流通部門的工作人員的疏忽，誤剔除造成的，需要重新核實(shí)該書的實(shí)際情況，如需繼續(xù)流通則重新入藏后零星調(diào)整入庫，否則做下架處理。四是工作人員在采集條碼的時(shí)候，由于條碼年久磨損等原因造成采集到的條形碼出現(xiàn)錯(cuò)誤，如缺位、多位、亂碼等，圖書管理系統(tǒng)會(huì)提示“此條形碼不存在”這種情況則需通過查找和核對(duì)后進(jìn)行修改，然后零星調(diào)整入庫。

（4）在把采集到的所有條碼信息批量從盤點(diǎn)中轉(zhuǎn)庫調(diào)入到原庫位調(diào)整完成后，會(huì)發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)中轉(zhuǎn)庫中仍有一部分書（即在圖書管理系統(tǒng)的盤點(diǎn)中轉(zhuǎn)庫里仍然有圖書信息記錄），這種情況的處理方法是首先建立一張名為“某庫位遺失”的借閱證，然后把臨時(shí)庫剩下的記錄批處理借閱到名為“某庫位遺失”的借閱證上。這樣做，一是方便了部分由于清點(diǎn)工作人員的疏忽而遺漏清點(diǎn)圖書的處理，對(duì)于這些遺漏清點(diǎn)的圖書只要進(jìn)行簡(jiǎn)單的還書處理后又可以重新流通了；二是可以很好地解決關(guān)于讀者經(jīng)常反映的利用OPAC檢索到某書但在書架上找不到的問題。

（5）利用圖書管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能對(duì)圖書進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，得出清點(diǎn)結(jié)果。

3.5 清點(diǎn)結(jié)果分析

我館目前對(duì)讀者開架借閱的館藏圖書由3部分構(gòu)成：總館二樓的成人文獻(xiàn)、總館三樓的少兒文獻(xiàn)、各自助圖書館的綜合文獻(xiàn)。為了更好地掌握館藏情況，我們對(duì)截至發(fā)文日期前已清點(diǎn)的各庫位的圖書丟失冊(cè)數(shù)及圖書丟失率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如表1所示。

從各書庫丟失率來看，文獻(xiàn)資源丟失率分布是不均衡的：總館二樓（成人）和總館三樓（少兒）這兩個(gè)書庫圖書丟失的數(shù)量較大，崇和路自助和巾山路自助這兩個(gè)書庫丟失率相對(duì)較少。但從年丟失率來看，各書庫的年丟失率都在1%以下，相對(duì)較低，基本符合業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)。

從各類別的圖書丟失率來看，部分館藏年限較長(zhǎng)及大碼洋的圖書的丟失率相對(duì)較高，熱門圖書、工具書丟失率呈增長(zhǎng)趨勢(shì)。

表1 圖書清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表

4 移庫清點(diǎn)法的工作成效

4.1 解決了圖書動(dòng)態(tài)清點(diǎn)與數(shù)據(jù)核對(duì)同步的問題

由于是從具體的專業(yè)用戶角度出發(fā)結(jié)合圖書館實(shí)際且在經(jīng)過大量的實(shí)踐基礎(chǔ)上總結(jié)出來的技術(shù)方法，移庫清點(diǎn)法在一定程度上擴(kuò)充和完善了圖書管理系統(tǒng)的功能，解決了圖書館動(dòng)態(tài)清點(diǎn)和數(shù)據(jù)核對(duì)同步進(jìn)行的問題。

4.2 方便了隱性丟失圖書的重新入藏流通

隱性丟失的圖書是指那部分不是真正遺失而是由于清點(diǎn)工作人員的疏忽而遺漏清點(diǎn)或者讀者錯(cuò)拿等原因造成的，且找回幾率很高的那部分圖書。由于移庫清點(diǎn)法增加了遺失圖書處理的批借閱模塊，這部分圖書找回后只要讀者或者流通部門工作人員在自助借還機(jī)上作簡(jiǎn)單的還書處理后又可以重新流通，省略了遺失圖書找回后需交采編部門重新入藏、調(diào)庫等程序。

4.3 提高了工作效率，節(jié)約了清點(diǎn)成本

移庫清點(diǎn)法操作簡(jiǎn)單、實(shí)用性強(qiáng)，不受工作空間和設(shè)備數(shù)量的限制，可多人同時(shí)進(jìn)行。本次我館的清點(diǎn)工作都是安排在每周周一的館休日進(jìn)行，在一定程度上避免讀者對(duì)清點(diǎn)工作的影響和因?yàn)榱魍ㄟ^程中實(shí)物圖書的動(dòng)態(tài)變化造成的圖書清點(diǎn)遺漏或重復(fù)清點(diǎn)，而且本次清點(diǎn)工作也是全體館員共同參加，由于比較熟知書庫情況及藏書結(jié)構(gòu)，在一定程度上提高了清點(diǎn)效率也節(jié)約了清點(diǎn)成本，為大規(guī)模清點(diǎn)奠定了基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

截至目前，我館已完成了對(duì)4個(gè)書庫的圖書清點(diǎn)工作，涉及圖書15余萬冊(cè)，后期將繼續(xù)組織全館工作人員對(duì)其余8個(gè)書庫的圖書進(jìn)行清點(diǎn)。清點(diǎn)工作雖對(duì)各部門的工作運(yùn)轉(zhuǎn)都有一定影響，但清點(diǎn)工作使圖書館能真正摸清了家底，解決了歷史遺留問題。通過本次清點(diǎn)工作及對(duì)遺失圖書的處理，讀者在書架上找不到的圖書明顯減少，相關(guān)投訴也變少，極大提高了圖書館服務(wù)的可信度及讀者滿意度。清點(diǎn)工作同時(shí)也增進(jìn)了全體館員對(duì)圖書館業(yè)務(wù)工作的了解，提高館員的業(yè)務(wù)水平。