醫(yī)院聲像檔案管理的問題及對策

徐源文

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-103-01

摘 要 攝錄技術(shù)在我國醫(yī)醫(yī)療以及科研中得到普及應用，并形成了聲像檔案，聲像檔案是能真實記載醫(yī)院歷史的檔案，是檔案管理的重要組成部分。但由于聲像檔案越來越多，其管理難度加大，目前的聲像檔案管理存在一些問題，需要積極應對。本文主要結(jié)合醫(yī)院實際情況，對醫(yī)院聲像檔案管理中的問題及對策進行探討。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 聲像檔案 管理對策

醫(yī)院在實踐中通過記錄來形成有保存價值的聲像、照片以及磁盤等是聲像檔案的主要內(nèi)容。目前分為兩類：一種是在醫(yī)院管理中形成的；另一種是在醫(yī)療科研中形成的。醫(yī)院聲像檔案是其他檔案無法替代的，是最客觀的歷史檔案。隨著醫(yī)院的發(fā)展，聲像檔案占比增大，目前聲像檔案管理中還存在很多問題，會直接影響到檔案管理質(zhì)量，因此醫(yī)院要高度重視，并積極應對，以促進檔案管理工作的發(fā)展。

一、醫(yī)院聲響檔案管理中存在的問題

（一）聲像檔案歸檔率不高

醫(yī)院對于聲像檔案的管理意識不強，沒有認識到聲像檔案的歷史價值以及作用，是目前收集難的主要原因所在。在平時的檔案管理中，重點放在了文書檔案方面，對于聲像檔案工作很不重視，攝錄人員由于存在認知偏差，認為聲像制品不是檔案，是個人產(chǎn)權(quán)，導致原始資料只在個人或內(nèi)部保存，沒有移交檔案室保管，嚴重影響到聲像檔案的歸檔率，對日后的開發(fā)利用形成了阻礙。

（二）管理制度不健全

醫(yī)院對于聲像檔案管理沒有制定相應的制度，影響聲像檔案的完整保管。目前醫(yī)院內(nèi)部會自行拍攝活動資料，比如進行科研課題鑒定由醫(yī)教科攝錄；特殊病例由相關(guān)臨床科室攝錄等。在檔案管理中聲像檔案是否移交取決于具體人員的決定，非常隨意，有時隨時移交，也會放置許久再移交，還有些長期存在自己科室并未移交。這些情況造成人員一旦調(diào)整，聲像文件極易散失。

（三）聲像檔案質(zhì)量低

由于聲像檔案中的照片、底片等有很強的時效性以及特殊歸檔要求。比如影像歸檔時需要附以文字說明，照片以及底片要同時保管。由于缺乏檔案管理意識，各科室對于聲像檔案沒有及時歸檔，對于攝錄時間、內(nèi)容沒有及時記錄，導致日后整理的不規(guī)范。同時存在各科室的聲像資料，由于時間久，科室沒有相應的儲存條件，導致照片變黃，底片粘連等情況，這些導致聲像檔案歸檔過程中，檔案質(zhì)量不高。

（四）聲像檔案管理方法落后

很多醫(yī)院在進行聲像檔案管理中，還使用老的管理方法，很多還是手工保管，甚至沒有專門的聲像檔案專柜，保存環(huán)境很差。與職能科室沒有及時溝通，導致重要活動沒有攝錄，缺乏聲像檔案，造成檔案缺失。還有對于重要的視頻監(jiān)控資料沒有及時收集，導致超出期限無法保存；還有在檔案移交中檢查與審核不認真，導致移交時的資料不全，無法展現(xiàn)工作的全程；檔案管理部門對于聲像檔案缺乏管理知識，沒有科學分類，影響到檔案的保存和調(diào)閱。

（五）利用開發(fā)意識缺乏

很多醫(yī)院聲像檔案管理工作僅停留在查閱以及出版簡報方面，缺乏對聲像檔案的開發(fā)意識，對于其包含的前沿信息以及技術(shù)導向沒有深度認識，也沒有開發(fā)、利用的動力，致使很多有開發(fā)利用價值的聲像檔案沒有被充分利用。

二、提高聲像檔案管理的對策

（一）實施數(shù)字化管理模式

隨著現(xiàn)代化設備的應用，促進了檔案管理和開發(fā)工作，文件電子化、存儲數(shù)字化、管理動態(tài)化已成為未來的檔案管理發(fā)展趨勢。由于檔案的門類較多，會有大量需要歸檔的材料，有些部門多至幾萬份，如果采用傳統(tǒng)方式保管，會占用很大的倉庫面積。同時高科技也應用在檔案方面，比如電子病歷的應用。因此檔案管理部門要借助高科技手段，來提高聲像檔案管理水平。根據(jù)相關(guān)要求，通過計算機等先進技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化處理，將信息的存儲通過圖像、動畫以及視頻等立體形式來存儲，這樣在閱讀時通過數(shù)字信號進行傳播，非常方便。

（二）提高開發(fā)利用價值

醫(yī)院進行聲像檔案管理最終還是為社會提供服務，這也是檔案管理的意義和價值。這需要醫(yī)院全面開發(fā)檔案管理工作，以充分發(fā)揮其作用。醫(yī)院要加大宣傳力度，加強醫(yī)院人員對于檔案工作的了解，提高檔管理工作的重視程度。同時還要借助媒體宣傳，比如檔案相關(guān)網(wǎng)站進行宣傳。構(gòu)建包含多媒體影像以及文本的數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，使聲像檔案實現(xiàn)資源共享、遠程查閱等多種功能。對于管理價值可以在以下方面開發(fā)：

1.憑證價值。聲像檔案可以展示出非常直觀的效果，通過形、聲、像等體現(xiàn)出來。比如針對醫(yī)院科研工作，對于攻關(guān)的全過程以及有重大突破的手術(shù)過程這些影像檔案都可以直觀展現(xiàn)，這是其它門類無法比擬的。

2.媒介價值。通過開發(fā)可以將聲像檔案的價值轉(zhuǎn)換為媒介價值，增加其社會功能，通過新聞媒體對醫(yī)院進行宣傳，傳遞醫(yī)院的醫(yī)療等相關(guān)信息，來提高醫(yī)院知名度，為其帶來社會與經(jīng)濟效益。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院聲像檔案使資料更加直觀，具有很高的歷史價值。因此醫(yī)院檔案管理部門要重視聲像檔案的管理工作，對于目前檔案管理中存在的問題，比如管理技術(shù)老舊、管理制度落后等問題，要結(jié)合實際情況，建立從收集到管理、開發(fā)利用一體化的聲像檔案管理體系，充分發(fā)揮聲像檔案的作用，以適應醫(yī)院發(fā)展需要，為醫(yī)院發(fā)展做出貢獻。

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