多維發(fā)力降低可控辦公費(fèi)用對(duì)策

周士杰

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）8-106-01

摘 要 新形勢下，辦公用品主要使用于公務(wù)活動(dòng)當(dāng)中，需要購買辦公用品，如果出現(xiàn)不節(jié)制的浪費(fèi)現(xiàn)象，這樣就會(huì)提高行政開支。因此，這個(gè)時(shí)候，就需要分析采購中的浪費(fèi)環(huán)節(jié)與需要控制的要點(diǎn)。在多維發(fā)力的細(xì)化措施當(dāng)中，優(yōu)化流程，統(tǒng)籌發(fā)展，取其精華，去其糟糠，提出可持續(xù)控制成本的路徑與思路，促進(jìn)可控辦公費(fèi)的合理使用與可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞 多維發(fā)力 可控辦公費(fèi)用 降低

一、辦公費(fèi)用居高不下的原因

從一定程度上看，由于長期的從事辦公用品采購與辦公室費(fèi)用預(yù)算工作。發(fā)現(xiàn)，一般的情況下，這些東西全部是由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行預(yù)算與購置辦理，然后其他的部門申請需要購買的用品。從整體的角度看，總量可以控制，服務(wù)需求可以得到滿足。但是隨著經(jīng)濟(jì)效益的不斷提升，業(yè)務(wù)量與服務(wù)需求的不斷提高，辦公費(fèi)、服務(wù)費(fèi)呈現(xiàn)了逐年遞增的趨向。以之前單位的辦公費(fèi)用統(tǒng)計(jì)為例，2015年的時(shí)候，原單位辦公費(fèi)為18萬元；在2016年的時(shí)候，原單位辦公費(fèi)為22萬元；在2017年的時(shí)候，原單位辦公費(fèi)為37萬元。另外，維修服務(wù)費(fèi)，在2015年的時(shí)候，原單位維修服務(wù)費(fèi)為7.2萬元；在2016年的時(shí)候，原單位維修服務(wù)費(fèi)為8.2萬元；在2017年的時(shí)候，原單位維修服務(wù)費(fèi)為10.05萬元。在2018年上半年的時(shí)候，通過實(shí)施多維度措施，與2017年同期相比較，成本降低了35%。因此，繼續(xù)使用多維度的措施對(duì)控制單位辦公成本是有一定作用的。之前，之所以造成成本較高的原因可以分為以下幾種。第一，攀比成風(fēng)；例如：辦公室從上到下，應(yīng)有盡有，表面氣派，實(shí)際呈現(xiàn)了浪費(fèi)的風(fēng)氣。第二，檢查多、會(huì)議多、慶典多。例如：會(huì)議較多，時(shí)間較長，不僅東西花樣繁多，結(jié)束后還有紀(jì)念品，這樣就造成了很大的浪費(fèi)。

二、多維發(fā)力降低可控辦公費(fèi)用對(duì)策

（一）分類分標(biāo)段招標(biāo)降低成本

此種方式，屬于標(biāo)段定服務(wù)商的范疇，可以在招標(biāo)的基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化，分為四個(gè)標(biāo)段：（1）辦公用品。（2）設(shè)備耗材。（3）印刷廣告服務(wù)。（4）設(shè)備維修服務(wù)。在2018年的時(shí)候，就是使用此種標(biāo)段的方式，最終選出專業(yè)化的供應(yīng)商，降低了采購成本，避免第三方采購問題出現(xiàn)。

（二）細(xì)化合同采購目錄降低成本

從傳統(tǒng)的角度看，在采購的時(shí)候，往往使用的是同一個(gè)品牌或者是類別的辦公用品。這個(gè)時(shí)候，需要整合思路，在“低、中、高”三個(gè)檔次當(dāng)中進(jìn)行報(bào)價(jià)，這樣就可以根據(jù)需求進(jìn)行采購。如此，不僅可以消除“供非所需”的問題，同時(shí)也可以結(jié)合自身的實(shí)際情況，滿足辦公室的需求。另外，也可以避免重復(fù)的采購問題出現(xiàn)。

（三）分類分割預(yù)算降低成本

需要在原有的基礎(chǔ)上，對(duì)辦公室的總預(yù)算進(jìn)行分割與分配。分割的規(guī)則可以按照科室的數(shù)量進(jìn)行分類。例如：使用“科室部門數(shù)×標(biāo)段數(shù)”的項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)化預(yù)算，分割到精細(xì)化的控制流程。如果9個(gè)科室，存在4個(gè)標(biāo)段，那么就可以成為36個(gè)預(yù)算，這樣就可以從整體的角度實(shí)現(xiàn)有效的控制。

（四）強(qiáng)化流程審批降低成本

以往形式下的流程方式主要是“先使用，后手續(xù)”的方式。因此，為了降低成本，需要（1）開始的時(shí)候需要科室（部門）進(jìn)行申請。（2）接著，需要辦公室審核標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算。（3）之后，需要分管領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)。（4）然后，需要辦公室向供應(yīng)商確認(rèn)購買物資。（5）確認(rèn)后，需要供貨商發(fā)貨并聯(lián)系申請部門進(jìn)行驗(yàn)收。（6）需要供貨商搜集申請或者是驗(yàn)收單交辦公室。（7）辦公室完成登記并報(bào)賬。（8）最后，定期公示。這樣長久下去，就減少了“無序采購、無序服務(wù)”的問題，優(yōu)化了流程，提高了效率。

（五）平臺(tái)討論確定使用標(biāo)準(zhǔn)降低成本

一般的情況下，針對(duì)于供貨單價(jià)問題，需要招標(biāo)企業(yè)產(chǎn)生，但是數(shù)量不能控制。這個(gè)時(shí)候，就可以在網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，構(gòu)建實(shí)用性的平臺(tái)。先統(tǒng)計(jì)采購歷史數(shù)據(jù)，接著，各個(gè)部門列出需求，之后，自行進(jìn)行梳理并掌握控制點(diǎn)。最后，將以上的內(nèi)容結(jié)合起來，在“歷史數(shù)據(jù)法”“零機(jī)測算法”等基礎(chǔ)上，使用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算出結(jié)果，然后等待審核。

（六）宣傳教育氛圍營造降低成本

需要在理論的指導(dǎo)下，按照黨中央的指示，構(gòu)建“節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥”的精神。在實(shí)踐的過程中，需要構(gòu)建對(duì)應(yīng)的“向浪費(fèi)說不”主題活動(dòng)。宣傳的方式可以是短信也可以是微信或者是QQ等。在整體的方位上，全過程的進(jìn)行構(gòu)建與實(shí)施。并張貼警示語，讓每一個(gè)人從身邊的小事做起。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)的進(jìn)步，想要從本質(zhì)上解決辦公費(fèi)浪費(fèi)問題。那么，就需要從整體的角度上，完成系統(tǒng)性、多維性的措施構(gòu)建。“多維措施”主要是先發(fā)現(xiàn)辦公費(fèi)的控制性問題，然后，針對(duì)性制定出合理的控制措施，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，實(shí)現(xiàn)大家共同的“中國夢”。

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