事業(yè)單位檔案管理工作之淺析

摘要：在信息化時代，事業(yè)單位的檔案管理工作也要與時俱進，不斷創(chuàng)新，既要看到自身存在的缺點和不足，同時也要實現(xiàn)自身與數(shù)字化接軌，實現(xiàn)檔案資源的價值最大化。

關鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。隨著時代的進步、科技的創(chuàng)新以及信息化社會的到來，對檔案管理工作的要求也越來越多，無疑也給檔案管理工作帶來諸多挑戰(zhàn)。然而，就事業(yè)單位目前的檔案管理狀況來看，已經(jīng)和高速發(fā)展的信息時代相脫節(jié)，不能滿足事業(yè)單位發(fā)展的實際要求。所以作為事業(yè)單位檔案工作的管理者，不僅要認識到自身存在的問題，也要提高檔案管理工作的創(chuàng)新意識。

一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作不重視

很多事業(yè)單位都把檔案管理工作放在最末等地位，任用的工作人員大多是臨退休人員或者是臨時工，而這些工作人員又因為缺少專業(yè)的檔案管理知識，導致出現(xiàn)了一系列檔案管理不規(guī)范、重要材料分散不集中、檔案流失的現(xiàn)象。這些狀況的出現(xiàn)不僅違背了事業(yè)單位檔案管理的原則，還造成了資源的巨大浪費。

（二）檔案管理的設備陳舊

由于對檔案管理工作的不重視、資金的限制等原因導致許多事業(yè)單位的檔案部門設備陳舊，把一些重要的檔案資料隨意堆置在庫房，導致許多陳舊但重要的檔案破損、遺失，造成檔案的斷檔、缺失等現(xiàn)象。

（三）檔案資源的利用率不高

正是由于事業(yè)單位檔案管理的設施落后，也造成了事業(yè)單位檔案資源開發(fā)利用效率不高的局面。有些事業(yè)單位認為只要檔案不破損、不遺失即可，而忽視了檔案自身存在的價值。檔案本身便是歷史的記錄者，也是國家和單位的重要歷史財富。我們可以從檔案中窺探它的價值和對日后發(fā)展的啟示。因此，事業(yè)單位檔案管理部門更應該認識到這一點，并合理地利用這一特點，更好地發(fā)揮檔案自身的價值。

二、事業(yè)單位檔案管理的新思路

（一）提升事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位應該主動改變落后的思想觀念，提升對檔案管理工作的重視，隨著信息技術的發(fā)展，事業(yè)單位應該看到落后的檔案管理模式已經(jīng)無法適應和滿足信息化社會的需求。應該利用高科技手段使舊的紙質化檔案轉變成電子檔案，建立專門的數(shù)據(jù)庫，從而提高檔案的使用效率，同時也可以提升檔案管理工作的質量。

（二）事業(yè)單位應重視對檔案室的建設

隨著時間的推移，事業(yè)單位的檔案會越來越多，如果原有的檔案室面積有限，勢必要對檔案室進行擴建。檔案室必須保證是一個獨立的空間，要通風、干燥、遠離易燃易爆物；配備高科技軟件，真正意義上實現(xiàn)檔案管理的電子化、數(shù)字化；提高檔案室的利用率，提高檔案的利用價值。

（三）提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位首先要加強對檔案管理工作的重視，同時也要安排專業(yè)人才從事檔案管理工作。這種專業(yè)人才不僅能掌握先進的檔案管理知識，同時也會優(yōu)化檔案管理的職能，使檔案資源發(fā)揮其最大的價值。同時事業(yè)單位也要加強對專業(yè)人才的定期培訓，不斷強化自身的專業(yè)技能，以此推動事業(yè)單位檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻。

三、強化事業(yè)單位對檔案管理信息化職能的轉變

在當今信息化時代，為了提高工作效率，檔案管理工作應與信息化社會接軌，這既是事業(yè)單位檔案管理工作的新需要，同時也是信息化時代下實現(xiàn)檔案管理工作與時俱進的必然要求。

（一）利用大數(shù)據(jù)，創(chuàng)建事業(yè)單位檔案管理云共享

大數(shù)據(jù)時代的到來為傳統(tǒng)的檔案管理工作提供了機遇和挑戰(zhàn)，一方面加速了事業(yè)單位檔案管理人員由傳統(tǒng)的紙質檔案檢索、保存轉變?yōu)殡娮踊?shù)據(jù)化的過程。而這一過程的實施無疑對檔案管理人員的業(yè)務能力提出了更高的要求，所以加強事業(yè)單位檔案管理人員的培訓是十分必要的。另一方面，對事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高要求，既要有合格的硬件設施，更要有過硬的軟件技術支持。具備了這些條件，不僅有利于事業(yè)單位檔案的管理和保存，更有利于事業(yè)單位人員構建以及檔案資源的共享，使檔案管理工作發(fā)揮其更大的價值。

（二）促進事業(yè)單位檔案管理智能化

利用先進的技術對紙質檔案進行電子化、信息化、數(shù)字化的處理，并為檔案建立數(shù)據(jù)庫，采用高科技手段，使檔案的檢索、存儲、共享等更加智能化，這樣不僅可以節(jié)省在查找檔案過程中的時間，同時通過資源共享，大大提高了檔案管理工作的效率，也更加有利于不同事業(yè)單位之間檔案資料的流轉與調動。

在當今信息化時代，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)無疑為檔案管理工作賦予了新的時代特點，作為事業(yè)單位檔案工作的管理者和執(zhí)行者更應該與時俱進，與之有機結合，才能加快檔案管理工作快速發(fā)展，提高檔案管理工作的效率，提升事業(yè)單位檔案管理工作的服務質量。

參考文獻：

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[2]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）.

（作者簡介：謝澤，男，本科，東豐縣財政局，助理館員，研究方向：檔案管理〈財務檔案〉）（責任編輯 劉冬楊）