新時(shí)期人事檔案管理工作探析

陳亞莉

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）8-091-01

摘 要 檔案管理是企業(yè)內(nèi)部的重要管理工作，企業(yè)有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，以此促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理的合理化、智能化、現(xiàn)代化。本文首先闡述了檔案管理的必要性，進(jìn)而分析了當(dāng)前檔案管理中存在的主要問題，對(duì)如何改進(jìn)人事檔案管理工作進(jìn)行了討論，從轉(zhuǎn)變管理理念、提高人員素質(zhì)等方面給出改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞 人事檔案 檔案管理 管理

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用是新時(shí)期的重要特征之一，各行各業(yè)都積極將互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理中。在檔案管理方面，企業(yè)也要轉(zhuǎn)變觀念、嘗試創(chuàng)新，用新的技術(shù)取代傳統(tǒng)的管理模式，有效促進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。在當(dāng)前的檔案管理工作中，仍存在部分問題，需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上繼續(xù)改進(jìn)。

一、人事檔案管理的必要性

人事檔案管理能有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，在企業(yè)內(nèi)部的人才選拔和人力資源管理方面都能起到有效的支撐作用。管理者在選拔人才時(shí)，不僅要考量人才的工作能力，對(duì)人才的各方面信息也要全面了解。有效的檔案管理能節(jié)約調(diào)查時(shí)間，使管理者能更方便的權(quán)衡多個(gè)人才的背景資料，選擇最適合企業(yè)的人才。當(dāng)企業(yè)需要了解內(nèi)部員工的崗位調(diào)動(dòng)情況時(shí)，也可借助人事檔案進(jìn)行查詢，方便了解員工在企業(yè)內(nèi)的工作時(shí)間、崗位職責(zé)與工作經(jīng)驗(yàn)等，能提高人力資源管理的工作效率，有助于將人力資源進(jìn)行合理分配。

二、當(dāng)前檔案管理存在的主要問題

（一）人員素質(zhì)有待提升

檔案管理的重要性雖然被普遍認(rèn)同，但部分企業(yè)對(duì)檔案管理人員的整體素質(zhì)要求并不高，管理人員仍主要采用傳統(tǒng)模式工作，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用能力不強(qiáng)。雖然我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)已基本普及，但是在部分企業(yè)并沒有發(fā)揮實(shí)際作用，一些管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平有待提升，也缺乏對(duì)現(xiàn)代科技的了解，沒有接受系統(tǒng)性的新技術(shù)、新管理理念的培訓(xùn)，導(dǎo)致很多先進(jìn)的理念難以在檔案管理中得到應(yīng)用。

（二）管理模式落后

在部分企業(yè)的人事檔案管理工作中，仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式辦公，這種管理模式不僅耗費(fèi)時(shí)間、不環(huán)保，而且存在材料丟失、被損壞、被篡改等安全隱患，難以滿足新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需求。為了便于管理，一些企業(yè)采取電子表格和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的管理辦法，雖然在查找和存儲(chǔ)信息方面有了改進(jìn)，但仍難以達(dá)到智能化水平，與企業(yè)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏不符，一些集團(tuán)企業(yè)在調(diào)取分公司員工信息時(shí)也存在障礙，由于管理模式落后，導(dǎo)致人事檔案無法實(shí)現(xiàn)共享，還需要通過傳真、快遞等方式進(jìn)行傳送，辦公方式十分落后，有必要利用信息技術(shù)手段完善檔案管理。

三、改進(jìn)人事檔案管理工作的策略

（一）企業(yè)管理者轉(zhuǎn)變管理理念

企業(yè)管理者是企業(yè)發(fā)展中的重要決策者，其管理理念對(duì)企業(yè)發(fā)展有重要影響。新時(shí)期促進(jìn)檔案管理的進(jìn)步首要是扭轉(zhuǎn)管理者的思想意識(shí)，使管理者認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用，要重視將先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)引入到企業(yè)中，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理的工作要求。只有從企業(yè)高層開始重視檔案管理，才能有效推進(jìn)工作的進(jìn)步，將企業(yè)內(nèi)的優(yōu)質(zhì)資源投入到檔案管理中，給企業(yè)發(fā)展注入有效動(dòng)力。企業(yè)管理者應(yīng)積極學(xué)習(xí)國(guó)外企業(yè)在檔案管理領(lǐng)域的先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn)技術(shù)，審視本企業(yè)與國(guó)外同行業(yè)企業(yè)間的管理差距，努力提高管理水平，促進(jìn)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

（二）提高對(duì)人員的素質(zhì)要求

企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員提高素質(zhì)要求和工作要求，要培養(yǎng)管理人員對(duì)新系統(tǒng)、新技術(shù)的應(yīng)用能力，使管理人員提高責(zé)任心。企業(yè)要對(duì)管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，對(duì)新系統(tǒng)的應(yīng)用技巧和功能進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)管理信息化，同時(shí)要強(qiáng)化對(duì)人員的思想意識(shí)教育，使管理人員意識(shí)到檔案管理的責(zé)任和重要性，必須在工作中做到及時(shí)、準(zhǔn)確，確保做到不泄露、篡改職工人事信息，保障信息的完整性，此外，還要提高檔案管理人員的服務(wù)水平，做到及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入和編輯信息，確保企業(yè)內(nèi)人事檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，確保檔案資料的真實(shí)可靠。企業(yè)還應(yīng)制定檔案管理人員的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作內(nèi)容制定具體的要求，督促管理人員提高對(duì)自身工作的要求，促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)信息管理一體化

新時(shí)期，建設(shè)檔案管理一體化系統(tǒng)有助于企業(yè)內(nèi)部對(duì)人事信息的編輯、更新、分享、查詢等，能有效推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部管理，是企業(yè)信息化管理水平的重要體現(xiàn)。一體化系統(tǒng)的建設(shè)具有存儲(chǔ)空間大、易保存、更新快、易分享等特點(diǎn)，能顯著提高企業(yè)管理的工作效率。管理人員必須熟悉系統(tǒng)的各種功能并做到熟練操作，發(fā)揮系統(tǒng)的實(shí)際作用。建立一體化系統(tǒng)必須為管理人員派發(fā)專門的賬戶和密碼，確保登錄和操作有據(jù)可循，提高信息管理的安全性，管理人員必須保管好個(gè)人賬戶和密碼，做好信息安全建設(shè)。同時(shí)，企業(yè)也要配備相應(yīng)的硬件設(shè)備和采集系統(tǒng)，配合信息一體化的建設(shè)。先進(jìn)的管理理念配合現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)能有效提高檔案管理質(zhì)量，使企業(yè)人員信息一目了然，提高管理水平。

四、結(jié)語

企業(yè)的發(fā)展離不開對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，新時(shí)期的檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，積極采用新技術(shù)、轉(zhuǎn)變管理理念、創(chuàng)新管理模式，滿足企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)管理者應(yīng)提高對(duì)檔案管理的重視，從多方面加以改進(jìn)，以此推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部管理，提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

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